订单管理制度

订单管理制度为加强订单管理，提高工作效率，防止在订单签订和执行过程中的失误和偏差，保证按期交货，提高客户满意度，特制定本制度。一、订单类别1.一般订单：指内贸客户交货期合理或延期交货没有罚款规定的订单。2.特殊订单：指外贸客户订单，以及内贸客户交货期紧急且延期交货有罚款的订单。二、交货期沟通和报价1.业务员在洽谈业务时，要与生产基地沟通意向订单的交货期，无法保证时尽量向客户争取，基本确认时填写《报价申请单》。2.报价员接到《报价申请单》后，应先与生产单位确认交货期和技术难度，然后根据设计图纸或客户需求报价。《报价单》与《技术文献》经报价员、生技部长签字有效。50万元以上大单需召开技术交底与订单评审会。三、协议签订与立案1.协议签订时要采用企业核定的协议模版，如采用国企、央企、上市企业或外贸等大客户的协议模版，必要时规定对方签订补充协议。2.协议文本规定一式四份，双方各执两份，原件在财务部和营销事业部立案，《销售协议立案表》（销售协议摘要）在生技部、生产单位、供应部和发货部立案。3.协议签订后，要明确交货期、元器件厂家、技术方案、质量（计量）原则、现场工勘、安装基础、包装运送、卸车验货及特殊事项，重要订单生产事业部要组织召开协调会，并安排专人跟进。四、生产告知单1.预付款到账后业务员应及时告知销售内勤，经向财务部核算后制作《生产告知单》，注明订单类别及尤其注意的事项，营销经理审核后向生技部签发，交货期紧的订单同步电话告知所属企业。2.生产基地接到《生产告知单》后，由生技部签字并随《技术文献》分解下达执行，尤其重要的订单在总经理办公室立案。3.各企业接到《生产告知单》与《技术文献》后，生产主管要签字确认交货期，制定生产计划，调整进度偏差，并至少预留一天作为调整期。4.假如有把握的意向订单交货期较紧，或变压器等常规产品断货，营销总部和生产事业部便可在协议签订之前下达《备货告知单》，《备货告知单》与《生产告知单》同等效力。五、订单贯彻1.供应部可拒收交货期严重偏离的采购单，一经签收就应当及时安排采购，并执行走动式服务，每天与各企业生产主管、仓管员会面，即时反馈采购信息，竭力缩短采购周期，及时化解多种矛盾。2.正常状况货款到账当日安排发货车辆并做对应准备，次日发货；业务员要将货款到账状况及时告知销售内勤，销售内勤核算后制作《发货告知单》，若客户对到货时间、发货品流等有特殊规定，至少提前一天与发货部联络。3.发货部接到《发货告知单》，部长签字后复印件回传销售内勤，同步转发所属企业发货组和运送部车辆调度，车辆调度要按照“快捷、高效、节省、安全”的原则安排好车辆的车型、到厂时间，发货组负责验货装车并做好防护措施，发货表单要同步制作；发货部审核发货表单、票据精确性，并对发货数量进行监管。生技部对出厂产品质量进行监管。4.原则上夜间不发货，特殊状况需经总经理同意。由发货部统一协调，所属企业、财务部、保卫部等须有专人负责。6.生技部、供应部、发货部、生产调度、技术主管、绩效主管等，要坚持走动式管理，对订单生产全程跟进，及时纠正失误和偏差，生产副总要通过走动管理随时掌握特殊订单的生产进度。7.外协代加工的订单，需下达《外协加工告知单》，生产副总组织有关人员对供应商的资质信誉、生产能力作出评估，签订《合作协议》，督查质量和进度，必要时安排驻厂监造；生技部组织供应部、所属企业、发货部、销售部到现场验货。8.销售经理、业务员及销售内勤要和生技部、所属企业保持常常性联络，掌握进度状况，如延迟发货不可防止，应提前与客户沟通协商。9.各企业、各部门领导对订单执行，尤其是特殊订单要高度重视，各司其职，协调服务，必要时由生产副总签发《工作督办单》。10.财务部要一直保留50万元的订单采购预备金，非订单采购开支须经总经理同意。六、其他1.企管部绩效主管、生技部工程师对所有订单跟踪考核，对其中的亮点和正能量予以表扬，每项奖励300—500元；对其中的偏差和失误，通报批评，每项罚款300—500元。若因不负责任而导致直接经济损失，则按其60%追加罚款。2.本制度自公布之日起实行，由企管部负责解释。3月14日大单履约承诺书客户名称：协议编号：签单部门；签单人员：订单类别：一般订单口特殊订单口订单执行：生产口外协口订单产品：订单金额：评审日期：交货日期：生技承诺：我承诺该订单报价合理、设计规范、选材匹配、责任明确，可保质保量按期完毕生产或外协任务。承诺签字：年月日供应承诺：我承诺该订单材料明确、设计合理，可将主材价格预定在：范围内，并将于年月日前完毕材料采购工作。承诺签字：年月日生产承诺：我承诺该订单设计规范、材料匹配、原则清晰，且符合本公司产能需求，可自材料到位后于天内保质保量完毕交货。承诺签字：年月日财务承诺：我承诺该订单价格合理、采购资金约元可根据预算正常支付。或因资金紧张无法预期支付采购款项。承诺签字：年月日反承诺签字：