文件控制程序

文献控制程序1.目的对质量管理体系文献进行控制，保证各有关场所使用的文献为有效版本。2.合用范围合用于与质量管理体系所有文献的控制，包括工艺技术文献和外来文献。3.职责3.1总经理负责同意公布《质量手册》、《程序文献》。3.2管理者代表负责《质量手册》、《程序文献》的审核。3.3综合部负责质量管理体系文献、质量检查有关文献的编制、管理。3.4研发部负责技术类文献的编制；销售部负责产品协议、顾客满意度调查等文献的管理；研发部负责产品生产过程中有关文献的编制、管理；财务部负责采购过程、物流运送等文献的管理；3.5行政部负责行政办公及其他法律法规等外来文献保管及管理。4.程序4.1文献的保管4.1.1《质量手册》、《程序文献》由综合部保管。4.1.2管理、作业文献，如部门管理制度、工艺文献、操作规程等，由各有关部门自行保留并报综合部立案存档。4.1.3所有记录，按照《记录控制程序》规定保管。4.1.4内部行政办公文献及外来文献，包括法律法规及上级文献、国家和行业原则等由行政部负责立案保管。4.2文献的编码4.2.1质量手册:WCS—SC—C-其中，YSD代表我司名称简写,SC代表《质量手册》简写,C代表版本号，代表年份。4.2.2程序文献:WCS—CX—7.5—01其中,WCS代表我司名称简写、CX代表《程序文献》简写、7.5代表原则章节号、01代表程序文献序号4.2.3记录：JL—7.1.3—01其中JL代表记录简写；7.1.3代表原则条款号；01代表记录序号。4.2.4管理文献：WCS/XZ—GL—01其中，WCS/XZ代表企业行政部，GL代表管理性文献；01代表序号。4.2.5外来文献：外来文献的编制执行其原有书号或原则号。4.3文献的编制、审核、同意、发放及评审4.3.1质量手册和有关程序文献由综合部组织编制，管理者代表审核，总经理同意公布，综合部负责登记和发放。4.3.2各部门根据其职责和权限编制有关的管理和技术文献，报部门负责人审核，总经理同意后，由综合部登记、发放并实行。4.3.3综合部负责确定文献的发放范围，应保证所有场所和部门都能得到有关文献合用状况版本。文献的发放和回收均应填写文献发放（回收）记录。4.4文献的受控状态所有文献分受控和非受控两种状态。受控文献应在封面标识受控并填写分发序号。非受控文献发放时办理签罢手续即可。4.5文献的修改4.5.1文献的修改由该文献原编制部门进行。修改人应认真填写文献更改告知单，经文献的原审批部门、领导审批后执行修改。4.5.2所有被修改的原文献应由综合部收回，以保证有效文献的唯一性。4.6文献的领用4.6.1综合部应建立文献发放（回收）记录。4.6.2以旧换新的文献，分发号不变。因丢失而补发的文献，应予以补充，发放部门做好对应的记录。4.7文献的保留、作废与销毁4.7.1文献的保留1）各部门对其所使用的所有文献（包括外来文献）建立部门受控文献清单；综合部建立我司的受控文献清单和外来文献清单。2）所有与质量管理体系有关的文献都应分类寄存于安全的地方；任何人不得在有效文献上乱涂乱画；不得私自外借；应保证文献清晰、易于识别和检索。4.7.2文献的作废和销毁1)综合部将作废或销毁文献及时从使用场所撤出，在原发放记录中注明收回日期并由原领用人签字，加盖作废章。使用场所如需保留已作废的文献时，则对这些文献加保留作废标识，且只能作为参照使用。2)需销毁的文献，由有关部门填写文献销毁申请表经综合部审核、管理者代表同意后实行销毁。4.7.3文献借阅和复制如需借阅和复制与质量管理体系有关的文献，借阅人到综合部办理有关手续。4.8外来文献的控制对于与产品有关的国家和行业原则、政府及其他管理、监督机构发放的法规等文献，由行政部识别其合用性后统一登记在外来文献清单中。5.有关文献质量文献编号规范记录控制程序6.记录受控文献清单外来文献清单