QC080000文件控制程序

文献控制程序（QC080000:&ISO9001：）1.0 目的建立有关管理体系之文献的发行、更改及控制程序，以保证各文献使用站所使用的文献为最新有效版本。2.0合用范围本程序合用于企业所有活动文献。受控制文献包括：2.1手册2.2程序文献2.3作业指导书2.4产品原则及原材料原则2.5国际或国标及其他外来文献3.0定义3.1一级文献——手册手册是由企业最高管理层正式发出的，阐明企业方针,定义体系方向的最高层大纲性文献。3.2二级文献——控制程序控制程序是授权文献，它是根据手册及客户之规定，结合企业详细状况，全面贯彻企业方针及定义详细实行活动的方向。3.3三级文献——作业指导书、产品或原材料原则作业指导书是程序的支持文献；它是根据程序及各工序之规定，对各工序及各项作业规定的详细操作环节或管理规定。产品或原材料原则，阐明产品或原材料规定的文献。3.4受控文献受控文献是由文控员发出的，印有红色“受控文献”印章的文献。正本文献由文控员视作受控文献保留。只有受控文献被视作合法文献，可在企业内使用。3.5临时作业指导书临时作业指导书是应临时更改的规定，或紧急状况下正式作业指导书不能及时发出而使用的作业指导书。临时作业指导书只在指定的时间或批量产品下使用。3.6作废文献作废文献是文献更新后，由文控员在发出新文献时收回的旧文献，或其他状况下作废的文献，并盖有红色“作废”印章。3.7外来文献外来文献是指国际、国标，或客户、供应商等提供的直接用于生产的技术性文献。4.0职责4.1文献编写、修改与评审4.1.1总经理负责手册、程序文献及波及多种部门的作业指导书的同意、公布。4.1.2副总经理负责手册、程序文献及波及多种部门的作业指导书的审核。4.1.3ISO专人负责手册的编写；并负责进行程序文献及波及多种部门的作业指导书的会签活动。4.1.4各有关部门经理负责指定程序文献的编写；并负责本部门作业指导书的同意。4.2文控员负责所有受控文献的编号、发放、回收、销毁及原稿的保留。5.0 程序5.1文献与资料的编写与审批5.1.1 所有文献的编写必须先从文控员得到文献编号后，按照文献规定的固定格式，依有关原则和规定进行编写。5.1.2 手册、控制程序5.1.2.1手册由ISO专人编写，副总经理审核，总经理同意。5.1.2.2程序文献由各有关部门经理负责编写，副总经理审核，总经理同意。5.1.3 作业指导书由部门负责人审核、同意；波及到多种部门的作业指导书由副总经理审核，总经理同意。5.1.4 外来文献与资料外来文献按《外来文献管理规定》执行。5.2文献与资料的发放5.2.1 只有经同意过的文献才可发放使用。5.2.2 发行范围由文控员按文献波及部门进行发放。发放时将文献副本每页盖“受控文献”发给有关部门使用。发放形式有两种，一种为网上公布，一种为书面文献，根据文献使用状况进行发放，并做好发放记录。5.2.3文献在发放过程中，由文控员作好《文献分发回收登记表》予以存档。5.2.4 若对应部门需要增长现行有效版本文献使用时，由文献所需部门填写《文献领用申请表》交由ISO专人同意后交文控员；文控员复印对应份数盖章受控后发放给申请部门使用，并且在《文献分发回收登记表》中做好补发记录，除《文献领用申请表》外其他任何形式的申请表、单均无效。5.3文献的使用5.3.1 各部门在接受文献时应验证文献与否有“受控文献”印章，与否经有关人员同意，如无可不接受文献；确认文献无误后在《文献分发回收登记表》上签字。5.3.2 各部门在接受文献（包括邮件及书面文献）后，须对本部门有关人员进行培训并做好《培训签到及考绩表》。5.3.3 所有的文献使用者及其他任何人不得私自复印受控文献；5.4文献与资料的更改5.4.15.4.2文献波及多种部门则文控员将修改后文献提请有关部门进行会签，填写《文献会签表》，根据会签成果修改文献，如无法到达一致，将开会进行讨论决定。5.5文献与资料的换版及保留5.5.1 文献的换版5.5.1.1一级文献修改十次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部审核的规定进行一次性换版。5.5.1.2二级文献修改十次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部审核的规定进行一次性换版。5.5.1.3三级文献修改五次后进行换版，必要时可根据管理评审或内部审核的规定进行一次性换版。5.5.1.4四级文献——登记表格有修改时即时换版。5.5.2 文献的编号和版本5.5.2.1文献编号①质量手册 DXC—QMS—XXX 序号 质量管理体系缩写 企业代号 ②程序文献 DXC—COP—XXX 序号 二级文献代号 企业代号 ③作业指导书 DXC—QIS—XXYY 序号 部门代号 三级文献代号 企业代号 （部门代号参照《行政规章制度》）④登记表格文献附表表格：R—XX—YY（DXC-XXX-XXX） 所附文献编号 表格版本（体目前详细表格中） 附表格序号 记录代号5.5.2.2文献的版本由版本号及修订号构成，版本号用A、B、C……编排，修订号用0、1、2、3……自然数表达。文献版本在文献引用时不体现，只在实际文献中体现。5.5.3 各部门的文献与有关资料要放在通风干燥处，防止因受潮或虫蛀而损坏文献与资料，文献与资料保留处严禁烟火，同步文献与资料不得有丢失、脏污和损坏现象。使用过程中若有较为破烂或模糊不清的文献由使用部门到文控员处以旧换新。5.6文献与资料的回收5.6.1文控员根据修改次数及对应的更改现实状况对其旧版文献统一回收并盖上“作废”印章集中注销，旧正本文献加盖“作废”章后此外保留，以备参照。5.7 文献报失5.7.1当有文献使用站遗失文献时，有关人员必须填写《文献报失表》，经部门经理审批后文控员才可补发新文献。如在报失后又找回该文献时，必须交回文控员注销。5.8文献的评审 5.8.1文献的合适性在每年内部审核和管理评审后根据改善的提议，需求对有关文献进行修订评审。5.8.2下列状况之一，必须随时对有关文献进行评审：5.8.2.1工艺或原材料发生较大变化时；5.8.2.2国标或行业材料更改时；5.8.2.3企业组织构造发生变化时；5.8.2.4新的管理方案或管理技术的应用；5.8.2.5文献的使用部门或有关部门对文献的适应性提出异议时。6.0记录6.1R-01（DXC-COP-001）《文献新增/修改申请表》6.2R-02（DXC-COP-001）《文献分发回收登记表》6.3R-03（DXC-CO