3、4章-会展管理信息系统2(共58张)

第三章、展览会现场(xiànchǎng)信息化管理

第1页，共58页。本章(běnzhānɡ)概要对现场信息系统的概念、价值、内涵、结构等进行论述；具体讨论常见的服务内容、各种服务模式的比较、证件防伪措施等；对信息利用、信息管理等有关话题进行了分析。2010年第2页，共58页。本章学习(xuéxí)目标明确展览会现场信息的概念与价值；掌握展览会现场信息收集与管理的内容与方法；掌握展览会现场信息服务系统的组成与功能；了解展览会现场信息服务工具的功能与使用方法。2010年第3页，共58页。第一节对展览会信息价值(jiàzhí)的认识观众信息的分类分为基本信息、需求信息和行为信息。基本信息：即以观众的名片信息为主的信息，主要是观众的姓名、单位、部门、职务信息和通过邮寄、电话、传真、Email、手机等五种方式能联系该观众的必要数据。观众信息分析报告2008年

P15—202010年第4页，共58页。需求信息观众在入口填写的调查表答案大致反应了观众的需求信息。观众的需求信息能清楚定义每个观众的参观目的和个人需求，因此，能从此角度去查找有价值的观众，如我们希望得到“下次意向参展”的观众名单，就可以在调查表查询中选择(xuǎnzé)查找回答了这个问题的观众。2010年第5页，共58页。观众现场行为信息：观众在展览会上进出各场馆、参加研讨会、访问各展台留下的数据是观众的行为信息。通过这些数据，能得到有用的结果，如希望(xīwàng)知道展会第一天上午来的人有哪些、参加了某个会议的观众有哪些、哪些观众在不同的时间单位内多次来参观、参观了那个分场馆或展台的观众是谁、展览会每天的高峰期情况、展览会的观众滞留率等等。2010年第6页，共58页。观众信息的作用增加现有参展商的满意度。挖掘潜在的参展商。甄别展会的专业观众，提供更加深入、专业的服务。帮助选择宣传投放媒体和投放比例提供统计分析报表(bàobiǎo)为以后招展做准备2010年第7页，共58页。观众信息的作用开发商务配套服务(fúwù)建立行业信息库提供行业信息服务参展商数据库的价值如何收集和管理参展商产品信息2010年第8页，共58页。观众信息的作用观众与参展商信息的互动（展会现场(xiànchǎng)沟通系统P27—30）建立行业买家和服务商的信息中心建立基于互联网的行业信息中心2010年第9页，共58页。第二节为什么要在展会现场(xiànchǎng)进

行信息管理一展览行业的价值链分析

在展览会上，所有的服务最终都要作用于此价值链的顶端，即观众和参展商。他们是展览利润的来源，因此做好他们之间的信息沟通，以及如何更好地与他们取得信息沟通，就显得犹为重要了。2010年第10页，共58页。二在展览会上进行(jìnxíng)信息管理的益处许多信息只能在展会现场表现和收集起来，如观众行为、展会效果等1、对信息收集层面的益处。为建立展会买家信息库积累资料（scc2009P4---5）建立卖家信息库，撮合交易调查问卷分析报告能为后续展会提供有价值的参考。2、对现场服务层面的益处。使现场服务效率更高、质量更好、更安全（避免闲杂人员）。2010年第11页，共58页。第三节现场(xiànchǎng)信息系统介绍一现场信息系统的信息流向结构图二现场信息系统的结构图（P44—46）1、信息中心2、观众登录大厅3、门禁系统4、主办商接口5、相关系统另见：展会现场沟通系统PPT2010年第12页，共58页。第四节现场反馈(fǎnkuì)调查一、现场调查的方式二、观众入口处调查表2010年第13页，共58页。观众入口处调查表式样说明1、调查表宽度应该在10CM，略宽于名片，高度为宽度的2~3倍。2、调查表下部供没有名片的观众填写信息。3、上述区域的大小应基本和通常的名片一样。4、调查表的上部为要求观众回答的问题，为达到最好效果，问题数量不要多于8个，总答案不要超过70个，并应标明是否可多选。5、为提高系统识别(shíbié)的精度和速度，每个问题前用于客户划勾的方框应和此处的汉字一样大，并采用粗诓。2010年第14页，共58页。观众入口处调查表式样说明7、“其他”项目一般没有必要(bìyào)具体填写，其内容质量不高，也不易对填写的内容进行统计，建议不用具体注明(如果需要这方面的信息，可以用VIP问卷调查的方式获得)。8、如属国际展，可以在调查表的背面印刷对应的英文材料。2010年第15页，共58页。三、展商调查和观众会中调查目的：在展览会的过程中对展商和观众进行(jìnxíng)问卷调查，收集到他们的意见，以便会后形成这方面的调查报告。工作材料：空白的印刷好的观众和展商调查表。2010年第16页，共58页。第五节现场信息系统的模式(móshì)比较一、从信息采集和处理方面对国内展览会现场的认识观众配合不够，自觉性不够——政府官员、企业领导数据处理存在高峰期。短时间要求处理大量事务。人力资源方面存在的弊端。操作环境恶劣。展览会环境要求操作具有移动性。2010年第17页，共58页。二、对名片(míngpiàn)自动识别系统之认识目前效果不尽人意三、条形码与磁卡方式的比较（另见“二维条码百度”“磁卡”P6）四、观众入场时采集信息与事后采集信息的比较（P53）五、关于观众信息后期处理的模式比较2010年第18页，共58页。第六节

通过(tōngguò)信息系统实现展会信息共享传统展会模式：主办方和参展商缺乏交流；观众重复提交个人信息；展会间没有信息共享；容易出现错误信息和信息流失；信息内容简单而难以挖掘价值。信息系统：信息多方共享和互动；内容丰富完整；为分析报告提供有价值的资料。（展会现场沟通系统）注重展台服务——观众需求与行为信息2010年第19页，共58页。第七节现场(xiànchǎng)信息服务的具体内容现场服务的展前阶段工作网页开发制作和信息发布，例：2011中国（广州）国际能源大会暨展览会/cn/register/index.asp

输入690*******十位数字；/gjhdzyzx/hdgg/

高交会大会指引，活动公告参展商信息收集和整理信息预登记展前观众邀请胸卡设计和制作调查问卷的设计和印刷触摸屏系统设计和制作另见亿发现场导览系统原有观众信息的导入2010年第20页，共58页。第七节现场(xiànchǎng)信息服务的具体内容现场服务展后阶段工作数据处理展会统计分析报告展后信息管理2010年第21页，共58页。第八节展会观众胸卡的防伪(fánɡwěi)技术简介采用中子致孔防伪条码标签通过联网门禁技术的证件防伪照片卡防伪技术远距离会展门禁系统防伪2010年第22页，共58页。第九节现场(xiànchǎng)信息系统的有关话题一、如何保证观众信息质量P71——检查与校验二、观众信息质量的提高和更新三、展会现场怎么进行展商服务四、展览信息的保密话题五、展览信息采集的质量保证六、与专业服务商合作提供展览会现场服务的必要性七、如何选择信息化的实施模式八、如何正确选择合作伙伴2010年第23页，共58页。本章(běnzhānɡ)小结本章重点介绍了有关展览会活动现场信息的价值，使读者对展会现场信息收集的必要性有了认识，其中现场信息的种类与联系也是本章讨论的重点内容。本章还讨论了展前、展中和展后不同阶段现场信息收集与管理的内容，并对目前现场信息收集管理系统的流程、软件与硬件使用做了介绍。2010年第24页，共58页。本章(běnzhānɡ)复习思考题对展览会现场观众和展商的关系你是如何认识的？现场信息服务有两方面的价值，你能复述其核心内容吗？本章列出了哪些现场证件防伪的措施？他们的原理和实用价值如何？为什么要选择专业的展会现场服务商来进行现场服务？展会现场信息的保密措施可以通过哪几方面实现？中国当前的展览会现场状况如何？展会现场调查分哪几方面？分别如何实施？2010年第25页，共58页。第四章、主办(zhǔbàn)商管理信息系统第26页，共58页。本章(běnzhānɡ)概要本章主要是从信息管理的角度对主办商管理系统进行简单的描述，一般来说，主办商管理系统具备典型的CRM系统特征，同时，由于展览会管理的特殊性，一般地CRM项目管理系统不能简单地适用本行业，如动态展位图等。本章不深入讨论一般的CRM系统，而是就行业的特殊性方面进行较多的描述。2010年第27页，共58页。本章学习(xuéxí)目标明确会展主办商管理信息系统的主要功能与流程；掌握主办方展会管理信息化的主要管理模块；了解CRM系统的主要功能。2010年第28页，共58页。主办(zhǔbàn)商管理信息系统目的为展览会的招展工作提供实用的管理系统客户管理、客史管理招展过程管理、联络模板管理、展会函件自动生成管理

展会财务支持系统展会统计分析2010年第29页，共58页。主办(zhǔbàn)商管理信息系统主要内容A、CRM——丰富的展商信息库方便多样的数据来源全面的数据记录多次展会之间信息复用跨展会的丰富的查询和报表展商分级别管理2010年第30页，共58页。B、CallCenter-多样的展商联络工作

多个联系人

联络方式多样联络过程全记录联络过程全查询C、Gis-方便(fāngbiàn)直观的展位管理场馆租赁展位划分展位分配展位查询与统计2010年第31页，共58页。D、灵活机动的招展代理/展团/合作主办管理E、SCM-包罗万象的服务和服务申请管理F、FI-统一灵活(línɡhuó)的展商费用管理：G、WEB-提高效率的外网发布和登记外网发布外网登记2010年第32页，共58页。H、其他基础模块和辅助模块SYS-用户授权管理HR-公司部门(bùmén)人员管理OA-公共系统FI-财务系统OA-数据/报表系统OA-个人工具箱灵活多变的展会设置观众相关模块

I、海外参展模块

2010年第33页，共58页。主办(zhǔbàn)商管理信息系统基本任务利用项目管理工具，管理展览过程中的立项/策划/新闻发布会/高峰会议/研讨会等项目运营；综合管理整个展览项目的收支情况、综合评估盈利能力；利用招展管理模块管理展位销售代理、展位销售过程发掘更多的参展商客户，开展展位销售工作；利用观众信息管理系统组织专业观众；2010年第34页，共58页。利用项目运营管理部分监督项目运营流程和运营情况；利用领导查询系统随时监控项目的收支数据(shùjù)；利用报表生成工具得到各种各样的使用报表，包括联络催款单据；利用公共展览服务商信息平台协调展览服务商；利用信息平台收集相关展会信息和参展商信息，辅助展览策划和价格方案制定2010年第35页，共58页。主办(zhǔbàn)商管理系统总框图2010年第36页，共58页。第一节主办(zhǔbàn)商管理系统的功能介绍一、参展商信息库建设方便多样的数据来源：已有资料导入或录入、参展商或观众注册填写参展商客户关系管理基础数据库：厂商公司信息和联系人数据库、客户原始记录、统计分析资料、企业投入记录、潜在参展商数据挖掘、参展商分类管理、参展商历届参展史管理、优良或不良记录、展商分级管理多次展会之间信息复用展商上次参加展会的信息可以有选择的自动带入本次展会，使输入的工作量达到最少。本次展会可以参考历史以往展会的信息，使工作人员有章可循。跨展会的丰富的查询和报表。2010年第37页，共58页。二、联络管理实现CallCenter的核心(héxīn)功能，丰富多样的展商联络工作。多个联系人联络方式多样联络过程的全面记录联络过程全查询三、展位管理场馆租赁展位分配展位查询与统计——不同查询方式

2010年第38页，共58页。四、在线展位分配系统又称ExhibitionFloorplanSystem。参展商决定参展后，选择合适的展位是需要和主办商多次交流的重要事宜。由于双方可能不在一个地方，这种沟通需要通过传真或EMAIL等方式经历多个(duōɡè)回合方可确定，费时低效。我们推荐基于互联网在线选择展台。——双方在线选择、修改、观察；展商了解本展位及邻近展位情况；数据库即时更新，避免重复销售展位。2010年第39页，共58页。2008Remax亚太展在线(zàixiàn)展位图12010年第40页，共58页。2008Remax亚太展在线(zàixiàn)展位图22010年第41页，共58页。在线展位(zhǎnwèi)实例

香港会展中心（/cn/venue-information/%E4%BC%9A-%E5%B1%95-%E4%B8%AD-%E5%BF%83-%E5%B9%B3-%E9%9D%A2-%E5%9B%BE-0）广交会数字展馆/hall/cn/index.aspx?start=bn2010年第42页，共58页。参展商不仅可以通过动态的展位销售图选择自己展台的面积和格局，还能够通过实时(shíshí)的展台销售平面图了解自己的邻近展位，避免与竞争者为邻，选择能够联合促销的伙伴作为邻居，提高展览效率。2010年第43页，共58页。五、招展代理管理

利用(lìyòng)合作单位合作招展能扩大展览会的销售力量，同时也增加了不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度扬长避短。——网络协同、外网分享代理付费方式管理：透明、半透明、不透明招展任务管理：分阶段、按不同代理、按个人招展人员管理：个人招展情况管理招展过程管理：招展进展及细节管理招展收费管理：收费情况查询统计参展商反馈信息管理：现场调查反馈、会后回访管理、2010年第44页，共58页。六、参展费用管理

1、费用智能计算展商费用=参展合同费用-招展代理费用+服务合同费用+代理服务费用+/-调整费用参展合同费用=摊位费用*折扣比例+/-调整费用摊位费用=展商所有摊位价格(jiàgé)的和+/-调整费用摊位价格=摊位面积单价*摊位面积+/-调整费用招展代理费用=参展合同费用*代理合同佣金比例+/-调整费用服务合同费用=展商所有服务项目单价*服务合同数量*折扣的和+/-调整费用服务项目单价=服务项目价格表(包括证件服务，广告服务，技术保障服务，)服务代理费用=服务合同费用2、付款合同：自动生成

2010年第45页，共58页。七、展览服务管理统一的服务管理/hall/cn/index.aspx?start=sg

广交会展馆数字(shùzì)导航/funonews.asp?id=495

展览广告招商和管理25:88/advertising.aspx展览参展商手册管理

/cn/exhibitor/detail.aspx?oid=43/cn/index.aspx2010年第46页，共58页。八、观众邀请和观众信息管理

观众数据库、信函管理制作及发放管理、退信管理、群发邮件与传真、观众预登记(dēngjì)反馈及处理、观众胸卡制卡、观众现场登记(dēngjì)与门禁、观众调查表、观众信息录入与检查、观众信息规范化处理与分析九、展览研讨会及高峰会议管理会议策划与预算、场地管理、人员管理、主题管理、听众邀请、票务管理、服务管理、听众统计、听众调查分析十、展览会项目Internet模块1、观众网上登记（注册—调查表—个人信息—提交、打印）/website/sdbsite/appform/newtech_form.jsp2、参展商网上参展（广交会展位申请操作说明

）3、服务平台/cn/service/index.shtml酒店等服务2010年第47页，共58页。十一、其他基础模块和辅助模块——会展信息系统用户授权管理公司(ɡōnɡsī)部门人员管理数据/报表管理个人工具箱灵活多变的展会设置管理十二、海外参展模块2010年第48页，共58页。第二节主办商管理(guǎnlǐ)系统的管理(guǎnlǐ)流程一、展前运营管理展览策划及内部项目预算管理——项目管理及活动安排；提醒功能，重要事件。

项目决算管理——日常收支，形成报表，分析盈亏等展会信息管理——增加、修改并发布展会相关信息；自动网页生成技术，随时更改更新内容P94，4—8、9图2010年第49页，共58页。二、展中运营管理展台销售合同跟踪及尾款收取管理服务项目承办情况查询——展会现场服务展品运输管理——由参展商和服务商实施服务合同管理——合同及项目录入(lùrù)管理投诉管理——投诉受理及处理2010年第50页，共58页。三、展后运营管理1、展览会信息的整理——分类整理以便后续(hòuxù)利用2、参展商服务、观众投诉处理和回复管理——收支情况报表、展会效果综合评价2010年第51页，共58页。第三节主办商管理系统的有关(yǒuguān)话题基于主办商管理系统的观众质量管理不同项目不同展会的数据，如何融合？大型数据库系统的查重管理：查重及人工剔除所有信息统一编号：根据联系方式归类编号并及时更新数据是否有用，信息的准确性有多少？在统一编号的数据库的前提下：邮寄时对应数据库打印条码，扫描退信剔除电话联系不上的客户电话号码清除传真不可抵达的号码清除退回的电子邮箱地址2010年第52页，共58页。二、主办管理系统