采购助理岗位说明书

#一、岗位基本信息所属部门岗位代码岗位定员职等职级采购助理采购主管岗位名称直属上级一、岗位基本信息所属部门岗位代码岗位定员职等职级采购助理采购主管岗位名称直属上级采购部1人直辖下属、人数二、工作内容岗位设置的目的（岗位概要）：合同管理，数据录入,月度对账结算，预算三、工作职责事项职责工作标准/关键控制点工作依据合同管理1、收货更新2、做新的采购合同，新合同录入，跟进订单回传3、剩余订单更新（一周一次）4、当月月底或下月初装订合同（另复印整月合同给财务）1、收到的所有货物都要进行进仓登记并及时更新对应的表格.2、根据月度采购计划要求，经主管领导批准后做相应的采购订单（做到及时、准确），由主管签名盖章确认后，传真给对应的供应商，且跟进订单的回传情况，整理好所有订单后，录入年度采购订单表格中。3、每周一根据年度采购订单表更新剩余订单，如上一年度也有剩余订单，也应计算入内，如此类推。4、当供应商确认好合同并盖章回传后，在月结时统一装订，并复印一套给财务对账。注：以上各项，每有不当的操作月度考核该项扣一分.数据录入收料录入1）更新相应订单收货情况（表格：2012年订单编号）2）更新月度总收货明细（表格：2012原料收票明细）收票录入1）收到发票后检查我司名称是否正确。2）与相应的红色收料单核对，收货数量及总金额必须一致。如有问题，需与仓管、供应商进行核对.1、每天仓管把最新进仓单或收料单（附供应商送货单）送至采购部，采购部根据对应原料或包装桶合同填写详细信息，并同时更新剩余订单明细、当月收料收票明细，以便每月底统计结算，核对完后把黄色联交给储运部樊洪波处核对，红联跟绿联放在特定的文件袋中，红联等发票收到时与发票一起交给财务，绿联由采购部保管，确保无遗漏、丢失。2、不开票、现金付款部分备注清楚并标明颜色。原料不开票部分的红色收料单直接交给采购主管，包装桶不开票部分的红单月底需要交给销售服务部，黄联都交给储运部樊红波核对。注

3）更新收料、交票表格。3.交票1）收票明细表（一式两份）+整理好的发票一起交给财务经理2）月底需与财务经理确认月度最终交票数3）催发票（尤其是已付款未开票部分）4）如发票确认有误，当月发票尽量当月退还给供应商意所有交给财务的红单、报给财务的数字都必须是开票的。收料单/进仓单相关数据需与供应商的送货单核对。3、注意开票日期为当月的发票，如有误，应立即与供应商确认，当月退回给供应商。整理收票表时，要注意原料名称只能由原料代码代替，以保证原料价格数量的保密性。如开票名称、单价、数量等与进仓单不符时，都要进行备注，以保证各项数据的准确性.每月15号后，根据合同及收料情况，与供应商落实当月开票时间与金额，统计好交予财务统计.并随时与供应商保持沟通确认，确保发票当月能及时收回。注：以上各项，每有不当的操作，月度考核该项扣一分.月度数据汇总1、当月所有收料录入完2、更新总应付表3、包装桶收料、进仓单及明细表格核对无误后，交给销售服务部4、原料包装明细表格及相应原料收料单（红色）交给财务核对、统计5、需提交到财务的表格：当月已收料未开票的明细（需与红色收料单核对）、原料包装桶明细及汇总（按包装桶规格）1、与储运部确认好当月收料完成后，根据当月收料单或进仓单，可进行当月月结。2、把当月所有未付款货物明细更新到总应未付款明细表中，以便每月付款计划的制定与实施，也用于供应商账目管理.3、把当月所有包装桶或包装袋等进仓明细表，并且把需要开票的进仓联（蓝色联），不需要开票的（红色联）给予销售服务部进行包装材料对账付款。4、把当月所有原料收料明细表及相应的原料进仓单（红色）交给财务核实5、办公用品、标签等其他类物品的米购，也应落实好相应的进仓单，以及对应的发票，固定资产类还需组织固定资产验收。当月已收料未开票明细也应一并统计给财务核实。注：数据错误一处扣一分。办公用品、标签等采购1、采购各类办公用品（如电脑、文具等）2、各部门所需用到的各式标签（如生产类标签、质检类标签），各类记录本，单据印刷3、日常用品类1、文具类办公用品，根据行政人事部统计出来的办公用品清单，经过签名批准后，固定在雅阅文具购买，一些电子产品，如鼠标键盘、盘等，还有一些办公耗材如硒鼓等，另外在网上购买，价格有明细的优势。固定资产类，如电脑固定在戴尔官网上购买，其他打印机等，根据货比三家的原则，必须

经过合同的会签确认，方可购买。2、各部门把需要用到的标签经过请购确认后，采购部在收到请购单时，根据标签的种类在（已有固定）的供应商里选择采购，如果没有合适就另外寻找供应商，同理采购各类记录本，单据.3、临时采购一些日常用品类，如药品、生粉等生活用品，根据需求的基础上，货比三家的原则，进行采购.供应商对账1、与应付款及已付款明细进行核对。确认无误后回传并复印留存2、如有问题，需查出差异后致电供应商进行核对3、泽明&雅阅：泽明：确认的对账单、泽明销售红单（有收货人签字）及相关部门进、出仓单连同对应发票起交到财务部。雅阅：确认的对账单、进出仓单连同对应的发票起交到财务部（如有雅阅公司送货单，也随发票起上交）1、对账过程必须严谨认真，由主管确认无误方可回传，对账单据必须留存，以备查账。发现问题，必须第一时间与供应商联系核实.2、对于明细项目比较多的对账单，必须落实到每一个项目都有对应的进仓单,结算时连同进仓单一起交予财务，做最终的核实。注：对账信息不正确扣一分，遗漏扣一分.试剂仪器采购1、根据各实验部门的请购单，先进行询价，询价确认后再与请购人员确定，确定无误后就即可申请，一般在泽明采购。2、特殊仪器器材根据需求，以货比三家的原则去询价购买。1、试剂器材种类比较多，一定要与请购人确认清楚，主要供应商现在只有一家，也可以根据需要增加多几家供应商。2、试剂仪器用品对账必须一项项核查，每个物品都应有相应的送货单跟进出仓单.付款计划1、每月1日跟15日前制定好付款计划，一般按账期付款,特殊时候按照需求原料的紧迫程1、付款计划的指定一定要结合账期以及最新的物料需求计划，以免出现货供应不及时的情况。2、一定要落实好最新的付款情况，以免数据不准确性

度安排。2、付款完成后必须与财务核实付款的金额，完成后根据最新的收料收票明细跟付款情况及时更新总应付表报表2012年订单编号表、2012原料收票明细表、每月交票明细表、每月未交票明细表、剩余订单统计表、包装桶统计表、原料收料统计表1、每天必须进行更新2012年订单编号表、2012原料收票明细表。2、剩余表格进行月度统计。注:数据不正确扣一分，表格遗漏一个扣一分。其他完成上级交办的其它临时性工作.按时、保质、保量完成四、程序与流程主要业务流程是否受控1、合同管理2、数据录入3、月度数据汇总4、每月预算5、付款计划6、供应商对账OOOOOO五、关键绩效指标1。定量考核指标：1—1.工作态度权重10%1—2。工作能力权重30%1—3。工作业绩权重60%定性考核指标：勤务态度、工作责任心、语言表达能力、沟通能力、采购计划完成率、采购及时率、采购物资质量合格率、采购成本控制、供应商信息管理六、工作权限采购合同、采购数据，采购汇总的支配权

七、工作关系内部协调关系储运部、销售服务部、财务部、质量管理部、研发部、生产部外部协调关系各供应商八、任职资格学历：大学专科及其以上专业：化工相关专业知识：日化类，造纸类技能：电脑使用熟练，能够使用