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文档简介

公司合同章管理制度背景介绍随着公司业务的不断扩展，合同数量不断增加，为了保证合同签订的合法性和有效性，公司需要建立起一套合同章管理制度，确保合同章的使用、申请、存储等环节符合法律法规和公司内部规定。适用范围本管理制度适用于公司所有部门和员工。合同章使用管理合同章的种类和用途合同章分为电子章和实物章两种，实物章包括公司公章、财务专用章、业务专用章等。各种合同章的用途如下：公司公章：用于公司与外部签订法律文件或合同；财务专用章：用于公司与银行、税务机关等进行财务核算、结算、缴税等业务；业务专用章：用于公司与客户签订合同、洽谈业务等。合同章的使用规定凡使用公司合同章的文件，必须要事先经过合同管理人员的审核和审批，审批通过后方可使用。经过合同管理人员审核的文件，应当登记在合同章使用登记簿中，登记的内容包括：文件名称、编号、盖章日期、合同章的种类及使用人员等信息。合同章的盖章位置应当有明显标记，避免将合同章盖在错误的位置上。使用合同章的人员应当对盖章的文件进行认真核对，如有发现错误应及早更正，并在使用登记簿中进行备注说明。电子章的使用必须要使用公司内部加密软件，同时应当采用多重机制保障电子章的安全性。合同章的管理和保管合同章的管理应当指定专人负责，对合同章的使用、申请、保管等环节进行监督和管理。实物合同章应当存放在专用章柜中，同时应当实现多重锁机制，保护好合同章的安全。确保合同章盖章后能够清晰的印出字迹，避免使用劣质印泥或过量使用印泥导致字迹不清晰的情况发生。合同章的使用和保管应当进行定期检查和清查，避免出现不当使用、丢失等情况。合同章申请流程申请流程部门申请人员填写《公司合同章申请表》，并在《公司合同章使用登记簿》中登记；合同管理人员审核申请表，核实文件真实性、合法性及经费预算等情况；合同管理人员审核通过后，将电子章签发给申请人员，同时将实物章移交给申请人员；申请人员使用完毕后，应当及时将电子章和实物章归还给合同管理人员。申请表公司合同章申请表应当包含以下内容：部门名称；申请人员姓名、联系方式；文件名称、编号；合同章种类、数量；使用日期和截止日期；使用人员姓名、职务。合同章有效期管理合同章的有效期应当根据不同的情况进行规定。对于实物章，应当在使用期限届满前进行续期，同时需要进行检查，保证章面完整、印迹清晰，防止章面磨损、损毁等情况的发生。对于电子章，应当视情况而定，定期检测合同有效性并及时更新。附则本制度由公司合同管理部门负责解释；本制度自发布之日起施行，如有修订将另行发布；合同管理人员应当对本制度进行宣贯，并监督全公司执行。结束语公司合同章是公司合同签订的重要保障，合同章的使用和管理不仅涉及公司利益，也涉及到公司

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