合同管理办法

协议管理措施第一章总则第一条为规范和加强企业协议管理，防备协议风险，增进企业依法经营管理，维护企业利益，根据《中华人民共和国协议法》、《股份有限企业法律事务管理制度》（如下简称《法律事务管理制度》）、《协议管理实行细则（试行）》的规定，结合企业实际制定本措施。第二条本措施波及的定义本措施中所称协议是指企业与自然人、法人、其他组织等平等主体之间设置、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括但不限于买卖、借款、租赁、承揽、建设工程、运送、技术、保管、委托、投资并购、维修保养等各类协议。企业与员工签订的劳动协议、主营业务外销协议不合用本措施。第三条本措施着力处理的问题（一）未签订协议、未经授权对外签订协议、协议未合适审批或越权审批、协议对方主体未达规定、协议内容不完整、权利义务不明确或存在重大疏漏和欺诈，也许导致企业合法权益受到侵害的情形；（二）协议管理制度缺失，考核不到位或者监管不妥，协议未全面、合适履行，也许导致企业违约、经济利益受损的情形；（三）协议纠纷处理不妥，也许损害企业利益、信誉和形象的情形。第四条本措施合用于企业。第二章组织机构及职责权限第五条办公室是企业协议归口管理部门（主管部门），全面负责企业的协议管理和监督工作，其重要职责是：（一）宣传贯彻国家有关法律法规，组织制定并实行企业协议管理规章制度及流程；（二）指导、协助企业各承接部门根据国家有关法律法规及企业协议管理制度建立本部门协议管理的规章制度，督促贯彻协议管理机构和人员；（三）协助集团法律事务部制定我司范围内协议示范文本，在我司范围内推广使用；（四）负责对各部门协议的履行状况进行监督、检查和考核。第六条办公室法律事务专人负责协议的专业审核，其职责是：（一）组织协议谈判，起草协议文本；（二）定期组织对企业各部门人员进行协议管理及有关法律知识的学习培训；（三）负责企业协议的审核审批，出具有关法律意见；（四）负责协议专用章的管理，包括用印盖章、用印登记等；（五）负责协议纠纷的协调处理。第七条协议承接部门的职责（一）负责对拟与企业签订协议的单位进行资信调查，以及资信状况的管理、跟踪、评价，并建立客户档案保留备查；（二）参与协议谈判并起草、申报协议，组织、协调、督促协议的履行，及时将协议的签订、变更、解除或终止状况向本部门领导汇报，并按照规定程序进行处理；（三）及时跟踪市场行情，严格把握协议价格，并对协议价格负责；（四）负责在协议签订、履行、变更、终止过程中协议文本等有关资料的搜集，并整顿归档；（五）负责处理协议争议所需资料的搜集与保管，配合处理协议争议；（六）负责本部门协议档案资料的管理与归档。第八条企业协议实行分级管理制度，协议经办部门应当按照协同平台《协议审批立案系统》设定的协议审批权限、流程、分类申报协议，严禁任何人私自减签、变更协议立案审批流程节点。第三章协议的签订第九条企业对外发生经济行为，除标的额在5000元如下，并能即时履行完毕双方权利义务者外，必须签订书面协议。虽然符合前款规定，但在一种自然年度采购的次数超过两次以上的，或标的物分批交付或者标的物交付时只能检查其外观瑕疵，内在质量需要在使用过程中检查或者需要委托第三方检查的，应当签订书面协议，不受前款额度的限制。采用信件、数据电文等形式签订协议的，应当符合有关法律、法规的规定。第十条协议签订前，承接人员应当充足理解协议对方当事人的工商注册登记状况、认缴资本及约定的交付期限、产品质量、市场信誉等与经济行为有关的内容，以确定对方当事人与否具有签订协议的主体资格及履约能力。第十一条纳入本措施波及资金流出的各类协议行为应坚持比质比价的原则，择优选择供应商。比质比价的方式分为如下几种：招（议）标、书面询价（不少于三家）、定向谈判等。（一）除国家法律规定必须进行公开招标的外，招标形式一般采用邀请招标，参与投标单位不得低于三家。（二）书面询价方式包括传真、特快专递等，报价单上应有被询价单位印章、联络人、联络电话以及税率、运费等内容。除特殊原因以外，电话询价不能作为比质比价的方式。（三）采用议标或定向谈判方式确定供应商的，必须记录谈判内容，形成谈判纪要，并经参会人员签字确认。原则上参与谈判的人员应至少包括经办部门人员、财务人员、审计专人、对口专业人员且人数不少于三人。第十二条协议实行的前提必须是通过立项和审批的，非生产性项目以及生产性紧急项目至少经企业常务副总经理以上同意。第十三条采购类协议的比质比价（一）大宗原燃材料原则上必须采用招标方式确定供应商（由集团或股份企业确定的供应商除外），对于特殊状况无法进行招标的，经书面报请企业总经理同意后方可采用议标或定向谈判的方式确定。（二）单件价格10万元以上或批量价格20万元以上的采购项目原则上必须采用招标的方式确定供应商；低于上述金额的采购可以采用议标或书面询价的方式。由集团或股份企业确定的供应商除外。（三）对于只有唯一采购渠道的采购项目，可以直接采购，不通过比质比价程序。唯一采购渠道仅指垄断行业、无法替代的原生产厂家设备及备件、无图纸且无法进行现场测绘的机电备件等。唯毕生产厂家有多种代理商的，不在上述直接采购的范围。采购项目与否是唯一采购渠道的，必须由生产、设备等专业部门出具书面确认意见，并至少报请企业常务副总经理同意后方可实行。（四）如遇市场价格变化不大的状况，同规格型号及质量规定的产品招标或询价成果可以在三个月时间内沿用，但仅限于沿用一次（国家规定强制招标或企业规定应纳入招、议标或定向谈判的除外）。（五）小部分技术参数发生变化，不适合重新招标，需要沿用招标成果的，如中标价格需要调整时，必须书面记录价风格整的计算过程，做到调价科学、合理、有根据，最终的调整成果经企业主管副总经理、常务副总经理签批同意后作为签订协议的根据。当价风格整幅度超过10%时，原则上必须重新招标。（六）应招标的项目遇有特殊状况不合适招标的，经办部门必须书面阐明原因并逐层报请审计专人、部门负责人、主管副总、总经理同意后，可采用议标、询比价或定向谈判的方式确定供应商。第十四条工程类经济活动的比质比价（一）10万元（含）以上的工程类项目原则上必须通过招标方式产生设计单位、勘察单位、监理单位、施工单位以及安装单位等；10万元如下的工程类项目可以采用议标或书面询价两种方式确定。以书面询价方式确定工程单位的，书面询价单除具有本措施第十三条第（二）款的规定以外，还要列明分项价格。（二）没有对应资质证明或挂靠的工程单位，一律不能参与工程活动。（三）应招标的项目遇有特殊状况不合适招标的，经办部门必须书面阐明原因并逐层报审计专人、部门负责人、主管副总、总经理同意后，可采用议标、询比价或定向谈判的方式确定施工单位。采用议标、询比价或定向谈判方式的，有关规定按本措施第十三条第（三）款执行。第十五条修理修缮类、其他类（一）10万元（含）以上的修理项目、承揽项目、运送项目原则上必须采用招标方式确定供应商；10万元如下的可以采用议标、书面询价的方式。企业保驾协议以及常常发生的相似或类似的修理、运送业务可通过招标方式确定一定期期内（一年）的定点维修厂商。（二）应招标的项目遇有特殊状况不合适招标的，经办部门必须书面阐明原因并经审计专人、部门负责人、主管副总、总经理同意后，可采用议标、询比价或定向谈判的方式确定供应商。采用议标或定向谈判方式的，有关规定按本措施第十三条第（三）款执行。第十六条协议条款是经各方当事人协商一致约定的协议内容，是确定协议当事人权利义务的根据。协议附件以及协议当事人签订的补充协议是协议的构成部分，与协议正文具有同等法律效力。第十七条协议承接人员应当根据协商、谈判、招投标等成果拟订协议文本，做到条款内容完整，表述严谨精确，有关手续齐备，防止出现疏漏和瑕疵。企业有协议示范文本的，应当优先选用。当使用由对方起草的协议文本时，对波及权利义务、违约责任和争议处理条款应当进行认真审查，并根据实际状况进行合适修改。第十八条企业对外签订协议应当使用协同管理平台进行线上审批，详细审批权限和流程按照线上审批立案的有关规定办理，实现“100%协议电子化、100%流程线上审批、100%系统自动立案”。在特殊状况下，无法在协同管理平台进行线上审批的协议，需按照协同管理平台协议审批节点进行逐层纸质版的面签。第十九条未经企业同意不得先发生经济行为后补签协议。但在紧急状况下有下列情形之一的，经主管领导书面同意容许补签协议。（一）不立即签订协议也许丧失交易机会的经营性买卖协议；（二）不需要支付价款或酬金的意向性协议；（三）严重影响企业正常生产经营、确有必要办理事项的协议。经同意补签协议的，应当在经济行为发生之日起五个工作日内发起协议在线审批立案流程。第二十条协议审核应当发挥经办部门及各专业部门的优势，分工协作，互相支持，提高协议审核的质量和效率。商务条款是对协议当事人之间有关协议交易的详细商务安排做出约定的条款，包括但不限于标的内容、交付时间与方式、价格、支付或结算方式、期限、发票、运送、保险等条款。商务条款重要由经办部门及有关专业部门负责审核。技术条款是对协议标的物的物理化学性能、技术等级和规范、质量、规格等特性加以约定，使得协议标的物可以与种类物相区别和特定化的协议条款，包括但不限于商品的技术原则、质量原则、检查原则、包装、工艺、使用、验收、维护等条款。技术条款重要由经办部门及有关专业部门负责审查。法律条款是为了保障协议顺利履行、严格约束当事人的权利义务并提供明确有效的纠纷处理及救济方式的协议条款，包括但不限于知识产权、适使用方法律、争议处理、违约责任、不可抗力等条款。法律条款重要由法律事务专人负责审核。当存在商务、技术条款与法律条款性质重叠的状况下，由法律事务专人从风险控制的角度对技术或商务条款进行合法性审查。协议总体上的合法性、严谨性和逻辑一致性由法律事务专人负责。第二十一条企业对外签订协议，应当由专业人员在其岗位职责范围内办理。签订协议步应当有企业法定代表人授权的委托代理人签名或加盖有关印章。授权签订协议的，代理人应当在授权范围和期限内签订协议。第二十二条签订协议应使用协议专用章。对于特殊事项需要加盖单位公章的，在履行完毕审批手续后，按照企业有关规定办理用印手续。第二十三条企业协议专用章应设专人保管。加盖协议专用章必须清晰、规范，必须严格按照协议约定份数加盖，严禁在约定协议份数外加盖印章。第二十四条协议专用章原则上不容许带出企业，如确需携带协议专用章签订协议步，必须报经企业主管领导同意，由协议专用章管理人员随行。第二十五条协议文本上加盖印章的规定（一）协议当事人在协议文本上加盖的印章应当与协议首部、尾部的名称相一致，不得加盖企业内部车间、分厂、机关部室等职能部门印章；（二）对方当事人是项目经理部的，必须由其法人单位出具授权委托书；（三）对方当事人为自然人的，应注明身份证号码，在签订协议步应当由本人签名并捺手印，身份证复印件同步附后；（四）协议文本在两页以上时必须在各页之间加盖“骑缝章”，不得有遗漏页；重要数据或文字的修改应加盖双方印章。第二十六条法律规定需经国家专门机关同意、立案的协议，协议签订盖章后应由经办部门负责办理审批、立案手续。已加盖协议专用章但因故未能生效的协议，协议经办人应将盖章协议返回办公室，登记立案后，由办公室统一销毁。第四章协议的履行第二十七条协议经办部门应负责生效后协议的全面履行。敦促协议相对方积极履行协议，对协议相对方的履行状况实行有效监控。一旦发既有违约也许或违约行为，应当及时提醒风险，并立即采用对应措施防止产生损失或者将损失降到最低。协议经办部门应当设置专职或兼职协议管理员并建立“协议履行台帐”，对经办的每一份协议的履行状况要建立档案，并接受办公室监督。第二十八条当协议经办部门与协议执行部门为不一样部门时，协议经办部门应当在协议签订并生效之日起三个工作日内，将协议移交给执行部门。状况紧急或在特殊状况下，不受前述期限的限制。协议移交应当形成书面交接记录，由参与交接的人员签字。交接记录和其他协议资料一起存档保留。第二十九条有下列情形之一的，协议不得履行（一）对附生效条件的协议，在条件尚未成立时；（二）对附期限生效的协议，在期限尚未届至时;（三）对法律、行政法规规定应当办理同意手续，或者办理同意、登记等手续才生效的协议，在尚未办理完毕同意或者同意、登记等手续时。第三十条对于签订生效的协议，发现存在显失公平、重大误解或对方有欺诈行为等情形，或者因政策调整、市场变化等客观原因，已经或者也许使企业利益受到损害的，协议经办部门应当及时向企业主管领导汇报，采用与对方协商的方式变更或解除协议。如经协商到达一致的，按照原协议的审批权限和流程办理协议变更或解除协议；如不能协商或经协商不能到达一致的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼，祈求依法变更或者撤销协议，防止危害后果的发生。第三十一条对有先后履行次序的协议，对方当事人应当先履行协议义务而未履行或者未合适履行的，协议经办部门应当拒绝对方对应的履行规定。第三十二条有确切证据证明对方发生下列情形之一的，应当中断履行协议：（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者也许丧失履行协议能力的其他情形。中断履行协议由协议执行部门提出，经法律事务专人审核后，报企业主管领导同意。协议执行部门负责对有关证据进行搜集和保全。第三十三条协议经办部门应当按照协议约定的检查期间、质量规定、检查原则和措施对标的物进行验收。如标的物的数量或者质量不符合协议的约定，应当在协议约定的检查期间内向对方提出书面异议。协议未约定检查期间的，按照法律规定的期间提出。第三十四条在不损害企业利益的前提下，经协议各方协商一致，可以变更或解除协议。变更或解除协议，必须采用书面形式。变更或者解除协议的协议书，按照原协议的审批权限和流程办理。第三十五条企业应当严格按照协议约定条件或者法律规定行使单方解除协议或者债务抵消的权利，解除协议或者债务抵消的告知自抵达对方时生效。企业如收到对方解除协议或者债务抵消的告知，如有异议的由协议经办部门在收到告知后三个工作日内形成书面异议分别上报法律事务专人及企业主管领导，经企业领导同意后以企业名义向对方提出。协议没有约定异议期间的，在收到解除协议或者债务抵消告知之日起三个月的法定期间内提出。异议事项双方未能到达一致的，应当在协议约定期间或者法定期间内向人民法院提起诉讼。第三十六条企业财务部门按照协议约定的结算方式办理结算业务。但有下列情形之一的，财务部门有权拒绝办理（一）应当通过协议在线审批立案系统签订协议而未签订的；（二）未向财务部门提供协议原件的；（三）收款单位与协议对方当事人名称不一致的；（四）未按协议约定付款或者未满足付款条件的；（五）协议约定的有关税率、付款内容、发票原件等违反国家税务规定或不符合企业财务制度的。第三十七条本措施第三十五条异议书及对对方异议书的复函、对解除协议或者债务抵消告知的异议书，应当经对方签收确认。如对方拒绝签收的，应当采用公证送达、邮寄送达等可以证明对方已收到前述法律文书的方式送达。第三十八条协议履行过程中形成的告知、异议书、确认书、签收证明等资料，协议经办部门及其他有关部门应当及时获得原件，并由协议经办部门统一归档保留。第五章协议纠纷的处理第三十九条协议在履行过程中发生纠纷的，应当根据国家有关法律法规，在规定的时效内与协议对方当事人协商，经协商一致的，应当签订书面协议。协商不成时，应当按照协议约定或者法律规定选择通过诉讼或仲裁方式处理。第四十条协议经办部门是协议纠纷处理的主责部门，如通过诉讼或仲裁途径处理协议纠纷时，由协议经办部门指派一名代理人和法律事务专人共同参与诉讼。如需委托律师代理的，由法律事务专人报企业主管领导同意后详细办理，但协议经办部门对协议纠纷的处理必须负责究竟。第四十一条在诉讼或仲裁的准备过程中，协议经办部门负责搜集并提供在协议签订、履行过程中形成的与诉讼有关的材料，包括但不限于协议文本及附件、往来信函、交货、验收、收（付）款凭证等协议履行过程中的材料以及有关违约的证据材料。对不能提供原件的应当阐明证据来源，对企业不能自行搜集的材料，应当提供调取有关证据的线索。第六章协议档案管理第四十二条协议经办部门应当建立健全协议档案管理制度，设置专职或兼职协议档案管理人员，建立协议档案台账、档案索引卡等，作为辅助查找工具，对各类协议进行分类归档。协议档案管理应做到规范、整洁、便于查找和保留。第四十三条协议经办部门建立的协议档案，应反应协议签订、履行、终止的全过程。协议档案内容包括：（一）协议文本，各类信函、电文、传真等资料，寄送特快专递的底联及查询单，对方的资质文献等书面材料；（二）审批、立案材料，包括协议经办部门、上级主管部门及有关领导审批意见等；（三）协议签订、履行过程中的请示、汇报，上级的指示、批复，重要会议、商务谈判的记录、签收证明等；（四）企业有关文献规定或与协议有关的其他资料。第四十四条协议承接部门应加强对传真、电子数据互换、电子邮件等资料的管理,对原始的传真资料进行记载并妥善保留；所有传真件均应加盖对方单位公章或协议专用章，重要的往来传真应当在5日内获得加盖印章的原件；电子数据互换和电子邮件存档时，应注明收发文献的邮箱地址等资料来源，重要文献往来应进行截图予以书面保留。第四十五条对履行完毕的协议文献，每年按规定期间造册移交企业的档案管理部门，按照企业档案管理规定保管。第七章考核第四十六条办公室有权利行使本章节项下提议奖惩权。第四十七条企业对如下人员予以通报表扬，对成绩突出的予以200元以上1000元如下的奖励：（一）减少采购成本奉献