07年1月报告资料

总务课业务革新活动汇报人：李伟一汇报日期：07.1第一篇活动计划目次一.总务课的介绍二.分析业务三.活动目标四.改善计划五.改善事例和实施情况六.效果确认七.减少时间的有效利用一、总务课的介绍1、总务课的本来业务（付加价值机能）1、防范火灾事故、交通事故、治安事故发生2、保障公司生产经营业务顺利进行3、不断提高公司环境卫生质量4、规范公司办公用品管理和档案管理一、总务课的介绍2、人员体制总务课

课长1名（部长兼职）

系长1名课员5名司机6名（不在活动范围内）现状分析对象人员6名平均年龄39岁二、分析业务正常上班时间=（365天／年ー年度休日）÷12个月×８小时／天正常上班时间１67hr/人･月二、分析业务课长・系长明确业务的大・中项目分类↓全课人员填写小分类业务及相应时间1419件1085小时／月・6人业务清单（盘点每个人的日常工作）2-1、每个人的业务量分析结果申请时间:业务清单中所有项目所花费时间的合计(含06年废弃业务和06年新增业务）正常上班时间１67hr/人･月从图中可看出，F人申请时间明显少，A、B人较多，改善空间较大。（小时/月）二、分析业务其它类：值班、收发传真、订房、印章管理等业务2-2、业务量的把握（大分类）治安保卫、环境卫生、对外联络及办公用品、档案管理占总业务的66%二、分析业务2-3、本来业务及付带业务的分类为了提高本课的付加价值，还需继续改进二、分析业务2-4、业务清单分析结果·全课人员的业务时间调查

从上图中看出，“调整确认业务”所占比例高达53%。说明有大幅度减少工作时间的可能性。（小时/月.6人）二、分析业务2-5、课员面谈计划计划实际二、分析业务06年改善对象时间133小时07年改善对象时间44小时二、分析业务取消中间环节简单化标准化自动化整合类似重复业务取消付价价值小的业务多能化其它●改善对象和投入时间（360小时／月：151件）2-6、改善方向性和对象业务量／６人●业务清单统计结果1419件1085小时1085小时/月改善的方向性三

.活动目标

目標：申請時間12%削減----133時間/月.6人時間/月.6人申請時間本課目標会社目標10%12%目標達成期間：2006年12月末会社目標：申請時間10%削減四．改善計画每个人都制作“改善实施计划书”并按计划实施减少18小时/月改善前：50小时/月改善后：32小时/月改善前：总务课负责收发传真工作，将收到的传真发放给各课改善后：自行发传真，将收到的传真进行分类放在各课纸盒内，由各课人员自已取放传真件改善事例1：总务课前台收/发传真业务改善五、改善事例及改善实施情况五、改善事例及改善实施情况改善事例2：值班的改善改善前改善后管理部有人加班总务课专人值班负责点检花费约60小时/月自行点检①制作流程作出点检手顺②制作分布图明确点检项目位置、点检手顺路线③目视化改善前改善后小时/日*此改善由9月份开始实施（一）（二）（三）（四）（五）（六）（一）（二）（三）（四）（五）（六）业务革新、目视化管理小时/日节约60小时/月改善事例3：前台人员转接电话的改善回数/時間8~9时9~10时10~11时15~16时11~12时13~14时14~15时16~17时电话频率高电话频率低改善后改善前8：00~9：009：00~11：0011：00~14：0014：00~16：0016：00~17：00改善后：44小时/月44小时/月50%的减少五、改善事例及改善实施情况改善前：88小时/月改善事例4：节约复印纸只是要求大家节约用纸，未能提供节约用纸方法，使大家节约意识不强，造成纸张浪费。改善前制作了节约复印纸的小窍门，贴到每个复印机旁，提示大家如何节约，使大家增强了节约意识。改善后五、改善事例及改善实施情况节约复印纸使用量降低复印纸成本普通复印纸再生复印纸19.6元/包12元/包节约7.6元/包充分利用复印机使用功能，如正反两面印，两张内容合印到一张上；四张内容合印到一张上。正反印二合一四合一节约300元/月改善事例5：不断提高公司环境卫生质量改善前：改善后：好累啊,手臂酸痛

好疼啊，伤到我的根部了

费时费水费力用时：12天/周期人力：72小时/周期好舒服，就像淋浴用时：7天/周期人力：42小时/周期省时：5天/周期省力：30小时/周期节约水资源五、改善事例及改善实施情况八.改善事例

改善事例6：文件打印的改善改善后改善前一些图表文件用柱状图较多，且背景色是默认设置，加大了墨盒的使用量，每月墨盒使用费用为7710元/月在不影响图表所表达的意义下，可将柱状图改成折线图，背景色菜单应设置成无背景色，改善后预计每月墨盒使用费用约7410元/月省墨此改善推广到全公司进行改善，节约300元/月改善事例7：档案管理的改善改善后改善前公司档案没有统一的管理，如上图所示，每个课都存有档案，就像一堆散沙。总务课统一管理档案，对每个课的档案进行收集并整理存档，并制定了档案管理规定等资料建立档案室收集各课档案目视化管理为查找方便，制作文件目录使档案管理工作更加规范五.改善事例及改善实施情况

购买课技术课财务课五、改善事例及改善实施情况改善事例8：提供舒适的环境质量改善前改善后物品放置架方便客人方便大家提高服务质量我的包放哪啊？真不方便！6月份活动开始，加班时间明显下降05年6-12月加班206小时/6人.月，06年6-12月加班127小时/6人.月05年1-12月加班167小时/6人.月hr/6人･月活动前活动后06年1-12月加班130小时/6人.月五、改善事例及改善实施情况12月突发事件：更新程控交换机加班时间为63小时，男卫生间磁砖修补工事29小时。05年和06年加班时间的对比图6-12月降低79小时/月，38%的削减六.效果确认

(Hr)①効果時間06年计划效果时间132.9小时，即计划减少申请时间（1084小时）12.3%06年实际效果时间157.4小时，即实际减少申请时间（1084小时）14.5%目标是减少申请时间12%，超额完成目标六.效果确认（件数）②改善件数06年计划改善件数149件，实际改善件数152件。七.节约时间的有效利用1.档案的统一管理3．废弃物分类且再利用加班时间的减少节约时间：133小时节约时间的有效利用133（小时）2.办公设备的统一管理CD金额：3500元/月活动后加班减少七.节约时间的有效利用垃圾分类为不断提高公司环境卫生质量，总务课环境卫生担当人将节约时间重点针对公司范围内垃圾乱投乱放进行改善。改善前改善后职工之家门外北墙西侧边，原仅有两个垃圾桶，上下班人员、外单位卸货人员、中午餐后人员随意向里扔废弃物，非常乱。新增两个回收桶，分为不可回收废弃物、废纸类、废塑料金属类、有害物质分别投放，并加以监督管理，显得整洁了，而且有利于各类废弃物的回收。废泥饼的改善改善前公司以垃圾形式进行消纳废泥饼，需支付费用35元/吨，每月废泥饼量100吨左右，消纳费约3500元/月不可回收废弃物废泥饼垃圾混放我们都变成垃圾了改善后现有外公司回收废泥饼，我公司将其单独投放，这样每年消纳费为0元/月。我可以再利用废泥饼节约消纳费3500元/月以购买打印机为例A课、B课、C课、D课、E课改善前改善后七.节约时间的有效利用办公设备管理A课C课D课E课申请购买A课B课C课D课E课B课A课C课D课E课B课统一管理公司审批申请购买管理制度公司各部审批有效利用节约时间，效果显著！总务课多能化活动第二篇①业务能力的提高②个人能力的提高活动内容目录一、多能化推进计划二、个人业务能力评价表三、多能化一览表四、个人雷达图五、多能化培训计划六、多能化培训实施七、课员能力评价矩阵图一、多能化推进计划计划实际二、个人业务能力评价表李伟一王振班自评日期：06年9月13日9月13日李伟一王振班6月6日12月7日对每个人进行能力评价，根据课内主要业务进行评分三、多能化一览表

制作：06年12月改善前实际目标四、个人雷达图四、个人雷达图四、个人雷达图四、个人雷达图四、个人雷达图四、个人雷达图五、多能化培训计划说明：1、每次培训应保证1小时；担当人应严格按计划进行培训，认真准备培训资料，以确保培训质量。2、每次培训完毕，须及时填写培训记录。全课均按计划实施培训鲁宝全王振班五、多能化培训计划个人培训计划明确了培训内容、目的以及培训时间，以确保按计划实施六、多能化培训实施计划培训:61次，实际培训61次（06年7月-11月）培训记录记录了培训内容，培训目标，受培训人填写了培训心得！每次培训完毕都对培训内容进行了详细记录已培训61次100%培训教材全课完成30个流程图，并装订成册相关专业知识教材全课培训全课同心协力提高整体能力互帮互助六、多能化培训实施七、课员能力评价矩阵图从图中可看出：1、6月份E人、F人工作能力相对较弱，主要原因是在总务课工作时间较短，还有治安保卫相关业务以及与市政府间联络交涉业务能力较差，经过3个月的多能化活动，9月份的评价结果表明E人、F人的工作能力提高了，使这两项业务也得到了提高。2、每个人以及每项业务都有相应的提高，所以应继续开展多能