企业上行沟通的影响因素分析

企业上行沟通的影响因素分析

沟通是管理行为最重要的组成部分，也是管理者最重要的任务之一。对于一个企业来说,沟通不仅仅是传递信息,通过它还可以营造出一个和谐、积极向上的组织氛围。而上行沟通作为其中重要而关键的沟通类型,时刻牵动着企业的每根神经,能否使之有效,关乎整个企业的利益。一、上级领导对汇报工作服务上行沟通是一种自上而下的沟通形式,是职工向上级领导反应情况、汇报工作、提出建议的正常渠道。上级领导主动搜集信息、征求意见、听取汇报,也属于上行沟通。影响上行沟通的因素多种多样,归纳起来主要包括客观与主观因素两个方面。1.良好沟通的原则(1)发出的信息是否准确易懂。沟通的语言要简洁易懂,避免用生疏难懂的词语。下属在进行上行沟通时,应尽量少用专业术语,另外用词要准确,不要含糊不清或一词多义。(2)沟通渠道是否合适。要根据沟通对象选择合适的沟通渠道。在实际工作时,一定要根据沟通对象的具体情况和接受程度,以及沟通的具体内容,选择合适的沟通渠道。如管理层的沟通,适用小型会议或电话等形式;对于想提意见又不敢当面提的情况,可以用意见箱的形式等。(3)社会环境和心理环境等因素。沟通时情绪、情感等心理因素和人际关系及人们普遍的认识倾向等也会对沟通造成影响。2.不能产生歧视的语(1)信息是否被对方正确理解。在向上级汇报情况前,需提前了解清楚上级知识背景、专业出身等基本情况,充分考虑沟通对象的素质和接受能力,要避免使用能产生歧义的语言。(2)上行沟通的质量受到上司的重视程度。往往同一件事,不同的人沟通汇报,会产生不同的结果。这很大程度取决于上司对下属提案的重视程度。是否能够顺应上司的心理,在一定程度上可以说是决定了此次沟通的成败。(3)下属考虑问题的着眼点。沟通过程中应该切实抓住要点,条理清晰,目的明确,汇报问题切忌说话不着边际,只围绕细枝末节而本末倒置,否则极易带来负面效果。二、小型企业与大型企业之间的沟通1.会议模式分类例会是下级进行上行沟通的最主要也是最有效的方式,此时由于监督作用,可以将各种主观因素对沟通的影响降至最低。会议分为惯例型和临时型两种。前者是诸如部门会议、公司每年的股东大会等基于一个固定模式并具有周期性的会议类型。后者指企业遇到突发状况时召开的会议,通常没有固定模式和周期性。2.中小型企业是上下级沟通的重要渠道(1)中小型企业。首先是会议。同样是开会,中小型企业往往不如大型企业进行得如此“规范”。在这里会议主要是起着沟通上下级的作用,让上级清楚了解下级工作的进展是核心。因此这里的会议不同于大型企业规范的“传达型”精神,更多的是共同参与讨论的理念在发挥作用。另外,中小型企业的上级倾向“亲民”政策,往往主动提供或者创造机会给下级进行沟通的做法在中小型企业也是比大型企业的突出。许多中小型企业处于起步或者成长阶段,公司诸多机制仍不完善,企业文化尚未完全建立,上级会有意识地主动接近下级,听取他们对公司发展前景的意见与建议。上级主动伸出“橄榄枝”,对于上行沟通的推进起着举足轻重的作用。(2)大型企业。大型企业往往发展成熟,具备比较系统完善的体制机制,主要事务均已流程化与模式化,其上行沟通的方式较中小型企业也有所差异。出于自身规模庞大的考虑,大型企业往往选择内部网络沟通或者承办企业简报的方式作为沟通渠道,而非类似中小型企业领导直接采取个人交流的方式。网络的利用除了成本节省、不受时空限制等优点之外,更重要的是它为下级提供了平等机会与上级沟通,是进谏的重要途径。另外,意见箱的作用发挥亦是不可小觑。大型企业除了安排专人管理,保证信息的及时传递,上级还会定时查看意见箱,确保意见箱的真实作用。由此可见,大中小型企业在上行沟通上方式各有千秋,也是符合自身特点的。在了解、借鉴同类企业上行沟通有效方式的同时,充分了解自身情况,总结出一套自己的方式显得十分必要。三、正在沟通的方法类型和沟通能力上行沟通,分常规情况时与上级的沟通,以及当与上级意见相左时与上级进行的沟通两种情况。1.“领导关系”是基础作为上行沟通的主角,下级能否把握沟通技巧成为实施上行沟通的关键。(1)了解领导内心,给予适度恭维。下属只有了解上级领导的个性心理,才能方便与他沟通。每个人内心中都有被人恭维的渴望,领导者都希望下属恭维他、赞扬他。下属需要找出领导的优点和长处,在适当的时候给领导诚实而真挚的恭维。(2)与领导坦诚相待,学会主动沟通。与人坦诚相待,反映了一个人的优良品格。下属在工作中要赢得领导的肯定和支持,很重要的一点是要让领导感受到你的坦诚。工作中的事情不要对领导保密或隐瞒,要以开放而坦率的态度与领导交流,以此赢得领导的信任与青睐。2.、上下级之间的关系当下属向上级汇报情况途中遭遇与上级意见相左的情形时,应灵活处理,不宜以下犯上。(1)选择好时机,注意维护上级的自尊与自信。对上级提出不同意见之前,应先向上级的秘书或其他知情人了解上级的情绪如何。尽量在彼此情绪都稳定时进行沟通。切记不可在上级忙得不可开交或快吃午饭时打扰他,因在此时他面临的事务尤其繁杂,情绪也容易烦躁。在找准好时机后,下级应条理清楚、简明扼要地表达自己的观点,以便上级充分理解。上级在认识到自己的意见与下级不一致时,也会考虑自己的意见是否正确、下级从何种角度考虑这件事情以及缘何得出相反结论等等题。(2)帮助上级提高声誉。通常一个决策实施的成效是与领导者的声誉成正比的。领导者总是希望工作成果能得到下属的肯定。在领导者做出决策之后,他也会面临来自各方面的压力.有一些决策是不可能得到各方赞赏的。在此时.领导者最需要得到下属的帮助,如果下属直接在正式场合指出领导者的错误,不但会事与愿违使领导者固执己见,也有损于领导者在下属中的声誉。若利用非正式的沟通手段,使领导认识到提出相反意见的本质是从领导者本身的角度出发,最终目的是为了提高领导者的声誉,这样更有利于做出正确决策,减少决策人的威信损失。(3)使上级感受到被追随。下属如与上级意见相左而希望上级采纳自己建议时,下属不能一味地强调自己的意见,要把自己放在上级的一个伙伴的位置上设身处地想问题,使上级感受到与下属同在一个团队中。下级之所以提出意见是希望谋求上级的认同,追随上级以更好地实现团队的目标。只有感受到这种被追随,领导者才能认真的自省决策正确与否以及下级的建议,从而通过良性的互动以达到双赢。四、结论和建议1.“亲民”政策的落实中小型企业在自身发展壮大的同时,也要注意沟通渠道的扩展,除了继续发扬“亲民”政策,意见箱也应