行政管理制度7838869

XX有限公司内部资料注意保密--制度名称行政管理制度编制部门综合部版本号A/0制度编号HK/G-ZH-03-2017行政管理制度XX公司二O一七年四月七日第一章办公用品和基础设施管理1.1职责（1）综合部负责公司办公用品、基础设施和工作环境的归口管理，同时负责维护、保养办公区域和公用区域的基础设施，其具体工作由行政助理负责。（2）各部门负责本部门所用基础设施的日常使用和工作环境的日常管理。（3）行政助理须建立和登记办公用品台账，设定领用标准，同时应设立《办公用品领用记录表》，于办公用品领用时按领用部门分别登记，以反映其领用状况，并于月底记入相关部门费用。1.2办公用品分为低值易耗品、耐用品二类（1）低值易耗品有A4纸、铅笔、胶水、大头针、图钉、笔记本、复写纸、便条纸、信纸、打印油、原子笔、书钉、签字笔、白板笔、涂改液、电池等。（2）耐用品有剪刀、美工刀、订书机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。1.4办公用品的购置、发放及领用（1）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月5日前提报《办公用品申购单》报综合部行政助理，由行政助理汇总后报综合部经理批准后采购。（2）行政助理根据批复后《办公用品申购单》实施采购，保证最优性价比。（3）各部门经办人在领用办公用品时应在《办公用品领用记录表》上签字，经行政助理审核后按标准发放。办公用品一次性领用金额达到100元的，须经综合部经理批准。（4）新进人员到职时由用人部门提出申请领取办公用品。（5）耐用品应限定人员使用，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。1.5办用用品的交接与收回（1）员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接。（2）移交人需列出物品清单，经所在部门经理确认后由行政助理予以接收。1.6基础设施的管理（1）基础设施主要包括：办公场所、生产场所；机械设备、测量计量设备、检验试验器具等过程设施设备；办公设备、通讯设备等支持性服务设备。（2)公司的所有设施由行政助理设立管理台账,定期进行盘存和更新，按照《基础设施和工作环境管理规定》进行管理。第二章印章管理2.1总则2.1.1综合部负责公司层面所有印章的统一管理，并按规定办理相关业务，同时指导各部门按规定使用印章,其具体工作由综合部行政助理办理。2.1.2本规定所指印章是指公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、发票专用章、部门章、检验章等部门专用章。2.2.3银行盾（包括制单盾、审核盾和主管盾）、税控盘、开票盘、地税盘、公税金盘、付讫章等财务专用工具也参照印章管理规定执行。2.2印章的刻制和启用2.2.1公司印章的刻制由综合部行政助理提出《刻章申请单》，报综合部经理审核和公司总经理批准。2.2.2印章的刻制、形体和规格等，按国家规定执行。2.2.3印章在启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。在正式启用前由综合部下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。2.3印章的保管2.3.1公司公章、合同专用章和总经理指定的印章由综合部行政助理负责保管和按规定使用。2.3.2财务专用章、法定代表人印章、审核盾、主管盾由财务负责人负责保管并掌握使用。除正常的财务工作需要用章外，其他事项的用章必须报请公司总经理批准后方可使用。2.3.3发票专用章由财务部会计负责保管并掌握使用。2.3.4制单盾、税控盘、开票盘、地税盘、公税金盘、付讫章等财务专用工具由财务部出纳负责保管并掌握使用。2.3.5部门章由各部门负责人指定专人保管。2.3.6各部门须将印章保管员的名单报综合部备案，综合部应建立印章保管记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、保管人、启用日期等。2.3.7印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托代人保管。有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。2.3.8印章移交须办交接手续，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间等信息，在移交过程中由综合部行政助理负责监交。2.4印章的使用2.4.1印章的使用范围（1）凡属以公司名义发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。（2）凡属合同类的加盖公司合同专用章。（3）凡属财务会计业务的加盖财务专用章、发票专用章、法人章或用银行盾。（4）凡属部门业务范围内的加盖部门章。2.4.2印章的使用程序（1）需盖公司公章的，用章人须填写《印章使用签批单》报所在部门和综合部经理审核并报总经理批准后方可盖章。属常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由综合部经理审核后便可盖章。（2）需盖公司合同专用章的，用章人填写《印章使用签批单》报所在部门和综合部经理审核并报总经理批准后方可盖章。但采购部需盖公司合同专用章的，印章保管人凭总经理已签字的采购申请单即可盖章。（3）需盖部门章的，用章人填写《印章使用签批单》报所在部门经理批准。（4）严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作需要确需用印时，须经总经理批准，待工作结束后，必须及时向公司综合部汇报空白文件的使用情况，未使用的必须全部作废。2.5印章的停用（1)有下列情况之一的，相关印章停用：公司名称发生变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。（2)印章停用须报总经理批准，及时将停用印章封存或报备，建立停用记录。2.6违规处理2.6.1未经批准，任何部门和个人不得违规使用公司印章，一经发现，须追究其法律责任，由此造成的民事、刑事责任，由当事人本人承担。2.6.2印章管理人员因使用印章不当而造成损失，视情节和后果追究其责任。2.6.3非印章管理人员违规使用印章，一经发现视情节和后果追究其责任。第三章档案管理3.1总则3.1.1公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。3.1.2综合部负责公司的文书立卷工作和档案管理工作，并监督和指导各部门的文书立卷工作和档案管理工作，其具体工作由行政助理办理。3.1.3公司档案工作实行二级管理：一级管理是指公司的档案管理工作；二级管理是指各部门档案管理工作。3.2档案归档3.2.1凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理等活动，具有查考利用价值的文件材料等均属归档范围。3.2.2凡属归档范围的文件资料，均由综合部代表公司实行集中统一管理，任何个人不得擅自留存和据为已有，同时要按规定定期向综合部移交。3.2.3归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。3.2.4凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档，以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。3.2.5财务方面的凭证、账簿等档案资料由财务部参照本规定进行档案管理。3.2.6在以上归档范围以外的档案资料由各部门按照档案管理规定进行归档。3.3归档要求（1）公司设存放档案的档案室，各部门也需设置存放档案的箱柜，并具备必须的安全条件。（2）归档资料要进行登记，编制归档目录；要科学地编制分类法，完善检索工具，以便于查找。（3）档案要分、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。（4）库存档案必须要账实相符。（5）各部门应在每月5日前将本部门办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向综合部移交，同时要严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。各部门移交档案时，要严格履行移交手续。3.4档案的借阅（1）档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位员工未经总经理批准，不得借阅档案。（2）确因工作需要，借阅档案需经综合部经理批准，然后到行政助理处填写档案借阅单，方可借阅。（3）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。（4）借阅档案的员工，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。（5）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。（6）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。（7）凡借阅的档案、文件未经批准一律不得私自复印。3.5档案的保管与销毁（1）档案保管期限定为永久保存。（2）档案管理人员要定期查看档案保存状况，若发现异常情况，要及时汇报。（3）任何部门和个人未经公司许可不得销毁公司档案。（4）档案保管期满或无法保存时需要销毁，由档案保管人员填写档案销毁申请单，经综合部经理审核和总经理批准后方能销毁。第四章保密管理4.1公司全体员工应当牢固树立保密意识，严格保守公司商业秘密与知识产权相关的一切事项。4.2公司所有的电脑使用人必须设置开机密码，并报综合部经理备案。电脑使用人不得擅自将密码告诉其他人员。密码报备后，禁止修改，若因特殊情况或定期进行修改密码的，必须到综合部经理处重新报备。4.3电脑使用人离开电脑时，电脑应处于密保状况。未经电脑使用人同意，任何人不得擅自开启或使用他人电脑。4.4电脑中所有软件和文件均属公司所有，任何人不得擅自窃取、复制、转让或出售，工作人员应自觉遵守公司保密规定，严防泄密事故发生。4.5不得使用非指定的软盘，也不得在其它机上使用本电脑指定的备份软盘，以防止病毒侵入。4.6公司严禁将个人U盘带入公司，严禁用个人U盘和公司U盘拷贝任何资料。需要拷贝和打印资料时一律由公司指定的专人负责，做好登记工作，并定期将登记表报公司归档。禁止在U盘里或中间机、上网机桌面上保存个人资料。打印文件需上传到中间机，打印完成后应及时删除个人文件。4.7除公司指定的专人在中间机进行拷贝和打印资料外，任何人不得在中间机上进行操作，一经发现，严肃处理。拷贝和打印文件命名要求：“姓名-文件名称-170407”。4.8公司外网络只能用于工作，不得私用。任何人均不得在网络上从事与工作无关的事项，同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上。4.9违反以上保密规定的，视情节和后果追究其责任，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。第五章电脑网络和电子办公系统管理5.1电脑网络管理5.1.1综合部负责电脑网络和电子办公系统的使用、维护和管理，有权对电脑和网络运行情况进行检查和控制，及时组织专业人员修理计算机和网络故障。5.1.2电脑使用应保持清洁卫生，经常打扫，做到无杂物、无灰尘，对设备和附件工具以及软盘等物资做好防潮、防变质等工作。5.1.3出现电脑故障时，如果专业经验不足，不得强行处理。应及时告知综合部组织电脑修理人员进行修理，以防止故障的扩大，避免更大损失。5.1.4在输入大量数据后，切记作好备份，防止丢失。若1小时以上不使用电脑，应关机。打印机卡纸时应先关机，再取出碎纸。5.1.5未经许可不得更改系统配置，不得私自拆卸或装接各种硬件设施。5.1.6下班时应检查电脑是否关机、关闭电源。5.1.7办公电脑的IP地址必须按网络管理员指定的方式设置，不可擅自改动。5.2电子办公系统管理5.2.1公司现有电子办公系统有钉钉、飞秋等，辅之以QQ和微信，目的是为了更好地促进公司各项工作的及时交流，实现电子化无纸办公。5.2.2行政助理负责公司电子办公系统的维护和督查。每日上班后和下班前15分钟内及时登陆电子办公系统查询上级的通知和文件等，并及时传送或提醒相关人员。每周至少检查一次系统运行情况和用户登陆情况。5.2.3公司的通知、文件等一般通过电子办公系统进行传达，所有电子办公系统的用户要及时接收和处理，所有用户必须保持电子办公系统处于开启状况。5.2.4公司所有拥有电子办公系统的用户应每天上午9点前和下午3点前登陆电子办公系统，及时查询和办理电子办公系统的邮件、消息和流程等。不及时登陆电子办公系统而导致工作延误的，自行承担相应责任。5.2.5所有拥有电子办公系统的用户根据工作需要建立相关的文档和工作群，以便于工作交流和及时处理相关文档。第六章餐补管理6.1公司所有员工每人每天中午餐补标准为15元。中午用餐时间为：11：30-13：00，严禁在生产现场就餐，需在公司就餐的员工，应在指定的区域就餐，有客人参观或其他特殊情况时，临时限定就餐场所。6.2在公司就餐的要打扫好就餐现场，洗饭盒的一律在公司卫生间，剩菜、剩饭一律送到物业的垃圾桶，禁止在公司范围内乱扔、乱倒。一经发现有此类就餐违规行为的，禁止其以后在公司范围内就餐。6.3员工有以下情况之一的，不享受午餐补助：（1）出差在外的。（2）请假休假的。（3）当天请小时假达到4小时或半天的。（4）在南京市内公出未在综合部登记备案的。6.4餐补按以下要求确定：（1）以员工上下班的二次考勤记录为标准，凡是没有考勤记录或只刷一次的，不得享受餐饮补助。（2）员工当天确有特殊情况没有刷卡记录的，应于次日报人事经理复核后方可计算餐补。（3）不参与刷卡考勤的员工，其餐补由人事经理核定发放。6.5如遇晚上或法定节假日加班，由综合部统一安排。6.6餐补于次月的5日前由人事助理进行初步核定并报人事经理和总经理批准后随当月工资一起发放。第七章安全与行政前台管理7.1安全管理7.1.1所有员工必须严格执行公司的安全保卫规章制度，各部门应定期组织员工学习公司的安全保卫规章制度，对现有安全状况提出整改建议，并形成会议纪要存档。7.1.2所有员工在工作过程中必须严格执行公司制定的各种操作流程，严禁违规操作。在日常管理中应加强安全防范，严禁私拉乱接、违规操作，严禁在禁烟点吸烟、喝酒上班等。7.1.3综合部应于每月末进行安全自检并形成《安全检查与整改表》，并定期查看门禁系统、监控设施的运行情况，并做好记录。7.1.4除日常生活必须品和必带品外，何何员工不得将其他私人物品带入公司。7.1.5在公司范围内，应妥善保管好私人物品，存放私人物品的柜子应及时上锁，防止物品丢失，若不锁好柜导致物品丢失，后果自行负责。7.1.6全体员工应本着安全第一、预防为主的原则，慎重地对待安全问题，及时地向公司反映与安全保卫有关的一切问题，各部门负责人在每月的工作计划中应有安全方面的工作安排。7.2行政前台管理7.2.1工作职责（1）接听电话，收发传真，记录留言。（2）对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被房人员，对无关人员、上门推销和无理取闹的应拒之门外。（3）负责安排保洁人员做好指定区域的卫生清洁工作。（4）负责公司快递收发、信件往来、物业交费等工作。（5）及时做好饮用水供应、加班安排等后勤保障工作。（6）拟报行政预算，有效控制行政成本。（7）负责考勤统计和餐补计算、申报。（8）协助组织好公司例会、相关活动等事宜。（9）完成其他临时安排的工作。7.2.2前台礼仪（1）上班时间要着正装，不能穿休闲服或休闲鞋。（2）工作时面带笑容，保持开朗心态，不化浓妆，不留长指甲。（3）遇到访时，应起身相迎，做到首问负责制。（4）接听电话时，应用礼节性用语，并及时做好记录和反馈。第八章会议管理8.1总则8.1.1会议的目的是为了进一步加强公司、部门和员工之间的沟通与交流，保证公司的重大决策、重要决定传达到员工、落实到基层，提高工作效率，提升企业形象，发挥团队精神，塑造和谐向上的工作氛围，促进公司又好又快发展。8.1.2会议本着精减、有效、节俭的原则进行。8.2公司的会议分为（1）总经理办公会议：主要由总经理、副总经理（总工）和各部门经理组成，必要时总经理指定的人员列席会议；会议由总经理随时组织召开；会议内容主要是研究公司重大经营决策和管理问题，以宏观掌控公司的发展目标及管理动向。（2）公司员工大会：会议由全体员工参加；综合部根据总经理的通知组织召开，每二个月至少举行一次；会议内容是通报公司生产经营情况，讨论职工关心的切身利益问题与公司发展相关的合理化建议等。（3）部门工作会议：部工工作会议由部门全体员工组成，由部门经理不定期召开，主要是总结本部门工作，并对下一阶段工作进行布置，各部门根据实际情况自行安排开会时间。（4）公司专题工作会议：主要是指公司或归口管理部门针对运营管理、质量工作、成本控制等专项工作进行讨论、布置和总结。（5）生产部晨会：生产部应于每天上班后15分钟内由生产部负责人组织召开晨会，主要是总结经验、布置当天工作任务，传达公司决策等。8.3会议的组织与时间（1）会议的组织过程包括以下步骤：确立会议议题；安排会议议程；发出会议通知；做好会议记录；整理会议纪要；跟进会议决议结果。（2）总经理办公会议和公司员工大会由公司总经理或委托副总经理组织召开，时间控制在半天之内；部门工作会议由部门经理组织召开，时间控制在2小时以内；公司专题工作会议由公司或归口管理部门根据需要不定期组织召开。（3）如主持人出差或请假必须指定一人代理主持。8.4会议的地点：一般安排在工作场所（如会议室、生产现场）。会议主持人应提前做好会议的准备工作，保证有的放矢地开好会议。8.5会议必须按公司统一格式为单独记录本，必须指定专人认真做好记录，保证全面、真实地反映会议召开的情况，会议记录一本用完后到公司换新记录本，由公司综合部集中保存。8.6会议的督查:会议召开的情况和需要完成的工作由综合部负责督查，在抽查和调换新记录本时要对会议记录的内容、时间、参会人员考勤情况进行一一核查，所有检查的结果应予以公布。8.7会议的考核（1）无故未召开会议的，将对会议的主持人予以每次50元处罚。（2）参加会议迟到、旱退或不参加会议的，参照按考勤管理规定执行。（3）对会议记录不全的，对会议记录人予以每次10元处罚。（4）对会议决议的事项不组织执行或不督查的，对责任人予以警告，直至处以50-200元处罚。第九章现场管理9.1现场管理的总体要求9.1.1现场管理的整理整顿要求(1)每月要定时清理和处理非必需品。每天使用的必需品要定置存放、整齐有序，保持洁净和无灰尘；非必需物品要转到仓库储存，按规定进行废弃或销毁。(2)办公桌、工位台、柜橱、盆架、文件资料等物品要放置有序、布局美观、保持清洁，按标准配置，不得随意增减。人离开座椅时要将座椅放回桌洞内，整理好桌面，且桌洞下不得堆积杂物。(3)长椅上、沙发上、窗台上、花盆上不要摆放任何物品。工作服、挎包等个人物品应整齐放在更衣柜中或抽屉中，不得乱挂、乱放、乱存。(4)柜内文件资料应整齐有序放置，物品标识要与实际内容相一致。需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存。(5)外衣、雨具挂放在规定位置，饮水机、电水壶、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动。(6)室内电器线路走向要规范、美观，并将电线束好有序放置。9.1.2现场管理的清扫清洁要求（1）现场管理实行部门负责制，部门负责人为第一责任人。（2）综合部应划分好各部门责任区域，建立卫生值勤表，并要求按标准清扫。（3）每天上、下班前后10分钟自行对自已的工作区域进行整理、清扫，保证完好可用，发现有问题的地方及时进行处理或汇报。（4）下班前按规定关闭空调、电脑、电灯、电铬铁等电器设备，并锁好门，关好窗，及时倾倒垃圾，同时扫帚和抹布等清洁用具整齐放于规定处。9.1.3现场管理的素养安全要求(1)全体员工应自觉遵守公司规章制度，严格按要求执行,保持良好的工作习惯。(2)要穿戴整洁、精神饱满，仪容整齐大方，言谈举止文明，讲究文明用语，对人热情大方，工作安排科学有序，时间观念强。(3)在办公场所不得大声喧哗、乱扔垃圾、随地吐痰。不得打探、议论他人隐私。不得给别人起外号、传播不正当言论。(4)参加会议、培训时要准时，手机要调至静音状态。接打电话时要使用文明用语，不影响他人工作或休息。(5)要遵守公共卫生规定，不得携带食品等进入受限制的区域。进入生产区域要按规定穿戴防静电服、换防静电鞋等。(6)在工作时间内不得玩手机、闲聊等做与工作内容无关的事，更不得喝酒上班、吵闹纠缠。(7)应在指定场所吸烟，禁止抽游烟，吸烟后将烟头完全摁灭。(8)不准私拉乱接电源，保持通道畅通，各种消防器材、防护装置等不准随意拆除或非法占用，并定时做好保养、维修和更换。照明设备、生产调试测试设备预计超过30分钟不使用时，应关闭电源，并将调试测试设备与电源隔离。(9)门窗锁应保持完好状态，每日下班或办公室无人时应锁好门窗。每月定时查看监控系统是否正常运转，发现异常情况的及时汇报或处理。9.1.4卫生打扫的基本标准（1）门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘。（2）地面无污物、污水、浮土。（3）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘。（4）照明灯、电风扇、空调上无浮尘。（5）书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象。（6）办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。（7）厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。9.2办公现场的专项管理规定（1）在公司办公现场内，何何员工不得随意乱扔杂物，不得随意改动办公区域的标准办公配制，不得在非指定区域抽烟。（2）无论是在上班期间内还是期间外，每位员工都要整理好自已桌面上文件资料和办公用品，确保桌面物品和桌椅整齐有序，外表干净整洁。（3）在上班时间内严禁从事与本职工作无关的事项，不得随意串岗，不得闲聊，不得吃零食，不得玩游戏。（4）公司电话是公事专用，不准私用。（5）每位员工都有义务保持办公现