秘书人员接待工作的程序

秘书人员接待工作的程序宾客到达后应做好以下服务工作：1.接站；2.根据客人具体情况安排住宿；3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导；4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排；5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。宾客离去时应做好如下收尾工作：1.征求来宾对接待工作的意见；2.将订购的返程票交到来宾手中；3.协助来宾结算住宿费等；4.落实返程安排及送行车辆，送站；5.通知来宾单位接站；6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。接待工作的一般程序:接待前的准备工作接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。

1．平时的准备工作

（1）思想心理的准备

①诚挚恳切的态度

不论来访者是有预约的还是没有预约的，是易于沟通的还是难以沟通的，性格是内向的还是外向的，脾气是平和的还是急躁的，都要让对方感到自己是受欢迎和受重视的。对客人的到来要有“感谢光临”心态。当自己手头事情很多而接待的客人又难以应付时，要极力暗示自己：“不要着急，一件一件解决，一定能做好的”。当客人情绪过于激动时，不要受其影响，若问题出在自己身上或是单位的问题，则向对方致以歉意；若问题出在客人身上，则不能针锋相对，责骂或侮辱对方，而要等对方冷静下来后，再把事实说清楚。

②团结合作的工作精神

接待工作是单位共同的事情，因此，在接待客人时，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬或是态度淡漠。③、低格接待

低格接待，是指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。

采用那一种规格接待，除了客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我方希望发展与对方的关系的，往往采用高格接待；突变情况，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。

总之，不论采用哪一种接待规格，秘书拟定后，由领导决定。一旦定下来，秘书应当把主要陪同人的情况和日程安排告知对方，征求意见，加以确认。

（３）、制定接待工作计划

“凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展；第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。

接待工作的计划一般包括三个方面的内容：确定接待规格、拟定日程安排和开列接待经费。

涉及的具体内容有：①来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期；②工作日程的安排；负责这次接待的高级管理人员和专职陪同及接待人员的安排；来宾的住宿地点、标准、房间数量等；会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数，担任主谈判的人员，其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单，大的项目还要有律师和会计的名单；宴请的时间、地点、规格、人数、次数；参观游览和娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员；接待期间的交通工具的安排；接待期间的安全保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产安全等；③接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、工作经费、参观考察娱乐费、纪念品费、其他费用等。

若来宾的住宿费、交通费等一切费用由来宾自己承担的，就必须把所需费用数目与日程安排提前通知对方（用电话或信函等）。若由两个或两个以上单位联合接待的，则双方要明确经费的承担问题。接待计划制定好后，送交领导批准，一经批准，按照方案组织人力、