信息反馈控制程序

XXX机电股份有限公司信息反馈控制程序文件编号：1目的为了维护公司相关方共同利益，使公司的质量/环境/职业健康安全/两化融合管理体系（以下简称管理体系）的信息畅通，并能及时有效地得到处理，确保各管理体系的持续有效运行。2适用范围本程序规定了内外部信息的汇集、确认、登记、分析及处理。本程序不适用于产品实现过程发现的不合格品的处置；不适用于客诉信息处理；不适用于已经发生的质量事故、安全生产事故信息的处理。注：本程序所指的“信息”是指：1、与管理体系要求不符的行为虽然未发生事实上的严重结果，但有潜在发生的可能的信息。3职责品保中心——是质量/环境/职业健康安全信息的归口管理部门，负责对信息的汇集、确认、登记、传递，处理结果的跟踪、闭环验证，并按月、年整理成信息反馈、处理结果台帐。信息部——是两化融合协调与沟通的归口管理部门，负责建立两化融合管理体系的协调与沟通机制。各职能部门——负责收集本程序规定范围内质量/环境/职业健康安全/两化融合运行中的异常信息，并以《信息反馈单》的形式送品保中心/信息部；同时负责反馈信息涉及内容的纠正措施制定。管理者代表——负责对反馈信息处理的批示。4程序信息反馈处理流程为确保管理体系的信息得到及时有效处理，公司制定了《信息反馈处理流程》，详见附件1。信息的分类根据信息可能产生的影响程度，其可分为A、B、C三类，其中A类影响度最大，B类其次，C类最小。A类信息，其包括：⑴影响产品功能、性能、可靠性，危及人身安全，引起顾客、相关方强烈抱怨，不符合国家法律、法规，有损公司信誉和形象的信息；⑵管理体系处于失控状态的信息；⑶没有得到及时解决短期内频繁出现的B类信息。B类信息，其包括：⑴影响产品正常生产、危及职工健康安全的信息；⑵不符合管理体系要求的信息，相关方要求及时解决的信息；⑶在协调过程中无法解决或在短期内频繁出现的C类信息。C类信息，其包括：⑴不合理流程改进信息；⑵操作规范标准化改进信息；⑶相关方偶尔抱怨且涉及面较小的信息。4.4信息的收集、汇集、确认、登记、反馈各职能部门对收集到的异常信息填写《信息反馈单》一式三联，自留存根一联，另二联送品保中心/信息部。品保中心/信息部对收集到的各种信息进行确认、编号登记、分析判断，并按类进行整理反馈至管理者代表处，当管理者代表在规定工作日内不在岗时，可直接上报总经理。⑴对A类信息，1个工作日内反馈至管理者代表处；⑵对B类信息，2个工作日内反馈至管理者代表处；⑶对C类信息，5个工作日内反馈至管理者代表处。管理者代表在接到信息反馈单后，通过分析判断及时作出处理批示后给品保中心。⑴对A类信息，1个工作日内批示后反馈至品保中心；⑵对B类信息，2个工作日内批示后反馈至品保中心；⑶对C类信息，3个工作日内批示后反馈至品保中心。品保中心/信息部依据批示指向，将责任联发放至相关职能部门并做好记录。同一信息批示涉及多个责任部门，品保中心可复制责任联。信息的分析与纠正预防措施各部门对品保中心/信息部反馈的信息，要确认事实，认真分析与已的责任，查找原因并及时采取纠正或预防措施，必要时，与品保中心/信息部及时沟通。A类信息反馈的纠正预防措施在接到信息起的5个工作日内完成并报品保中心/信息部。必要时，品保中心/信息部可动用资源与责任部门一起共同分析并制定纠正措施。B类信息反馈的纠正预防措施在接到信息起的10个工作日内完成并报品保中心/信息部。必要时，品保中心/信息部可动用资源与责任部门一起共同分析并制定纠正措施。C类信息反馈的纠正预防措施在接到信息起的15个工作日内完成并报品保中心/信息部。纠正和预防措施的过程详见《纠正和预防措施控制程序》。纠正预防措施的确认品保中心/信息部对各部门提交的纠正预防措施进行确认，发现纠正预防措施明显偏离信息反馈内容，则通过沟通后要求其重新制订纠正预防措施。对于A类信息的纠正预防措施，品保中心/信息部确认后还需递交至管理者代表进行确认。对认为原因不正确、措施针对性不强的，沟通后要求责任部门重新制定纠正预防措施。信息处理结果的跟踪验证、闭环、反馈品保中心/信息部负责信息反馈之纠正预防措施的跟踪验证。对有效的纠正预防措施