文件管理内控制度

文件治理内把握度1.0目的为做好文件与资料的归口管控工作,保证档案归档质量，提高档案水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、治理、基建等工作供给支持与效劳，特制定本治理标准。范围仅适用于深圳市三旺通信技术的文控治理。定义立卷归档：依据确定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进展有序且系统性的、组合成案卷并〔交〕由治理部的文控中心归档的过程。内控：主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控。文控中心：即DCC(DocumentControlCentral),是公司建档文件资料归口管控单位。职责治理部负责本的归口管控。治理部文控中心负责对公司建档范围内的全部文件与资料进展归口管控，非文控中心治理人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。公司内部各职能部门和个人应严格遵守本治理标准，并应担当收集、、立卷、归档和保护文件与资料的义务。治理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部1〔10〕将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一文控中心归档管控。外来文件可由相应的对外接口部门做预签〔接〕收→再转文控中心签收、立卷归档。内容文控中心建档范围体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业标准/表单〔原始体系文件〕技术文件：技术标准、图纸/BOM、把握打算、工艺流程图、工程研发各类文档。外来文件、工程标准：技术标准、法律法规及相关识别、其次/三方图纸等。运营内控及基建档案：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其治理方面的文件材料；劳开工资、、法律事务治理方面的文件材料；经营治理方面的文件材料；生产技术治理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；根本建设、工程设计、修理方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其它具有利用和保存价值的文件材料。以上〔5.1.4〕文件材料包括决议、打算、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划、工作总结、劳开工资、经营状况、人事文件资料、打算、托付书、协议、、工程方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和在从事技术革和治理改善等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料〔含闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成〕；影片文件资料〔含原版底片、拷贝及文字说明〕；录音文件资料〔含唱片、录音带〕；录像文件资料〔含政治、经济、科技、文娱、广告活动〕；公司历史成长音像图片资料。治理机制、机构职责治理机制：实行集中与分散治理相结合的机制。由公司治理部负责主体文件资料的归口治理，并对其它部门的文件资料治理工作进展催促和指导。治理部设立文控中心，配备文控中心管-理-员分管公司主体文件资料工作并由治理部负责人直接领导。文控中心管-理-员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。机构职责：文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能治理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息沟通中心。其主要职责如下。①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进展监视、指导和检查。②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度。③负责公司文件和有关资料的收集、征集、、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。④严格执行保密制度，做好文件资料密级把握和守密、解密工作。⑤开展文件与资料宣传、询问活动，做好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工效劳。⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。⑦开展文件资料编研工作和信息开发沟通工作，发挥文件资料的信息源作用。⑧组织公司各部门文件管-理-员的业