集团制度文件管理办法

-1-集团公司制度文件管理办法第一章总则第一条为进一步提升*（集团）有限公司（以下简称集团公司）内控管理水平，健全完善制度体系建设，推进集团公司制度文件管理的规范化、标准化、程序化，确保集团公司管理文件受控，特制定本办法。第二条本办法适用于集团公司各部室及相关职能单位（以下简称职能部门）编制下发的所有制度文件，以及经职能部门确认的集团公司需遵照执行的外来制度文件的管理工作。第三条名词解释管理文件：包括两个文件来源级别，即外来文件（上级文件转化）和内部文件。其中，内部文件又包括集团级文件和部室级文件。外来文件：指集团公司转发的，以及由各职能部门确定的与其管理职责密切相关的法律、法规、政府及行业规范、标准及相关政策性要求文件等。内部文件：指集团公司各职能部门依据其职能及主要工作职责制定的长期有效（两年及两年以上）的文件。内部文件主要分为四个层级，即一级核心、二级核心、重要文件和一般文件。一级核心文件：指与集团公司治理结构建设、战略规划、重大决策制定相关的制度文件。二级核心文件：指综合性的、全局性的涉及集团公司重大经营管理事项，重点在人力资源管理、财务控制、设备物资管理、产业投资、业务控制、环境治理等与三重一大决策事项紧密联系的相关管理制度文件。重要文件：指集团公司经营管理工作及相关专业领域业务流程实施要求方面的管理制度文件。一般文件：指对集团公司日常管理活动进行规范管理的制度文件。第二章职责分工第四条各职能部门负责本系统外来文件的整理、评审、更新工作；负责本系统内部文件的起草、修订、废止工作；负责组织确定制度文件的所属层级；组织有关部门对文件内容的合规性、管理要求的适宜性以及与其他文件存在的关联性等进行评审，提出履行集团公司文件审定程序的建议；负责对本系统制定的内部文件进行解释说明、开展相关业务培训以及对后续实施情况开展考核。第五条法律事务部负责对内部文件的合法合规性进行专业审查,并出具审查意见。第六条集团公司办公室依据《天津港集团公司公文处理工作细则》等有关规定，负责文件的发文复核、公文考核，包括对文件发文格式、规格、流转程序等进行审定；办公室负责制度文件的归档管理及相关考核工作。第七条党委办公室是集团公司党群部门管理类文件的归口主管部门，企业发展部是集团公司行政部门管理类文件的归口主管部门。主管部门负责将外来文件、内部文件纳入集团公司制度体系进行归口管理；负责组织制度文件的定期评审工作；负责对各职能单位制度文件的管理情况从内控评价的角度提出评审考核意见，并将考核结果报送集团公司人力部。第三章文件管理与控制第八条集团公司党办、企发部以年度为单位对制度文件进行管理，于年初组织各职能部室对本系统内部文件进行评审，评审主要从两个方面进行：一是对既存文件，主要评审文件内容的合法合规性、管理要求的适宜适用性以及文件适用者的执行考核情况等；二是结合各职能部门管理职责调整及授权变更等情况，对本系统既存文件是否有缺失进行评审。通过评审，形成集团公司本年度整体文件修订计划，包括修订、废止及新增等计划情况，并明确具体完成时间。第九条集团公司制度文件修订计划经汇总审议通过后进行下发，党办、企发部以季度为单位对文件修订计划的实施情况进行跟踪督办考评。第十条集团公司各职能部门在年初评审本系统内部文件的同时，必须同时对本系统所适用的外来文件进行核查更新，形成本部门外来文件清单，并将文件清单同时报送党办、企发部进行统一归口管理。第十一条对于集团公司现行有效的内部制度文件，各职能单位要做好对每一项文件的编号、标识、检索表单、文件清单的管理。（一）文件编号以部室为单位，按照文件发布生效时间排序，文件编号数字由三位数构成，并在前边加上部室代号。文件修订或废止后，其编号不变，且文件编号与集团公司发文编号无关系。XXXXXXVXXXXXXXVX修改码：用阿拉伯数字0、1、2、3表示版本号：用大写英文字母A、B、C表示制度顺序号：按编制顺序用三位阿拉伯数字表示部室代码：用部室名称首字母的简写表示（二）文件标识管理主要依据对文件的划分层级，按照“一级核心”（用“★★”进行标识）、“二级核心”（用“★”进行标识）、“重要”（用“●”进行标识）、“一般”（用“○”进行标识）四类进行划分，各职能单位应依据其管理事项和主要职责，经与党办、企发部沟通后，确定每项文件的级别并用相应标识标注。（三）为了便于文件的检索、查阅和评审，使集团管控体系与制度文件体系进一步对接，各职能单位要依据每一项制度文件的实际情况，填写天津港集团公司内部文件表单，当文件发生变更时，要同步做好对相应表单的调整更新工作。（四）集团公司党办、企发部需以年度为单位，在全集团范围内对制度文件清单进行公示，各职能单位需依据年内文件的变更情况，及时更新调整本系统文件清单，并报送至集团公司党办、企发部，以便汇总留存。第四章文件的新增、修订和废止第十二条根据职能定位和职责变化，各职能单位需要新增或修订文件时，为规范文件内容，便于文件阅读和后期评审，新建或修订制度原则上文件内容中要采用标准撰写模板，内容涵盖目的、适用范围、名词解释（必要时）、制度要求、附则（流程图、相关文件、有效期限）、以及对文件要求的执行情况实施检查等。第十三条对于新增、修订的制度文件，文稿起草后，需由拟稿部门组织相关职能部门对文件内容进行评审（根据文件性质可采取会议研讨或书面反馈意见等不同评审方式），以确保文件合法、合规，以及与其他相关文件之间的统一适用。第十四条对于新增文件，拟稿部门组织开展对文件评审时，需会同相关部门确定该制度文件的级别；对于重新修订的文件，原则上修订后的文件级别与修订前级别保持一致。第十五条对于新增或修定后的文件，集团公司法律事务部需出具法律审核意见，意见主要依据文件的级别而定。第十六条文件起草、评审、征询法律事务部意见后，由集团公司两办对文件发文格式进行统一审核，并依据不同级别履行发文审议程序。第十七条对于集团公司一级核心文件应依次提交集团公司党委会、董事会研究审议；二级核心文件应提交集团公司董事会审议；重要级文件应提交集团公司总裁办公会审议，以上级别文件经集体决策会议审议通过后，由集团公司主管领导签署下发。一般级别文件由部门主要负责人审定后签署下发。凡直接涉及职工切身利益的重要及以上级别规章制度文件，如有需要须经职工代表大会讨论通过后，提交相应决策主体审定下发。集团公司党群类制度文件不具体划分文件层级，主要依据集团公司三重一大决策事项清单要求和各部室职责权限，由相应决策主体审议通过后下发。第十八条对于非修订而直接废止的文件，各职能单位原则上应依据该文件的级别，组织各相关单位开展评审工作（根据文件性质可采取会议研讨或书面反馈意见等不同评审方式），主要从该制度文件的内容与其他文件之间的联系、废止该文件对其他文件所产生的影响角度进行评审，评审通过最终决定废止的文件，需依据文件级别，履行不同审议程序完成废止工作，即对于集团公司一级核心文件应依次提交集团公司董事会、总裁办公会研究审定通过后，由董事长签发废止；二级核心文件应提交集团公司总裁办公会审定后，由总裁签发废止；重要级文件应提交集团公司分管副总裁审定后废止；一般级别文件由部门主要负责人审定后废止。凡直接涉及职工切身利益的重要及以上级别规章制度文件，需经职工代表大会讨论通过后，提交相应决策主体审定后废止。第五章文件查阅和信息化管理第十九条集团公司管理制度文件清单将定期在集团公司范围内公布，使用人可根据需要向文件发布部门申请查阅具体文件内容。所有文件均为集团公司内部使用资料，任何人不得以个人名义私自对外提供。第二十条为提高文件管理效能，加强对制度文件的信息化管理，集团公司对通过OA发布的制度文件将进行模块化管理，不同级别的文件将设定管理查阅权限，进一步提高内控管理效率。第二十一条结合集团公司内控管理体系建设，为便于未来文件评审和内控评价，通过开发信息数据系统保障文件与文件之间的关联统一、文件与流程之间的有效衔接。第六章文件管理考核与评价第二十二条各职能单位对本系统制度文件依据此办法的管理情况，将由集团公司党办、办公室、企发部以年度为单位开展内控评价工作，主要核查其发文流程、文件标识的管理情况等，并形成评价报告。第二十三条各职能单位对本系统制度文件的管理情况，即由党办、企发部出具的评价报告将与各单位年度重点工作完成情况一同报送集团公司人力部进行考核，纳入机关部室建设指标考核体系。第七章附则第二十四条公司的制度及制度管理体系建设档案属于公司内部资料，未经集团公司领导同意严禁向外提供。否则，按照《员工奖惩条例》的处罚规定进行惩处。第二十五条本办法自发布之日起实施，解释权归集团公司办公室。附件：1.制度文件修编废止管理流程2.制度编写推荐模板3.内部制度文件表单4.内外部制度文件清单5.制度文件变更流程评审检查表 附件1制度文件修编废止管理流程

附件2制度编写推荐模板集团公司XXXXXXX管理办法（范本）第一章总则第一条目的 第二条适用范围 第三条名词解释（适用时） 第二章具体内容第四条.………………第五条……….………第六条……….………第三章具体内容（根据文件性质可设多个章节）第七条.………………第八条……….………第九条……….………第x章附则第n+1条流程描述（适用时）（如有流程图，附正文后）…………第n+2条相关文件 第n+3条本文件有效期限5年（适用时） 第n+4条本文件自发布之日起实施，解释权归集团公司XXX部

附件3集团公司内部文件表单表单编号：文件名称编制单位首次编制编制时间编制人修订编制文件编号适用范围适用集团公司本部（）适用下属公司（）适用集团公司及下属公司（）复审时间页码废止时间文件属性政策解读类（）管理要求类（）一级核心文件（）二级核心文件（）重要文件（）一般文件（）操作流程有操作流程□无操作流程□流程编号：附件4集团公司文件清单年度：序号部室名称发布时间文件编号文件名称文件类型（内、外）文件级别适用范围16-15-附件5集团公司制度文件检查评审表制度检查制度评审制度名称检查人评审人起草部门检查时间评审时间发布时间检查方式评审方式检