公文种类介绍

公文种类简介公文的种类简称文种。根据国务院办公厅修订公布的《国家行政机关公文处理措施》规定，公文种类重要包括：命令（令）、议案、决定、公告、通告、告知、通报、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联络和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，体现着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不一样的文种反应着公文不一样的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，对的使用文种。公告一、公告的概念及用途公告合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其他告晓一般事件的“告知”和用于表扬、批评和传达重要状况的“通报”不一样，它具有高度的庄严性和权威性。有人不理解公告的用途和特点，认为在公共场所告知某项事情或向公众告明某项事情就得用“公告”，出现了一种地区内的事情用“公告”，一种单位内的事情也用“公告”。这种滥用公告的现象，必须纠正。二、公告的特性针对性和周知性。公告宣布的重要事项是需要广大人民群众理解、周知、遵守和执行的事项，是面向社会的。严厉性和庄严性。公告的制定和公布机关一般是地位较高、影响较大的国家机关，波及的内容关系到国家的政治、经济、军事、国家领导人行动等大事，由此决定了公告的严厉性和庄严性。谨慎性和单一性。公告宣布的事项一般都是重要事项，且公布的方式不是张帖，而是通过通讯社、电台、报刊公布，接受的对象是全世界、全社会。宣布者与被告者不一定具有从属关系，由此而决定了公告内容的单一性。三、公告的种类公布性公告。依法颁布重要法律；宣布重要决定。如实行重要决策、召开重要会议等。告知性公告。告知出现重大人事变动，发生为世人瞩目的重要事件等。如告知领导人出访、重要领导人病危去世。关涉国内外有关方面的公告。根据国际法和国际通例公布需国内外周知或遵守的事项。如规定有关方面在境外公海海域、空域于特殊状况下实行规避等。四、公告的写作格式公告包括标题、正文、签订和日期等。标题

（1）发文机关加事由加文种。如《中共中央、全国人大常委会、国务院有关宁庆龄副委员长病情的公告》；（2）发文机关名称加文种，如《中华人民共和国国务院公告》；（3）事由加文种，前加“有关”；（4）只写“公告”。

正文

直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行规定。签订

写明公告公布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告公布机关名称。日期

公告的年月日一般标在签订下一行。通告一、通告的概念通告合用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。二、通告的特性（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位公布，有别于公告只能由地位较高机关公布。（四）通告不写昂首，无主送单位三、通告的种类周知类通告。重要是使受文者理解重要状况、重要消息。因此文中不提直接的执行规定。执行类通告。重要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。四、通告的写作格式通告由标题、正文、发文机关和日期等部分构成。标题

由发文机关、事由、文种构成。根据详细状况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文

由缘由和通告事项两部分构成。缘由为公布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，论述清晰，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出规定、但愿，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。签名和日期正文后签订公布通告的机关名称和日期。通

知告知的概念告知合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关的公文；公布规章；传达规定下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘任干部。告知大多属下行公文。告知的种类印发、批转、转发性告知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相从属机关的公文以及公布某些行政法规等。指示性告知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用此类告知。知照性告知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种告知发送对象广泛，对下级、对平级均可发送。事务性告知。用于上级机关对下级就某一详细事项布置工作，交待任务；同级机关及不相从属的单位之间就某一项详细工作的进行或某一详细问题的处理规定对方配合、协助办理等。任免、聘任告知。用于任免或聘任国家机关工作人员职务等。告知的写作格式告知的写作形式多样、措施灵活，不一样类型的告知使用不一样的写作措施。（一）印发、批转、转发性告知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种构成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文献提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文献的目的和意义；提出但愿和规定。最终写明发文发文日期。（二）指示性告知的写法。标题由发文机关、事由和文种构成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括规定等部分构成。缘由要简洁明了，说理充足。内容要详细明确、条理清晰、详略得当，充足体现指示性告知的政策性、权威性、原则性。规定要切实可行，便于受文单位详细操作。（三）知照性告知的写法。这种告知使用广泛，体式多样，重要是根据告知的内容，交代清晰知照事项。（四）事务性告知的写法。一般由发文缘由、详细任务、执行规定等构成。会议告知也属事务性告知的一种，但写法又与一般事务性告知有所不一样。会议告知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，告知对象，会议的时间、地点，需精确的材料等。（五）任免、聘任告知的写法。一般只写决定任免、聘任的机关、根据，以及任免、聘任人员的详细职务即可。通报一、通报的概念通报合用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或者状况。通报属下行公文。二、通报的种类表扬性通报。重要用来表扬先进，简介单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改善与推进工作。批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出处理措施或处理意见。状况性通报。用于传达上级重要精神；沟通信息，互通状况，以推进本单位或全局工作。三、通报的格式和写作规定通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期构成。标题

由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院有关一份国务院文献周转状况的通报》、《有关人大提议、政协提案办理状况的通报》等。

正文

表扬性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）重要事实。表扬性通报阿突出重要的先进事迹，批评性通报要抓住重要错误事实。（二）分析指出事例的教育意义。表扬性通报，有在论述先进事迹的基础上，提炼出重要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的本源和责任，指出应吸取的重要教训等。（三）提出规定。状况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观论述；另一种还对有关状况加以分析阐明，有时还针对详细问题提出应采用何种对策的指导性意见。报

告一、汇报的概念汇报合用于向上级机关汇报工作、反应状况、提出意见或者提议，答复上级机关的问询。汇报属上行文，一般产生于事后和事情过程中。二、汇报的种类综合性汇报。是将全面工作或一种阶段许多方面的工作综合起来写成的汇报。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，规定较高。专题性汇报。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的汇报，在内容上具有专一性。答复汇报。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的汇报。三、汇报的写作格式（一）综合性汇报的写法标题

事由加文种，如《有关1999年上六个月工作状况的汇报》；汇报单位、事由加文种，如《铜陵市人民政府有关1999年度工作状况的汇报》。正文

把握三点：（1）开头，概括阐明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定期间内各方面工作的总状况，如根据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的关键，将工作的重要状况、重要做法，获得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力争既翔实又概括。（3）结尾，要详细切实。写工作上存在的问题，提出下步工作详细意见。最终可写“请审阅”或“特此汇报”等语作结。（二）专题汇报的写法标题

由事由、文种构成，如《有关招商工作有关政策的汇报》。有的汇报标题也可标明发文机关。标题要明显反应汇报专题事由，突出其专一性。正文

可采用“三段式”构造法。以反应状况为主的专题工作汇报重要写状况、存在的问题、此后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作汇报重要写状况、经验，有的还可略写局限性之处和改善措施；因工作失误向上级写的检查汇报重要写错误的事实、产生错误的主客观原因、导致错误的责任、处理意见及改善措施等。结尾一般以“请审核”、“请审示”等语作结。（三）答复汇报的写法标题

与前两种汇报大体相似正文

根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出汇报，要突出专一性、时效性。四、汇报的写作规定（一）写综合汇报应注意抓住重点，突出重要矛盾和矛盾的重要方面。在此基础上列出若干观点，分层次论述。阐明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。（二）专题汇报，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题汇报中反应几件各不相干的事项和问题。（三）切忌将汇报提出的提议或意见当作请示，规定上级指示或同意。请

示请示的概念请示合用于向上级机关祈求指导、同意。请示属上行文。请示的作用在于请示工作并规定上级批复。请示产生于事前，不可“先斩后奏”，这是请示区别于汇报的重要特性之一。请示的特性本级机关在职权范围内，上级方针政策已经的问题，不必请示而应自行处理。一般而言，须向上级请示的问题重要有如下状况：属于上级明确规定必须请示同意才能办理的事项；对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚理解，有待上级明确答复才能办理的事项；工作中发生了新状况、新世界问题，而又无章可循，有待上级明确指示才能办理的状况；因状况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项；因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项；有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事关重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项；超过本级权限，需要上级机关明确指示的事项。请示的写作格式请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。标题

一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种构成。正文

正文一般由三个部分构成：（一）请示缘由。提出请示的原因和理由。（二）请示事项。就是提出有关问题规定上级指示或同意，有的规定提出处理问题的提议和意见，供上级机关参照。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。（三）请示规定。应明确提出规定处理问题的措施或途径，常用“与否妥当，请指示”、“妥否，请指示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。撰写请示的注意事项（一）坚持一事一请示。（二）请示应只主送一种机关，切忌多头主送。（三）不可越级请示。（四）不可请示和汇报混用。（五）请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。（六）请示未获上级批复前，不得将公文抄送自己的下级机关。（七）为了提高处理问题的效果，在撰写请示时，可提出两个或多种处理问题的方案，并指明倾向性意见。（八）在所陈说的状况和理由比较复杂的状况下，可用多种附件作详细阐明，以简化正文。批

复一、批复的性质和特点批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，尤其是那些有关重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。但凡批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度后来，还应当概括地阐明方针、政策以及执行中的注意事项。二、批复的写作1、标题

批复的标题有两点需要尤其强调：（1）有关发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。（2）有关事由

批复的事由大体有两种写法，一种是用表达关联范围的介词“有关”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院有关1991—全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“有关”和请示或批复事项中间再插入一种表态动词“同意”来表述，如《国务院有关同意开放×××航空口岸的批复》。2、正文

批复的正文一般由三个部分构成：（1）引语

批复的开头一般要引述来文作为批复的根据，引述的措施有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《有关……的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日有关……问题的请示收悉”。（2）主文

主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表达同意与否的态度，有时还要论述同意或不一样意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确详细，简要扼要，体现要精确无误。（3）结尾

是批复正文的最终部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写但愿和规定，给执行祈求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾措施使用的频率越来越高。要写好批复还应注意如下几点：第一，有核算请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或提议的可行性，有些状况应先作调查研究；第二，凡请示事项波及其他部门或地区的问题，批复前都要与其协商，获得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。函函的概念函合用于不相从属机关之间互相商洽工作、问询和答复问题，向有关主管部门祈求同意等。函的使用范围广泛，波及各方面的公务联络。函的种类函可分为公函与便函两种：公函。便函。公函的写作格式公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。标题

一般由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。一般发函为《有关**（事由）的函》；复函为《有关**（答复事项）的复函》。正文

一般包括三层：简要简介背景状况；商洽、问询、答复的事项和问题；但愿和规定，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。公函的写作规定（一）要一函一事，切忌一函数事。（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。会议纪要一、会议纪要的概念会议纪要合用于记载和传达会议状况和议定事项。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议状况、会议记录和多种会议材料，通过综合整顿而形成的概括性强、凝炼度高的文献，具有状况通报、执行根据等作用。任何类型的会议都可印发纪要，尚待决策的或者有不一样意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一种具有广泛实用价值的文种。二、会议纪要的特点纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反应与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的见解。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清晰。三、会议纪要的种类议决性会议纪要。是对领导层通过集体讨论所形成和议决性意见进行论述的纪要。它具有政策性、理论性、指导性等特点，行政约束力很强，具有明确的指示性。学术性会议纪要。此类纪要属讨论型的会议纪要，它既可以按发言人的先后次序纪要整顿，也可按问题类别进行整顿。有的纪要还要注意体现清晰问题分歧的焦点。学术性纪要不具有法定的行政权威和约束力。四、会议纪要的写作格式会议纪要一般由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题

标题有两种状况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委有关企业扭亏会议纪要》。正文

会议纪要正文一般由两部分构成。（一）会议概况。重要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、平常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、此后工作的意见、措施和规定。五、会议纪要的写作规定和注意事项（一）要对的地集中会议的意见。没有获得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸取。（二）例会和办公会议、常务会议的纪要，重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清晰，简要扼要。（三）会议纪要用“会议”作主语，即“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”等。（四）会议纪要写成后，可由会议主办单位直接印发，也可由上级领导机关批转。有的会议纪要还可由会议主办单位加按语印发。会议纪要与诀议的区别会议纪要与诀议虽然都是会议的产物，两者之间的区别有三：1、会议纪要内容可轻可重，讨论事项可大可小；诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题。2、会议纪要可以反应会议上不一样观点或几种同步存在的不一样意见；诀议则只能反应多数人通过的统一观点或意见。一份会议纪要可以同步写出不一样方面互不关联的几项决定；而一份诀议只能写某首先、某一问题的诀议。3、形成过程不一样。会议纪要是将会议内容、形成通过整顿、撮其要点，记其重点并条理化，作为与会者共同遵守、执行的根据；而诀议则是通过一致通过的程序。会议纪要按照的性质和内容，可以分为工作会议纪要、代表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会议纪要、汇报会议纪要、技术鉴定会议纪要、科研学术会议纪要、现场会会议纪要、会谈会议纪要等10种类型。平常应用文平常应用文是一种十分广泛的概念，重要是指文秘人员在处理平常事务，进行礼仪社交所使用的多种文书。它包括如下几大类：条据类文书、告启类文书、书信类文书、电文类文书、公约类文书、公关（礼仪）类、记录类文书、民俗类文书。平常应用文的写作特点：平常应用文是一种包罗繁杂的概念，有些粗糙看去，觉得极为简便，但一进入实际写作，却往往不知所措。再加上它应用面广，不少文书又是抽笔即写，没有思索和构思的时间，因此把握它的特点就显得十分重要。综合起来，它们的重要特点是：一、格式规定严格二、有一套较为固定的常用语三、有它特殊的语言规定四、要能适应社会环境的变动。条据类一、条据的含义和作用二、条据的格式和写法根据条据的内容和格式可以分为两大类：一是凭证式条据，二是函件式条据。（一）凭证式条据凭证式条据重要有：借条、欠条、收据、领条、发条等。它们的一般格式和写作要点：1、凭证和条据的写作特点。凭证和条据一般由标题、正文、签订三部分构成。（1）标题。在条子的上方中间，一般要写上“收条”、“借条”等字样作为标题，醒目地阐明是什么性质的条据。即扼要地提醒了内容，又便于归类保管。（2）正文，紧靠标题的下方空两格书写正文。条据开头有较为固定的常用语，一般为“今借到”、“今领到”、“今收到”等。如波及到钱物，要写明数量，数字一般用大写，是钱，未尾要加上个“整”字。数字如有写错的状况，改正后必须加盖章，或重写一张。（3）签订。条子的右下方为签订部分、写上制件人姓名，如是单位，除写明单位名称外，还应写明经办人姓名。然后再下移一行写明时间。2、凭证式条据的种类和格式。凭证式条据种类颇多，但格式上比较统一，只要根据不一样内容变换字句就行了。（1）借条。借到个人或公家的现金、财物时写给对方的条子，就是借条。钱物偿还后，把条子收回作废或撕毁。其格式是：借

条今借到星火中学凳子叁拾条，作为表扬大会用，会后立即偿还。此据江湾居委会（公章）经手人：李四（签章）年

月

日（2）欠条。借了个人或公家的钱物，偿还了一部分，尚有部分拖欠，对所欠部分所打的条子，叫欠条。其格式是：欠

条原借张三同志人民币伍佰元整，已还叁佰元整，尚欠两佰元，壹个月后还清。此据黄花菜（签章）年

月

日（3）收条。在收到他人或单位的钱款、财物时写给对方的条子，就是收条或收据。其格式是：收

条今收到***企业宣传科学习文献《党员必读》伍拾零本。**批发部张三年

月

日（4）领条。向单位领取钱物时，写给负责发放人留取的条子，称领条。其格式是：领

条今领到厂部福利科发给三车间的保温桶壹个，保温杯伍拾个，手套伍拾双。经手人：张三年

月

日（5）发条。这种便条式发条往往限于零担小卖的小额货款，仅仅只作为一种付款的简便凭证。一般状况下，应使用税务部门印制的发票，以免违反税务制度。便条式发条的格式是：发

条今卖出菜伍拾斤，每斤*角，计*元*角整，辣椒叁拾斤，每斤*角，计*元*角整。此据卖菜人：**村村民

李四（印章）年

月

日（二）函件式条据函件式条据重要有请假条、留言条、便条等。所谓函件式，是指格式近似信函，但又不完全同于信函。其基本规定是：1、写作要点（1）标题。（2）称谓。（3）正文。（4）致敬语。（5）落款。2、函件式条据的种类。函件式条据的种类也诸多，其基本格式近似信函，但又可分为有标题式和无标题式两大种，其重要种类有：（1）请假条。（2）留言条。三、注意事项写作条据应注意如下事项：1、条据一般属于阐明性文体范围，其四项要素，即写给谁，什么事，谁写的，什么时间写的，要一一写清晰。2、与否要写致敬语，应视条据格式、内容和交往对象而定，不可随便处理。3、条据应用蓝黑钢笔或毛笔书写，一般不能用红色笔写。重要内容有所改动，应加盖印章。告启类一、告启文书的含义和作用二、告启文书的类别和写作（一）启事启事是一种公开文告，单位和个人在有什么需要向公众阐明，或但愿公众协助办理的事情，往往把它简要扼要地写出来，张帖在公共场所，或刊登在报刊、杂志上，此类短文就是启事。这的传播方式十分灵活，张帖、信函、电视、电台、报刊都可以作为传播媒介。启事与布告、通告都属于公开文告，但它们之间的差异很大。与布告比较，布告的法规性很强，具有较为严格的约束力；而启事则不具有这