如何高效管理电子邮件

一汽-大众成都分公司“8+2”学习分享题目：如何高效管理电子邮件分享人：生产管理科黄雪川分享时间：90分钟分享内容序言第一步：减少电子邮件数量第二步：提高电子邮件质量第三步：信息辅导时至今日，脑力劳动的效率仍然非常低，这是信息社会需要解决的难题。每个国家、每个行业、每家企业的竞争力都有赖于此。——彼得·德鲁克“现代管理学之父”、“大师中的大师”序言我将同大家分享：减少邮件负荷的新鲜而有趣的办法摆脱电子邮件的“转轮”序言每天充满了邮件、报告、会议需要处理PDA叫不停，刚开始还喜欢这种科技感，每天24小时在线，现在越来越讨厌。在大量的邮件中存了真正需要的东西，但到后来却怎么也找不到了，像蒸发了一样。有时感觉就想一只仓鼠，在发送、转发、接收、查找的转轮上跑。处理越快越忙乎。那怎么办？序言现状简单三部曲彻底摆脱电子邮件转轮序言平均每天收到20封邮件发出10封左右也就是每天收发30封邮件全年工作251天，全年要处理的邮件达（封）：7530！平均封邮件处理时间3分钟全年处理邮件时间达到（分钟）：22590！全年处理邮件的天数约47天，每月工作21.75天每年有约2个月在处理邮件！让我们来看一组数据除了呼吸处理email成了我们做得最多的事。序言Let’sgo!现在我们从整个信息管理的过程，而不是电子邮件本身来关注和讨论问题。首先给自己制定一个简单的目标吧：处理邮件的时间缩短20%？在处理电子邮件上少花20%时间，能节约多少时间？每天收发的电子邮件数每年收发的电子邮件数花在电子邮件上的天数节省20%时间后省下的天数1025101632050203163075304794010040631350125507816序言序言小窍门激励自己完成目标，需要给自己简单、足够的动力。给我力量！目标目标类型1、每周给父母通30分钟电话，聊聊天。个人2、每周花1个小时学习Excel函数。工作第一步：减少电子邮件数量一、减少电子邮件数量原则：“发得少收得的就少。”现实：收到5封email中就会有3封需要回复，同理，你发出的5封邮件中就会回来3封。（飞去来器效应）推理：少发1封email，邮件数就会减少12%。问题：“我发出去的邮件大多数非常必要”现象：1、PDA2、回复所有人思考：自己在email混乱中扮演的什么角色？不需要给一个标准，但希望能给大家一个简单的工具，让大家更清楚地辨别哪些邮件应该发，哪些邮件不应该发。一、减少电子邮件数量1-2-3电子邮件数量工具1、必要？及时相关完整2、合适？合规职业化不得罪人3、目标正确？回复所有人群发名单、抄送最佳渠道然后点击发送首先询问自己：仅供参考（FYI）的邮件琐碎的感谢邮件多余的电子邮件不完整的电子邮件（PDA）包含可以搜索到的信息的邮件一、减少电子邮件数量1、必要？Q：忙碌的收件人是否需要这封email？A：给收信人工作中真正需要的，有针对性、有意义的信息。我邮件我们邮件不必要邮件2、合适？Q：这封email是否合规、职业化、不得罪人？审查、关键词灰色地带、证据职业化？失面子说者无意，听者有心。一、减少电子邮件数量3、目标正确？Q：我的信息是否通过最佳渠道发给了正确的接受人？回复所有人抄送群发电子邮件三剂“猛药”一、减少电子邮件数量一、减少电子邮件数量“回复所有人”的副作用：要么没功夫来参与你一厢情愿认为大家愿意参加的讨论，要么就膨胀成一个巨大的非同步的虚拟讨论圈。解药：偏方：NRN（NoReplyisNeeded）NTN（NoThanksNeeded）“抄送”和“群发”的副作用：误抄送给无关的人员容易引起抱怨；过多的群发让人感觉发信人紧张不安、效率底下；不利于打造职业化的个人形象。解药：1、时代变了，“抄送”和“群发”必须有所收敛，只抄送给真正需要知道这条信息的人。2、根据不同的目的制定不同的群发通讯组，并保持其最新状态。3、不要只依靠电子邮件，必要时组织实时讨论吧（电话、视频、会议）。4、不要忘记及时信息工具（InstantMessaging，IM），进行更有效率的及时讨论。一、减少电子邮件数量小结：现在这个年代，通信交流的手段太多，我们应当经常问一问自己：“我的信息用这种渠道发送是最好的吗？”下面大家一起来看两封邮件对比哪一封你看起来感觉要好些？二、提高电子邮件质量OK，看了刚才的两封邮件，下面我们来看看怎么提高电子邮件质量吧。同样很简单的工具：二、提高电子邮件质量A-B-C电子邮质量工具加强抬头雕塑主体寄送：行动实施者抄送：相关者题目：●使用“行动”“信息”“要求”“确认”等分类

●使用描述性的题目结尾附件：

●清楚简明的附件使用简洁热情的问候语ActionSummary—行动简述●简单地列明需要采取的具体行动、关键