费用报销系统用户培训甘肃

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02月1第1页2用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第2页一、系统概述---系统开发背景1.支持FSSC直接服务于基层客户；2.改变费用审批依靠纸质单据流转状态；3.处理地市需负担纸质单据审核工作问题；4.降低退单率，加紧支付效率4.0企业绩效管理数据源系统1.0财务运行(ERP)总账（GL）应付(AP)财务数据库业务系统与财务模块接口（收付费）5.0报表/展示2.0资本管理3.0风险管理税务固定资产核实(FA)员工费用报销背景1：ERP规划内容背景2：支持共享中心建设背景3：费用精细化管理需要1.总企业预算管理、费用审批管理亟需系统工具支持；2.各级机构费用精细化管理程度不一样，管理水平参差不齐，经过系统工具导入式实现管理水平提升快捷方法；3.处理管理者获取费用基础信息渠道有限问题财务规划3第3页一、系统概述---系统实施对管理提升作用强力导入预算管理，实现事前审批和事中控制有效规范费用报销流程，支持流程标准化管理电子流与实物流分离，支持跨机构远程审批支持HR在编员工自助报销，提升自我管理和合规意识与预算接口与OA、CA集成落实标准化、规范化、透明公开标准第4页一、系统概述---分企业应用范围

费用报销系统支持除手续费、职员工资、工会经费、在建工程、固定资产采购以外，需付现费用报销业务。包含：招待费、业务宣传费、车辆使用费、邮电费、公杂费、修理费、会议费、印刷费、保险费、宣传教育费、劳动保护费、电子设备运转费、租赁费、福利费等……5第5页6一、系统概述---报销流程介绍1.省、地市本级固定费用报销流程：编制年度固定预算动支申请费用报销本级审批2.县支企业变动费用报销流程：编制月度变动预算共享中心审核付款费用报销县支审核地市审批共享中心审核付款关于动支：对报销事项是否能够发生进行申请。1.省企业、地市分企业本级费用使用时必须先进行动支申请审批，再进行费用报销。2.动支申请时，系统进行预算控制，超出预算不允许提交。3.系统支持一次动支、屡次报销。预算系统与报销系统接口，同时数据，做好费用预算，先算后花。第6页7省级财务共享服务中心省本级、地市本级、县支企业一、系统概述---电子流与实物单据流程见单支付电子流先抵达审核会计，预审经过后再接收实物单据，提升报销效率，降低退单过程。上线过渡期，为了给大家一个认知接收过程、控制财务风险，暂采取实物和电子同时审批方式。第7页用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明8第8页9依据企业信息安全管理要求，费用报销系统与OA、CA系统连接，员工使用OA系统Ｕ盾，经过OA系统单点登录。OA系统U盾和密码是费用报销系统身份认证标志，员工必须严格保管。禁止同一员工操作多个用户、保管多个U盾。OA统一登陆地址64/二、系统讲解及演示---登录系统点击【费用报销系统】点击登录点击登录第9页10二、系统讲解及演示---登录系统费用报销系统主页面第10页二、系统讲解及演示---个人设置点击【个人设置】按钮，进入个人设置页面点击个人设置第11页二、系统讲解及演示---个人设置用户在个人设置模块能够设置员工银行卡信息、邮件信息、授权、惯用审批意见。

填单权限授权审批权限授权第12页13用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第13页14二、系统讲解及演示---填写单据

用户从系统首页【填写单据】按钮，进入单据选择页面。进入单据选择界面后，用户可依据本身报销需要，选择不一样类型报销单据进行填写。点击【填写单据】省、地市本级单据组县支企业单据组第14页15二、系统讲解及演示--单据介绍1.预算项目与固定费用预算系统保持一致。2.预算项目只能选取本部门可用项目。本级费用动支单标注*号为必填项目1.预算部门为预算编制时预算归属部门。2.预算部门通常为报销人所在部门。3.固定费用预算中有没有法区分部门预算，系统中统一放在虚拟部门“不区分部门”中。15第15页本级费用报销单二、系统讲解及演示---本级报销单据（续）已审批经过指动支申请事项是否完成报销。1.选择是，指此次报销后该动支申请全部结束，如有剩下动支金额此次报销审批结束后预算自动释放。2.选择否，剩下动支金额仍可继续使用。报销人是费用使用人，经办人是单据填写人，系统允许代报销。如有预支款项，需关联相关信息，未冲销预支款时系统弹出提醒费用明细区，填写财务核实相关内容16第16页17单据重点字段解释依据精细化管理需要，SAP系统需求，费用报销系统增加调整了以下字段信息，这些字段全部与SAP系统关联，经过下拉菜单方式进行填写，主要客户和销售团体暂不用。详细包含：费用类型受益部门销售团体主要客户渠道费用明细险类1、2、3第17页客户服务费用（普通发生在保险协议成立之后）展业费用（普通发生在保险协议成立之前）其它说明：费用类型是一个费用核实维度，而不是一个详细科目。目标就是准确核实和分析企业在市场和客户投入方面真实成本。费用报销人应该依据费用实际用途来准确对费用类型进行指定，而无须受会计科目、发生部门以及发生机构限制。

二、系统讲解及演示---报销单重点字段：费用类型1.费用类型及填写说明：18第18页二、系统讲解及演示--报销单重点字段：费用明细按照报销事项进行分类，是对经济事项，即发票内容描述，便于报销人员填写。费用明细项目分为两级，费用报销时，须选择到第二级费用项目。因为“费用明细项目”直接自动映射到会计科目，所以会计人员仅在费用报销系统审核费用明细项目，而且不允许继续修改操作。假如发觉费用报销人填写错误，将直接退回，报销人修改完成将报销单直接返回会计人员，无需重新走审批流。2.费用明细项目19第19页分为三个层级：一级险类：车险、非车险、农险和共同；二级险类：13大险类（除车险、农险外）+6个农险明细险类；三级险类：在二级险类基础上，按保险责任细分出明细险类。险类填写要求：险类须逐层填写，即先填写险类1，在填写险类2，以这类推。假如一笔费用与实际业务直接相关，报销人员应该尽可能认定到最明细险类，即逐层填写至险类3。假如一笔费用与实际业务直接相关，但确实难以区分明细险类，应该最少认定到险类1或险类2，报销人员不得将能够区分险类费用认定为共同费用。假如一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生共同费用，无法认定到险类，应该选择“PP98共同”。二、系统讲解及演示—报销单重点字段：险类3.险类20第20页假如一笔费用与实际业务直接相关，应认定到实际销售渠道（直销等）。假如一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生共同费用，无法认定到详细销售渠道，应该选择“SS98共同”。二、系统讲解及演示—报销单重点字段：渠道4.销售渠道填写要求：5.受益部门Sap未上线前，该字段数据为各分企业部门及支企业。21第21页二、系统讲解及演示---本级报销单据（续）本级差旅费单据与普通费用区分：需填写人员（多人不需全部填写，同一差旅费标准选择一人即可，不一样标准分行填写）双击金额框，跳出明细表，填写出差详细行程明细。住宿费超标需要填写原因，不然不予提交。22第22页23本级费用预支单1.填单时先选定已审批经过动支单号。2.系统自动带出剩下可用金额、预算项目。剩下可用金额是指动支申请金额减去以前已完成报销和已预支但未核销金额。标注*号为必填项目二、系统关键设计介绍--单据介绍23第23页24县支企业单据二、二、系统讲解及演示---县支企业报销单据员工收款人：员工能够在个人信息维护栏维护银行账户信息，填写报销单收款区时能够直接选择姓名。供给商收款方：sap全国上线后，供给商数据在sap系统中维护，报销系统连接sap进行选择；假如有暂时供给商，能够手工填写；当前全部供给商收款信息均手工填写。24第24页25用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第25页26二、系统讲解及演示---上传附件点击【附件】按钮：可认为单据上传附件。单据流转各个步骤均可以查看和增加附件，不过附件只能由上传该附件用户删除。第一次使用该功能时需安装影像系统插件。点击【附件】第26页27二、系统讲解及演示---上传附件选定需要上传图片或附件，点击【文件导入】，再点【上传提交】，确认提交后就保留在了影像系统。第27页28用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第28页二、系统讲解及演示---提交审批按照预设流程提交单据填写完成后，点击【提交审批】按钮，弹出传递对话框。再点击【确定】按钮，即可完成单据提交。点击【提交审批】第29页二、系统讲解及演示---提交审批点击确定，提交单据，报销任务自动流转到下一审批步骤如：修理费需要办公室审核，点击加签，选择对应审批人第30页31用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第31页三、预算控制32第32页33用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第33页四、审批流程介绍34第34页灰色框是依据条件或审批权限判断步骤，不是必经步骤。本级报销流程本级预支款流程本级动支流程四、审批流程---省、地市本级流程预审电子信息实物与电子信息审核上线过渡期，共享前流程暂采取实物和电子同时审批方式。需要归口审批时加签选择线下指导报销人填单、单据初审35第35页县支企业预支款流程县支企业报销流程四、审批流程---县支企业流程当前县支费用超一定权限是要经过地市总经理审批，经过设置加签完成审批。第36页间接理赔费用动支流程间接理赔费用报销流程四、审批流程---地市理赔中心流程间接理赔费用预支流程37第37页四、流程中各审批职责审批角色职责申请人（报销人）1.负责经济事项真实性、合规性。2.负责完整填写动支申请单、预支申请单、报销单；按规范要求粘贴原始发票，整理原始单据，扫描相关单据并上传。3.负责提供真实、完整、准确原始单据，对原始发票进行逐一验真并签字确认。部门责任人1.部门责任人审核费用事项是否允许发生、是否真实合规。2.负责审核费用单据填写事项和原始发票经济事项是否一致。3.负责审核费用发生事项与原始发票经济事项是否一致。归口管理部门责任人（办公室责任人）1.负责审核本部门归口管理费用是否能够发生。2.负责审核归口管理费用真实合规性。产品线责任人负责审核计入本产品线专属费用报销、预支事项是否准确、合理。地市财会部预算管理岗负责对县支企业费用报销进行预算审核，预算外事项需提交部门责任人审批。负责对县支企业费用报销事项进行预算立案。财务会计部责任人1.负责审批本级费用动支、预支、报销事项是否能够支出。超出部门责任人权限需提交分管副总审批。2.地市财会部责任人负责对县支企业超预算、预算外事项进行审批。经济事项真实性第一责任人38第38页四、流程中审批职责（续）审批角色职责分管副总经理负责审批超出预算部门责任人权限费用事项是否允许支出。总经理1.负责审批超出副总经理审批权限费用报销事项发生是否允许支出。2.负责审核费用真实性负责。县支企业经理负责审批费用事项是否允许支出、是否真实合规。负责审核费用单据填写事项和原始发票经济事项是否一致。负责审核费用发生事项与原始发票经济事项是否一致。初审1.负责查对原始单据与费用报销系统中电子单据是否一致。2.检验原始发票单位抬头是否正确,负责对原始发票真实性进行检验。3.负责搜集原始单据，统一寄送财务共享服务中心。共享中心审核岗1.负责对原始发票真实性进行抽检。2.负责审核费用单据项目与原始发票经济事项是否一致。3.负责审核电子信息与原始单据是否一致，审核报销事项附件是否齐全，签字是否完备。4.负责审核报销事项中，预算项目中间接理赔费用部分与受益部门为理赔部费用金额是否一致。39第39页业务审批步骤共享中心审核岗银行退票申请人审核不经过退回时选择“逐层审批”。修改完成提交时需重新进行各个步骤审批。1.只需补充资料时，选择“直送至我”，申请人补充后可直接提交审核岗审核。2.如需修改单据内容或金额，选择“逐层审批”，申请人再次提交需重新进行各个步骤审批。如发生银行退票，共享中心结算岗选择“直送至我”，将单据返回审核岗，由审核岗退回申请人修改账号，修改后可直接返回审核岗再次进行付款。单据退回方式分为两种，退回单据时，退回人员需选择详细退回方式：一是“逐层审批”，指退回单据再次提交时需逐层重新审批。二是“直送至我”，指退回单据修改完善后可直接提交退回人。四、流程---报销单退回流程40第40页41用户培训-目录一、系统概述二、系统讲解及演示1.登录系统2.个人设置3.填写报销单据

4.上传附件5.提交审批三、预算控制四、审批流程五、报销规范说明第41页4242报销人依据所报销费用类型搜集此次报销所需原始单据，原始单据包含但不限于：发票、协议、购货清单、验收单等深入说明情况书面材料。原始单据搜集费用报销人应依据《中国人民财产保险股份有限企业原始发票审核管理方法》，经过税务机关官方网站或电话等方式对每张外来原始发票真伪进行查验，并在每张发票正面右下方空白处写明“已验”并署名，他人经办代署名发票真伪仍由报销人负担责任。发票验真在sap系统未上线前，使用A4粘贴单打印格式，粘贴原始发票时需露出条形码；新财务系统上线后，报销单和粘贴单采取与凭证纸张大小相同规格。打印、装订要求五、报销规范说明第42页4343原始发票扫描和粘贴规则总体分为“先粘贴再扫描”和“先扫描再粘贴”两种方式。（1）定额发票（餐费等）、交通类发票（汽油票、出租车票、停车票等）单张金额在300元以下（含300元），以