公务接待管理办法

题目：公务接待管理办法起草：日期：审核：日期：编号：批准：日期：颁发部门：行政部执行日期：分发部门：XX部门XX部门公务接待管理办法第一章总则第一条为加强公司公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《党政机关国内公务接待管理规定》和《XX市接待工作办法（试行）》有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法适用于XXXX公司。第三条各部门在平时公务中，要严格按遵循本办法，严格控制和审核接待人数，严肃财经纪律，加强廉政建设。第二章管理内容第四条接待工作按照突出重点、分类管理、统分结合、厉行节约的要求，坚持安全、规范、热情、周到原则；坚持统一安排、分别接待、对等对口接待原则；坚持突出地方特色、民族特色原则。第五条公务接待费范围包含：对外市场拓展过程中发生的业务招待；项目实施过程中，在检查、验收、评审时发生的必要接待支出；与公司有业务往来的单位联系业务；行业主管部门和地方政府部门来公司检查、指导工作发生的接待费。公务接待的对象应持有工作联系函、介绍信或相关工作往来方案等证明材料。第六条公务接待费的管理内容包含：在公务接待中发生的餐饮、住宿、参观、调研、考察、学习等支出内容。第三章接待标准第七条住宿标准。接待单位要与来宾（相关人员）做好对接，严格按照标准安排来宾的住宿用房。不准将接待住房安排在非定点接待的高档宾馆、饭店，不准超标准安排接待住房，不准额外配发洗漱用品和生活用品。来宾住宿用房原则以标准间为主，总经理及以上级别安排普通套间，副总经理级别安排单间或者标准间单住，其他人员安排标准间合住（大客车驾驶员安排标准间单住）。第八条用餐标准。严格控制公务接待，原则上实行对口接待，严格控制就餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人，超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。用餐不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。第九条严格控制接待标准，公司严格按接待分类进行接待。（一） 一类接待：公司有重大合作意向、其他对公司业务推进有重大作用、重要企事业单位的领导、重要客户、供应商、公司领导的所有接待。（二） 二类接待：对公司有一定推进意义的客户、供应商、重要协会或组织、企事业单位等。公司指定符合二类接待的其他对象。（三）三类接待：普通客户、供应商、协会或组织、企业事业单位等；公司指定的符合三类接待的其他对象。一类接待：每人每餐120元-150元以内（含150元）；二类接待：餐费标准：每人每餐100元以内（含100元）；三类接待：每人每餐40元-60元安排；第十条各公司要严格控制接待烟、酒、茶的使用量，任何人不得在外购买业务烟、酒、茶，必须使用业务用烟、酒、茶时，须经部门负责人同意、分管副总经理审批后才能领用。第十一条原则上公司公务接待统一在公司职工食堂进行，确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次。用餐原则上安排自助餐，接待人数较少或确实不具备自助餐条件的安排简餐。经分管领导批准后由行政部办理。第十二条严禁使用公款在本部门内部进行自请吃喝，严禁部门间使用公款相互宴请，严禁个人在外就餐开据单位发票报销，严禁个人在商场购物开据单位发票或“找票”冲报账抵扣应结算工作经费。第十三条公司领导及职能部门人员到各子公司开展调研、检查等工作，原则在职工食堂就餐，因特殊原因确实不能返回就餐的，按误餐补助标准（正餐每人每餐40元）执行。第四章接待流程第十四条每次接待严格按照事前充分准备、事中热情服务、事后查缺补漏流程进行（具体流程见附件）。（一）接待准备阶段收集来宾的相关信息资料，制定符合来宾特点和要求的接待工作方案，明确接待时间和地点、接待标准、接待程序、洽谈地点、接待成本、接待人员职责分工等。做好场所布置、车辆安排、接待人员培训、来访接待安排、返程安排等接待准备工作，在接待当天和相关职能部门及访客沟通联系，确认来访的各项事宜，做好接待准备。（二） 接待服务阶段来宾到达前一分钟，接待人员要准备就绪，并且提醒相关部门做好会见准备；来宾到达后，按照事先规定的迎接程序迎接来宾。在接待过程中，提供各项招待服务，比如用餐招待、住宿休闲招待、咨询等。接待来宾过程中，仔细听取来宾的意见、建议，及时记录，及时汇总、分析与上报。接待结束后，按接待礼仪送别来宾。（三） 接待完成阶段送走来宾后，将接待现场相关用品、物件撤去，保证环境整洁。收集各项相关信息，总结接待工作，反思不足之处，编制接待工作总结报告，制订接待工作改进计划，经主管领导审批后严格执行。第五章报账流程第十五条在完成接待任务后，应取得正式的发票、消费清单和相关公务活动证明材料。发票上必须加盖有就餐地的公章，取得发票必须真实、合理、合法。由经办人按要求填写“内部报销单”，逐一填写单据内所有事项后，按审批权限要求进行审批签字，及时到财务报帐。第十六条“内部报销单”必须按单次接待分别填写，内容要求完整、真实，不按规定填写“内部报销单”财务不予报销。第六章监督与检查第十七条各公司审计部门应当对公务接待经费进行审计，并加强对接待场所的审计监督。对违反本办法规定，有下列行为之一的，按有关规定进行处理处罚：（一） 报销无公务活动证明材料接待费用的；（二） 以虚报、冒领手段骗取公务接待费的；（三） 虚报公务接待人数、天数等进行报销的；（四） 扩大公务接待费开支范围的。第八章附则第十八条本制度自批准印发之日起开始执行。附件：1.公务接待流程图公务接待流程细则公务接待流程图附件2:公务接待流程细则公务接待流程细则―、前期准备工作（一） 接待任务下达后，由总经理选定接待组具体成员，并部署相关接待任务。（二） 由行政部负责收集、核对下列信息：来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；主宾饮食忌口及生活习惯；会务是否公开（是否需要拍照或录像）；与各部门做好沟通，要求各部门做好配合三、由行政部负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择：（1） 对外披露型材料及数据；（2） 发展预测型材料及数据。相关材料必须送分管副总审核、主要接待领导批准；（三） 由行政部负责制作如下材料：来访客人行程方案，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待联络员的通讯方式；会议席卡；（四） 由行政部负责准备、采购以下方面的内容：按照要求预订用餐点、餐标；预订住宿酒店客房；预订会议室或接待室；根据需求采购水果、酒、茶叶、饮用水等；根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品；准备好日常用药品及急救包；（五） 由行政部驾驶员保障好接送车辆：车辆清洗；车辆状况检测；车辆加油；接送点现场及线路踏勘。（六） 由行政部协调各部门，做好工作餐的各项准备，包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。二、接机/接车（一） 由行政部负责人牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员。（二） 接待人员着装得体、大方、简洁。（三） 驾驶员及接待车辆的要求：根据来宾人数，安排响应车辆进行接机/接车；驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车窗根据来宾需求进行调整;根据来宾的人数备好饮用水，其中，10月份至次年4月期间的接待，应当为客人备常温及热饮，7至9月应当为客人备常温及冰饮；主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，办公室接待人员应坐于副驾驶位置；迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车；因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置；办公室接待人员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内；两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶：（1） 后车不得超越首车行驶；（2） 凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候；（3） 一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上；（4） 凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。（四）现场接机/接车时的工作标准：由办公室接待人员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离;宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规范用语是：“XX领导，欢迎来到XX。我是XX有限公司XX职务XX姓名，您一路旅途辛苦了。”；办公室接待人员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行；上车后，办公室接待人员应在自我介绍后，向来宾递交行程方案；车队从机场/车站出发后，由参与接待人员通过手机将来宾情况报告给相关对接人员。三、来宾住宿（一） 住宿前期工作准备根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等；行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住（二） 入住接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店，主动帮来宾提行李;接待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待；接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续；接待人员办理好入住手续后，记录访客对应的房间号以便行程时间安排及时沟通；接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中，引领至入住房间；接待人员告诉客人：有无保险箱，饮水方式，早餐时间，餐厅位置等，并询问是否还有其他需要；接待人员确认宾客第二天的叫醒时间接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通；确认访客的行李已送到访客的房间；接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。（三）退房访客行程结束离开酒店时，接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏，主要是电话，充电器，有效证件等：接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置；接待人员邀访客上车入座并随行至机场、车站：接待人员至酒店柜台结账，收集好本次接待工作的各类单据凭证。四、会务接待（一） 由参与接待人员负责在客人来访前将席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好，并将其相摆放整齐统一。此外，要提醒我方领导携带的名片。（二） 来宾入座时，现场倒茶，茶水倒至7分满。参与接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障，加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。重要贵宾，办公室应派2名接待员应现场侍立保障，侍立位置为会场对角线，1人保障来宾，1人保障公司领导。（三） 办公室器材保障人员应根据接待规格和领导要求，做好现场器材的管理及摄录工作。（四） 行政部根据领导要求负责汇报材料的撰写。五、餐叙接待（一） 根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点（公司餐厅/外部餐厅）、用餐时间、用餐人数等；（二） 提前预定餐厅包房，如就餐人员较多，包房尽量选择紧邻的位置，方便席间走动沟通；（三） 菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择；（四） 接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全：餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒等（五） 用餐期间注意环节：来宾入席（1） 当来宾进入餐厅时，接待人员主动协助迎宾员安排访客入座；（2） 接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽；（3） 提醒来宾保管好贵重物品。席间督办待来宾入座前后，撤去多余餐具根据来宾要求，在入席前斟倒酒水或饮料；用餐期间上菜的速度事宜，上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果；如有外国客人，可在冷菜之后上汤，多道点心安排在菜与菜之间；待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒，根据现场需要开启酒水或饮料；客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换；烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换；当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理；上菜过程中若不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上，迅速用干净餐巾垫上或擦干净；以上几点在用餐餐厅服务未及时到位时，接待人员应自行主动处理或督促服务人员及时处理。离席接待人员在用餐即将完成时，收集好财务报销单据，并安排车辆等待来宾离席；来宾走出餐厅时，接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本