公文管理制度

HR的春天里知识旗舰店第第页公文管理制度总则为严格公文处理程序，提高公文运转时效，实现公文管理工作的规范化、标准化、制度化，结合公司实际，特制定本制度。适用范围本制度适用于XXXXXXX公司。工作机构综合管理部负责公文的归口管理，负责具体落实公文管理事项，同时指定一名负责公文管理工作的联络人报集团公司综合管理部备案。职责4.1综合管理部主要职责4.1.1建立健全公司公文管理制度。4.1.2负责公司公文的收发、分类、编号、处理、流转、归档、调阅等工作。4.2公司各部门、各项目公司主要职责4.2.1设专职或兼职人员按本制度规定做好公文管理工作，确保收发文处理规范有序。4.2.2收到外来单位文件，如可独立处理，要及时有效处理，并做到事前告知，事后备案。常用公文种类及适用范围5.1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。5.2决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。5.3意见：适用于对重要问题作出全面中肯的分析，同时拿出切实可行的解决办法和措施。5.4通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项。批转、转发公文。5.5通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5.6通报：适用于保障先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.7公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.8公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。5.9报告：适用于向上级单位汇报工作反映情况，回复上级单位的询问。5.10请示：适用于向上级单位请示指示、批准。5.11批复：适用于答复下级单位请示事项。5.12函：适用于不相隶属单位之间商洽合作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。5.13纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。5.14议案:适用于向职工代表大会、董事会提请审议事项。6公文格式公文一般由发文单位标志、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位和印发日期、页码、附件等要素组成。6.1发文单位标志：上行文、平行文使用发文单位全称，下行文使用发文单位全称加“文件”二字。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.2发文字号：由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。6.3标题：由发文单位全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。6.4主送单位：公文的主要受理单位。应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。6.5正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。6.6附件说明：公文附件的顺序号和名称。6.7发文单位署名：署发文单位全称或规范化简称。公文标注发文单位署名的页面必须有正文。联合行文时，应标注所有联署单位的名称。6.8成文日期：会议通过或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。6.9印章：公文除“纪要”外，应加盖发文单位印章，并与署名单位相符。6.10附注：主要用于发文单位联系人、联系电话等需要说明的事项。6.11抄送单位：除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。对于不同级别的抄送单位，排列顺序应先列上级单位，再平级单位，后下级单位。6.12印发单位和印发日期：公文印制单位和印制日期。印发单位为发文单位的公文管理部门。印发日期后加“印发”二字。6.13页码：公文页数的顺序码。6.14附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件格式要求同正文。行文规则7.1严格控制发文数量。行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。7.3各单位除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经综合管理部审核，不得以公司名义自行对外正式行文。7.4原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位。除上级单位负责人直接交办事项外，不得直接向上级单位负责人报送公文。7.5请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请求上级单位批转或发文的事项，应在“请示”中说明发文依据，并附带拟稿。必要时应附上相关背景资料、情况说明等，并注明联系人和联系方式。公文处理公文处理包括收文办理、发文办理和整理归档。8.1收文办理收文一般分为阅知性公文和批办性公文。阅知性公文是指需要呈送相关领导和有关部门在特定范围内阅知的公文。批办性公文是指由单位负责人审批后，相关部门需要答复意见、反馈结果、予以落实的公文。公文办理程序主要包括公文的初审、登记、批办、承办、催办等。8.1.1初审：是否应该由本单位处理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，设计其他单位或者部门职权范围的事项是否已经协商、会签。经初审不符合规定的公文，应该及时退回来文单位并说明理由。8.1.2登记：经审核，对符合规定的公文应详细记载主要信息，及时提出拟办意见并送有关领导审批或征询有关方面意见，汇总提出处理方案后，呈领导审批。紧急、重大事项可直接报送有关领导批示后办理。8.1.3批办：公司领导或主管领导提出处理意见。8.1.4承办：阅知性公文应该根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知，办理公文传阅应当随时掌握公文去向；批办性公文应当根据领导批示转有关部门办理，承办部门收到交办的公文，应当及时办理，并将办理情况告知交办部门。8.1.5催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。8.2发文办理发文办理程序主要包括公文的起草、报批、审核、印制、核发等。8.2.1起草：应做到符合本制度规定内容，实事求是，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，格式规范。8.2.2报批：由发文单位填写《发文处理笺》，报主管领导审批。8.2.3审核：经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行审核。经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改重新报送。8.2.4印制：对审核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数。公文印制必须确保质量和时效。8.2.5核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。8.3整理归档需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合处理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。公文管理原则9.1各部门应当严格按照本制度规定做好公文管理工作，充分发挥公文效用。9.2上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或综合管理部负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。9.3公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被禁止的，视为自废止之日起失效。9