迎审管理制度

江苏宏图高科技股份有限公司光电线缆分公司文件宏图高科光电线缆分公司第二方、第三方迎审管理制度宏股（光）[2013]12号第一条目的为提高第二方（用户）考察、资质审查、巡检、抽检、工厂验收、监造及第三方（外部审核）网证和体系审核等迎审工作质量和效率，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于第二方（用户）考察、资质审查、巡检、抽检、工厂验收、监造及第三方网证和体系（保密、质量、环境、安全）审核等迎审工作的管理。第三条定义本公司大类产品是指以下九大类：35kV电力电缆、10kV电力电缆、1kV电力电缆、10kV架空绝缘电缆、1kV架空绝缘电缆、控缆、OPGW光缆、ADSS光缆、普通光缆。第四条职责分配第二方（用户）考察、资质审查的迎审工作组织部门为营销部；第二方巡检、抽检、工厂验收、监造及第三方网证和质量体系审核的迎审工作组织部门为质量部；保密审核的迎审工作组织部门为行政部；环境、安全审核的迎审工作组织部门为安全部。第五条部门职能一、 行政管理部负责第二方、第三方迎审的会议、用车、住宿、用餐等事务性接待安排；负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：总公司、分公司最新有效的资质证书原件及扫描件；按审核要求制作的主要人员一览表及最新有效的员工各类证书原件及扫描件；各大类产品试验场所、生产场所详细数据；负责保密审核迎审工作的组织与协调；完成保密审核信息收集与传递、资料准备、迎审接待等工作。二、 营销部负责第二方考察、资质审查迎审的组织和协调工作；负责第二方考察、资质审查信息的收集、传递；收集、汇总、更新各职能部门上报的资料，做好仓储现场的整理并协助接待、陪同；负责巡检、抽检、工厂验收、监造信息的收集和传递，负责向迎审组织部门提供相应供货合同、技术协议及投标应答等资料，并协助参加接待、陪同工作。三、 商务运行部负责向迎审组织部门提供按产品分类建立的近五年（2009年-2013年）销售合同台账、销售合同扫描件电子版；审核现场提供按大类产品归档的合同原件；负责供应商资料收集、管理和合格供应商目录建立与更新。四、 科技部负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：各大类产品制造工艺、公司专利最新台账、鉴定证书台账、最新有效标准目录。五、 质量部负责巡检、抽检、工厂验收、监造迎审的组织工作，完成检验文件、检验样品及试验条件的准备工作，协助完成检测工作，并根据检查要求提供相应检测报告；负责第三方网证和质量体系审核的组织工作，完成信息传递、资料准备工作，协助迎审接待工作；负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：有效的型式试验报告清单、各大类产品试验设备清单（含计量检定情况）；试验设备采购合同及发票扫描件电子版；负责建立试验设备的购买合同、发票和有效检定证书的分类台账；负责大类产品有效型式试验报告、试验设备的购买合同和有效检定证书的原件管理。六、 采购部负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：九大类产品主要原材料清单;负责建立采购台账和主要原材料合同及发票的分类管理。七、 生产运营部负责向迎审组织部门提供各大类产品生产能力；生产现场及原材料仓库的整理；协助生产现场的检查，落实专人陪同讲解。八、 设备管理部负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：各大类产品生产制造设备清单、设备采购合同及发票扫描件电子版；负责建立生产制造设备的购买合同、票据和有效检定资料的分类台账。九、 安全管理部安全、环境体系迎审组织部门，负责审核信息传递、资料准备、迎审接待、审核组织等工作。十、财务部负责向迎审组织部门提供审核用资料，资料包括（不限于）：最新三年财务审计报告原件及扫描件电子版；负责生产制造设备、试验设备的原始票据分类管理；2013年1月起建立销售开票管理台账，标明开票日期、发票编号、开票金额、对应销售合同编号，以便销售部、商务部备查。十一、车间、部门下属负责迎审原始记录收集、整理；现场管理和迎审工作。第六条迎审工作流程一、信息传递营销员接收第二方考察、资质审查、巡检、抽检、工厂验收、监造的通知时，需准确了解具体内容、要求、人员、时间等相关信息后，第一时间向分管领导汇报，并通报迎审组织部门负责人，以书面形式通知各职能部门做好迎审工作（附通知单）；第三方网证和体系（保密、质量、环境、安全）审核信息接收部门收到相关信息后，应第一时间向分管领导汇报，并通报迎审组织部门负责人做好迎审资料、接待、组织等准备工作。二、 资料准备迎审组织部门接到迎审信息后，应第一时间全面仔细消化审核要求，及时分头通知或会议落实职能部门按审核要求准备各种资料，限时上交迎审组织部门审核、汇编成册并提交分管领导最终定稿。三、 迎审接待迎审组织部门要将审核单位、事项、时间、人数、职务等信息提前通报分管领导，并与分管领导协商迎审安排、接待规格、陪同人员等；迎审组织部门应及时按分管领导的意见通知行政管理部做好车辆、住宿、用餐、会议室、欢迎词、茶水、水果等迎审接待工作；迎审组织部门应提前通知相关部门、车间负责人和陪审人员做好迎审现场、资料等准备工作和注意事项。四、 迎审组织审核工作由迎审组织部门全权负责，迎审组织部门事前应仔细一一检查资料准备、接待安排、迎审准备、迎送人员、陪同人员等工作是否全面按要求落实；迎审组织部门事前要列出首未会议参会人员、会议时间等事宜，通知行政管理部通知到位；迎审过程中出现异常事宜应及时协调处理，重要事项无权处理时应及时向分管领导汇报，协调处理；迎审陪同人员要按分工全程陪同，做好审核记录；迎审过程中若因迎审组织部门、接收审核部门或人员工作失职给企业造成不良影响时，将考核相关负责人和责任人。第七条第二方考察、资质审查用审核资料准备详细要求一、营销部收集、汇总各部门按本规定要求提供的资料，并对照相关审核格式要求完成资料整理、初审交分管领导审核后，完成打印、复印、装订工作。将资料收集工作常态化，每季度第一月的10日前，向各部门收集相关资料的更新信息并及时完成相应资料的换版。按照审核要求，向总公司借用包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、近三年审计报告、生产许可证、专利证书等资质原件并负责归还。二、 行政管理部总公司最新有效的资质证书的收集和更新，并提供扫描件电子版。证书包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人资格证、银行资信证、电缆生产许可证、专利证和各种获奖证等。分公司最新有效的资质证书的年审和保管，并提供扫描件电子版。证书包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人授权、装备承制单位证、装备承制单位注册证、保密资格单位证、计量合格证、体系（质量、环境、安全）证、光缆产品进网证书和认证证书等。最新有效的员工各类证书的收集和更新，并提供扫描件电子版。证书包括：上岗证、培训合格证、学历证、职称证、获奖证等。每季度向迎审组织部门营销部提供分公司主要人员一览表，内容包括所在岗位、学历、工作年限、技术职称/职业资格及证书编号、证书发放机构。准确提供九大类产品试验场所面积（包括原材料试验场所）；厂区总面积；封闭厂房总面积；净化车间总面积；光单元生产车间面积、光缆绞线车间面积等详细数据。根据迎审组织部门要求准备审核当天的欢迎标语、会议室布置。三、 商务运行部按九大类产品分别建立2009年-2012年销售合同台账。台账顺序按签订时间由近至远排序。台账内容包括（不限于）：用户单位、项目名称、合同编号、合同签订时间、产品型号、数量及金额、联系人及联系电话且与合同原件保持一致。按照以上内容要求建立2013年销售合同台账，台账按盖章登记先后顺序排序，并于每月初向营销部提交上月销售合同台账及合同原件扫描件电子版。九大类产品之外的光电复合缆及其他线缆另外建立台账。按产品大类分类管理销售合同原件。原件归档要求与台账保持一致：前四年的销售合同按签订时间由近至远排序；当年的销售合同按盖章登记先后排序。四、 科技部提供九大类产品的制造工艺，内容包括：工艺环节名称、工艺标准、主要关键措施、保障提升产品性能质量的作用。提供公司获得专利的最新台账。内容包括：专利名称、归属人姓名、认证机构、出具日期、证书编号、有效期限、应用于何种产品。并与行政管理部提供的扫描件保持一致。提供分公司产品鉴定证书台账。内容包括证书编号、产品名称、鉴定日期、鉴定机构。提供包括但不限于九大类产品的最新有效标准目录。五、 质量部提供并及时更新型式试验报告清单，并提供原件扫描电子版。协助采购部完成九大类产品主要原材料清单，提供原材料入厂检测方式、原材料入厂检验项目。完成分公司试验设备台账核对、整理工作。向营销部提供九大类产品试验设备清单，内容包括：设备名称、设备型号、数量、设备检定时间、设备检定单位、购买日期、设备制造商及检测项目，要求按照检验先后顺序列出。按照所列台账整理试验设备购买合同及购买发票的查找检索。检索要求：购买合同列出商务部合同索引号，购买发票列出财务部凭证号。检索提交商务部和财务部。提供合同、发票原件扫描件电子版。六、 采购部提供九大类产品主要原材料清单。内容包括：原材料名称、原材料型号、原材料供应方式、原材料合作方式、原材料供应商名称。原材料入厂检测方式、原材料入厂检验项目由质量部协助提供。提供九大类产品主要原材料采购发票。七、生产运营部提供九大类产品年生产能力（千米/年）。八、 设备管理部完成分公司生产制造设备台账核对、整理工作。向营销部提供九大类产品生产制造设备清单，内容包括：设备名称、设备型号、数量、购买日期、设备制造商及所在工序，要求按照工序先后顺序列出。按照所列台账整理生产制造设备购买合同及购买发票的查找检索。检索要求：购买合同列出商务部合同索引号，购买发票列出财务部凭证号。检索提交商务部和财务部。提供合同、发票原件扫描件电子版。九、 财务部协助设备管理部、质量部整理生产制造设备、试验设备购买发票的查找检索，在审核工作中快速按现场审核要求提供生产制造设备、试验设备购买发票。在审核工作中按照审核方要求提供相应销售合同的发票。第八条附则本制度解释权归分公司营销部和质量部。本制度经总经理批准后，自签发之日起执行，此前相关文件同时废止。附：第二方考察、资质审查、巡检、抽检