GL-014-A客户及订单管理规定

修订记录版本号修订摘要编制审核批准A/0初版目录1.目的………………32.定义………………33.适用范围…………34.管理职责…………35.工作程序…………36.工作流程图………57.相关文件…………68.相关表单…………69.分发部门…………61.目的本程序目的在于确定顾客订单的流程导向，以保证充分了解顾客的要求，确保按订单的要求交付产品，使顾客满意，以及避免公司遭受不必要的商务风险。2.定义非正常生产：以PPAP为节点，为满足PPAP前小批量供货的生产。3.适用范围适用于本公司所有顾客的订单管理。管理职责4.1业务人员负责与顾客以及与公司内部人员沟通，接收订单并明确客户订单的交货条件以及货款的跟踪。4.2订单管理人员负责评审一般订单、制定《发运计划》、待得到销售的通知后通知财务开具发票，并跟踪订单的完成情况。4.3订单管理人员每周更新《发运计划》，部门审核后释放给制造部以及仓库，以便制定相应的生产计划及运输安排。4.4业务人员负责组织相关人员进行特殊订单的评审、发运及后续操作直至特殊订单完成。5.工作程序5.1订单的分类：本公司的订单分为一般订单和特殊订单两种：5.1.1已为顾客批量供货的产品的合同或订单称为一般订单，其形式包括传真、Email、口头订单、电子数据系统等。5.1.2符合以下要求的为特殊订单：产能超出供货协议范围，质量、交货期或包装等方面有特殊要求的订单新客户、新项目的订单，（PPAP前的非正常生产性订单）其他（如零星需求的、价值较高等的订单）5.2订单的接收5.2.1对于一般订单，由订单管理人员对其进行接收。5.2.2对于特殊订单，必须为书面形式才予接收。5.3订单的评审5.3.1对于一般订单，由订单管理人员在接到订单后2个工作日内与生产计划人员确认交货期等要求，如生产车间能满足订单要求，则订单管理人员进行回复即可；如满足不了按时交货，则订单管理人员应立即与顾客取得沟通，要求更改交货期或者其它要求，见5.5.4和5.5.5。5.3.1.1订单管理人员在做订单评审制定《发运计划》的过程中，要考虑客户端中转库的安全库存水平，安全库存水平的定义要考虑到运输所需的时间，运输的路线及运输方式，通常成品的安全库存不应低于客户一个星期的产品消耗量。5.3.2对于特殊订单，业务部在接到订单后，业务人员负责在3个工作日内召集相关部门进行评审。5.3.2.1技术部负责技术能力方面等进行评审。5.3.2.2品质部负责检测能力、验收标准及质量管理体系要求等进行评审。5.3.2.3采购部负责评审满足采购物资的交货期、数量以及物流方式。5.3.2.4制造部负责评审生产能力、机器设备负荷能力及人力安排。5.3.2.5财务部负责产品成本、付款周期等方面的评审。5.3.2.6各相关部门评审通过后，由业务部报总经理批准。5.3.2.7各相关部门在评审时如有疑义或意见不一致时，需向业务部提出，由其与顾客进行沟通及协商。5.3.3如果订单涉及的顾客为现有顾客，产品为该顾客有稳定需求的现有批量产品并且价格已确定，财务部须每月检查客户资金信用度，如超出信用期，则通知业务员，业务员应和顾客沟通，顾客须将欠款降到规定的额度或具备合理解释后才可释放订单。5.4订单的修订及取消5.4.1当产生来自内部或外部的订单修订时，业务人员及订单管理人员须立即停止当前此订单，等修订过程结束后，方可重新按照修订后的新订单执行。5.4.2当客户提出要求修订订单时，如修订内容仅涉及业务部工作范围时，则由业务员签字后，便可修订合同。5.4.3当修订内容涉及到其它部门时，提交相关部门提出评审意见并签字，由业务人员批准后方可修订订单，如各评审部门意见不一致时，由总经理裁定。5.4.4当修订内容有特殊要求与原评审内容差异较大时，则须按5.4条款规定重新评审后修订或重新签订订单。5.4.5本公司提出订单修订要求时，业务部负责将修订要求与顾客商讨，取得一致意见。5.4.6当修订的合同经本公司有关部门评审确认后，业务部必须把修订后的订单内容通知公司相关职能部门，并回执给客户。公司原则上不接受因客户自身原因提出的取消订单的要求，客户须对由于订单取消对为公司造成的损失责任，公司保留寻求法律手段获取赔偿的权利。对于重要客户，只有在不造成库存积压和公司直接公司方可同意客户取消订单。5.5订单的实施及监控5.5.1订单管理人员每周按经评审通过的顾客合同或订单要求负责编制《发运计划》，经批准后并下达到制造部、仓库。对于特殊订单，一旦经合同评审通过，由销售部人员将发运计划在1个工作日内传递给制造部、仓库。5.5.2采购部按照《采购管理程序》进行物资的采购和监控；制造部按照《生产计划管理程序》进行生产安排；仓库按照《产品交付程序》进行交付；业务人员依据其制定的《发运计划》跟踪货物交付状态。5.5.3如上述任何一环节出现特殊情况而影响交付时，请责任部门及时传递消息给相关部门，必要时由业务部与客户进行沟通，采取补救方案并启动《应急计划》。5.5.4业务人员在得到销售的通知后及时提供《开票通知单》给财务部开具发票。5.5.5公司规定的顾客订单涉及货物的运输标准方式为：国内货物为汽车运输或铁路运输；国际货物运输为海运；如果需要采取航空运输方式并且费用由为公司承担的，需要由相关人员提出书面申请，经审批后方可采用。5.5.6业务部负责建立顾客档案并及时更新，包括顾客各部门的业务联系人和联系方式。5.5.6订单实施完成后，由订单管理人员将订单的执行情况记录于《订单汇总表》中。如果没有按订单要求完成，则需要进行原因分析并制定整改措施。工作流程图6.1订单处理工作流程业务人员或订单管理人员收到顾客订单业务人员或订单管理人员收到顾客订单不同意不同意与客户沟通合同评审与客户沟通合同评审订单管理人员制定《发运计划》订单管理人员制定《发运计划》仓库有现货？仓库有现货？必要时补充安全库存必要时补充安全库存正常生产（采购、生产、入库）或对于非正常生产性订单由技术部门负责生产，生产部门协助正常生产（采购、生产、入库）或对于非正常生产性订单由技术部门负责生产，生产部门协助发货给客户发货给客户开发票给客户（订单管理人员、财务）开发票给客户（订单管理人员、财务）财务