基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程

***************ERP管理信息系统采购管理详细业务流程创立日期:****控制编码: ****当前版本: V1.0发布日期：编制/业务：会签/生产：会签/物控：会签/质量：审核/ERP工程负责人：批准/副总经理：文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅职位签字分发编码地点和位置目录TOC\o"2-3"\h\z\u文档控制2更改记录2审阅2分发21．采购管理根底数据41.1供给商编码41.2采购人员41.3供给商档案41.4供给商价格档案41.5物料采购信息档案41.6采购关键参数设置42．供给商管理流程52.1供给商新增流程图及说明52.2供给商变更流程图及说明62.3采购询报价流程图及说明72.4合格供给商评估流程图及说明82.5样品需求管理流程图及说明93．采购和委外业务管理流程103.1采购订单流程图及说明103.2采购订单变更图及说明113.3采购订单退货流程图及说明123.4委外订单流程图及说明133.5返修委外订单流程及说明153.6委外订单变更流程及说明163.7委外订单退货流程图及说明174．单据、报表184.1采购单据184.2采购报表184.3委外单据184.4委外报表181．采购管理根底数据1.1供给商编码供给商分类〔〕+流水号1.2采购人员工号编码+1.3供给商档案主要数据列：供给编码、名称、1.4供给商价格档案主要数据列：1.5物料采购信息档案采购单位、主要供给商、采购提前期、最小订购量〔可选项〕1.6采购关键参数设置1〕采购订单和委外订单必须有价格才能下达2〕采购员无关闭采购和委外订单权限3〕采购员只能参照采购申请单生成采购订单4〕委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库2．供给商管理流程2.1供给商新增流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供给商业务跟进情况，对达成初步合作意向的潜在供给商建立“供给商档案〞。把附表单上传到系统。ERP采购/采购员&"供给商调查表"2.0对于潜在供给商，如果需要进一步开展为交易供给商，需由采购员提出“供给商资质申请〞经采购部长初步审批后，提交公司技术、质量部门进展审核。ERP采购/采购员采购/部长&"审核申请表"、"供给商开发申请表"3.0采购、技术、质量部门对新供给商进展评估打分，填写审批意思。手工技术、质量、采购/负责人&"供给商评估表"4.0对于评审通过的新供给商，由申请人通知供给商档案管理员，在K3系统中进展“转交易供给商〞操作，供给商档案管理员在系统中核对“供给商资质申请表〞及相关审核情况无误后，进展“转交易供给商〞操作。ERP供推中心/文员&"合格供给商审批表"2.2供给商变更流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购员根据与供给商变更信息，填写“供给商变更申请表〞注：只涉及到变更名称、走变更单据流程，其它变更直接通知供推中心文员变更即可；手工采购/采购员&"供给商变更申请表"〔制单〕2.0采购部长审核“供给商变更申请表〞手工采购/部长&"供给商变更申请表"〔审核〕3.0采购主管副总审批“供给商变更申请表〞手工采购/主管副总&"供给商变更申请表"〔审批〕4.0对审批后的供给商信息，由申请人通知供推中心文员，在K3维护“供给商档案〞操作。把供给商核准通知单或变更通知上传到系统ERP供推中心/文员&"供给商档案"2.3采购询报价流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0有新材料需要采购，或现在采购价格需要调整时，由采购员录入“报价单〞，把附表上传到K3系统；ERP采购/采购员"供给商报单"&"报价单"〔制单〕2.0采购部长审核“报价单〞ERP采购/部长&"报价单"〔审核〕3.0生产总监核准“报价单〞手工生产/生产总监&"报价单"〔核准〕4.0采购主管副总批准“报价单〞手工采购主管副总&"报价单"〔批准〕5.0报价单审批完成后，由供推中心文员对K3根底档案中采购价格档案进展更新。ERP供推中心/文员&供给商价格档案2.4合格供给商评估流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0采购部针对合格的A类、B类供给商提出评估，填写“供给商月考核表〞手工采购/采购员&"供给商月考核表"〔制单〕2.0采购部与质量对A类、B类供给商进展评分手工采购、质量/部长&"供给商月考核表"〔会签〕3.0将评估结果录入K3系统“供给商评分表〞，把附表上传到K3ERP采购/采购员&"供给商评分表"4.0把评估不合格的供给商暂停交易ERP采购/采购员2.5样品需求管理流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0技术部根据新产品提出样品试制申请，录入K3ERP技术部/工程师&样品试制申请单"工作联络书"2.0采购部通知供给商打样、送样，并接收样品ERP采购/采购员&样品收样3.0把样品交给技术部或质量进展样品检验ERP采购/采购员技术部/工程师&样品交接4.0样品合格后进展确认封样，把签字完毕的的“样品确认单〞上传到K3ERP采购/采购员&"样品确认单"3．采购和委外业务管理流程3.1采购订单流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；平安库存控制的物料，由PMC生成采购申请，审核后打印给采购；非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进展审核后打印给采购；ERP生产部/PMC各部门/文员&"采购申请单"2.0采购员依据采购申请单、采购价格，选择供给商生成采购订单。ERP采购/采购员&"采购订单"〔制单〕3.0采购订单经过采购经理审核后，采购员打印采购订单给供给商，并跟踪订单执行情况。ERP采购/采购部长技术部/工程师&"采购订单"〔审核〕4.0供给商送货到达后，由采购员依据采购订单，在“供给商送货单〞签名确认订单号。手工采购/采购员&"供给商送货单"5.0物控收货后，根据仓管员确认的“供给商送货单〞开具“收料通知单〞，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进展检验。ERP物控/文员&"采购入库单"6.0根据“收料通知单〞对物料进展检验，并将检验结果录入“来料检验单〞，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；ERP质量部/检验员&"来料检验单"、"不良品处理单"、"特采单"7.0根据“来料检验单〞“不良品处理单〞做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；ERP物控/文员&"外购入库单"3.2采购订单变更图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0PMC方案员补生产方案调整情况提出采购变更申请，编制“采购变更联络函〞，PMC主管审核打印给采购；手工生产部/PMC&"采购变更联络函"2.0采购部根据“采购变更联络函〞在K3中录入“采购变更通知单〞，采购部长审核后通知ERP工程师；ERP采购/采购员采购/采购部长&"采购变更通知单"3.0ERP工程师根据“采购变更联络函〞和“采购变更通知单〞执行变更单生效或关闭采购订单ERPERP/工程师4.0采购订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要的采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请〞联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师&"采购订单关闭申请"3.3采购订单退货流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0批量退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成“退货退知单〞，采购部长审核后打印给仓库；零星退货：采购员根据不良品仓的物料手工录入“退货退知单〞采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&"退货通知单"2.0物控根据“退货通知单〞生成“红字外购入库单〞处理实物退货；ERP物控/文员&"采购退货单"3.4委外订单流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0根据不同的物料类型由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进展审核后打印给采购；ERP生产部/PMC各部门/文员&"采购申请单"2.0采购员依据采购申请单、采购价格，选择供给商生成委外订单。ERP采购/采购员&"委外订单"〔制单〕3.0委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单给供给商，并跟踪订单执行情况。ERP采购/采购部长&"委外订单"〔审核〕4.0采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库〞，系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单，委外加工出库〞打印签字交给仓库发料；ERP采购/采购员&"委外加工出库单"〔制单〕5.0仓管员发料后，物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单〞审核K3单据ERP物控/文员&"委外加工出库单"〔审核〕委外异常处理：退换料：经质量部确认后，采购作“红字委外出库单〞，再以“蓝字委外加工出库单〞补料给供给商补料：采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控参照生成“委外加工出库单〞ERP采购/采购员物控/文员&"委外加工出库单"〔制单〕&"委外加工出库单"〔审核〕6.0供给商送货到达后，由采购员依据委外订单，在“供给商送货单〞签名确认订单号。手工采购/采购员&"供给商送货单"7.0物控收货后，根据仓管员确认的“供给商送货单〞开具“收料通知单〞，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进展检验。ERP物控/文员&"委外入库单"8.0根据“收料通知单〞对物料进展检验，并将检验结果录入“来料检验单〞，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采；ERP质量部/检验员&"来料检验单"、"不良品处理单"、"特采单"9.0根据“来料检验单〞“不良品处理单〞做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓；ERP物控/文员&"委外入库单"10.0月末本钱会计按委外订单，根据“委外入库单〞对委外加工发出的材料进展核销。ERP财务/本钱会计3.5返修委外订单流程及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0因材料原因产生不良导致的返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选择“返修订单〞ERP采购/采购员&"委外订单"〔制单〕2.0委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单给供给商，并跟踪订单执行情况。ERP采购/采购部长&"委外订单"〔审核〕3.0如需进展委外投料变更处理，由采购员提出申请，采购部长执行投料变更单，不需则跳过此步。ERP采购/采购部长&"委外投料变更单"3.6委外订单变更流程及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0PMC方案员按生产方案调整情况提出委外变更申请，编制“委外变更联络函〞，PMC主管审核打印给采购；手工生产部/PMC&"委外变更联络函"2.0采购部根据“委外变更联络函〞在K3中进展委外订半单变更；ERP采购/采购员3.0委外订单增加：变更后需追加委外材料出库数量；ERP采购/采购员&"委外加工出库单"4.0委外订单减少或取消：变更后则需追回局部材料或全部材料退回；ERP采购/采购员&"红字委外加工出库单"3.0ERP工程师根据“采购变更联络函〞和中止的委外订单，查看委外在制品数量为零后关闭委外订单ERPERP/工程师4.0委外订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要的委外订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请〞联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭注：一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭手工ERP采购/采购员生产部/PMCERP/工程师&"委外订单关闭申请"3.7委外订单退货流程图及说明序号步骤说明处理部门/岗位输入&输出相关政策1.0由于供给商原因不良可返修退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成“退货退知单〞，采购部长审核后打印给仓库；ERP采购/采购员采购/部长&"退货通知单"2.0物控根据“退货通知单〞生成“红字委外入库单〞处理实物退货；ERP物控/文员&"委外退货单"3.0假设因为供给商原因不良造成不可返修，做报废处理，要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失，供给商确认后，用负数“其他应付单〞记录扣款冲减应付帐款。负数其他应付单可以与采购发票一起核销。ERP物控/文员&"采购退货单"4.0委外物料的报废，由采购员提出申请，采购部长审核，主管副总审批后，仓库用“其它出库单〞出库当废品处理或供给商收回ERP采购/采购员采购/部长物控/文员"委外物料报废单"&"其它出库单"4．单据、报表4.1采购单据"供给商调查表"FM-PD-001A：采购员制单—采购部长审核"审核申请表"FM-PD-034A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批"供给商开发申请表"FM-PD-035A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批"供给商评估表"FM-PD-002A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批"合格供给商申批表"FM-PD-036A：采购员制单—采购部长审核—生产总监核实罗总审批"供给商报价单"：供给商盖章"采购报价单"：采购员ERP制单—采购部长审核—生产总监核实罗总审批—供推中心文员维护价格档案"采购申请单"：PMC申请单：PMC制单—PMC审核其它部门申购单：部门文员制单—部门负责人审核"采购订单"：采购员制单—采购部长审核"供给商送货单"：供给商签字盖章—采购员签字—仓管员签字"特采申请单"：采购员制单—采购部长审核—各部门会签"采购变更联络函"：PMC方案员制单—PMC主管审核"采购订单变更单"：采购员制单—采购部长审核—ERP工程师生效"采购订单关闭申请"：采购员制单—采购部长审核—PMC确认ERP工程师关闭订单"采购退货知单"：采购员制单—采购部长审核"采购退货单"：物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核4.2采购报表采购订单执行汇总表、明细表〔供给链－采购管理－采购订单〕：采购主管、采购员采购订单全程跟踪表〔供给链－采购管理－采购订单〕：采购主管、采购员采购汇总