行政办公规范管理制度（二篇）

第6页共6页行政办公规范管理制度第一条为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。第二条办公室规范：1、办公桌。桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。2、辅桌。桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。3、电脑。桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。4、拖柜。置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。5、垃圾篓。置辅桌后。6、饮水机。放指定地点，不得随意移动。7、报刊。必须上报架，或阅完后放人办公桌内。8、外衣手袋。请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。第三条卡座区规范1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净；2、辅桌：放文件盒、少量工具书；3、提包/手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置；4、电脑：电脑置办公桌前角；5、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正贴桌放好；6、卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴；7、垃圾篓。罩塑料袋，置写字台下右前角。第四条仪表规范1、头发：—员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；2、指甲。—指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲；3、胡子—不留胡须，应经常修剪；4、口腔—保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；5、面部—女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁；6、男性职员—在工作场所必须着西装，打领带；①衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主—衬衫的领子与袖口不得污秽；②领带：注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；7、女性员工在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽。第五条姿势和动作规范1、站姿—腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；2、坐姿—坐下后应尽量坐端正把双腿平行放好不得傲慢地把腿向前伸或向后伸或俯视前方，要移动椅子的位置时应先把椅子放在应放的地方然后再坐。3、走姿—挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动，不跨步、不跑步。第六条语言规范1、交往语言：（1）致敬打招呼—您好。____您好。您早。早上好。早。晚。再见。（2）请求协助或询问—请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢—关照。谢谢。多谢。（4）打扰别人—对不起。很抱歉。2、电话语言：（1）您好，____公司；请问，您找____；（2）好的，您稍等；（3）谢谢，（4）再见。3、接待语言。（1）您好。（2）能为您做点什么吗。有什么可以帮您的吗。（3）请登记。（4）请稍候。（5）我先通报一下；（6）请坐。（7）对不起；（8）我立即去联系；（9）打扰您一下。（10）好的或行；（11）我帮您打听一下，待会给您回复。第七条行为规范：1、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退；2、不论任何原因，不得代人刷卡；3、请病假如无假条，一律认同为事假；4、坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑；5、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；6、严禁上班时间吃零食；7、严禁在整个工作区域吸烟，吸烟请到吸烟室；8、上班时间，不要在办公室化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；9、讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；10、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。11、工作时间不得因私事打公司长途电话；12、不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑；13、谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处，不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用；14、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；15、使用接待室和会议室，要事先到办公室登记。16、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；17、爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。未经领导批准和部门主管授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；18、因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须通知行政部；19、下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外；20、严格遵守公司各项规章管理制度。第八条本规范从____年____月____日开始执行，望全体员工自觉遵守。办公室即日起将实施监督与检查。制作提示：1、明确制定目的。如规定为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。参见上文第一条。2、明确办公室和卡座区规范。如规定办公桌桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。参见上文第二、三条。3、明确员工办公仪表规范。如规定女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁。参见上文第四条。4、明确姿势和动作的有关要求。如规定站姿为。腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。参见上文第五条。5、明确语言规范。如规定致敬打招呼—您好。____您好。您早。早上好。早。晚。再见。参见上文第六条。6、明确行为规范。如规定坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑。参见上文第七条。7、明确其他事项以及制度的施行时间等。参见上文第八条。行政办公规范管理制度（二）第一条为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。第二条总公司办公室负责本制度的____管理监督。第二章经理办公会议第三条总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。第四条每月第一、二、四周的周一上午8。____分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。第五条每月第三周周一上午8：____分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：____机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。第六条各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成____，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第九条总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。第三章公文处理第十条各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。第十一条凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。第十二条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。第十三条办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。第四章内部呈批第十四条总公司各部门、各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。第十五条总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。第十六条专业公司、子公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。第十七条呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。第十八条办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。第十九条承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。第二十条各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。第五章印章使用第二十一条凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。第二十二条涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。第二十三条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。第六章机要文书第二十四条机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。第二十五条各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。第二十六条办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。第二十七条一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。第二十八条收到传真件应及时通知收件人签字领取。第二十九条各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。第七章接待第三十条凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。第三十一条总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。第三十二条业务谈