物业档案管理规定

物业档案管理规定第一章：总则第一条规定目的为了规范物业档案管理，健全档案管理制度，加强对物业档案的保管、利用和管理，促进物业管理工作的持续发展。本规定制定。第二条规定适用范围本规定适用于所有物业管理企业、物业服务业主委员会及其工作人员，包括物业公司、物管委员会、物业工作人员及相关单位。第三条规定内容本规定内容主要包括物业档案的分类、保管、利用、归档、销毁等方面的规定。第四条依法保密本规定受法律法规保护，所有物业档案应该严格保密，遵守信息保护的相关法律法规，切实保护业主和物业公司的信息安全和隐私。第二章：物业档案的分类第五条客户档案物业公司应当建立业主的客户档案，包括业主的姓名、联系方式、身份证号码、房产证明、物业费交纳情况、车辆登记信息以及房屋装修维修等记录。第六条楼宇档案物业公司应当建立楼宇档案，包括楼宇的基础建设、楼层、户型、建筑面积、照片资料等。第七条设施设备档案物业公司应当建立设施设备档案，包括所有公共设施和设备的信息、安装维护记录、检测报告等。第八条维修档案物业公司应当建立维修档案，包括所有房屋的维修和保养记录、防水维修记录、空调清洗记录等第九条服务档案物业公司应当建立服务档案，包括物业公司日常服务工作记录、投诉、建议、咨询等记录。第三章：物业档案的保管第十条档案室物业公司应当建立档案室，并指定专门工作人员进行档案管理。档案室只能由授权人员进入，保证档案的安全。第十一条安全保密措施物业公司应当采取各种措施，防范火灾、泡水等灾害发生，保证档案的完整安全。应当对档案实现三级保密，安全级别分为“绝密、机密、秘密”三个级别。第十二条保管期限物业档案应当根据法律法规规定设置保管期限和归档标准。到期后可以进行鉴定，以评估是否需要销毁。第四章：物业档案的利用第十三条适用范围物业档案的利用应当指导物业管理工作的开展，服务于业主、物业公司。第十四条获取方式申请利用物业档案的人员应当在工作需要范围内，提出书面申请，并描述利用方案和申请档案信息的详细内容。第十五条利用期限物业档案的利用期限应当由物业公司进行审批，并在申请人员进行使用时进行确定，同时设置归还时间和归还指定人员。第五章：物业档案的归档第十六条归档有关物业档案归档时应当根据归档指引进行，照片资料应当进行编号、打印备份，然后进行存档。第十七条归档标准物业档案的归档应当遵照国家相关法规和物业公司相关制度进行。应当设置物业档案的年度归档计划，保持物业档案的完整性、实用性和规范性等方面。第十八条归档计划物业公司应当制定年度归档计划，科学规划，合理配置，及时更新，保证有关业务操作及时完善记录。当物业档案归档后，相对应的原始记录应当存储好，以备日后查阅。第六章：物业档案的销毁第十九条销毁方式物业档案的销毁应当遵照国家相关制度和物业公司内部管理制度进行处理。为了杜绝档案被滥用以及泄密等情况的发生，物业档案的销毁必须得到上级主管单位的终审审批。第二十条前置程序在进行销毁物业档案之前，需要进行前置程序调查、审核、审签、确认等步骤，以确定物业档案的销毁符合法律规范以及安全措施完备。第二十一条销毁记录物业档案销毁时，应当进行记录，并按照规定进行彻底的销毁操作，确保不留痕迹，销毁以上所有相关信息。物业档案的管理是物业管理工作的重要组成部