行政部管理程序文件

目录一、招聘管理程序二、培训管理程序三、考勤管理程序四、离职管理程序五、薪资管理程序六、宿舍管理制度七、饭堂管理程序八、用车管理程序九、门禁管理程序招聘管理程序目的:1.1为使企业招聘、录取的实行和管理深入制度化、规范化和原则化；1.2提高招聘效率，适应企业整体发展的需求。2．范围：合用于东莞瑞辉机械制造有限企业全体员工3．责任部门：3.1各部门提出人力需求,确定好岗位阐明,参与面试审核,确定录取人选；3.2行政部人事组进行人员招聘计划、确定招聘渠道,参与面试、背景调查为用人部门的录取提出提议,办理入职手续,劳动协议/有关协议签订等手续。4．招聘流程4.1各部门根据业务发展需求，提出人力需求，并填写《人员需求表》,经行政部审核,呈总经理核准；4.2行政部人事组收到经总经理核准后的《人员需求表》,根据使用部门填写规定,选择对应的招聘渠道(网络招聘、现场招聘会、内部提高、社会招聘等)；4.3招聘信息于一种工作内拟订完毕,经行政部经理审核后,由人事专人在一种工作日内进行公布；4.4行政部在收到应聘资料后,进行初步筛选,确定初试人员名单。4.5面试:(1)面试由行政部组织,与用人部门共同面试；(特岗人员需由总经理参与面试)(2)所有应聘人员均需填写《求职登记表》；(3)用人部门侧重专业技能测试,各主管应选择靠近现实环境的模拟个案来测试应聘者的能力措施,测试内容抄送行政部立案,或注明在《求职登记表》；(4)行政部负责素质方面的测评,并详细记录在《应聘人员面谈登记表》内；(5)主管级如下职位由部门负责人进行面试,主管级及有关重要技术岗位人员与由总经理主持面试；(6)复试合格人员,在2个工作日内告知人员办理入职手续,(有关证件\照片等)根据岗位(管理类)可进行上任企业进行工作背景调查。4.6入职手续:(1)录取人员将有关证件复印件及照片交于行政部人事专人,并填写《入职登记表》；(2)录取人员必须保证向企业提供的资料真实有效,或发现虚报伪造,企业有权按有关规定处理；(3)新进人员在当日安排职前培训,详细实行参照《培训管理程序》；(4)行政部人事组在新进人员入职一种月内安排签订《劳动协议》及有关协议。4.7试用与转正(1)试用期:员工的试用期原则上是3个月(依状况可为1至3个月),用人部门对试用期内的员工进行考核,行政部人事组提供有关资料做为辅助考核,员工在试用期内,其直接主管人员和行政部必须关注其体现,做出对的判断,防止给企业带来损失,试用期内员工体现优秀,可申请提前转正；(2)转正:新员工于试用期满一周提交<试用期总结>,经同意后由行政部人事组办理转正手续。5、有关表单文献明细5.1《人员需求表》表单编号:HR-00015.2《求职登记表》表单编号:HR-00025.3《应聘人员面谈登记表》表单编号:HR-00035.4《入职登记表》表单编号:HR-00045.5《劳动协议》表单编号:HR-00055.6<试用期总结>表单编号:HR-0006二、培训管理程序1.目的1.1提高员工的意识和工作能力,保证满足职位工作规定；1.2创立学习型组织,培养高素质后备人才队伍,推进企业持续发展。2．范围：合用于东莞瑞辉机械制造有限企业全体员工3.定义3.1培训:用系统的措施改善员工的知识、技能、态度,使其能到达既定的工作水平；3.2开发:为准备获得提高或深入发展员工传授完毕未来工作所必须的知识、技能、态度的过程,较培训具更广泛的内涵；3.3课时:讲课时间,每课时相称于1小时；3.4职前培训:即入职培训,对新进员工进行的通用性培训(厂纪厂规,企业概况简介等)；3.5在职培训:对在职人员进行的各类培训,包括技能、心态、管理类等课程。4.责任部门总经理:提供培训与开发的总体政策，保证培训工作的顺利开展；倡导和建立适合培训的企业文化；行政部:对培训与开发进行总体规划，制定培训与开发的有关制度及程序；增进各部门制定培训计划，监督所有培训活动的开展，跟进培训效果，提供有关资源、技术及政策支持；负责新员工培训；员工培训记录及有关档案管理；培训教材管理；各部门:对所属员工进行培训需求分析，制定并实行培训计划；安排对新员工进行传帮带。财务部:培训费用管理。5.培训流程5.1职前培训:在员工办理入职手续后进行<职前培训>,波及企业各项规章制度,管理人员简介等，受训人员需填《培训登记表》,在培训完毕后做简朴的测试评估,将《培训登记表》输入电子档,以备后续查询；5.2在职培训:行政部每年十二月前发《培训需求调查》至各部门,由部门负责人填写需求,根据此表行政部人事组制定《年度培训计划》呈行政部经理审核,交总经理核准后,安排监督《年度培训计划》实行,对应的培训教材审核搜集,对未完毕培训指标的处理及时沟通并跟进。5.3外部培训:当收到外部培训机构的课程安排,报总经理审批后,安排有关人员签订《培训协议书》,跟进培训机构保证培训正常实行。6.有关表单文献明细6.1《培训需求调查》表单编号:HR-00076.2《年度培训计划》表单编号:HR-00086.3《培训登记表》表单编号:HR-0009三、考勤管理程序1.目的为加强管理,严格考勤纪律,应企业规范管理需求及根据《劳动法》《劳动协议法》,特制定本程序。合用范围企业全体员工职责部门3.1行政部人事组:负责记录、监控考勤(请假、迟到、早退、公差等)的执行状况；3.2财务部:负责核算、于每月二十五号左右发放薪资；(现金发放或由银行代为转账发放,依实际状况)3.3其他部门:遵守、配合执行。4.考勤程序4.1上班时间上午07:30-12:00(其中09:30-09:45为休息时间)下午13:30-17:30(其中15:30-15:45为休息时间)4.2加班时间(1)平时加班:因生产需要,于正常工作时间外延长工作时间；(2)公休日加班:因生产需要,于公休日上班；(3)法定假日加班:因生产需要,于法定假日上班；(4)员工加班应事先填写《加班申请单》,经部门负责人审核后,依状况决定与否需总经理签核,交行政部人事组计入考勤；(5)加半以半小时为计算单位,未满半小时部分不予核计；(6)连班遇用餐时间应扣队至少30分钟；(7)员工因工作需要被指派加班时,如无特殊理由应全力配合。4.3刷卡规定(1)严格执行上、下班刷卡制度,严禁代人打卡,违者双方记警告一次并按旷工处理；(2)严禁迟到、早退,违者15分钟以内的,每分钟向福利基金乐捐1元,超过15分钟的按旷工半天处理；(3)无考勤记录的,必须填写《补签卡申请单》,由部门负责人签核后交由行政部,每签卡1次,向福利基金扣款15元/次；(4)考勤IC卡丢失时,应在刷卡前5分钟向本部门负责人反应,同步办理补签卡,并至行政部重新办理IC卡,需向福利基金乐捐20元,逾期未办理者按旷工处理。4.4请假规定(1)假别种类:公休假(周日),法定假,年休假,婚假,产假,丧假,工伤假,病假,事假；(2)所有假期以不影响企业生产为原则,若影响生产,则必须配合上班,择日补假；(3)员工有事需请假时,需提前一天向部门负责人提交《请假卡》,经同意后方可休假,并将《请假卡》交由行政部人事组记算考勤；(4)婚假,丧假,产假,病假时,在返厂至行政部交有关证明文献(结婚证复印产,死亡证明,出生证明及医院病历等)才能消假,否则视为旷工；(5)原则上不容许电话请假,有特殊状况,当事人在与部门负责人沟告知还应征得总经理同意,返厂后当日补《请假卡》,逾期视为旷工；(6)主管职人员请假时,必须经总经理同意才可休假,主管级如下人员经部门负责人同意即可。4.5出差规定(1)因工作需要出差时,员工需填写《客服安排表》,员工出差需经本部门负责人同意,组长级以上人员需部门经理同意,经理级人员需交由总经理同意,以团体开式出差必需经总经理同意后方可；(2)行政部人事组依《客服安排表》将出差人考勤录入；(3)出差产生费参照财务部有关管理程序。4.6旷工规定(1)未经主管同意擅离职守或无端不到者；(2)临时外出未按规定请假者；(3)未经请假或假满未补假而私自不到者；(4)每旷工一天,扣三天薪资,一年中旷工三天以上者,取消其有关奖金等福利；(5)实领薪资以应领薪资减去旷工扣款计算。5.有关表单文献明细《加班申请单》表单编号:HR-0010《补签卡申请单》表单编号:HR-0011《请假卡》表单编号:HR-0012《客服安排表》表单编号:HR-0013四、离职管理程序1.目的对员工离职管理进行规范,让员工在离职时其工作能顺利移交,保证工作的持续性和稳定性,并保证企业和离职工工的合法权益。2.合用范围合用于企业各维人员离职的申请、审批、移交、结算等过程的控制。3.职责与权限3.1员工提出离职申请,并完毕与有关部门及人员进行工作、物品、工具、文具、借款、退宿等移交手续；3.2离职本人签名后,用人部负责人或有关领导负责员工离职的审核；3.3行政部人事组负责离职调查、离职面谈、挽留及最终离职办理,考勤核算；3.4有关部门负责办理交接手续；3.5财务部负责离职工工薪资核算与发放。4.离职类别4.1离职分为:试用期内离职、转正协议期内(辞职、解雇、开除)、协议期满离职、自动离职；4.2定义及办理程序4.2.1试用期内离职A、试用期内离职主管级及如下员工试用期内离职，应提前3日告知企业，并填写《离职申请表》，经部门负责人、行政部确认后方可离职结算工资。经理级及以上员工离职，经部门负责人、行政部、总经理同意后方能生效；B、员工试用期内或试用期满，经考核，工作体现未符合岗位规定者，须解除劳动协议，当日即可办理离职手续；4.2.2转正协议期内(辞职、解雇、开除)A、辞职:因个人原因辞去工作，员工本人必须提前一种月填写《辞职申请表》向部门负责人、行政部提出申请,主管级及如下员工申请离职，经部门负责人、行政部核准后方能生效；经理级及以上员工申请离职，经部门负责人、行政部审核，总经理同意后方能生效；B、解雇:解雇一般员工由部门负责人提前一种月以书面形式告知《解雇告知表》员工，经部门负责人、行政部同意后即可生效；解雇经理级及以上员工则由主管提出，经总经理同意后生效；C、开除:员工因触犯国家法律或因个人原因给企业或他人导致尤其重大且无法逆转的损失，企业将予以开除。对于波及触犯国家法律法规的员工，部门应及时知会企业领导，并将涉嫌员工移交国家司法部门处理。开除程序及离职手续与上同；4.2.3协议期满离职:协议期满员工不再与企业续签协议者，由员工在协议期满前一种月以书面形告知部门负责人，经部门负责人、行政部签批后生效；协议期满企业不与员工续签协议，由行政人事部在协议期满前一种月以书面形式告知员工本人，经部门负责人、行政部同意后生效，经理级以上经总经理同意；4.2.4自动离职:员工无合法理由而持续旷工15天，企业予以除名处理,手续办理：各部门负责人在员工自动离职的当日须及时填写《辞职申请表》，交行政部做人事档案的调整,行政部在收到员工《辞职申请表》自离告知书后立即调整人事档案，以备后来查阅；5.离职程序5.1行政部与离职工工面谈，并将离职原因及离职者对企业的良好提议记录在《离职工工面谈表》上，作为对企业管理的增进；5.1、离职工工须在离职生效日前将本职工作移交，并在最终工作日次日到行政部办理离职手续；5.2、离职工工在行政人事部领取《离职交接清单》，按清单上的环节逐一办理；5.3、所在部门：移交工作、办公用品、办公钥匙；5.4、财务部：结清与企业等的借支款项；5.5、行政人事部：交回名片、各类证件、电脑设备、移交宿舍用品、结算有关费用；5.6、离职工工、解雇员工于领取离职工资时间，由财务部提前一天告知。6.有关表单文献明细《辞职申请表》表单编号:HR-0014《解雇告知表》表单编号:HR-0015《离职工工面谈表》表单编号:HR-0016《离职交接清单》表单编号:HR-0017五、薪资管理规定1．目的为了合理确定企业员工的薪资,完善企业鼓励机制,充足调动企业所有员工的工作积极性,本遵照国家有关劳感人事管理政策和企业其他有关规章制度,特制定本规定。2.合用范围本规定合用于全体员工(临时工除外)3.定义员工根据企业安排上班时间(根据劳动局和社会保障部1月10日公布的《有关职工整年月平均工作时间和工资折算问题的告知》月计薪天数为21.75天,月计薪工作小时为174小时<21.75*8小时=174小时>),企业支付其全额支付其薪资。薪资规定(1)工作时间,因生产或工作的需要,可以调成天数以及上下班时间,根据生产计划需要,也可以对个别周末进行调休；(2)工资构造(基本工资+加班费+职务奖金+技术奖金+绩效奖金+全勤奖-扣款)；a、基本工资:按照企业当月工作安排时间正常出勤时,全额支付基本工资,出现缺勤且不属于认定有薪缺铴状况时,按照国家规定计薪时间,扣队缺勤时间工资；b、加班费:超过174小时部分为加班时间,小时工资计算=基本工资/174小时,加班费原则根据劳动法规定平时、公休日、法定节假日,支付倍数分别为150%、200%、300%,计算措施:小时工资*加班时间*相对应的加班支付倍数比例；c、职务奖金:在企业担任管理职务人员,每月支付职务奖金,职务奖金根据职务不一样存在差异,当职务因其他状况有变更时,企业有权取消其对应的职务奖金,职务奖金发放或取消由职务的任命或取消时间来鉴定,根据《管理岗位胜任考核表》对上个月工作体现进行评估,根据评估成果支付奖金,奖金金额为当月全勤工资总额的15%左右；d、技术奖金:综合工资超过3000元/月,设置技术奖金,技术奖金为当月全勤工资总额的15%左右,对一种评价周期的工作体现进行评估；e、绩效奖金:根据《员工绩效考核表》的绩效指标,对一种评价周期工作体现进行评估,根据考核成果按照被考核人职级对应奖金支付绩效奖金,绩效奖金为当月全勤工资总额的10%左右；f、全勤奖:当月请假不超过8小时(具有安排的加排时间),所有岗位可享有全勤奖150元/月；g、年资奖:员工入职满一年时可享有50元/月,最高限额到200元/月；j、扣款项目:员工如违反《奖惩管理条例》参照厂纪厂规中,按对应的奖惩金额在工资中体现,对于企业财产导致损害进行赔偿损失的,休假扣除,其他个人应缴纳的费用(保险\税金等)；(3)财务部收到行政部记录出的人员考勤明细计算企业员工上月工资,发放《工资条》至员工确认签字后,呈总经理签核后发放工资；(4)工资支付企业于每月25日左右(以实际告知时间为准)发放上一种月薪资,现金支付或者由有关银行代为发放至员工银行账户内。5.有关表单文献明细《管理岗位胜任考核表》表单编号:HR-0018《员工绩效考核表》表单编号:HR-0019《奖惩管理条例》表单编号:HR-0020六、宿舍管理程序1.目的为给大家提供一种舒适、安全的住宿环境，保障大家的休息，特制定本管理规定，供大家遵照执行；2.合用范围本管理规定合用于宿舍入住的所有员工；3.入住规定凡入职瑞辉员工,在行政部办理好入职手续后,即可入住宿舍,已分派宿舍人员必须服从宿舍管理人员的管理、协调和住宿安排，任何人不得私自调换楼层、房间和床位，违者将限期搬回,员工所分派钥匙只准本人使用，不得私配或转借同宿舍以外人员使用，凡外出员工必须在23：30时前回宿舍，晚上23：30准时熄灯并不得出入宿舍,入住期间请节省水电资源,减少不必要的挥霍；4.住宿管理4.1借宿:A、员工亲属探亲,经员工本人向部门负责人提出申请交行政部同意后,可以视状况予以办理；B、企业员工如因个人状况需借宿在企业宿舍,需经本宿舍人员同意入住,且同步需遵守宿舍的有关管理条例；4.2退宿:A、员工本人因个人意愿需申请外宿时,填写《外宿申请》并附有有关《外宿协议》,经部门负责人审批交行政部予以办理；B、行政部开立《物品放行条》,需经同宿舍人员签字后,将个人行李及《物品放行条》至保安室,经保安人员对其行李进行检查后方可放行；4.3物品维修:A、平常维修需该宿舍人员告知行政部,行政部将安排电工进行维修,住宿人员不得对水电进行私自更改,平常维修含(更换水龙头,灯管.维修门,窗,床),对于恶意破坏,产生的维修费用需由该宿舍人员分摊；B、重大维修(线路的改装,水管爆裂,管道非人为堵塞,补漏)由企业请电工或专业外修人员修理,其费用由企业承担；4.4住宿费用规定A、原则上企业提供免费入住,鉴于有关福利,企业为员工宿舍配置空调,在每年10月至次年5月员工入住宿舍,企业承担所有的费用；B、每年6月至9月为高温天气,也是全国用电高峰期,鉴于节省资源的控制及管理,每间宿舍企业承担50元电费(工业用电1元/度,即每间每月用电企业承担50度),行政部于每月底进行电表抄数进行核算公布,超过使用度数金额的,由该宿舍入住人员入住进行分摊；C、行政部于每天安排人员到宿舍进行检查,如被检查该宿舍在上班期间无人在宿舍状况下,灯未关空调在使用中时,该月该宿舍所产生水电费用由该宿舍入住人员全额承担；4.4管理条例:1、上班期间请假在宿舍休息时，如遇查房，应积极配合，不得故意刁难或无理取闹；2、凡辞工或被解雇、开除的员工行李一律凭行政部《物品放行条》，并且在员工下班时间才能放行；3、员工宿舍严禁男女混宿（夫妻房除外）,不得在异性宿舍内洗澡、躺卧、或穿著不整洁、或洗晾衣服；4、必须爱惜宿舍公物，如有损坏则按原价赔偿，属故意导致者，从重惩罚，若无人承担责任，则由该宿舍住宿人员分摊赔偿费或维修费；5、保持宿舍内所有设施原状，不得私自增拆水龙头、电插座、开关等水电设备，不得在宿舍任何地方（包括门、窗、墙壁等）乱涂乱画、乱钉钉子、乱贴画片；6、保持宿舍的清洁整洁，常常清理房间及床位，不得随地吐痰、倒水、乱扔果皮、纸屑等杂物，垃圾应统一倒在走廊的垃圾桶内，严禁将杂物从窗户阳台上往外抛扔,违者将予重处；7、严禁在阳台上放口杯、桶、热水瓶等各类物品，不容许把衣服凉晒出阳台外面；8、注意节省用水、用电，爱惜公物，不准在宿舍内使用电热毡等取暖用品，不得用电炉，不准在墙上乱钉、乱写乱划，做到水龙头有开有关，人离房间要关灯关空调；9、用膳应在食堂内进行，不得带入宿舍或自己煮食，在宿舍严禁使用电炉、煤油炉、电饭煲、电炒锅等电器,以防止发生意外事故；10、严禁在宿舍区域内大声喧哗及大音量开放收、录音机、电视机等音响设备．严禁将桶、盆等对象摔碰发生噪声影响他人休息；11、不准在宿舍内酗酒(喝烈白酒)、聚赌、封建迷信及其他犯罪活动，凡将房门顶死或超过夜间11:00在宿舍玩扑克、打麻将等活动的以赌博论处；12、任何人不得私藏凶器或危险品；13、严禁私自将企业物品带回宿舍，一经查出，将予没收并重罚至开除；14、严禁盗窃他人钱物或私自取用他人财物，一经发现或查出，将予重处或开除并送有关部门处理；15、凡违反上述规定者，将根据情节轻重作违反厂规予以经济罚款或开除处分,所惩罚金额交由福利基金；5.有关表单文献明细《外宿申请》表单编号:HR-0021《外宿协议》表单编号:HR-0022《物品放行条》表单编号:HR-0023七、饭堂管理程序1.目的我司为以便员工用餐，企业设有饭堂，供各部门员工免费使用2.用餐时间：早餐：早上07:00－7：30中餐：中午12：00－12:30晚餐：下午17:30－18:003.饭堂管理:3.1用餐申请,新入职工工行政部会安排其住宿和用餐,在职人员用餐状况由行政部前台于每月底进行记录,有申请但未至饭堂用餐时,如被查到按10元/餐,所罚金额交福利基金；3.2退餐申请,员工因个人原因不能在厂用餐时需提前2小时告知行政部前台处,否则按申请未用餐进行处理；3.3用餐规定1.员工就餐应在餐厅内进行，不得将饭菜拿出外面或带入宿舍，用餐完毕应立即离开餐桌，不得长时间占用餐桌，以便于背面员工用餐；2.每位员工都应保持餐厅卫生、整洁，用餐后将凳子归位并将剩饭剩菜应倒入指定的垃圾桶内，不准倒在餐桌、凳上或泼洒地下，如有乱倒饭菜者责令打扫洁净；3.非饭堂工作人员一律不得在饭堂内用餐或洗碗，请在餐厅用餐及指定地方洗碗，不得使用饮用水洗碗，不得在用餐区内随地倒洗碗水；4.爱惜餐厅的公物，若有损坏，照价赔偿，属故意者，加倍赔偿，行为恶劣者或损坏严重者，从严处理；5.用餐根据个人需要盛饭，尽量做到不挥霍，对于一再挥霍的现象企业行政部将会予以当事人严厉处分；6.对食堂之饭菜或卫生，员工故意见，不能私自通过争执来处理，应向部门主管或直接到行政部投诉；7.以上规定若有违反，将根据情节轻重按厂规论处予以经济惩罚或开除。4.有关表单文献明细无八、用车管理程序1.目的为保证企业业务开展和正常运作,行政人事部负责对企业车辆实行统一管理。2.车辆使用及管理：2.1企业车辆重要供如下三种用途：

1）、业务用车2）、行政用车3）、其他用途用车。

上述用车中，以保证业务用车为首要前提；2.2行政用车原则上在企业部门经理级以上管理人员或多人公务外出时方予派车，其他用途用车的，由行政人事部负责人安排执行；2.3派车原则：按递交派车单的先后次序，按保证业务用车为先，按业务的轻重缓急派车，按企业上级领导用车为先的原则；2.4车辆使用的一般程序如下：

用车人(必须是持有驾照我企业员工)填写《用车申请单》→所在部门负责人签字→报行政行政部审批→司机出车→由保安室登记公里数；2.5凡早晚或节假日没有安排任务的车辆，于规定地点停放，司机和其他人员不得私自动用。2.6非行政人事部指派，私自使用车辆的，每次罚款300元，并且由此导致后果由司机本人承担；2.7．维修、保养管理：行政部建立车辆档案，对每辆车的维修、保养状况、费用使用状况、操作驾驶特点等进行详细记录,出现车辆故障时，驾驶人员应立即向行政部反应；2.8车辆送修配厂检修前或每年年检及中修、大修，行政需填写《维修单》，经总经理同意后可送修；2.9企业所有车辆必须定点维修，定点修配厂无法维修的需经行政人事负责人同意方可转换维修点。定期保养原则：正常状况下更换各项消耗品的行驶里程原则（1）白金：0公里（2）机油：5000公里（3）黄油：10000公里（4）机油滤清器：10000公里（5）空气滤清器：0公里（6）火星塞：15000公里（7）轮胎：40000公里企业车辆每行驶一万公里均须做二级保养一次。3．费用核算及报销管理：油费、过路桥费、维修保养费应由行政部负责人逐层审核申报(附对应的用车申请),若车外出遇紧急状况，须电话向行政负责人祈求经同意回来后补办有关手续,费用的报销一般不超过一周，同步报销费用以当月结清。4．交通违章处理：4.1驾驶人员因违章被交通部门惩罚的，由个人负责，被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补助，驾驶人员被处吊扣驾驶证的，扣证期间临时安排其他工作的，发给基本工资，未安排其他工作的，做停职处理；4.2驾驶人员违章被电子监控中心查处的，除接受交警处理外，企业对当事人罚款100元，六个月内超过三次的做解雇处理；4.3驾驶人员遇交通事故时，应立即告知交警处理，并立即汇报企业，私自了结的，企业不承担任何责任；4.4凡驾驶人员负有直接责任的碰刮事故，维修赔偿事故费由司机承担；4.5如司机因不慎导致车辆丢失，除保险企业赔偿部分外，由企业决定余额的赔偿措施；4.6行政部定期上交通网进行车辆违章查询,找相对应