学院公章管理规定

学院公章管理规定一、引言学院公章是学院的重要财务凭证和组织文件的合法认证工具。为了保证学院公章的安全和规范管理，维护学院的正常运转，特制定本学院公章管理规定。本规定适用于全体学院教职员工，并应严格执行。二、学院公章的定义与分类2.1定义学院公章是指经过法律授权，盖有学院名称、标志或标识，由学院负责人或授权代表使用的法定印章。2.2分类学院公章分为以下几种：-法人章：用于与外部机构签署合同、授权文件等正式事务；-行政章：用于学院内部行政事务的认证与审核；-财务章：用于学院财务收支、报销、开票等财务事务的认证与确认；-文件章：用于学院内部重要文件的签署与认证；三、公章管理责任和权限3.1管理责任学院领导担任学院公章使用与管理的主要责任人。具体责任如下：-监督公章的使用和管理；-制定并修订公章管理制度；-任命公章管理员；-审核公章使用申请；-审核与公章有关的文件和合同；-对公章使用情况进行定期审核；-负责公章遗失、损坏事件的处理；-建立公章使用档案，并做好保密工作。3.2权限分配学院领导及各职能部门根据工作需要，授予相应人员使用公章的权限。权限分配原则如下：-具备行政职务或财务职务的人员可以获得行政章和财务章的使用权限；-文件章的使用权限由文件主办人或负责人授予相关人员，并严格按照文件权限进行管理；-法人章的使用权限由学院负责人或授权代表授予，并定期进行审核。四、公章的申请与使用4.1申请流程学院教职员工需要使用公章时，需按照以下流程进行申请：1.填写公章使用申请表，详细说明申请事由、使用时间、文件编号等相关信息；2.将申请表交给公章管理员进行审核；3.公章管理员核实申请信息，并进行内部审核；4.经过审核后，公章管理员将申请表交给学院领导审核；5.学院领导审核通过后，将公章交给申请人使用。4.2使用注意事项在使用公章时，申请人应遵守以下规定：-公章不得私自借给他人使用，亦不得代他人使用；-公章使用过程中，应妥善保管，避免遗失或损坏；-公章使用后，申请人应及时归还，并向公章管理员进行登记；-如发现公章有损坏或遗失情况，应立即向学院领导报告，采取相应措施。五、公章的保管与使用监督5.1公章保管学院设立公章保管室，由公章管理员负责公章的保管与管理。公章保管室应具备以下条件：-保管室内设置专用保管柜，存放各类公章；-公章保管室应配备监控设备，确保公章的安全；-保管室应密封、防潮、防火，确保公章不受损害。5.2公章使用监督为确保公章的正常使用，学院应建立健全的公章使用监督机制：-学院领导应定期对公章的使用情况进行审核；-学院财务部门应对公章使用进行日常监督；-公章管理员应对公章使用申请进行审核，并记录相关信息；-学院内部审计部门应对公章使用情况进行抽查和审计。六、公章的遗失与损坏处理6.1遗失与报告程序如发现公章遗失情况时，相关人员应按照以下程序进行处理：1.发现公章遗失后，立即向学院领导报告；2.学院领导组织相关人员进行搜索，并尽快找回或重新制作公章；3.如无法找回或制作公章，应立即向公安机关报案，并提供相关证据和申请报废公章。6.2损坏与更换程序如公章发生损坏或变形等情况，相关人员应按照以下程序进行处理：1.发现公章损坏后，立即向学院领导报告；2.学院领导组织相关人员进行鉴定，并尽快进行公章的修复或更换；3.如无法修复或更换公章，应立即向公安机关报废，并重新制作新的公