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文档简介

恒大地产工程会议管理规定1.引言本文档旨在规范恒大地产工程部门的会议管理流程，确保会议的有效性和高效性。通过规定会议召开的程序、会议纪要的记录和分发以及会议决议的执行等方面的要求，提高工程部门的协同工作效率，加强沟通和决策能力。2.会议召开流程2.1会议召开发起会议发起人应提前确定会议目的和议题，为召开会议做好准备。会议发起人应尽量提前5个工作日发起会议，并将会议相关信息通知参会人员。2.2会议召集人会议召集人有权决定会议的召开时间、地点和参会人员。会议召集人应提前3个工作日向参会人员发送会议通知。2.3会议通知内容会议通知中应包括会议目的、会议时间、地点、参会人员、会议议程、会议材料等必要信息。会议通知应以邮件方式发送，并确认参会人员已收到通知。2.4会议准备工作会议召集人应提前准备会议相关材料，包括议题说明、议程安排、会议纪要模板等。参会人员应提前阅读会议材料，准备相关问题和意见。3.会议进行流程3.1会议议程确定会议召集人应根据会议目的和议题制定会议议程，确保会议内容的合理安排。会议议程应在会议开始前10分钟进行公布，并在会议进行时严格按照议程进行。3.2会议主持人会议主持人应确保会议按照议程进行，积极引导讨论，控制会议时间。会议主持人应鼓励参会人员积极发表意见，确保会议的公正和公平。3.3会议纪要记录会议纪要记录人应全程参会并记录会议的重要决策、讨论内容和行动项。会议纪要应详细、准确，并在会后24小时内发送给参会人员核对。3.4会议决议执行会议召集人应根据会议纪要确定行动责任人和截止日期，并监督执行情况。参会人员应积极履行行动项，及时反馈执行情况，并确保决议的有效执行。4.会议纪要管理4.1会议纪要存档会议纪要应按照文件管理制度进行编号和存档，确保会议纪要的查阅方便和可追溯性。会议纪要的存档应分为电子版和纸质版，电子版应存储于公司的文档管理系统中。4.2会议纪要分发会议纪要应及时发送给相关参会人员，确保相关人员了解会议的内容和决议。会议纪要的发送方式可以是邮件、即时通讯工具或公司内部网络发布。4.3会议纪要审阅参会人员应在接收会议纪要后，及时审阅并提出修改意见。会议纪要记录人应根据参会人员的反馈及时修订会议纪要，并重新发送给相关人员。5.会议评估和改进5.1会议效果评估会议召集人应在会后将会议效果进行评估，包括会议目的是否达到、与会人员参与程度等。评估结果应记录并提供给相关部门作为改进会议管理流程的依据。5.2会议管理流程改进根据会议效果评估结果，工程部门应定期对会议管理流程进行改进和优化。改进方向可以包括会议召开频率、会议流程、会议纪要的编写等方面的调整。6.结论通过规范的会议管理流程，恒大地产工程部门能够提高工作效率和协同能力，加强沟通和决策能力

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