文件控制程序范文

※※封面※※文献标题文献控制程序发放号文献编号SL-QP-QA-01制定日期发行日期年月日版本B页数共10页制作部门品质部受文部门会签■总经办■生产部■工程部■品质部■仓库部■PMC部■人事部■采购部■市场部■财务部内部资料注意保留不准复印不准外传批准审核编制签名日期※※目录※※章节内容页次封面1目录2修订履历31目的42范围43参考文件44权责45定义46流程47内容4-98附件/附表10---------------END----------------※※修订履历※※1．目的:对与一体化体系有关的文献和资料进行控制，保证在各有关场所能得到并使用文献的有效版本，防止误用失效文献。2．范围:合用于一体化管理体系文献，包括外来的技术文献资料的控制（仅指书面形式的文献资料，不包括硬拷贝或电子媒体形式）。3．参照文献：3.1GB/T19001-(idt:ISO9001:)；3.2《记录控制程序》SL-QP-QA-023.3《人力资源管理程序》SL-QP-HRD-014．权责:4.1管理手册由一体化管理者代表编制，总经理同意；4.2各部门程序文献由各归属部门组织人员编制,一体化管理者代表审核,总经理同意；4.3工作文献由各归属部门组织人员编制,一体化管理者代表审核,总经理同意；4.4登记表格由各归属部门编制和审核；4.5外来文献各部门负责搜集,文控中心存档,一体化管理者代表同意发放至有关部门;4.6文控中心负责文献资料的平常管理（归档、保管、复制、发放、更改、回收和处理），并对使用之文献的有效版本进行监督管控。5．定义：5.1文献与资料：企业质量文献与环境文献所包括的：手册、程序、作业指导、表单、技术类文献、测试检查资料汇报等。6．流程:见附件一“文献控制流程图”7．内容:7.1文献的编号：7.1.1一、二、三阶文献编号:xx--xx—xx—xx 表单流水号 部门识别文献类别企业名称7.1.2四阶文献（表单）编号：xx--xx—xxx—xxx--xxx 表单版本号表单流水号部门识别附属文献的编号注：*流水号使用两位阿拉伯数字； 企业名称*表单版本号使用英文大写字母（A、B、C、……）；*部门代号缩写：中文名英文名缩写形式工程部EngineeringDepartmentENG品质部QualityAssuranceDepartmentQA采购部PurchasingDepartmentPUR市场部MarketingDepartmentMKT制造部ManufacturingDepartmentMFG人事部HumanResourcesDepartmentHRD财务部FinancialDepartmentFD仓库部WarehouseDepartmentWH计划部ProductionmaterielcontrolDepartmentPMC7.2文献类别7.2.1手册（一阶文献）：7.2.1.1（QM）管理手册：质量管理系统和环境管理体系最高指导原则，规定其一体化管理体系总规定与体系的构造及过程运行的互相作用。7.2.2程序（二阶文献）7.2.2.1程序文献：按管理手册的规定将应开展的活动或实行某一过程用文献的形式规定活动或过程的目的、范围、做什么，谁来做、何时、何地、怎样做，应用什么材料，以及怎样对活动或过程进行控制和记录等而形成的文献，由文控中心立案存档并控制。7.2.2.2（EP）环境管理程序：环境体系运作过程的程序规定。7.2.2.3(QP)质量管理程序：质量体系运作过程的程序规定。7.2.3作业规范（三阶文献）（WI）工作文献（如管理制度、作业指导、作业原则、工艺规范、图纸和技术原则等）：各部门运行一体化管理体系的常用实行细则，由各部门自行保留并报文控中心立案存档并控制，是完毕详细作业和任务的作业措施与规定的规定。7.2.4登记表单（四阶文献）使用固定格式之单据，有表单编号及版本管控。用于质量及环境的资料记录。7.2.5技术类文献产品规格书、设计图纸（构造图、电路图及PCB设计资料）、作业指导书（SOP）、物料清单（BOM）、检查规范（SIP）、测试规范（TIP）、工程变更告知（ECN）、设计变更告知（DCN）、材料承认书、制程管理计划（PMP）、外发加工规定等技术性文献。7.2.6（QE）外来文献与资料由客户提供至企业的档案、图面等产品有关资料，及合用于企业的各类国际规范(原则)，需受控转发至企业内部执行的文献，属外来文献范围。7.2.7文献原则用纸原则A4纸张，受控文献不可用二手纸。7.2.8正本经核准的原始文献属文献正本，寄存于文控中心。7.2.9副本正本经文控复印产生的复印件属文献副本，由文控中心盖章发行给需要的有关单位。7.2.10试行文献正式文献因故未及时发行或需试行之文献，以盖【试行文献】印章方式发行，试行文献有时间性、有效性的限制，正式文献发行后，试行文献失效并及时收回。7.3文献的编写、审核文献按本程序4.0条之规定的职责进行编制、审核和同意，编写时应广泛征询有关部门和人员的意见，必要时应组织讨论。7.4文献登记经同意的文献交文控中心，并登入“文献资料归档登记表”。7.5文献的发放7.5.1受控文献的发放范围由文献归属部门根据实际需要制定,并由文控中心填写“文献发放回收登记表”,经一体化管理者代表审核后,按发放范围发放.7.5.2文控中心根据发放需要将文献正本复印出文献副本若干份，给发放副本编写分发号，同步填写发行日期，并在文献封面及文献内页右上角加盖“发行章”（用于企业内部和/或合格供方）。7.5.3文献使用人在“文献发放回收登记表”上签名后领取文献，并负责将所有领用的文献保留好。7.5.4受控及试行文献发行用“红色”印章，其他文献发行用“蓝色”印章。7.6文献的控制7.6.1文献分“受控”和“非受控”两大类，凡与一体化体系运行紧密有关的文献应为受控，对这些文献的编制、审核、同意、发放、使用、更改、再次同意、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。所有受控文献必须在该文献的封面的指定位置和内页右上角加盖“发行章”，并在封面上注明分发部门、分发号、版本号及发行日期。发放给供方以规定提供服务质量规定的文献也属于受控文献范围。客户或其他外界组织，需要我司有关文献时，经一体化管理者代表同意，由文控中心编号发放，属非受控文献，盖“非受控”印章，不负责修改和更新。7.7文献的更改、作废7.7.1文献在实行过程中发既有不完善之处需要变更时，任何部门或员工均可以提出修改意见，填写“文献修订/补发/删除/新增申请单”，经部门主管审核后，经有关部门会签并记录于＂文献会签单＂，一体化管理者代表同意后，交文控中心执行更改。假如指定其他部门/人员审核时，获得审核所根据的有关背景资料。7.7.2文献版本号（A、B、C……）是针对一份文献而言的，文献的修改号（0、1、2……9）是针对一页文献而言的，文献更改时可以仅对修改页进行修订、换页，而其他页次则保留不变。7.7.3文献多次更改或文献需大幅度更改时，整份文献则要进行换版，（如由A版升为B版）以此类推，修改号对应调整从0开始。7.7.4文控中心将更改正的文献及时发放各部门，作好记录，填制“文献发放/回收登记表”，同步将作废文献收回并在每页上加盖“作废”印章予以销毁。7.7.5作废文献如为法律和积累知识目的需要保留，则需盖上“参照文献”印章，以防误用。7.8文献的保管7.8.1文献正本由文控中心归档保管，各部门负责保留有关的带有受控标识的文献。文献应有序、分类的加以保留以便于识别、存取和查阅。7.8.2受控文献须妥善保管，使之处在受控状态，不得在受控文献上随意涂改、亦不得私自外借、复印，以保证文献的清晰、整洁、完好和受控。7.7.8.4文献持有人调离原职或离开我司时，需将文献交还给文控中心或移交指定接受人，文控中心应在“文献发放回收7.9文献借阅和复制7.9.1因工作需要，借阅、复制文献者应填写“文献借阅/复制申请表”，由本部门主管按规定权限审核，交一体化管理者代表同意后，向文控中心借阅、复制。复制的文献必须由文控中心登记编号，并加盖“发行章”或“非受控”印章。7.10外来文献的控制7.10.1外来文献和资料如国标、法律、法规、顾客图纸等，由各部门自行搜集，经一体化管理者代表同意后,由文控中心登入“外部文献/资料归档登记表”，统一编号，并加盖“外来文献”印章，必要时,经一体化管理者代表确认后,按规定范围分发，并做好签收记录.7.10.2一体化管理者代表应常常与技监检查检疫局,认证机构,征询机构等保持联络,跟踪所使用国家/国际原则、及地措施律法规的最新版本，及时更换过期文献，防止使用无效版本。7.11文献编制、审核、同意和控制规定：文献的名称文献级别编制人审核人同意人控制部门管理手册一级管理者代表/总经理文控程序文献二级有关部门主管管理代表总经理文控工作文献三级有关部门主管管理代表总经理文控表单、表格四级相关部门有关部门主管管理代表文控7.12文献的归档：7.12.1企业文献的归档：经同意的企业各级文献原稿均须归档到文控中心统一管理并由文控员填写“文献/资料归档登记表”。7.12.2外部文献的归档：与质量保证体系有关的所有外部文献均须经管理者代表负责人确认，再归档到文控中心进行统一管理，并填写“外部文献/资料归档登记表”。7.12.3存入软盘的文献由文控中心进行归档登记，为防止文献的丢失，所有存入软盘的文献均应有书面备份。7.12.4原件不盖“发行章”，以示区别。7.13文献的发放：7.13.1由文控中心视各部门需要而填写“文献发放/回收登记表”，以保证文献/资料的有效性发放及运行。7.13.2文献发放：所发放文献必须加盖“发行章”。7.13.3盖发行章原则：作为指导性文献而发放的需盖发行章，不做指导性文献发放的，则盖非受控印章，如对外发放图纸或指导性文献时（向供应商及认证机构发放的文献属于非受控文献）。7.13.4副本文献发放给使用部门，正本文献由文控中心保管。7.4记录资料保留年限为三年。8．附件/附表:8.1《一体化管理休系文献总览表》SL-QP-QA-01-01A8.2《文献回收登记表》SL-QP-QA-01-02A8.3《文献修订/补发/删除/新增申请单》SL-QP-QA-01-03A8.4《文献借阅/复制申请表》SL-QP-QA-01-04A8.5《文献借阅