新费用借支及报销制度

食品有限公司文件名称文件编号编制审核审批执行日期页码费用借支及报销制度HR-0006-1财务部1/5目的为进一步完善公司财务管理，规范借款及各项费用报销程序，保障公司成本核算的准确性和及时性，结合公司实际情况，特制定本制度。适应范围公司全体员工。借款程序出差人员借支差旅费按“(往返车费（公司自备车除外）+食宿补贴)×预计出差天数”的原则计算，先填写《借款单》，经审核批准后办理借款；其他原因借款的（如临时急用采购、代公司预付相关费用），也必须首先取得总经理的批准后才可办理借款。1.1派遣部门负责人审签出差事宜，如人员配备、天数、交通工具等应严格控制，确保在计划时间内完成工作。1.2财务部根据以下原则审签借支金额：A、前次借支的差旅费无合理原因尚未报销者，不得再次借款；B、借支金额必须合理（或有相关通知等文件）、未超出控制额度。2、《借款单》经主管部门经理审核签字、由主管部门经理报总经理批准，财务部据此予以借支。3、总经理外出不能签批时，经部门经理审核符合规定的，财务部通过电话请示总经理后方可予以借支，待总经理出回厂后由财务部送总经理补签。4、如购买办公用品、礼品、福利用品、维修费、五金材料、厨房用品等，须填写《采购申请单》，写明品名、规格型号、用途、金额等参照《办公用品管理办法》规定的权限办理审批手续后，财务部予以借支。5、个人原因需要借支者，需填写《借款单》，附页填写相应的借款原由、借款金额（金额不能超过本人月工资的20%，特殊情况需超出20%者，请详写原由并附相关资料，报总经理签批）、还款方式、还款时间等，报总经理审批后，财务部才予以借支。公司采购员须予支采购款项时也必须用《借款单》填写相应的借款原由、借款金额，由采购经理和总经理审批后，财务部才予以借支。6、各项借款金额超过5000元，应提前一天通知财务部。食品有限公司文件名称文件编号编制审核审批执行日期页码费用借支及报销制度HR-0006-1财务部2/5四、报销程序1、差旅费报销1.1出差人员返回公司后，三个工作日内应到财务部报帐，同一项目由2人以上同时出差的，差旅费由负责人报销，不得分开分次报销。非连续出差人员如果未在规定的时间内到财务部核实报销单据的，公司将不予报销超期的出差费用。1.2出差人员填写《报销单》，并按正式税务发票单据和其他单据的要求粘贴原始票据，票据背面由报销人签字。住宿费、车船费等原始票据须是正式税务发票，没有正式税务发票的不予报销。1.3派遣部门负责人负责《报销单》所列的事实、日期、目的地审核签字。审核依据：1.3.1经批准的《出差单》；1.3.2电话记录（员工出差期间，须通过当地固定电话在到达日、回程日向部门经理通报，期间亦应汇报工作内容）；1.3.3当地当日的交通票据、住宿费票据（须有出票日期）；1.3.4售后服务（质量记录单、服务记录单等）回签文件。2、财务人员负责《报销单》的票据是否规范、票据与日期是否对应、申报费用是否符合标准以及金额的审核签字。3、审核无误后《报销单》报请总经理签批，财务部予以报销。2、业务招待费报销2.1招待完毕后两个工作日内应到财务部报帐，超期不予报销。2.2经办人填写《报销单》，注明宴请的来宾单位、姓名、时间、地点、陪同人员等，所附单据必须是原始真实的正式票据。2.3先由经办人签名，部门经理负责《报销单》的事实审核签字，财务部负责《报销单》的费用标准、补贴的计算和票据加总金额的审核签字。2.4审核无误后《报销单》报请总经理签批，财务部予以报销。3、采购物品的报销有限公司文件名称文件编号编制审核审批执行日期页码费用借支及报销制度HR-0006-1财务部3/53.1公司所有采购物品都必须有审批合格的《采购申请单》；审批合格的《采购申请单》必须包括有申请日仓库中该物品的库存量（由仓库保管签字确认），采购物品的用途、正常使用寿命（预计）、采购数量、规格型号、申请部门的主管签字、采购部经理签字等。3.2采购人员在采购物品时必须如实取得供应商亲笔填写的出货凭据【如发货（出库）单、收款收据、发票】等，并尽可能地在所出具的票据上加盖印章待所采购物品回公司时立即通知该物品的使用人（或部门负责人）验收质量并签字予以确认，然后用此原始的采购单据和《采购申请单》一起交仓库保管员验收入库，同时开具《采购入库单》。3.3采购人员的采购物品在使用人验收质量签字后最迟不得超过一天到仓库办理《采购入库单》的相关手续，否则，仓库保管员将拒绝开具该采购物品的《采购入库单》。3.4采购人员在办理完以上入库手续后，凭购货单据填写《报销单》，连同《采购入库单》一起交采购经理、财务负责人进行审核签署。3.5审核无误后《报销单》报请总经理签批，财务部予以报销。采购人员在所有签字手续完成后，当月的票据在4日内，跨月的单据最迟在下月6日前交必须把所有单据交财务部查核支付采购款项，否则，公司财务部不予报销。4.其他报销手续4.1其他费用报销是指除以上出差人员、采购人员、公司内办公人员外的其他人员费用的报销（如公司办事处驻外人员、司机等）。4.2驻外职员在发生费用时都必须如实取得有原始的单据，要求有除经办人外的另一公司职员在原始单据上进行签字证实业务发生的真实性和用途说明，并如实填写《报销单》，《报销单》先由驻外机构的负责人进行初审签署，然后交总公司部门负责人及财务负责人审核签字。4.3审核无误后《报销单》报请总经理签批，财务部予以报销。驻外人员（或流动人员）在所有签字手续完成后，当月单据5日内、跨月的单据最迟在下月15日前交必须把所有单据交财务部查核支付款项，否则，公司财务部不予报销。报销期限应在上述规定的工作日内，超期未报的，财务人员月底清账时凭《借款单》转个人应收款，发工资时从借款人工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月扣发以后的工资，待领用人报账后再作补发工资处理。有限公司文件名称文件编号编制审核审批执行日期页码费用借支及报销制度HR-0006-1财务部4/5费用报销标准1、差旅费1.1员工出差分“长途”和“短途”两种，当天能往返的为“短途”；出差时间在一天以上的为“长途”。1.2受公司指派到外地进行采购、销售、产品服务等公差的补助标准按下表执行：出差补助费标准序号级别交通方式住宿费（天）市内交通（天）生活补贴（天）备注1副总飞机火车2001060所有费用均以实际发票为准（在发票后面注明日期、地方，但报销的最高额度不能超出标准，如超出部份自行承担）。2经理飞机火车15010503主任火、汽车1008404业代火、汽车806305助代火、汽车506306内勤火、汽车505307职员火、汽车505202、出差补助费标准、规定说明2.1员工外出参加已由公司缴费的各种会议、会展、培训等，缴费中已包含伙食或住宿的扣除相应的补助，其他费用按标准执行。2.2长途交通指高安到高安以外的目地的交通。2.3乘坐火车硬卧，轮船为三等舱，不得乘坐软座、软卧和豪华高等级交通工具。特殊情况经事先批准方可乘坐折扣票价的飞机。违反上述规定使用交通工具，超出部分由个人支付。有限公司文件名称文件编号编制审核审批执行日期页码费用借支及报销制度HR-0006-1财务部5/52.4出差补贴以往返车票为准计算天数。3、出租车费的报销规定员工因公出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：携有巨款或重要文件须确保安全的；携带公物（重物）无法乘坐公共交通工具的；因公办事所到目的地较远又没有公共交通工具的，或夜间没有公共交通工具的；其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的；出租车费报销时须说明原因，在票据上注明起始地点，并经部门负责人审核（在票据背后签字）；员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。短途出差需在外用餐者，可享受15元/人/天的就餐补贴。招待费各部门因工作需要必须宴请客人的，按以下标准报批：4.1限制陪餐人数，相关人员1-2人陪同；4.2来宾为一般安排公司食堂用餐，特殊安排须由总经理批准；4.3业务员在外发生的宴请不予以报销，重要客户由总经理批准的除外；4、个人借款财务部按借款人当时所申请的还款方式及额度进行报帐。六、财务人员应对报销费各项单据予以认真审核，复核内容包括单据填写是否规范、内容及金额与原始票据是否一致，签字是否齐全，签字人权限是否正确，是否符合相关费用标准规定等。七、如发现不符合上述规定的开支，按规定整改；对涂改票据、弄虚作假、虚报冒领者，如虚填出差日期、人数、票据作假、虚报工作内容等，当次费用不予以报销，并作记过处分。八、办理时间规定：1、财务报销：财务部每周