公司档案分类方案

公司档案分类方案2023-11-1710XX档案分类方案-〔草案〕工作效劳，依据国家档案局《档案法》的规定,结合本司实际，特制定本方案。分类原则和方法、档号标识及归档范围与保管期限。其次条档案分类原则是以公司职能活动中形成的各种门类形成特点，进展科学分类。第三条公司档案分类设置13个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代码，以英文字母房产租赁档案等类目档案每十年编一个名目挨次号。1．党群工作〔代码：01〕⒉行政治理〔代码：02〕 名目代码：A⒊⒋经营治理〔代码：03〕根本建设〔代码：04〕名目代码：B⒌设备仪器〔代码：05〕名目代码：C⒍会计档案〔代码：06〕名目代码：D⒎人事档案〔代码：07〕名目代码：E⒏声像档案〔代码：08〕名目代码：F⒐实物档案〔代码：09〕名目代码：G⒑法务档案〔代码：10〕名目代码：H⒒审计档案〔代码：11〕名目代码：I⒓楼盘销售档案〔代码：12〕名目代码：J⒔房产租赁档案〔代码：13〕名目代码：K第四条 二级类目的设置方法如下：问题设置；⒉根本建设类的二级类目，按工程工程设置；⒊设备仪器类的二级类目，按设备种类设置；表、其他设置；⒌人事档案类的二级类目，按人名设置；U文体活动类分别设置；⒎实物档案类的二级类目，按证书、荣誉品、其他设置；⒏法务档案类的二级类目，按诉讼案件、法律文书设置；置；⒑楼盘销售档案的二级类目按楼盘销售宣传材料、客户材料、售后效劳设置；11.房产租赁档案的二级类目按楼盘的名称设置。附件⒈档案分类体系表一级类目二级类目类名目名称类目名称目代码01党务综合02组织宣传01党群工作03纪检监察04联谊会05共青团01政务综合02公关治理02A行政治理03档案治理04行政后勤05人事劳资01经营决策02经济治理03企业治理03经营治理04打算统计05财务治理06物业治理07技术质量04B根本建设按工程工程设置05C设备仪器按设备种类设置01凭证06D会计档案02账薄03财务报表04其他07E人事档案按人名设置01照片08F声像档案02录音带03录像带04光盘U盘实物档案01证书09G02荣誉品03其他10H法务档案01诉讼案02法律文书审计档案01常规审计11I02专项审计03其他审计楼盘销售01销售宣传材料12J档案02客户材料03售后效劳13K档案按楼盘名称设置附件⒉档案排列编号方法和档号、名目号构造说明一、党群工作、行政治理和经营治理类〔即为文书档案〕限〔永久、3010〕分别排列编件号，不编名目号；连接。其中保管期限为永久、3010件号(001件)件号(001件)保管期限(30年)年度〔2023年〕全宗号〔中海进展西安公司)二、根本建设⒈排列编号方法：按工程工程分别编案卷号、名目号。号由名目代码、二级类目代号〔工程工程代号、三级类目代号组成，其中名目代码为B，二级类目代号为01〔工程工程第一02，三类类目代号为：投资筹划类为1234、技术资5。例如：档号：COBXA-B01.3-1名目号〔基建档案××工程工程政府批文类〕全宗号〔xx公司〕名目号：B 01.3三级类目代号〔基建档案政府批文类〕二级类目代号〔基建档案××工程工程〕三级类目代号〔基建档案政府批文类〕二级类目代号〔基建档案××工程工程〕三、会计档案⒈排列编号方法：按二级类目分年度排列编案卷号和名目号12、财务报表为4。例如：档号：XA-D1.1-1案卷号〔1卷〕全宗号〔xx公司〕照片号〔照片号〔1张〕册号〔1册〕名目号〔1本名目〕〔中海进展〕D1.11本名目〕类别代号〔会计凭证类〕名目代码〔会计档案类〕四、人事档案人事档案治理有关规定执行。五、声像档案㈠照片册，分册编照片号。号组成，其中名目代码为，二级类目代号为〔照片，三级123。例如：档号：XA-F1.1.1-1-1名目号：F 1.1.1三级类目代号〔领导类〕二级类目代号〔照片档案类〕名目代码〔声像档案类〕㈡ 录音带/录像带大流水排列编盘号。号由名目代码、类别代号、名目挨次号组成，其中名目代码为2〔录音带/录像带。例如：盘号〔1盘号〔1盘录音带/录像带〕名目号〔录音带/1本名目〕全宗号〔xx公司〕名目号：F2.1名目挨次号〔名目挨次号〔1本名目〕类别代号〔录音带/录像带类〕名目代码〔声像档案类〕㈢光盘/U⒈ U序大流水排列编张号。⒉ 档号由全宗号、名目号、张号组成，用“－”连接。3〔光盘/U。例如：XA－F3.1－1张号〔张号〔1张光盘/U盘〕名目号〔光盘/U1本名目〕全宗号〔xx公司〕名目号：F3.1名目挨次号〔第名目挨次号〔第1本名目〕类别代号〔光盘/U盘类〕名目代码〔声像档案类〕⒈排列编号方法：依据二级类目结合形成时间分别排列编件号。⒉档号由全宗号、名目号、件号组成，用“-”连接。名目G，123。例如：档号：XA-G1.1-1件号〔件号〔1件〕全宗号〔xx公司〕名目号：G 1. 1〔第1本名目〕类别代号〔证书类〕名目代码〔实物档案类〕㈠诉讼案⒈排列编号方法：按案件名称排列编案卷号、名目号；〔案件名称〕组成，其中名目代码为H，二级类目代号为1〔诉讼案、三级类目代号〔诉讼案件代号。例如：档号：XA-H1.01-1案卷号〔案卷号〔1卷〕名目号〔法务档案××诉讼案件〕全宗号〔xx公司〕H1.01〔××诉讼案件〕二级类目代号〔诉讼案〕名目代码〔法务档案类〕㈡法律文书⒈排列编号方法：按法律事务文件材料编件号；H，2〔法律事务文件材料。例如：档号：XA-H2.1-001件号〔件号〔1件〕名目号〔法务档案法律文书第1本名目〕全宗号〔xx公司〕H2.1名目挨次号〔名目挨次号〔1本名目〕〔法律文书类〕名目代码〔法务档案类〕八、审计档案⒈排列编号方法：按审计类别排列编案卷号、名目号代码为I,类别代号分别为：常规审计为1、专项审计为2、其他3、例如：XA-I1.1-1-001件号〔件号〔1件〕案卷号〔1卷〕名目号〔常规审计类第1本名目〕全宗号〔xx公司〕I1.1名目挨次号〔名目挨次号〔第1本名目〕类别代号〔常规审计〕名目代码〔审计档案类〕九、楼盘销售档案⒈排列编号方法：按楼盘工程编案卷号、名目号；〔即楼盘工程代号〕组成，其中名目号代码为J，二级类目代号分别为：楼盘宣传1、客户档案2、售后效劳3；三级类目代号：1、香蜜湖为2中海观园等。例如：档号：XA-J1.1-1案卷号〔案卷号〔1卷〕名目号〔楼盘销售档案××楼盘宣传类〕全宗号〔xx公司〕名目代码〔房产档案〕：J 1. 名目代码〔房产档案〕三级类目代码〔××楼盘〕三级类目代码〔××楼盘〕名目代码〔楼盘销售档案类〕十、房产租赁档案排列编号方法：按楼盘名称分别编案卷号、名目号；号由名目代码、二级类目代号〔租赁类别代号、三级类目代号K，二级3；三级类目0102；档号：XA-K1.01.1-1案卷号〔案卷号〔1卷〕房产租赁档案××楼盘商业楼宇类〕全宗号〔xx公司〕名目挨次号〔第1本名目〕三级类目代码〔楼盘名称代号〕名目挨次号〔第1本名目〕三级类目代码〔楼盘名称代号〕二级类目代码〔租赁类别〕名目代码〔房产租赁档案类〕附件3档案分类、归档范围和保管期限表一级 二级类目 类目党务综合0101党群工作01组织宣传0102纪检监察0103联谊会0104共青团0105行政 政务综合治理 020102政务综合0201

序号 归档范围公司党员代表大会的会议通知、名单、议程、报告、大会发言、提案、01选举结果、争论通过的文件、决议、纪要、主席团会议纪要等文件材料02 党委会议决议、会议纪要或记录党委工作打算、工作总结〔年度的〕03〔半年的〕04 党委各种重要的调查报告、状况反映、党务工作大事记05知、重要会议上级针对本公司发的文件〔重要的〕06〔一般的〕党委工作的各项规章制度、规定党委工作的请示、批复、报告、通报劳动竞赛和评优评先、领导班子民主生活会组织建设〔包括机构设置、印鉴治理、进展党员等；整党建党，党员01 和党员干部治理〔包括党内干部任免、党费治理、党内评优评先等相相关的文件材料扶贫、救灾、赞助期望工程等事迹材料党员专题活动企业文化工作打算、通知纪委工作打算、工作总结、会议纪要、群众来信来访材料及调查处理结01果、向上级的请示、报告、汇报及上批的批复〔包括调查报告、02证人、证词、谈话记录、个人检查等〕材料；举报材料01 联谊会的制度、章程、年度活动打算、工作总结、生活福利01 团委向上级单位的请示及上级的批复；上级团委针对本单位发的文件团组织机构编制、团干部任免、对团员的嘉奖、处分和超龄退回、会议02纪要等重要材料公司领导班子〔包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同〕的构成01及变更、内部机构及变更董事会、股东会、监事会、总裁办公会等综合性行政办公会议的成套材02料〔通知、会议记录、决议、专题报告、提案、托付书等〕股权事务的请示、批复、报告、通知上级领导来视察、检查工作时作的重要指示、讲话、题词等

保管永久永久永久永久10永久1030永久1010永久1010永久永久永久公关治理0202档案治理0203行政后勤0204人事劳资0205行政治理02

公司历史沿革、大事记、简介重要的调查争论材料反映本单位主要职能活动的出版物定稿样本向上级的请示、报告及上级的批复国有资产评估、确认验资报告、财务审计报告、国有资产授权占用证书印鉴治理的规定、申请、制发、废止印章形成的文件材料资质治理的规定、资质申报、变更等文件材料半年、年度工作打算、工作总结、工作进展规划〔公司总部〕〔子公司〕公司领导到子公司视察工作的状况通报上级单位针对本单位或转发本单位的文件材料贯彻上级重要文件、会议及指示精神的状况汇报公司制定的规章制度、工作标准、工程程序法人代表证明、法人授权托付书子公司的请示、报告及公司总部的批复、函等〔重要的〕18〔一般的〕上级普发性的要贯彻执行的通知、法规各类工作简报与有关单位签定的合同、协议书等01理、企业手册制定、大型活动等文件材料优质工程的申报和验评资料，年度评定的各级优质工程证书的打算在国家、本系统获得的嘉奖证书等材料档案工作的规章制度、会议纪要、通知、工作打算、工作总结、年度统01计报表02告与子公司档案工作沟通的专题报告档案编研资料汇总办公用品、会议室、宿舍、办公设备、生活福利、信息化等治理工作制01度写字楼治理、食堂治理、值班、接待、车辆治理等文件材料安全保卫、消防工作、工伤事故处理等文件材料机构设置、机构调整、机构职能请示、批复、通知公司领导班子任免、委任、分工、述职报告等公司总部及子公司中层干部的任免、委派、述职报告等专业技术人员任职资格确认、聘职通知等考核中层干部及子公司领导班子的文件材料员工花名册、劳资统计报表员工聘请、录用、转正、升级、调资、停薪留职、离职等文件材料

3010301010永久永久10永久永久永久永久人事、工资、职称08奖金、绩效考核等工作的规定、方案、方法、通知、请示、批复09 员工处分、复职、落实政策的有关材料本单位劳动典范，先进工作者事迹材料及表彰打算〔公司总部〕10〔子公司〕员工因公出国出境的报告、批复会议纪要、一般工作通知各种培训班的教学打算、教案、总结、学员成绩考核、学员名册和结业证书存根等14证书存根等14集团退休老干部日常效劳1015有关人事治理的统计报表及工资表16集团干部、员工内部工作调动介绍信17上级普发需要执行的关于人事、职改工作的规定、通知、重要会议文件18员工车改、员区购房优待等方案、制度01企业进展规划、任期目标治理经营决策02企业改革、转换经营机制等的决策性文件永久030103与子公司、外商或其他企业签订的合同、协议、合作建议书04合作意向等一般的决策性文件材料01资产治理的规定、制度10经济治理02股权及债权转让的协议书、公证书、合同、裁定书、批复、请示永久030203企业兼并、收购、清算的批复、请示、通知永久04资产评估的立项、确认的请示、批复、通知3001企业进展战略规划、企业章程30

30经营治理 企业治理03 0303打算统计

公司成立改组、更名、划类、更换法人、换营业执照变更经营范围、02 注册资本、延长经营期限有关文件材料子公司股权转让、产权转让、权益转让、兼并、参股、退股、变更经营范围、注册资本及延长经营期限等申请、批复及有关文件材料 永久子公司成立、确认、更名、终止〔撤销〕、的请示、批复子公司资产评估、验资、确认等通报等 10年其他有关文件材料上级下达公司的各项经营打算、指标、国有资产授权经营责任书〔董事0304打算统计0304

01 长〔总裁〕、授权〔签约〕书公司下达给子公司的各项打算、指标、经营目标责任书、工程经营责任02 书、子公司经营打算净资产抵押承包经营合同03 公司各部门工作责任书综合统计报表、统计分析〔年度的〕04〔半年、季度〕05 有关打算统计工作的请示、报告、批复、通知、通报等

永久30永久103006固定资产投资打算申报表1007其他有关文件材料1001有关财务工作及资金治理的规章制度、请示、报告、批复、通报3002有关外汇、税收方面的申请、通知、分析报告、合同、协议永久03申请资金、发行债券及股票的批复、请示30财务治理04贷款担保、抵押、减免利润、上缴利润、清产核资等文件材料10030505各种统计报表、统计分析等文件材料10物业治理0306

关于固定资产折旧基金、大修理基金、临时设施和装备费提取、支付的06请示与批复07 关于财务工作打算、总结物业治理工作的制度、工作方针、工作规划、年度工作总结子公司物业治理工作的考核材料文件材料04文件材料04物业治理报表、物业治理托付合同01高技术企业评定材料技术质量02专利、商标注册、技术成果转让及许可使用等文件材料030703质量认证、标准化、计量工作的材料04上级下发的有关规定、制度、方法㈠投资筹划01《工程建议书》及申请立项报告及上级批复02《工程可行性争论报告》及报批文件、上级批复、登记卡片03《投资工程可行性争论报告评审表》04《工程进展纲要》报批文件及上级批复05其它㈡规划设计01工程用地周边根底资料〔给排水、燃气、道路、供电〕永久02勘察单位、设计单位定标书及中标通知书按工程项03设计任务书〔定稿〕及评审表目设置04投标方案图05工程设计概算、施工图预算06概念设计评审表、方案稿、实施稿07主体构造信息及主体构造计算结果08施工图设计审查意见〔含燃气及抗震设计〕09工程设计本钱把握报告〔一〕10方案设计定稿〔光盘〕及评审表11地质勘察报告〔含场地地震评价〕永久12立面设计定稿及评审表13初步设计图纸DWG文件〔电子件〕14工程设计本钱把握报告〔二〕

永久1010根本建设04各专题设计任务书〔定稿〕及评审表勘察、设计文件质量检查报告阶段设计监理审核报告、设计监理审核总报告其它0102030405060708091011121314151617181920212223252627根本 28按工程项建设目设置04 01020304

㈢ 政府批文付清地价证明、土地《房地产证报告土地前期环保审批表、环评大纲及环评报告、环保批文打算立项批文各设计阶段民防办审批意见各设计阶段消防局审批意见各设计阶段规划局审图意见工程命名审批表桩基提前开工证明书建设工程规划许可证及批准图纸施工许可证质量监视登记书供水、供电审图意见、供电验收意见各种占用市政设施审批表投资许可证、预售许可证开工验线测量报告预售面积查丈报告、竣工面积查丈报告、竣工测量报告工程竣工验收申请表、竣工验收会议纪要、竣工验收报告〔含燃气、房屋建筑工程质量评估报告工程竣工验收整改意见及处理报告环保、人防、消防、安监、造价、电梯、规划、燃气、档案、质监等部门出具的专项验收证书竣工验收备案表、竣工验收备案回执工程质量保证书、工程质量保修书室内环境质量检测报告土壤氡浓度检测报告工程合作开发合同〔协议、补充协议土地投资开发协议书土地使用权出让合同及补充协议其它㈣ 合同协议 永久与土地合作方的重要往来函件勘察合同设计合同〔包括燃气、景观、环境及各种专业设计合同〕监理合同及补充协议、造价询问托付合同供用电合同、供水用水合同、供气合同经备案的施工报建合同各种工程施工合同、物资订购合同、工程托付书、结算协议书其它㈤ 技术资料01各施工单位的竣工资料、最终施工图电子版文件01各施工单位的竣工资料、最终施工图电子版文件02设计变更清单及完成确认单03打算治理资料04设备调试验收记录、重要设备随机资料05物业移交记录06各种例会、专题会、协调会纪要07工程施工进度照片08各类工程治理、技术总结09其它01机动车辆型号、使用说明、修理更状况02技术设备仪器的型号、使用说明、修理状况3003办公设备台账、标签、保修单、品质证书01各种币种的收、付、转凭证1502涉及外事的会计凭证永久01会计总账、明细账、关心账1502现金和银行存款日记账、外币日记账1503固定资产卡片〔5〕1501年度财务报表〔决算〔包括文字分析〕永久02月、季度财务报表〔包括文字分析〕301会计移交清册1502会计档案保管、销毁清册永久03银行余额调整表、银行对账单504纳税申报表1001履历材料永久02自传材料03鉴定、考核、考察材料04学历和评聘专业技术职务材料05政治历史状况的审查材料06参与党团组织的材料永久07嘉奖及先进典范事迹材料08处分、取消处分及甄别、复查材料09录用、任免、聘用、调岗、工资待遇、出国、退休、述职等材料10劳动合同按设备种仪器类设置05凭证0601账簿0602会计档案 报表06 0603其他0604按人名设置人事按人名档案设置07本单位各种重要会议的照片、录音带、录像带、光盘、U盘上级领导亲临视察工作的照片、录音带、录像带、光盘、U盘国内外来宾考察本单位的照片、录音带