行政管理部职责及分工

行政管理部工作内容与分工,,,,,,,,,,,,

编号,一级分类,二级分类,工作内容,工作分类,时间节点,评估标准,,相关制度名称,相关的记录/资料名称,工作流程,责任人,备注

,,,,,,,考核者,,,,,

1,流程制度管理-负责公司公共管理制度的制定、修订、审批、公示、培训和执行督导检查,制度建设,部门对外基础服务体系的建设,业务目标,工作流程变更需要制定和修订之日起，10个工作日内,制度健全，明细，基础服务体系运行流畅，责任人清晰,部门总监,,文件会签单,,,

,,,组织部门制度流程的制定/修订,指导流程类,工作流程变更需要制定和修订之日起，10个工作日内,制定合法合规，符合公司现状，修订有理有据，符合发展需求,部门总监,,文件会签单,,,

,,,组织部门制度流程的审批公示,指导流程类,7个工作日内完成审批流程，审批通过之后3个工作日内进行公示,审批、公示符合流程规定,部门总监,,文件会签单,,,

,,,组织部门制度流程的培训,标准流程类,制度公示之后的30天内完成培训,培训课件通过审批，培训内容涵盖制度全文，培训组织及时，培训结果有效,部门总监,,文件会签单,,,

,,制度执行,制度流程执行检查,指导流程类,定期检查，每季度1次,制度流程运转正常，有无投诉,部门总监,,,,,

,,,表扬/申诉处理,指导流程类,收到请求7个工作日内,表扬申诉合理有据，结果可监督可执行,部门总监,申诉及改进流程,申诉表、改进表,,,

2,会议接待-负责公司各种会议、接待的管理及执行工作。,日常会议管理,会议通知,标准流程类,60分钟,通知到每位参会人，无错漏。,部门总监,会议管理制度,,,,

,,,会前准备,标准流程类,会前60分钟准备完毕,（包括投影、ppt、空调、纸笔、宣传册、水果、水、激光笔、无线鼠标等）设备运转正常、物资摆放到位、场所干净卫生,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会场服务,标准流程类,会议期间,间隔15-20分钟加一次水，及时配合领导调整设备、提供资料等,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,周计划、月计划及完成情况的收集,,每周五之前、每月28日前,收集全面无遗漏,,,,,,

,,,会议资料收集汇总,标准流程类,会议结束后24小时之内,资料收集完毕，整理归档,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议相关制度的拟定、修订、完善，监督执行,指导流程类,工作流程变更需要制定和修订之日起，10个工作日内,"在时间节点内按时完成制度的拟定、修订、完善，并获得主管领导审批通过,并公示执行，加强监督。",部门总监,会议管理制度,《会议管理制度》,,,

,,大型会议管理,会议策划,指导流程类,大型会议提前1个月完成，小型会议提前1周完成,方案合理，通过审批,部门总监,会议管理制度,,,,

,,,会议场地考察、合作确认,标准流程类,会前一周确定,符合会议人数、会议标准等要求,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会场布置,标准流程类,会前一天完成,符合会议人数、会议标准等要求,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议组织,指导流程类,会议期间,人员车辆调度合理，物资准备到位，设备运行正常，会场秩序竟然,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议费用结算,标准流程类,会议结束后24小时之内,符合预算要求，计算无错误，发票合法有效,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议资料（文档、影音）存档,标准流程类,会议结束后24小时之内,资料收集完毕，整理归档,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议总结,指导流程类,会议结束后72小时之内,总结通过审核,部门经理,会议管理制度,,,,

,,,会议简报,指导流程类,会议结束后24小时之内,简报通过审核，并对外公开,部门经理,会议管理制度,,,,

,,接待,接待方案制定,指导流程类,事项发生前1个工作日之内,按照公司要求完成接待方案制定，提交主管领导审批通过。,部门总监,接待管理制度,《接待方案》,接待管理流程,,

,,,接待组织实施,指导流程类,根据统一安排,按照公司要求组织实施，无错漏，无投诉。,部门总监,,,,,

,,,招待宴会,标准流程类,根据统一安排,按照公司要求接待宴请，无错漏，无投诉，评价效果好。,部门总监,,,,,

,,,预订酒店、机票、火车票,标准流程类,收到通知60分钟内,客人对行程价格等满意,部门经理,,,,,

,,,摄影摄像管理,标准流程类,全程,记录影像资料,部门经理,,,,,

,,,资料（文档、影音）存档,标准流程类,结束后1个工作日完成,部门归档,部门经理,,,,,

,,,大型接待工作的总结,指导流程类,事项发生3个工作日之内,按照公司要求完成工作总结，提交主管领导审批通过。,部门经理,,《接待工作总结》,,,

3,企业形象及对外事务管理-负责企业文化建设、网站建设、对外宣传、证照管理、知识产权管理等，符合公司发展需要，符合制度要求。,企业文化展示,标牌标识等制作,指导流程类,接到通知起60个工作日,公司审核通过,部门总监,,,,,

,,,宣传册、手提袋等制作,指导流程类,接到通知起30个工作日之内,按照公司要求完成宣传册、手提袋的设计与修订，提交公司高层审批通过，制作完成，验收合格入库。,部门总监,,宣传册、手提袋及设计版原文件、《印刷合同》,印刷品管理流程,,

,,,网站内容维护,标准流程类,每日,符合公司宣传定位,部门经理,,,,,

,,,企业内刊,,每年不少于4期,按照公司工作的开展情况，进行专题收集编排。,,,,,,

,,,公司简报,,不定期,按照公司重点工作的执行动态进行编排。,,,,,,

,,,公司团队活动组织,指导流程类,根据统一安排,组织流畅，达到预期效果，获得一直好评。,部门总监,,,,,

,,,印制名片、标牌等,标准流程类,接到通知2个工作日完成,无错字,部门经理,,,,,

,,证照管理,证照年审及到期换证,标准流程类,证照到期换证及年审到期前30个工作日,按时年检、换证，确保年检顺利通过，证照及时更换。,部门总监,《年检通知》、《换证指南》,《年检申请表》、《换证申请表》,年检及换证管理流程,,

,,,证照变更,指导流程类,接到指令后60个工作日,按照业务要求完成变更材料的准备、并确保股东、法人签字盖章，提交业务主管单位审核通过，变更顺利完成，领取新的证照。,部门总监,《变更指南》,《股东会决议》、《董事会决议》、《章程修正案》、《变更申请及备案表》,变更管理流程,,

,,,增加/减少注册资本、投资总额,指导流程类,接到指令后90个工作日,按照业务要求完成材料的准备、并确保股东、法人签字盖章，提交业务主管单位审核通过，增资/减资顺利完成，领取新的证照。,部门总监,《增资/减资审批指南》,《股东会决议》、《董事会决议》、《章程修正案》、《增资/减资申请及理由》、《验资报告》、《省商务厅、投资服务局批复》等,增资/减资审批流程,,

,,网络维护,局域网及电脑维护,标准流程类,日常,网络运行正常，电脑正常使用,部门总监,网站管理制度,,,,

,,,通信线路维护，缴费、增减变动,指导流程类,日常,通讯线路正常,部门总监,网站管理制度,,,,

,,,视频会议室、各种音响、大屏幕、投影等设备维护,标准流程类,日常,设备运转正常,部门总监,网站管理制度,,,,

,,,公司网站运行维护,标准流程类,日常,网站正常显示，后台数据正常访问,部门总监,网站管理制度,,,,

,,,公司网站域名和空间维护、续费,标准流程类,定期,每年一次，保证域名及空间有效,部门总监,网站管理制度,发票,,,

4,"公文、印鉴及档案

管理-确保公文管理符合制度，印鉴使用严谨，档案齐备有序。",公文管理,公文的起草、签批工作,指导流程类,事项发生2个工作日之内,在时间节点之内按照公文起草、审批、下发审批流程及要求完成，无错字、漏字等。,部门总监,公文收发管理制度,公文拟稿单,,,

,,,公文的审核、修订,标准流程类,,,部门总监,,公文拟稿单,,,

,,,撰写会议纪要等,指导流程类,会议结束后24小时之内,在时间节点内按时完成部门会议总结工作，并提交至部门主管领导审核。,部门总监,,,,,

,,印章管理,印章刻制、保管、销毁，备案及公示,标准流程类,根据公司统一安排,根据公司业务要求流程办理，并在规定时间内完成。,部门总监,印章管理制度,印章使用登记表,,,

,,,用印管理审批、登记,标准流程类,每日17:30之前,根据公司《印章管理制度》要求完成审批、登记工作,部门总监,,印章使用登记表,,,

,,档案管理,文件（书面及电子）整理归档，及时编纂更新目录,标准流程类,4月30日17:30之前本部门档案整理工作；5月30日17:30之前配合各部门完成档案整理工作,电子及纸质档案目录齐全、编号逐一对应。并完成总索引册目录的建立工作，便于查阅，并且按照《档案管理规程》管理借阅。电子档每月更新两次以上，纸质档案目录每季度更新一次。按《档案整理时间计划表》时间完成。,部门经理,档案管理制度,档案登记表,,,

,,,档案保密与借阅登记管理,标准流程类,根据档案管理制度要求完成,确保按制度执行，无档案机密泄露、丢失等现象,部门经理,,档案登记表,,,

,,,证照的保管及借阅审批、登记,标准流程类,根据档案管理制度要求完成,确保按制度流程执行，无档案机密泄露、丢失等现象,部门经理,,档案登记表,,,

5,办公资产管理-负责公司办公资产的管理工作，确保办公资产完好，配置发放合理，维修保养及时,办公用品管理,办公用品采购计划汇总、报批,标准流程类,每月25日17:30之前,按时间节点完成每月办公用品需求汇总、审批手续，并报采购部购置,部门总监,办公用品管理制度,办公用品请购单，台账,,,

,,,办公用品领用存登记，按需发放,标准流程类,每月5日17:30之前,按时间节点完成每月办公用品发放工作，并做好领用存登记工作,部门总监,,办公用品请购单，台账,,,

,,,按月统计消耗量,标准流程类,每月30日17:30之前,按时间节点完成每月办公用品领用情况汇总工作，并将汇总表提交至财务部,部门总监,,办公用品请购单，台账,,,

,,,办公用品编号登记、定期盘点。,标准流程类,每月30日17:30之前每月1-2次,盘点库存量与领用数量是否相符,部门经理,,办公用品请购单，台账,,,

,,办公设备管理,制定设备耗材需求采购计划、报批,标准流程类,定期，每月一次,合理审批，按需采购,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,,办公设备维修,标准流程类,接到申请2个工作日内,经维修后能够使用,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,,配合财务进行办公设备的盘点,标准流程类,定期,符合财务要求,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,,办公设备借用审批、登记,标准流程类,30分钟,符合制度要求,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,,办公设备的使用指导及培训,指导流程类,30分钟,受训者能够正常使用,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,,办公设备日常报修养护,标准流程类,随时,及时维修及时保养,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单，出入库单,,,

,,办公家具管理,办公家具日常报修养护,标准流程类,按照办公家具管理制度要求完成,定期或不定期对办公家具使用情况进行盘点、保养，并将结果以书面形式报告至部门主管领导,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单,,,

,,,办公家具编号登记、定期盘点,标准流程类,8月中旬之前,根据制度要求进行编号登记，并将日常的使用保管落实到使用部门、使用人，以便日常的管理,部门经理,办公设备及办公用品管理制度,维修申请单,,,

,,后勤库房各种物品管理,物品出入库登记、保管、审批发放,标准流程类,根据统一安排,在时间节点之内按制度要求完成，并对出库进行详细登记，无遗漏。,部门经理,,物品领用单,,,

,,,物品合理堆放布置、定期清理,标准流程类,每周五17:30之前,确保物品摆放整齐、环境卫生干净,部门经理,,物品领用单,,,

6,后勤管理-负责为公司日常运转提供后勤保障服务,考勤及福利管理,考勤登记、纪律检查,标准流程类,随时,符合考勤制度要求,部门经理,考勤管理制度,考情统计报表,,,

,,,加班换休统计,标准流程类,月底前完成,符合考勤制度要求,部门经理,考勤管理制度,考情统计报表,,,

,,,病事假登记,标准流程类,随时,符合考勤制度要求,部门经理,考勤管理制度,考情统计报表,,,

,,,午餐补助核算,标准流程类,月底前完成,符合考勤制度要求,部门经理,考勤管理制度,考情统计报表,,,

,,,生日福利申请及发放,标准流程类,无,符合考勤制度要求,部门经理,考勤管理制度,考情统计报表,,,

,,邮箱管理,检查电子邮箱是否畅通,标准流程类,每日9点30分,确保邮箱畅通，收发正常,部门经理,网站管理制度,,,,

,,,定期对重要邮件进行备份,标准流程类,每月一次,及时备份，避免邮件丢失,部门经理,网站管理制度,,,,

,,,查看部门邮箱，统计反馈整理邮件发送接收情况,标准流程类,每天一次,及时查看，及时反馈,部门经理,网站管理制度,,,,

,,,公司《意见箱》管理,标准流程类,每天一次,及时查看，及时反馈,部门经理,,,,,

,,法律业务,律师事务所调研、费用结算,标准流程类,年度,资源可靠，价格合理。,部门经理,,,,,

,,,公司重大合同的法律审核、诉讼、等相关法律事务,标准流程类,不定期,咨询反馈，并修订。,部门经理,,,,,

,,,律师对接及一般合同审核,标准流程类,及时,及时联系，反馈。,部门经理,,《合同使用审批表》,,,

,,保洁绿化,保洁及卫生检查,标准流程类,每天3次,窗明几净，无尘无积水无其它污渍,部门经理,卫生管理制度,卫生检查表,,,

,,,保洁用品领用存管理,标准流程类,每月一次,采购合理，领用登记、损耗定额,部门经理,卫生管理制度,卫生检查表,,,

,,,负责定期卫生检查,标准流程类,每月一次,窗明几净，无尘无积水无其它污渍,部门经理,卫生管理制度,卫生检查表,,,

,,,租赁花卉的更换及维护,标准流程类,每季度一次,花卉生长良好，无枯萎死亡，无毒害,部门经理,卫生管理制度,卫生检查表,,,

,,车辆日常管理,车辆制度建设,指导流程类,工作流程变更需要制定和修订之日起，10个工作日内,制度健全，明细，基础服务体系运行流畅，责任人清晰,部门经理,车辆管理制度,行车记录表,,,

,,,车辆调度,指导流程类,前一天根据派车单安排,调度及时，配置合理，安全出车，无延时，无投诉,部门经理,车辆管理制度,行车记录表,,,

,,,车辆维修保养,标准流程类,每5000公里,定期保养，5000更换三滤，10000轮胎换位，40000换新胎。维修及时，费用合理。,部门经理,车辆管理制度,行车记录表,,,

,,,车辆违章、事故及肇事处理,标准流程类,事故发生当时起,每月清理一次违章，事故及时报险，及时维修，及时理赔,部门经理,车辆管理制度,,,,

,,,汇总车辆报表,标准流程类,每月3日之前,符合要求，数据真实无误,部门经理,车辆管理制度,车辆月信息统计表,,,

,,,每个车月度行驶里程,标准流程类,每月3日之前,符合要求，数据真实无误,部门经理,车辆管理制度,车辆月信息统计表,,,

,,,每个车每月加油总量、总金额。,标准流程类,每月3日之前,符合要求，数据真实无误,部门经理,车辆管理制度,车辆月信息统计表,,,

,,,每月车辆例行检查及车辆违章统计,标准流程类,每月3日之前,及时查询，司机是否签字确认,部门经理,车辆管理制度,违章记录,,,

,,费用管理,车辆费用管理（油卡、停车位、保险、维修保养、停车过路费）,标准流程类,每月30日,符合要求，数据真实无误,部门经理,,,,,

,,,公司网费电话费管理,标准流程类,每月15日,符合要求，数据真实无误,部门经理,,,,,

,,,物业费（房租、水电费）,标准流程类,每月20日,符合要求，数据真实无误,部门经理,,,,,

,,,接待费用管理,标准流程类,根据接待时间,符合要求，数据真实无误,部门经理,,,,,

,,,备用金管理及日常报销,标准流程类,实时,符合要求，数据真实无误,部门经理,,,,,

7,安保管理-确保公司的人员财产安全,安保工作,安保制度制定及执行监督,指导流程类,日常工作,符合制度要求，及时监督改进，落实,主管领导,安保管理制度,,安保管理流程,,

,,,人员货物出入公司管理,标准流程类,日常工作,出入登记，验单放行,主管领导,安保管理制度,《出门证》,出厂时需要先出示出门证，安保确认后方可放行,,

,,,消防监控室管理和消防巡查、制度建设,指导流程类,日常工作,24小时在岗，出险5分钟内到点，制度合理可行,主管领导,消防管理制度,,,,

,,,快件、包裹、快递等接收及领取管理,标准流程类,日常工作,接收登记，发放核实，签字确认,主管领导,厂区卫生管理制度,包裹收发登记表,现已进行实名登记、领取,,

8,确保本部门日常工作的稳定运行,行政类,部门制度建设,指导流程类,每年修订一次,"在时间节点内按时完成制度起草或修订，并获得主管领导审批通过,并公示执行",主管领导,档案管理制度,,,,

,,,部门档案管理,标准流程类,每月25日核对梳理一次,电子及纸质档案齐全，查阅便捷且按照《档案管理规程》管理借阅。电子档每月更新两次以上，每季度提交行政部备案或移交行政部保管,主管领导,档案管理制度,《档案管理登记表》,,,

,,,周例会召开及提交会议纪要,标准流程类,待定,召开周例会，并完成会议纪要提交经理审核通过，并提交行政部备案存档。,主管领导,,《会议纪要》,,,

,,,年度、月度总结及计划提交,标准流程类,年度总结与计划根据公司具体要求执行；,按公司要求制作总结与计划，提交主管领导审核通过,主管领导,,年度工作总结与计划、月度工作总结与计划或《月度绩效管理