公文格式要求

一般公文格式一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。根据国务院新《措施》规定，公文格式一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件阐明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素构成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素构成。一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线如下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词如下的各要素统称公文版记。一般公文格式各部分的要素及其编排次序、标识规则如下：一、眉首部分眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。份数序号。“绝密”或“机密”公文应当标明公文份数序号。份数序号即该份文献印制份数的次序编号，以阿拉伯数字标识在公文版心的左上角第一行。份数序号总位数根据公文印数确定。如公文总印数100件，其第1份文献份数序号即为“001”。“绝密”或“机密”秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文内容波及秘密程度的等级。按《保密法》规定，秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。保密期限即对公文保密期的规定，至保密期限之后公文自行解密。保密期限标识一般以日、月、六个月、年为时间段。秘密等级和保密期限标示在首页版心右上角第一行位置，右边顶格，秘密等级和保密期之间加★。如秘密等级为机密、保密期限1年，则标识为“机密★1年”。如为“秘密”等级无保密期限，则只标“秘密”2字，两字之间空1字。紧急程度。紧急程度是指送达和办理公文的时限规定。紧急文献应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，标在版心右上角第一行，右边顶格，两字之间空1字。公文如需同步标识秘密等级与紧急程度，“紧急程度”应标在“秘密等级”下1行。发文机关标识。俗称文献红头。由发文机关全称或者规范化简称后加“文献”二字构成，一般采用红色小标宋体，居中均匀排列。发文机关标识上边缘距版心上边缘25mm。联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称并列下方，右侧“文献”二字上下居中排布；不管联合行文机关多少，都必须保证公文首页显示正文。发文字号。发文字号又称文号，由发文机关代字、年份和序号构成。在发文机关标识下空2行居中标识。发文字号的书写次序是：机关代字、年份、序号，如“国统字〔〕1号”表达国家记录局在制发的第1号文。发文字号由本机关公文管理部门统一编写。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不应编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4毫米标一条与版心等宽的红色反线。二、主体部分主体部分是公文的最重要部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件阐明、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。公文标题。完整的公文标题包括发文机关名称、事由、文种三要素。其中，发文机关名称应当与发文机关标识中的发文机关一致，使用发文机关全称或规范化简称；事由应精确、简要地概括公文的重要内容，文种要符合法定文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。标题位于红色反线下方(空2行)，用1行或分行居中、对称排列；移行排列时要注意保持标题中的词意完整、引用的书名、人名、数字等不要拆开跨行。主送机关。主送机关，又叫做“昂首”，指公文的重要受理机关。主送机关写在正文之前、标题之下(空1行)，左侧顶格，后加全角冒号。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关较多时，应按其性质、级别或通例依次排列，同类并列机关中间用顿号、类与类之间用逗号隔开。其排列次序一般为：一是按先地方机关后中央机关；二是按党政军群(有关团体)次序；三是按发文内容需要确定。若主送机关太多，则要注意必须保证首页显示正文。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识措施同抄送机关。正文。正文是公文的关键部分。用来表述公文的详细内容。正文紧接主送机关下1行，每自然段开头左侧空2个字，回行顶格。数字、年份不能回行。为了公文防伪，新《措施》取消了“(此页无正文)”版式阐明，并明确规定盖章的公文页必须有正文内容。如公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行、字距的措施加以处理，务使印章与正文同处一页面。附件阐明。公文如有附件，应在正文下1行标识附件阐明。附件阐明包括“附件”二字和附件名称，“附件”前空2字，后标全角冒号。如有2个以上附件，要以阿拉伯数字标识附件序号（如“附件：1.×××××2.×××××”）；每个附件名称分行并列排列，附件名称后不加标点符号。如附件名称较长需回行时，下一行的左边第一种字应与上一行附件名称第一字对齐。附件序号和名称应分别与正文背面所附的附件排列次序和标题相一致。被批转、转发或以命令公布的公文，不应作附件处理，即不加附件阐明。附件是公文的附属公文，是文献的构成部分。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号的应标阿拉伯数字序号；如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识该公文的发文序号并在其后标识“附件”或“附件”加序号。附件中若有附件，一般附在其主附件背面，子附件阐明只注明“附”字和附件名称。印章。公文，除会谈纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章是公文的生效标识。单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只加盖机关印章。印章应端正、居中下压成成文日期，印章上端距正文2-4mm。当印章下弧无文字时，仅如下弧压在成文日期上(下套方式)；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上(中套方式)。两个机关联合制发的公文，需加盖2个印章时，应将成文日期拉开居中，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3mm，并互不相交或相切。三个以上机关联合制发的公文，需加盖3个以上印章时，应在成文日期和正文之间署写各发文机关名称(一般用简称)，加盖对应机关印章，以防止出现空白印章。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最终一排如余一种或两个印章，则居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右空2字标识成文时间。公文用印的颜色为红色，印迹必须端正、清晰、完整。印章加盖后，其字迹应端正地自左而右环行，完整、清晰地体现发文机关的名称，以体现公文的严厉性和有效性。成文时间。成文时间一般以领导人签发的日期为准，联合行文以最终签发机关领导人签发日期为准；会议通过的公文以通过日期为准。成文日期关系到公文的生效时间，国家行政机关公文中成文日期的年、月、日要用中文完整书写(如“二○○五年十一月二十一日”，不能写为“11月21日”或“十一月二十一日”)。单一机关发文的成文日期一般右侧空4个字。联合发文的成文日期标识措施按上面“印章”中对其有关规定书写。党委群团机关成文日期，使用阿拉伯数字如“7月2日”。附注。附注指正文内无法表述，但又需阐明的事项。公文如有附注，标识在成文日期下1行，加括号，左空2字。如“(此件传到达县、团级)”、“(联络人：×××，联络电话：××××××××)”等等。三、版记部分版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等。版记部分位于公文最终一页的底部，均在偶页页面。版记中各栏目间用黑色实线割开。主题词。是按照主题词表选用的用来标引公文主题内容的词或词语，重要功能作用在于以便电脑存储和文献检索。主题词标示版记顶部，左侧顶格，由“主题词”3字(后加全角冒号)及若干词组构成。“主题词”为黑体字，词组为宋体字。主题词须选自规范的主题词表(如《国务院公文主题词表》或本机关的主题词表)，上行文应按照上级机关的规定标注主题词。每份公文的主题词一般不超过5个，其词组的标引次序为：类别词、类属词和文种，词组间不加标点符号，空1字。抄送机关。抄送机关是指除公文主送机关外需执行或知晓的其他机关。“抄送机关”标在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一种抄送机关首字对齐；在最终一种抄送机关后用句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关需要移至主题词之下位置标识时，标识措施同抄送机关。印发机关、印发日期和份数等。印发机关即印发公文的机关，应写全称。印发日期即印制公文的日期，要写年月日全称，用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期在同一行，印发机关左空1字、印发日期右空1字。份数即该文献的实际印发份数，一般标识在印发机关和印发日期之间，或版记最终一行的右下方。如需要标识审核人、校对人时，则可在印发机关和印发日期下1行标识，但规定标识均匀，对称美观。四、公文版式及其他有关规定(一)公文用纸和版心规格《国家行政机关公文格式》国标规定，公文用纸一般采用国际原则A4型（210mm×297mm）；纸的规格一般为60g/m2-80g/m2的胶板印刷纸或者复印纸。公文版心规格为：156mm×225mm(不含页码)。公文页边为：上白边(天头)空37mm±1mm，下白边35mm±1mm；左白边(订口)空：28mm±1mm，右白边(翻口)：26mm±1mm。(二)排版规格公文排印，中文从左而右横排，少数民族按其书写习惯排印。正文用3号仿宋字(16P，其字型高与宽为5.6mm，下同)，一般每页排22行，每行排28个字。行距(即字体高度加行间距离)以3号仿宋字距再加上3号仿宋体字的7/8倍(10.5mm)为宜，一般为10mm。一般公文格式(平行文或下行文)的发文机关标识上边缘至版心为25mm，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。眉首部分下方的红色“反线”(即间隔线)为红色实线，位于发文字号下方4mm，红线粗1mm，与版心同宽，一般长156mm。版记部分的横线为黑色实线，与版心同宽，一般长156mm。(三)公文字号公文的印刷字体，一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文等次序，依次从大到小选用。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识；发文机关标识字与以醒目美观为原则酌定，但一般应不不小于“国务院文献”标识字号，即应<15mm×22mm。发文机关标识版记应由本机关的文秘部门统一规定，不要随意变动，以保证公文权威性。公文标题用2号小标宋体字(21P)。秘密等级和保密期限、紧急程度、主题词标识用3号黑体字，其中主题词词组用3号宋体字。正文、发文字号、主送机关、附件阐明、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等，均为3号仿宋体字。签发人用3号楷体字；份数序号阿位伯数字用3号半角黑体。(四)公文中表格公文如需附表，竖表和横表都应在版心之间。横排的表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口(也称翻口)一边。(五)页码公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页后来的页面不标识页码。(六)装订规定公文一般应左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm

特定公文格式一、上行文上行文用于向上级机关报送的请示、汇报或意见等。上行文格式除具有一般公文格式(平行文和下行文格式)要素外，与一般公文格式不一样之处有如下几点：眉首部分指示城。上行文的眉首部分(文头)须留出供上级领导指示签订意见的空白区(称指示城)，空白区高度为55mm，即眉首区各要素标识比一般公文格式整体下移55mm，发文机关标识与版心上边缘距离为80mm。签发人。上行文应在首页注明签发人姓名。签发人标识形式由“签发人”三字(右加全角冒号)与签发人姓名构成，用3号楷体字平行排列于发文字号右侧，签发人姓名右空1字；其发文字号应左移，左边前空1字。联合发文时，主办机关签发人姓名置于第1行，其他各有关机关签发人姓名从第2行起在主办机关签发人姓名之下按发文机关排列次序依次排列，签发人姓名之间用分号分隔，红色反线对应下移。印章。联合行文的上行文，加盖主办机关的印章。附注。上行文应在附注栏注明“联络人姓名及电话”，外加括号。二、命令命令格式可称为行政机关公文中的最高形式。其格式为：发文机关标识。命令的发文机关标识由发文机关名称(全称或规范化简称)后加“命令”或“令”构成，如“中华人民共和国国家记录局令”，用红色字印制，其字体与一般公文格式的发文机关标识相似，字号由发文机关酌定。其标识位于上边版心线下方20mm处(即距公文纸顶部57mm)。发文字号和正文。命令的发文字号为“令号”，如“第×号”。位于发文机关标识下2行居中排列。在“令号”下2行标识正文内容。签名章和成文时间。由于“命令”或“令”比较严厉、内容简洁，因此正文结束下面须加盖印章和书印成文时间。命令的印章不是发文机关名称印章，而是发文机关负责人(即第一把手)的手写签名章，其位于正文下1行右侧空4字。签名章左空2字标识负责人的职务，如“总理”、“部长”、“局长”等。在签名章下1行右空2字标识成文年、月、日。如几种机关的联合命令，其发文机关为各有关机关，将“命令”或“令”字在发文机关标识后居中排放。签发人名章也依次并列盖印，但主办机关应放第一位，并应注明各签发人职务全称。面对社会公布的命令(令)不加主送机关。其他格式同一般公文格式。三、会议纪要会议纪要格式标识由“×××××会议纪要”构成，其标识位置同一般公文格式，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文字号一般由年份全称和次序号构成，如“〔××××〕第××号”。会议纪要标题可不标发文机关。其最大的不一样之处是，会议纪要不盖机关印章，且一般在正文之后标明主持人、出席人姓名。其他格式与一般公文基本相似。四、信函信函式格式的发文机关名称标识于距纸顶端30mm处，字体一般为小标宋体，字号上发文机关酌定，发文机关名称后不加“文献”二字。如国家记录局函件标识为“中华人民共和国国家记录局”，国家记录局办公室函件标识为“中华人民共和国国家记录局办公室”。在发文机关全称下4mm印一条武文线(上粗下细)，在纸的底部距纸边20mm印一条文武线(上细下粗)，线长均为170mm，左右居中，发文机关名称及双线均为红色。信函的公文标题标识于武文线下空2行，与一般公文格式相似。但秘密等级和保密期限、发文字号则与一般公文格式不一样，并列标识于武文线下第1行。左空1字位置标保密等级或紧急程度，右空1字标识发文字号。其他格式要素均与一般公文相似，但信函格式第1页不编页码。五、请示（一）合用范围请示合用于向上级机关祈求指示、同意。请示是所有相对下级机关都可以使用的上行文种。从行文目的来看，请示可分为祈求指示类请示和祈求同意类请示两种。请示在公务活动中的使用范围较为广泛。在记录机关的工作中，请示是使用频率较高的公文文种之一。请示重要用于：相对下级机关对党和国家的有关路线、方针、政策和法律法令不够明确，祈求上级机关作出明确解释和答复；工作中出现新状况或新问题需要处理，而无章可循，无法可依，难以处理，但愿上级予以明确请示；工作中碰到了困难，需要上级协助处理；因当地区、本系统、本单位状况特殊难以执行统一规定，需作变通处理，祈求上级机关同意的问题；波及本部门业务范围但无权自行处理的重要事项；本机关、本单位意见分歧，无法统一，规定上级裁决的问题；建立机构、增长编制等需要向上级机关祈求指示和同意的问题；其他按上级有关规定应当请示的问题。（二）体式和写作要点1、请示的标题由发文机关、请示事项和文种构成。其请示事项词组前，一般不使用“申请”、“祈求”等词语，防止与文种“请示”在语意上反复。如《××市记录局有关改革区县GDP核算措施的请示》，标题不要写成“××市记录局有关祈求改革区县GDP核算措施的请示”。2、请示的主送机关一般只为一种直接上级机关。受双重领导的机关向上级请示时，明确主送机关和抄送机关。即应根据请示的事项职责归属，主送其中一种负责同意答复的上级机关，抄送另一种上级机关。3、请示正文一般包括：请示原由。请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大和复杂，往往会用稍长的篇幅，分几种层次或从不一样角度加以阐明。不管篇幅长短，都必须把原由说清晰，为请示事项提出充足的事实根据。请示事项。把需要上级机关审批的问题，作出详细明确的阐明，并提出切实可行的意见。祈求批复。请示的结尾一般用“以上请示当否，请指示”、“妥否，请指示”或“以上请示，如无不妥，请批转××××××执行”等常用语。请示批复要写得谦和得体，不适宜用“请即从速批复”之类的祈求语。4、撰写请示应注意如下几点：一文一事，不能一文多事。如请示出现一文多事，使上级机关难以处理并无法一一作出批复。逐层请示。请示一般不能越级行文，如因特殊或紧急状况，需要越有请示时，同步要抄送被越过的上级机关。单头请示。请示的主送机关只能是一种，不能多头请示。需要同步送其他机关的，应用抄送形式，但不能抄送其下级机关。请示一般不直接报送领导者个人。除领导直接交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人。请示和汇报应分开。下级机关需要得到上级机关答复问题时用请示。只汇报工作，不需要上级机关批复的用汇报。请示不易过长。请示的篇幅要力争简洁，不应长篇大论，必要时可用附件阐明。5、机关内部签报机关内部签报，也叫“内部请示”。是指供机关内部使用的一种工作文献形式，不是一种正式的公文文种。常用于机关内部下级向上级请示工作，其内容类似上行文范围。签报的标题一般为《有关××××××问题的请示》；主送对象一般为直接的上级领导人；正文可按照请示正文的构造，阐明详细请示事项；结尾用语一般用“以上请示妥否，请指示”、“以上意见当否，请示”等字样；落款注明单位名称，一般由单位正职或主持工作的领导人签订姓名；成文日期为呈报单位负责人签报的日期。签报和请示的共同点是下级向上级请示工作时使用，两者的行文目的、基本构造相似，写作时都规定一文一事。不一样点为：请示是正式文种，具有法定效力，而签报不是法定文种，是一种内部文献形式，一般只在机关内部使用；请示主送上级机关，并以发文机关的名义上报，签报则主送上级领导个人，落款由单位领导人签名。使用机关签报(内部请示)需注意如下几种问题：一是签报和一般工作汇报不可混淆。如将请示写成汇报则可理解为不规定领导指示，往往会误事。二是签报一般只呈报一位领导人(即本单位的上级主管领导)，与否需要转呈其他领导，由主管领导决定。三是签报不得直接呈送领导者个人，一般应先送办公室登记，由办公室提出拟办意见后呈送领导人。在请示公文的使用中，我们常会碰到请示与汇报使用混淆的问题。根据国务院新《措施》，祈求和汇报是两个不一样的独立文种，祈求和汇报有着明显的区别。其重要表目前：(1)行文的时间不一样。请示的事项，必须通过上级机关审核同意后方能办理。因此，祈求必须事前行文。汇报是下级机关为使上级机关理解和掌握下级状况而制发的公文。因此，汇报可以在事中或事后行文，一般状况下汇报多是在事后行文。(2)行文的目的不一样。请示的目的在于祈求上级机关答复问题、审批有关事项或处理困难，请示带有祈求性，一般上级机关应及时予以答复。汇报则不一样，汇报是为了让上级机关理解状况，掌握事项的动态，更好地指导工作，到达下情上达的目的，汇报的事项一般无需上级机关同意或批复。(3)行文内容不一样。请示必须一文一事，切忌一文数事。汇报可以一文一事，也可以一文数事。(4)处理方式不一样。上级机关收到汇报一般只作“阅件”处理，在一定范围内传阅。而对下级呈送的请示，上级机关必须对其内容进行研究及时给出批复。因此，请示与汇报两个文种不能混淆，即不能将该用汇报的错用请示，或将该用请示的错用汇报；请示与汇报也不能合用，切忌不可将请示或汇报的事项合用“请示汇报”形式上报。这里还要尤其指出的是，不相从属机关之间请示同意事项不应用请示，而应当用函。有的部门为了对平行或不相从属的机关表达尊重，往往用请示向不相从属机关祈求同意事项。需知请示是上行文，只能向有从属关系的上级行文时才能使用，向平行或不相从属机关申请项目、经费，或问询事项等，不得使用请示。因此，各级记录局向同级政府部门(如发展改革委、财政厅(局)等)祈求同意事项，应使用“函”。同理，国务院部门与国务院办公厅、地方部门与本级政府办公厅，如(国家记录局与国务院办公厅，省记录局与省政府办公厅)属平行关系，各级记录局一般也不应以请示向本级政府办公厅行文，一般应使用函。六、报告汇报合用于下级机关向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的问询。汇报是所有相对下级机关都可以使用的上行文，各级记录机关都可以使用。汇报按其波及的范围，可分为综合汇报和专题汇报；按其行文的目的和规定，可以分为呈报性汇报和呈转性汇报。本章陈说的内容分为工作汇报、状况汇报、答复汇报。

工作汇报一、合用范围工作汇报合用于下级机关向上级机关汇报一定期期内工作总体状况，包括重要作法、成绩经验和问题等；或某一种阶段、某项详细工作的进展状况、对某项工作或某方面工作提出意见或提议等。工作汇报按其内容可分为综合汇报和专题工作汇报。二、体式和写作要点(一)工作汇报的标题由“发文机关+汇报事项+汇报”构成。(二)汇报应主送一种上级机关。如需送双重领导的上级机关应写明主送机关和抄送机关。必要时可抄送有关平行机关和直接下级机关。(三)正文的开关要写明汇报的根据、目的、原由，并用过渡语“现将……汇报如下”引出汇报的主体内容。(四)正文主体的重要内容包括：一是概述工作的基本状况，及对工作的基本估价。二是归纳、提炼重要成绩和经验（或做法与体会）。三是找出问题和教训，以便此后采用对应的措施。四是在些工作汇报还可以提出对此后工作设想和打算，便于上级机关掌握状况或决策时参照。(五)汇报结尾一般可使用“以上汇报，请审阅”、“以上汇报，请审核”等常用结尾语，或自然收束。(六)汇报撰写时要合理安排其整体架构和内容。开头要概括、简洁，开门见山，直奔主题；成绩和经验要详实；问题与教训不作过多铺陈；工作设想和打算要简要扼要、突出重点，有针对性。篇幅较长的工作汇报，要条理清晰，层次分明，构造严谨。向上级机关的工作汇报内容须是重大活动或任务，以及某项重要工作状况，且确有必要时，才可向上级做汇报。切不可事无巨细，事事汇报。应防止以机关名义向上级领导者个人报送汇报。根据规定，除上级领导直接交办的事项，或属紧急重大突发事项外，不得以机关名义向领导者个人报送汇报。贯彻上级领导批办事项的汇报，一般也应报送上级机关，按行文程序办理。地方各级记录机关向上级记录机关报送汇报时，也应遵照这方面的有关规定。要注意把握汇报与祈求的区别。从两者行文目的看，汇报的目的在于汇报工作、提出意见和提议，以便上级机关理解本单位的状况，从而有针对性地予以指导；而请示的目的是祈求上级机关对某一事项或问题作出指示或予以同意。从行文目的看，汇报不规定上级机关答复；而请示则规定上级机关及时批复回答，予以明确答复。实际工作中，汇报与请示混用的状况有：一是文种误用或内容表述混淆。如有的汇报工作的汇报用了“请示”，有的汇报文中用过渡句“现请示如下”。二是工作汇报中夹带有请示性事项。三是请示汇报并用，即把工作汇报和请示两个文种合并在一起同步使用。如《有关***工作的请示汇报》。状况汇报一、合用范围状况汇报合用于下级机关向上级机关及时反应汇报重大事故、严重自然灾害、重大突发事件，以及带有倾向性的问题和提供决策信息等，以使上级机关及时理解有关状况，掌握发展动向，作出对的判断，为其提供决策参照。此类汇报一般包括反应某项工作、某首先状况、某个问题的汇报。状况汇报可以分为事件性汇报、问题性汇报、某一活动状况汇报等。二、体式和写作要点(一)状况汇报的标题和主送机关写法与工作汇报基本相似。(二)状况汇报正文首先对所要反应的状况或问题进行概述，然后重点论述详细事项，分析产生问题的主客观原因，最终提出处理意见和措施。一般采用三段式构造：“状况、问题、提议”。状况要精确、清晰；问题要突出主次，力争详细、深刻；提议要有针对性，且行之有效。状况汇报除清晰写明背景事实，要针对有关问题提出处理意见和措施。(三)状况汇报结尾一般常用“以上汇报如有不妥（或不妥），请指示”句式，祈求批转的重要的且带一般意义的汇报，结尾用“以上汇报如无不妥，请批转……贯彻执行”等句式，或自然收束结尾。(四)状况汇报要突出“状况”。包括上级关怀的状况和问题等，尤其是工作中的新状况、新经验、新问题。在构造安排上，既可以按照事件发生发展的时间先后次序叙写，也可按所提出问题的主次来写。(五)状况汇报一般要“一事一报”，报送及时、内容单一，便于领导机关及时理解和掌握状况，有针对性地迅速作出反应。状况汇报有严格的内容规定。汇报事项应为事关重大的状况和问题，内容重要，状况精确，事实清晰，提议可行，符合规范化的格式。汇报是上行文，主送机关应是有从属关系的直接上级机关，一般不应越级上报；在紧急状况下越级上报时，也应同步抄报越过的直接上级机关。除领导亲自交办的事项外，汇报不得主送领导者个人，也不应主送上级机关的同步，主送上级机关负责人。状况汇报虽然是反应工作中出现的新状况、新问题，但主送机关应为直接上级机关，不得向平行机关或不相从属机关报送汇报。状况汇报要遵照一事一报的原则，主旨明确，一件汇报只汇报一项工作，体现其专一性，切忌在同一汇报中反应几件个不相干的事项和问题。汇报中不能夹带请示事项。状况汇报应及时，具有较强的时效性。应注意状况汇报与工作汇报和意见文种的区别。状况汇报与工作汇报的区别是：状况汇报是用于向上级汇报、反应重要状况、问题及动态的汇报；工作汇报是用于向上级机关汇报工作活动状况的汇报，它侧重于陈说工作的开展状况、重要作法、经验和教训等。状况汇报与上行文“意见”区别在于：状况汇报侧重于反应状况，不规定上级作出明确答复。只有所反应的状况带有普遍性，且针对问题提出的处理措施具有指导作用时，可规定上级加以批转，即一般所说的“呈转性汇报”。而上行文意见虽然也陈说状况但这里的状况具有特定的内容，它一般是对工作中碰到的某一重要问题作出分析与见解，意见陈说状况的目的在于对意见的提出作铺垫，所提意见和见解，重要是提供应上级机关批转或转发。答复汇报一、合用范围答复汇报合用于下级机关答复上级机关的问询。包括答复上级机关行文问询和上级领导指示交办事项状况的汇报。这种汇报针对性和时效性强。二、体式和写作要点(一)答复汇报开关扼要论述汇报的事由，即答复的上级机关问询内容或交办的详细事项或任务，后以过渡句“现将……状况汇报如下”引领下文。(二)正文写明问询事项的详细状况及交办事项或任务的办理状况和成果。最终以常用语结尾。(三)答复汇报内容较为单一，上级问询什么，就直接回答什么，专题专报。若是上级责成办理或检查有关事项，就应按“状况、分析、提议”三部分写。假如是向上级机关检讨某项工作中的错误，应首先概括陈说事件始末，然后分析导致错误的原因和应负的责任，最终写明处理成果及此后的改善意见。答复汇报行文中应注意如下几点：一是除上级机关领导者个人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导者个人报送汇报。二是答复汇报正文应根据上级机关或领导人的问询，有针对性地作出汇报，要突出专一性、时效性。七、通知告知合用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相从属机关的公文，传达规定下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。告知常用于下行文，也可作为平行文用于平行机关或不相从属的机关，但不能用于上行文。告知是公文中用途最为广泛、使用频率较高的文种，各级行政机关都可使用，人民团体和企事业单位也可使用。告知传达的周知、办理或执行的事项均有明确的时间规定，具有较强的时效性。告知的分类提法较多，根据新《措施》，告知大体上可分为批转告知、转发告知、传达告知和任免告知。传达告知又包括公布性告知、布署性告知、知照性告知、会议告知等。批转告知和转发告知一、合用范围批转告知用于批转下级机关的公文。批转告知的“批转”意即“同意并转发”，常用于如下几种状况：一是上级机关认为所属下级机关所确定的重要措施，需要其他下级机关普遍贯彻执行的，可用批转告知下发，如《国务院批转人口普查领导小组、公安部有关在第四次人口普查前进行户口整顿工作汇报的告知》。二是一种或几种同级机关，就处理有关自身业务范围内的重要事项提出处理意见，祈求上级机关指示、同意，上级机关认为该问题重要，带有普遍性，不用“批复”答复，而使用“批转告知”告知所属机关遵照执行，如《国务院批转国家记录局有关建立国家普查制度改革记录调查体系请示的告知》。三是上级机关对下级机关上报的需要上级支持和协调的问题，以及上级机关认为下级机关上报的问题具有普遍指导意义，需要其下属机关引起重视或执行的，也常用“批转告知”，如《国务院批转国家计委、国务院生产办、国家记录局有关改善工业生产评价考核指标汇报的告知》。批转告知一般只印发下级机关，也可同步抄送有关平级机关。转发告知用于转发上级机关和不相从属机关的公文。转发机关不受等级制约，只要符合有关规定，都可以使用。需要转发的公文，不管是转发上级机关还是不相从属机关的公文，都应当对本机关、当地区、本系统或本部门有指导、借鉴意义或参照作用。转发告知一般印发下级机关，也可抄送有关平级机关。二、体式和写作要点(一)批转告知和转发告知均按下行文的通用格式，公文要素必须齐全。(二)告知标题由“发文机关名称+事由+告知”三要素构成，事由一般为“批转（转发）+来文机关名称+来文名称”。如《国务院批转国家记录局有关建立国家普查制度改革记录调查体系请示的告知》为批转告知的标题，《国务院办公厅转发国家记录局、国家经贸委有关做好工业记录制度改革意见的告知》为转发告知的标题。(三)批转告知内容由批转告知正文（或称批语）与被批转的文献构成。批转告知正文重要包括两部分：一是明确直述对批转文献的态度并提出一般执行规定，常用“×××（指同意机关或领导）同意（或原则同意）《××××××的请示》，现转发给你们，请认真贯彻执行”等表述方式；二是必要时强调被转批文献所波及工作的重要性，或突出来文的重点内容，强调来文的基本精神，并提出详细的指导性意见。(四)转发告知内容亦由转发告知正文（或称批语）与被转发的文献构成。转发告知正文开头则应用转述，如“《××××××意见》已经×××（指批转机关的上级机关或领导）同意（或原则同意），现转发给你们，请认真贯彻执行”的表述方式。必要时也可对其所波及工作重要性加以强调并提出详细规定。(五)批转告知和转发告知结尾一般不用常用语，正文结束后自然收束。(六)批转告知和转发告知的标题应规范、简洁、通顺。一要尽量概括简化，不要过于冗长，如：批转、转发几种机关联合发文，标题中可简化为在主办机关名称后加“等部门”（或“等单位”）的形式，省略其他机关名称；批转、转发一种机关的几种有关文献，标题可只标第一种文献标题，后加“等×个文献”，不需将被转发文献标题一一列出。二是标题中一般不带标点符号，且不要出现介词和虚词反复。如《××省妇联有关批转××市妇联〈有关××××××（指事由）的意见〉的告知》，可写为《××省妇联批转××市妇联有关××××××意见的告知》。(七)撰写批转告知和转发告知正文时，应完整列示被批转和转发的文献标题（可不用引公文的发文字号），不应简化或省略被批转和转发文献标题的发文机关名称、事由和文种。对所批转、转发的文献的执行规定，应恰当地选择公文的常用语，批转告知一般使用“认真贯彻执行”、“认真贯彻贯彻”、“遵照执行”、“切实遵照执行”等；转发告知一般使用“贯彻执行”、“遵照执行”、“参照执行”、“供参照”、“供研究”等，以上用语的含义有一定差异，应根据发文目的和被批转、转发文献的重要程度精确使用。(八)需要尤其强调的是，被批转或转发的文献是告知整体内容的构成部分，与正文具有同等的效力，因此不能作为附件处理。对被批转或转发下级机关的公文，批转和转发机关要进行审核，保证精确、规范。批转告知和转发告知，其常见和应注意的问题有如下几点：一是要根据行文关系和合用范围，对的选用批转告知和转发告知。从行文关系看，只有上级机关可以批转下级机关的公文，不相从属机关只能用转发告知转发给下级或平行机关。二是批转和转发告知的写作应符合规定。写作上常见的问题有：有的告知标题冗长、滥用书名号（《》）和介词“有关”反复；有的标题简而不明，似是而非，如《有关转发两个文献的告知》，标题中看不出转发公文的名称；有的标题缺乏文种，如《×××××转发有关××××××的意见》，标题中错将被转发公文的文种当作告知文种；有的将批转和转发的公文以附件阐明格式列为附件，等等。三是要对的把握批转告知、转发告知、印发告知的区别。批转告知有指令性，下级机关及有关人员必须执行；转发告知有的需要执行，有的只作借鉴或参酌；印发告知重要是传达周知或执行事项。批转告知是转发下级机关公文，转发告知可转发上级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