如何利用财务软件实现预算管理会计电算化下企业预算管理的实现

如何利用财务软件实现预算管理会计电算化下企业预算管理的实现

目前，金融软件在中国的公司和机构中得到广泛使用。许多部门已经实现了从注册、会计账簿到索赔输出的基本会计制度。如何运用企业现有的财务软件实现预算管理,为企业经营管理服务,是当前财会人员所关心的问题。在当前的财务软件市场中,有的财务软件能提供单独的预算管理功能,有的财务软件没有提供单独的预算管理功能模块。本文以福州思创财务软件为例,探讨如何利用现有的财务软件来实现企业的预算管理。假设某企业对各部门差旅费预算如下:一、如果该公司的预算管理不包括在独立的预算管理中，则预算管理可以独立于(一)“管理费用—采用部门辅助账的功能实现企业的预算管理1.通过科目管理将“管理费用—差旅费”科目设置为部门辅助核算。2.差旅费预算数的输入在年初时将差旅费的预算数输入到系统中,常见的作法有两种。方法一:利用年初数据输入功能,输入各部门差旅费预算数据。将各部门的差旅费预算数在年初时作为年初数据输入到“管理费用—差旅费”账户具体各部门的贷方。由于损益类账户的年初没有余额,为了保证“管理费用—差旅费”账户的年初数为零,所以应增加一个虚拟的部门,暂且命名为“99预算专用部门”,然后将“管理费用—差旅费”科目总预算数输入在“预算专用部门”年初数的借方,这样“管理费用—差旅费”账户的年初余额合计数仍为零。从而不会对年初数据及会计等式的平衡产生影响。方法二:利用一张虚增的记账凭证,输入各部门差旅费预算数据利用此方法,不需变动有关账户的年初数据,但为了不使“管理费用—差旅费”的净发生额虚增(否则会影响年度损益的结转金额),与方法一相同,需要增加一个虚拟的部门,也可命名为“99预算专用部门”,然后,在1月份虚增一张记账凭证,输入各部门差旅费的预算数。该笔记账凭证的会计分录如下:借:管理费用—差旅费(预算专用部门)126000.00贷:管理费用—差旅费(办公室)30000.00(人事部)10000.00采用这种方法会造成“管理费用—差旅费”借方发生额和贷方发生额同时等额虚增,但对“管理费用—差旅费”的净发生额不发生影响。3.实际发生差旅费支出时,只要进行日常的账务处理,不需作任何特殊处理。4.利用部门辅助账余额表功能,查询或输出“管理费用—差旅费”的部门余额表,及时了解差旅费预算的执行情况。(1)采用方法一,即利用年初数据输入功能输入各部门差旅费预算数时,可通过部门辅助账余额表功能得到“管理费用—差旅费”部门余额表如表1。从表1可以看出,采用年初数据输入预算数时,各个具体部门的年初贷方余额表示预算计划数,借方累计发生额为预算实际支出数,各个具体部门的期末余额则表示预算数的结余或超支情况(借方余额表示预算的超支数,贷方余额表示预算的结余数),合计数栏没有意义。(2)采用方法二,即利用一张虚增的记账凭证,输入各部门差旅费预算数时,可通过部门辅助账余额表功能得到“管理费用—差旅费”部门余额表如表2。从表2可以看出,采用虚增会计凭证输入预算数时,各个具体部门的贷方累计发生额表示预算计划数,借方累计发生额为预算实际支出数,期末余额表示预算数的结余或超支情况(借方余额表示预算的超支数,贷方余额表示预算的结余数),合计数栏没有意义。通过上述分析可知,不论采用方法一还是方法二,企业均可随时查询部门辅助账余额表,了解各部门的“差旅费”等项目的预算执行情况,即利用部门辅助账功能,实现企业的预算管理。(二)“管理费用—采用设置明细科目核算方法1.首先,通过科目管理在“管理费用—差旅费”科目下为每个部门设置一个三级明细科目,科目设置如下:2.预算计划数的输入因为“管理费用”所有明细科目的年初余额都应为零,所以不能采用上面介绍的方法一即利用年初数据输入功能,输入各部门差旅费预算数,只能采用方法二,利用一张虚增的记账凭证,输入各部门差旅费预算数据。为了不使“管理费用—差旅费”的净发生额虚增(否则会影响年度损益的结转金额),需要增加一个虚拟的会计科目,暂且命名为“55020199管理费用—差旅费—预算专用科目”,然后,在1月份虚增一张记账凭证,输入各部门差旅费的预算数。该笔记账凭证的会计分录如下:采用这种方法会造成“管理费用—差旅费”账户的借方发生额和贷方发生额同时等额虚增,但对“管理费用—差旅费”的净发生额不发生影响。3.实际发生差旅费支出时,只要进行日常的账务处理,不需作任何特殊处理。4.利用明细账簿余额表功能,查询或输出“管理费用—差旅费”的三级明细科目余额表如下(表3),及时了解差旅费预算的执行情况。表3中的各个具体部门明细科目的贷方累计发生额表示预算计划数,借方累计发生额为预算实际支出数,期末余额表示预算数的结余或超支情况(借方余额表示预算的超支数,贷方余额表示预算的结余数),合计数栏没有意义。从上表可以看出,当企业在“管理费用差旅费”科目按部门设置三级明细科目,同时在1月份利用一张虚增的记账凭证,输入各部门差旅费预算数据时,企业可利用明细账簿余额表功能,随时查询了解各部门的“差旅费”的预算执行情况,实现企业的预算管理。二、通过部门辅助账功能实现企业差分卡预算管理当财务软件提供单独的预算管理功能时,企业可直接在软件提供的预算数据输入窗口进行预算计划数的录入,并查询输出专门属于预算管理功能的预算执行情况表。有的财务软件还具有预算实时控制的功能,在输入记账凭证时,若某一笔分录已超出了预算,则会马上给出警告,提醒会计人员注意,在第一时间内实现了真正的预算实时控制。既加强了预算管理的准确性,又减轻了会计人员的工作量。在财务软件提供了单独的预算管理功能时,企业对差旅费按部门进行预算管理的具体作法如下:(一)通过科目管理将“管理费用差旅费”科目指定为预算类科目,并设置为部门辅助核算(二)预算数据的输入在财务软件提供的预算计划数据输入窗口录入预算数据,同时可以输入上年的预算结余数,不用考虑借贷方的区分。(三)实际发生差旅费支出时,只要进行日常的账务处理,不需作任何特殊处理(四)查询或输出预算执行情况表利用专用的预算执行情况表功能,用户可查询或输出差旅费预算执行情况表如下(表4),及时了解各个部门的差旅费预算执行情况。表4显示了企业各部门的差旅费预算数及执行情况,其中结余栏表示预算数的结余或超支情况(负数表示预算的超支数,正数表示预算的结余数)。从上面几种预算管理实现方法可以看出,若财务软件本身没有预算管理功能,要想达到预算管理的效果,必然要采用虚增部门、虚增记账凭证等方法,而且还必须是以损益类账户结转采用“表结法”为前提,操作方法比较复杂,输出的有关差旅费预算执行情况表也不够通俗易懂,效果不是很好。而当会计电算化软件本身有预算管理功能,企业操作起来则比较简便,且输出的预算执行情况表(如表4)中的各个栏目的名称与预算管理所需的指标名称相一致,因此各项数据的含义清晰明了,而且结余栏不仅显示了各个具体部门的预算结余数,其合计数还提供了整个企业总的结余情况(如表4所示,企业差旅费预算结余合计数为5000元)。财务软件有些高级功能,我们可以充分利用,使之发挥作用,更好地为会计管理服务;软件没有的功能,我们也可以通过其他的办法,满足不同用户的需要。我们更希望电算化软件的开发商不断完善软件功能,同时将新的功能介