工程项目管理 第十章

工程项目管理本章内容第10章工程项目信息管理

1工程项目信息分类和信息流2工程项目信息管理的过程3工程项目文档资料管理

4工程项目报告系统引导案例—该如何汇报A接到新任总经理的电话，要他马上去汇报项目进展情况。进了办公室，刚想向总经理汇报发现的问题，总经理就向他发了火：“为什么没有人向我汇报，我要对高层负责，不能容忍把我和我需要知道的事情隔离开来。”A离开办公室后，抱怨道：“以前的总经理都是随时地听报告来了解项目的进展。再说，报告数据都在总经理旁边文件柜的报表架上，他随时看不就行了吗？”(详见教材）引导案例—该如何汇报思考：①该案例中的信息管理流程有无问题？②信息管理包括哪些内容？③应如何进行信息管理？工程项目信息编码213工程项目信息分类和信息流工程项目信息管理的原则和任务10.1工程项目信息管理概述10.1.1工程项目信息分类和信息流1．工程项目信息的分类①按工程项目管理工作的任务，工程项目信息可分为成本控制信息、质量控制信息和进度控制信息等。②按工程项目管理的工作流程，工程项目信息可分为计划信息、执行信息、检查信息和处理信息等。③按信息的来源，工程项目信息可分为工程项目的内部信息和外部信息。④按工程项目实施的工作过程，工程项目信息可分为设计准备信息、设计信息、招投标信息和施工过程信息等。⑤按信息的内容属性，工程项目信息可分为组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息和法律法规类信息等。⑥按工程项目管理工作的对象，工程项目信息可分为子项目1的信息、子项目2的信息和子项目3的信息等。2．工程项目信息流①由外界输入信息。由外界输入的信息主要包括环境信息、物价变动的信息和市场状况信息，以及外部系统（如企业、政府机关）给项目的指令等。②项目向外界输出信息。项目向外界输出的信息主要包括项目状况的报告、请示和要求等。1）项目与外界的信息交换①由上而下的信息流。一般情况下，指令和通知是由上向下传递的，这个传递并不只是传递，而是在传递的过程中将指令和通知不断细化和具体化，一直到成为基层可操作执行的指令和通知。②由下而上的信息流。一般情况下，各种实际工程的情况信息是由下向上传递的，这个传递不是一般的叠合，而是经过归纳整理形成的逐渐浓缩的报告。③横向和网络状信息流。按照项目管理工作流程设计的各职能部门之间存在的大量的信息交换，如技术人员与成本员、成本员与计划师、财务部门与计划部门及合同部门等之间存在的信息流。2）项目内部的信息交换10.1.2工程项目信息编码①按工程项目的结构编码。根据工程项目结构图对项目结构的每一层的每一个组成部分进行编码。②按工程项目管理组织结构编码。依据工程项目管理的组织结构图对每一个工作部门进行编码。③按工程项目管理组织编码。需要对工程项目的各参与单位进行编码，如对政府主管部门、业主方的上级单位或部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位进行编码。④按工程项目实施的工作项编码。工程项目实施的工作项编码就是项目实施的工作过程的编码，它应覆盖项目实施的工作任务目录的全部内容，包括设计准备阶段的工作项、设计阶段的工作项、招标投标工作项、施工和设备安装工作项、项目动用前的准备工作项等。⑤按工程项目的投资项编码（业主方）/成本项编码（施工方）。工程项目的投资项编码并不是概预算定额确定的分部分项工程的编码，它应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款的支付等因素，建立统一的编码，服务于项目投资目标的动态控制；工程项目的成本项编码也不是概预算定额确定的分部分项工程的编码，它应综合考虑投标价估算、合同价、施工成本分析和工程款的支付等因素，建立统一的编码，服务于项目成本目标的动态控制。⑥按工程项目的进度项编码。工程项目的进度项编码就是对进度计划的工作项进行编码，它应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划工作项的需要，建立统一的编码，服务于项目进度目标的动态控制。⑦按工程项目进展报告和各类报表编码。项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。⑧按合同编码。合同编码应参考项目的合同结构和合同的分类，应反映合同的类型、相应的项目结构和合同签订的时间等特征。⑨按函件编码。函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，以便函件的查询和整理。⑩按工程档案编码。工程档案编码应根据有关工程档案的规定、项目的特点和项目实施单位的需求等而建立。10.1.3工程项目信息管理的原则和任务1．工程项目信息管理的原则①标准化原则。在工程项目的实施过程中应对有关信息的分类进行统一，对信息流程进行规范，对项目管理报表进行标准化和格式化。②有效性原则。工程项目的信息管理应根据不同管理层的要求进行适当加工，为其提供不同要求和压缩程度的信息。③定量化原则。工程项目实施过程中简单记录下来的数据并不是项目信息，只有经过信息处理人员比较与分析后的数据才是项目信息。④时效性原则。由于工程项目决策过程的时效性，工程项目信息也具有相应的时效性，以保证信息能够及时服务于决策。⑤高效处理原则。项目管理人员应通过采用高性能的信息处理工具，尽量缩短信息在处理过程中的延迟，把重点放在分析处理结果和制定控制措施上。⑥可预见原则。工程项目信息应可用于预测项目的未来发展情况，也可作为以后项目实施的历史参考信息。2．工程项目信息管理的主要任务①编制信息管理手册，在项目实施过程中对信息管理手册进行必要的修改和补充，并检查和督促其执行。②协调和组织各项目管理部门之间的信息处理工作。③建立、运行和维护信息处理工作平台。④与其他工作部门协同组织收集信息、处理信息和形成各种反映项目进展和项目目标控制的报表和报告。⑤管理工程档案。1）明确信息管理部门的任务①信息管理的任务（信息管理任务目录）。②信息管理的任务分工表和管理职能分工表。③信息的分类。④信息的编码体系和编码。⑤信息输入输出模型。⑥各项信息管理工作的工作流程图。⑦信息流程图。⑧信息处理的工作平台及其使用规定。⑨各种报表和报告的格式，以及报告周期。⑩项目进展的月度报告、季度报告、年度报告和工程总报告的内容及其编制。⑪工程档案管理制度。⑫信息管理的保密制度等制度。2）编制工程项目信息管理规划编制和确定各项信息管理任务的工作流程，主要包括信息管理规划的工作流程、工程档案管理的工作流程，以及为形成各类报表和报告的工作流程等。3）编制和确定信息管理的工作流程由于建设工程项目大量数据处理的需要，在当今的时代应重视利用信息技术的手段进行信息管理。信息管理的核心的手段是基于网络的信息处理平台进行信息处理。4）建立信息处理平台许多工程项目都有专门设立信息中心，即信息管理部门，以确保信息管理工作的顺利进行。也有一些大型工程项目专门委托咨询公司从事项目信息动态跟踪和分析，以信息流指导物质流，从宏观上对项目的实施进行控制。5）建立信息中心10.2工程项目信息管理的过程工程项目信息的加工整理和存储213工程项目信息的收集工程项目信息的检索和传递10.2.1工程项目信息的收集工程项目在正式开工之前，需要进行大量的工作，会产生大量的文件。这些文件资料的收集将直接影响到信息管理体系的建立，它主要包括设计任务书、设计文件、招投标合同文件及有关资料等。①工程项目前期的信息收集工程项目施工期是大量信息发生、传递和处理的阶段，需要收集的信息有业主提供的信息、承建单位提供的信息、工程监理的记录、工地会议信息等。②工程项目施工期的信息收集工程项目竣工并按要求进行竣工验收时，需要收集大量的与竣工验收有关的资料信息，包括在整个施工过程中长期积累形成的信息和根据积累的资料整理分析而成的信息。完整的竣工资料应由承建单位编制，经工程监理单位有关方面审查后移交给工程单位，并通过工程单位移交给项目管理运行单位和相关的政府主管部门。③工程竣工阶段的信息收集10.2.2工程项目信息的加工整理和存储对收集到的信息进行加工整理，可以对工程决策和实施过程中出现的各种问题进行处理。例如，对进度控制信息进行加工整理，可对施工进度情况提出意见和指示；对质量控制信息进行加工整理，可对质量控制情况提出意见和指示；对费用控制信息进行加工整理，可对工程结算和决算情况提出意见和指示；对和管理信息进行加工整理，可对索赔提出意见和指示。存储就是将加工整理后的信息保存起来以备将来使用。对于有价值的信息，要长期积累形成数据库。10.2.3工程项目信息的检索和传递为了方便地查询和调用信息，应建立信息检索系统，做好信息的编目分类工作。健全的信息检索系统可以使文件资料和技术档案等既保存完好，又使用方便。信息的传递是指信息借助于纸张和软盘等载体，在各部门和各单位之间的传递。信息通过传递，将报表、文字、图表及各种文件等信息传输到工程项目各个参与方手中，成为他们工作的依据。10.3工程项目文档资料管理文档资料的验收与移交文档资料质量要求与立卷10.3.1文档资料质量要求与立卷①归档的工程文件应为原件。②工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。③工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。④工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水和蓝黑墨水等；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸和铅笔等。1．文档资料的质量要求⑤工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。⑥工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅。⑦工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。⑧所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。⑨利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。⑩不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。⑪归档的工程项目电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。⑫归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。⑬离线归档的工程项目电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。⑭存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接受方能通过适当设备读出数据。2．立卷其流程如下。①对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。②对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）。③排列所有案卷，形成案卷目录。立卷应遵循下列原则。①立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。②工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工阁、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。③一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。④不同载体的文件应分别立卷。①工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷。②监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷。③施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷。④竣工图应按单位工程分专业进行立卷。⑤竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。⑥电子文件立卷时，每个工程项目应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。⑦声像资料应按工程项目各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。立卷应采用下列方法。10.3.2文档资料的验收与移交①工程档案齐全、系统且完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况。②工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定。③竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整沽，盖有竣工图章。1．档案的验收④文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。⑤文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。⑥电子档案格式、载体等符合要求。⑦声像档案内容、质量、格式符合要求。2．档案的移交列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管；对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理机构移交。10.4工程项目报告系统1．工程项目报告的分类及作用工程项目报告按项目结构的不同，可分为单位工程报告、单项工程报告和整个项目报告等；按专项内容的不同，可分为质量报告、进度报告和费用报告等；按时间的不同，可分为日报、周报、月报和年报等。此外，工程项目报告还有特别事项报告和风险报告等。①作为决策的依据。②用来评价项目。③总结经验，分析项目实施中的问题。④提出问题、解决问题及安排后期计划。⑤预测未来情况，提供项目预警信息。⑥作为证据和工程资料。⑦通过报告激励项目各参与者，让大家了解项目的进展及成就。工程项目报告具有以下几方面的作用。2．工程项目报告系统及其要求1）工程项目报告系统①对项目实施过程中的报告系统进行系统分类，并系统化。②确定各种报告的形式、结构、内容、数据及处理方式，并标准化。③确定各种报告的上报、签收及处理流程。工程项目报告系统最底层的信息来源于工程活动的记录，如工期、质量、费用、人力和材料等的记录，以及试验验收检查记录。上层报告应在下层报告基础上，按照项目结构和组织结构进行归纳、分析和比较，最终形成报告系统，如图10-1所示。图10-1工程项目报告系统层级划分这些报告是自下而上层层浓缩的，如图10-2所示。图10-2报告的浓缩2）工程项目报告系统的要求①与项目目标一致。报告的内容和描述必须与项目目标一致，主要说明项目目标的完成程度及在项目目标实现过程中存在的问题。②符合特定的要求。包括各个层次的管理人员对项目信息需要了解的程度及各职能人员专业技术工作及管理工作的需要。③规范化、系统化。在管理信息系统中应完整地定义报告系统结构和内容，对报告的格式、数据结构进行标准化，并在项目中要求各参加者采用统一形式的报告。④真实有效。应确保工程项目报告的真实性、有效性和完整性。⑤清晰明确。应确保报告内容完整清晰，各类人员均能正确接收并理解，尽量避免造成理解和传输过程中的错误。⑥报告的侧重点要求。报告通常包括概况说明、重大的差异说明、主要的活动和事件的说明，其内容较多地是考虑到实际效用，如可信度、易于理解等，而较少地考虑到信息的完整性。案例分析—广元南站线路技术改造广元南站素有成都局的北大门之称，它宝成电气化铁路增建二线技改中最困难的车站。稍有不慎，就有可能发生各种事故。改建后宝鸡端第二正线技改后仍保留了一级二场的站型，驼峰调车场改建为“缓行器＋减速顶”的点连式调速系统。站内115组道岔全部实现微机联锁。是宝成线增建第二线技改工程最大也最困难的车站。(详见教材）1．工程概述案例分析—广元南站线路技术改造2．应用PERT/CPM统筹规划根据铁路局批准的施工方案，应用PERT/CPM编制了网络计划统筹规划，将工程分成3个阶段：第一阶段（1月-9月）为拆迁排干及新旧驼峰倒替、北牵线的优化改造及修建新货场通道第二阶段（10月-11月下旬）为拆迁排干及新旧驼峰倒替、北牵线的优化改造及修建新货场通道第二阶段（10月-11月下旬）为发场改造，分别建立信息管理系统，进行信息泉源分析、甄别，理顺信息流向，进行有针对性的信息管理。案例分析—广