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文档简介

公司文书管理工作制度一、概述为规范公司文书管理，有效防范文书管理工作中的失误和漏洞，提高文书管理工作的效率和质量，本制度制定。本制度适用于公司所有部门，所有员工必须严格遵守本制度。二、文书的定义所谓文书，是指公司员工在工作中所涉及到的各种书面文件或记录，包括但不限于以下内容：合同、协议、批文等书面文件申请、请示、报告等书面材料会议记录、备忘录、工作日志等工作记录三、文书的管理程序（一）编制在编制文书时，应该注重以下几点：核实文件的真实性，确保书写内容准确无误；根据不同的工作需要，正确选择文件格式和使用规范的文书语言；务必按规定时间提交文书，以保证能够及时得到对应的处理结果。（二）签署要求本人签名并加盖公司公章。签名时应注意以下几点：必须本人亲笔签名；必须使用正楷，字迹清晰，笔法流畅；必须签名栏内，不允许在旁边或提交材料之外单独签字。（三）管理文书管理应注意以下几点：建立健全文书管理流程，对文书实施审批、管理、保密等工作进行全面管理；做好文书存档及利用，统一存储文件，并建立完整的文档主题、名称及编号的分类管理体系；提高文书管理水平，完善文书管理制度，不断做好文书管理工作。四、文书的分类及存档要求文书按照其目的、内容、性质和用途划分，分为以下几类：（一）重要文件指公司业务合同、协议、财务报表、税务资料、公司章程等重要文件。存档时间应与业务合同、协议、贵重票据等相关业务期限等保持一致。存档要求：必须经过公章或签章认证，存档期间应有专人负责管理，并保持良好的保管状态不得随意更改、删改等；建立良好的存档主题、名称及编号的分类管理体系，达到易查、易读和长期保存的目的。（二）一般文件指一般日常工作文件，包括各类报告、备忘录、通报、请示等一般文件。存档要求：存档期限一般不超过三年，到期无特殊需要，应定期清理销毁；应按照文档主题、名称及编号的分类管理体系存放，易查、易读和长期保存。（三）暂存文件指待办文件、阅读文件、初稿、草稿等。存档要求：存档期限一般不超过一年，到期无特殊需要应定期清理销毁；存放位置和级别按存档文件的级别分别设置，严禁混用。五、文书的保密要求各级文书均属于公司重要财产，做好文书保密工作是保证公司信息安全的重要环节。具体要求如下：严格控制文书的资料来源，对于机密性较高的文件，禁止在非保密环节拍照或摄录；对文书加密存储，确保文件的安全；开展常规检查与保密培训，加强对保密工作的重视。六、文书管理的评价标准对文书管理的评价标准如下：文件的真伪和合规性；文件的格式、语言、表述是否符合公司规定；文件的提交时间是否及时；文件的审批及签名是否合规；文件的存档、利用、检索等管理情况。七、文书管理工作流程文书管理工作流程如下：新建文件，核实文件内容；制定文件审批流程；签署文件及公章认证；文件存档，建立文档主题、名称及编号的分类管理体系；文书管理质量评价。八、文书管理工作的责任各经营管理单位和各部门负责人对其本单位的文书管理工作负本单位的全面责任，要求建立健全文书管理机制。九、文书管

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