如何提高标引公文主题词的精确性

如何提高标引公文主题词的精确性从当前的机关工作实践来看，在公文主题词标引上还存在着一些问题。具体表现为：标引的随意性较大，错标、漏标的现象比较突出。解决这些问题，唯有熟练掌握公文主题词的标引规则、方法和技巧。笔者结合工作实践，谈一下正确标引公文主题词的粗浅认识。一、搞好主题分析主题分析就是根据公文标引和检索的需要，对公文内容进行分析，从中提炼出该公文的主题概念，并确定主题类型和结构，并以此为依据，选择恰当的主题词作为公文的检索标识。主题分析是主题词标引的第一步，也是基础。公文主题分析要按以下几个步骤进行。（一）阅读公文了解内容标引工作的第一步就是对公文进行阅读，弄清公文研究和叙述的具体对象或问题，抓住公文中心内容。阅读公文要特别注意不能只看标题。在一般情况下，标题往往可以集中或概括公文的中心内容，但有时也会出现文大题小、题大文小等文题不符的现象，并不能直接反映公文的中心内容。例如：“甘肃省人民政府布告”，这一标题中根本没有涉及事由。毫无疑义，无法根据标题来确定主题概念；再如：“×××关于5·18事故情况的报告”中虽然有事由，但“5·18事故情况”是怎样的事故和怎样的情况并未说明，仍然无法据此来确定主题概念。因此，对于公文的主题词标引来说，均应阅读全文，切忌单纯从标题来选定主题概念。（二）分析判断，提炼主题概念首先，分析确定主题的类型。明确该公文是单主题还是多主题。若是多主题，则先分解为几个单主题。例如，一篇有关××省工资制度改革和社会保险发展状况的文件。分析其主题包含两个单主题：一个是“××省工资制度改革”。一个是“××省社会保险发展状况”。其次，分析确定主题结构。明确该主题的主体因素、通用因素以及必要的空间和时间因素。核心是明确主体因素。主体因素是标引和检索公文的重点，一定要全面、准确、深刻地把握住公文所论述的基本事项和问题。多主题的公文要在分解为单主题后再逐一地分析确定其主题结构的各个因素。（三）减少主题分析误差主题分析误差主要有以下几种：1．主题概念提炼不准，即提炼概念与公文论述的主题内容在外延或内涵上不相符合，出现“错标”。例如：“动员群众禁止贩卖、吸毒经验交流”这样的主题内容，如果提炼成“动员群众”“毒品犯罪”“经验”这样的主题概念就与文件的本意大相径庭了。2．主题概念提炼不全，即提炼的主题概念不能全部包含公文的主题内容，出现“漏标”。例如，一份有关培养训练机关干部政治素质和业务能力这样一个主题内容的文件，如果只提炼出：“政治素质”“培养”“机关干部”这样几个概念，就是提炼的不全，还应加上“业务能力”这个概念才能将文件主题表述完整。在主题分析过程中，对文件中全部具有检索意义的主体因素、通用因素及某些必要的时间和空间因素都要提炼出相应的概念。3．主题概念提炼过多，即提炼的主题概念超出了公文的主题范围，造成“过标”。例如，一份文件表述的是地区改革开放和市场经济快速发展这样的主题内容，如果在提炼主题概念时，除了“改革开放”“市场经济”等概念外，又加进了“1992～1999”这样的时间因素，以表明地区建设是在十四大以来的历史时期内，就是“画蛇添足”。因为“市场经济”二、切实把握主题词的标引规则公文主题词标引是一种受控标引。为了保证公文的标引质量，进而保证公文的检索质量，在标引过程中必须严格遵循标引规则。（一）标引的专指性规则主要体现在以下几个方面：1．采用直接标引。要首先运用词表中直接符合该主题概念的主题词。只要词表中有相应的专指概念词，就不应用其上位概念词或下位概念词标引，也不应采用组配标引方式。例如：“军队自动化指挥体系”，查阅词表可以找到相应的专指主题词：“军队自动化指挥系统”，那么就优先选用，不得用其上位词“指挥系统”或“自动化体系”，或两个主题词组配标引。2．考虑组配标引。当在词表中没有与所要表达的主题概念相一致的词或词组，而无法采用直接标引法时，再考虑运用组配标引方式。组配所用的主题词应是该主题概念最直接的上位词或最邻近的相关词，而不允许用间隔上位词组配。3．不允许越级标引。即当词表中找不到相应专指主题词，也无法采用组配方法进行标引时，允许采用上位词标引或相关词（也称靠词）标引。但这种上位词和相关词必须是直接上位词或直接相关词，而不能是中间隔了一两级的上位词或相关词。（二）标引深度规则标引深度是指对公文主题内容标引所达到的深度，也就是一份公文所标引的主题词数量的多少。通常，主题词越多，文件标引得越深，反之亦然。标引一份公文的主题内容，一般情况下使用3～6个主题词便可以准确、完整地将主题概念表述出来。个别文件也可以少于3个或多于6个。例如：①官兵爱国主义教育的内容和方式。②新兵爱国主义教育的内容和方式。例①中，通过阅读全文，文件主要论述的是爱国主义教育的内容和方式，并不是专指官兵。因此，加了“官兵”就是过渡标引。例②中，通过阅读全文，文件论述的是对新兵开展爱国主义教育的内容和方式。因此，“新兵”一词必须标引，否则就是漏标。在文件标引时，应使用统一的主题词表，按统一的书写形式标注，以保证不同人在表述同一概念时，使用的主题词是相同的。三、熟练掌握主题词标引的组配规则组配规则是使用公文主题词表进行标引的基本语法规则。这里单列一条，详加论述。（一）组配的类型主题词的组配有两种基本类型，即概念组配和字面组配。所谓概念组配，是指几个主题词的组配，反映了所表达的概念之间的某种逻辑关系。包括限定关系、交叉关系等。例如：①步兵对核武器杀伤的防护。这一主题概念用“步兵”与“核防护”两个主题词组配标引。二者之间是限定关系，表明“核防护”是限定在“步兵”领域内。②军队专业创作人员。这一主题概念用“军人”与“作家”两个主题词组配标引。二者之间是交叉关系，“军人作家”既是“军人”的一部分，又是“作家”的一部分。所谓字面组配，是指几个主题词的组配只着眼于形式而不考虑其概念之间关系的组配方法。字面组配有两种情形，一种是合理的字面组配。如，用“战略学”和“概论”组配成“战略学概论”。一种是字面拼凑。由于只考虑词形相同，往往会造成表达上的误差。例如，用“红旗”与“轿车”组配成“红旗轿车”。这一概念中的“红旗”与“轿车”没有内在联系，而且“红旗轿车”还会使人理解为是一种被授予红旗称号的轿车，产生歧义。（二）组配规则1．要尽量使用概念组配。概念组配，是一种反映主题概念本质属性的组配，不仅在概念表达上更具有思维逻辑，所得概念含义明确，而且也更适合检索的需要。2．要优先使用交叉组配。在概念组配中，交叉组配又优于限定组配。交叉组配是以概念外延的重合来浓缩内涵，是概念的含义组配。这种方法对于表达主题概念更贴切、准确，而限定组配是以缩小外延来实现由泛指的“属”的概念过渡到专指的“种”的概念，从而表达公文主题。这种对概念的切削，往往对表达主题显得较为生硬