制造企业存货管理问题及对策研究

制造企业存货管理问题及对策研究

在制造业公司，存储资源占资产总额的很大一部分，经营成本是企业经营成本的主要组成部分。做好仓储工作对降低成本、提高公司运营能力方面发挥着非常重要的作用。DF公司是位于北京的一家中小型制造企业，以研发、生产及销售制砖专用设备为主营业务，存货原材料种类复杂，原材料种类有一千多种，生产模式为根据客户订制，设计并生产符合客户需求的商品。该公司存货管理过程中存在问题较多，存货管理不健全，原材料及存货量较大，其存货总额占全部资产总额的比例较高。一、提高经济效益存货管理就是对企业的存货进行管理，主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，最后进行有效控制，达到存货管理的最终目的，提高经济效益。在当前市场竞争日趋激烈，客户交货期缩短，银行贷款紧缩，利率提升前提下，制造业企业持续经营压力普遍较大，存货管理对降低企业经营成本、降低单位产品成本以及降低库存产品占用资金水平发挥积极作用，是制造业企业能否持续发展需要考虑的首要因素。（一）存货采购的费用存货的短缺成本是由于存货短缺而造成延迟发货，失去销售订单以及失去销售客户的成本。存货的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用，零星采购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠，另外采购次数也决定着运输费，装卸费、采购差旅费等费用的高低。存货过多要占用较多资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支。进行存货管理就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合。（二）制造企业发展问题制造业企业原材料或产成品成本占企业总成本的85%以上，有效降低产品，提高企业毛利率是制造企业需要重点关注的问题。在当今社会价格因素相对透明的情况下，降低成本对企业获得得成本优势，获取销售订单，增强竞争力的作用就相对明显了，有效的存货管理是企业降低经营成本，增强企业竟争力的重要手段。（三）现金管理不畅在市场经济下，企业现金流决定着企业的持续经营能力。80%以上的破产企业宣告破产的原因是企业现金流短缺造成的。企业即使有盈利能力，但若现金周转不畅，偿债能力的弱化也将直接影响企业的信誉，最终影响企业的生存。通常情况下企业存货资金占流动资金的40%～60%，甚至更多，这是企业存货管理的最大弊端。如果实现零存货，可节约企业大量资金及资源。二、以df公司为例（一）供应商采购能力及采购请购审批最终审批权限DF公司存货采购中存的问题主要有未进行有效的供应商管理，供应商选择随意性较大，采购出现舞弊的可能性较大。由于DF公司未对供应高的信用状况及供货能力进行详细调查，导致供应商不能按时供货影响生产及销售的情况。另外公司采购请购审批最终审批权限仅需要生产副总同意即可，不需要销售部及财务部联签，生产副总为了产生延迟发货的情况存在超前采购的情形。这造成DH公司存货积压较为严重。（二）请购审批单，应开单存货出、入库管理过程中存在的较大问题是出入库审批不严格。DF公司入库未与请购审批单说细核对，只是与供应商销售清单核对便给对方开具入库单据；公司存货入库及出库质检审查不严格，导致部分质量不合标准的商品进入销售环节，有因商品质量原因造成客户索赔的现象，另外也导致了客户的流失，影响企业信誉。（三）入库登记不及时，供应商对账不符存货核算方面主要存在原材料重复入库，存货出入库登记不及时，原材料暂估入库数量巨大，与供应商对账不及时，盘货盘点不到位的情形。DF公司使用了金蝶库存管理软件，由于保管员入库登记不及时，存在库房存在的原材料，而在库存管理系统没有数据导致重复采购；出库登记不及时，导致产成品实际不存在，而在库存软件系统存在导致生产不及时而影响销售的情形。DF库存软件系统与财务部记账系统非同一套软件，因入库登记不及时，财务部为了产品成本的准确不得不产生大量暂估入库，无形中增加了财务部门的工作量。与供应商对账不及时，导致与供应商之间产生大量的对账不符现象，影响财务整体核算水平。DF公司每年6月末及12月末盘点，其他月份期末不盘点，存货亏不能及时被发现，也不能准确的分析存货盘亏的原因。三、小型制造企业的存储管理（一）dh公司在交易过程中存在的问题目前大多数制造业企业存在采购制度健全或不合理的情况，企业采购制度不合理或者缺失容易导致企业采购与生产需求相脱节的情况，影响企业生产经营。采购制度不完善主要体现在请购审批制度，供应商管理制度，存货入库审核制度等不健全。统过对DH公司采购及财务人员访谈得知，该公司没有设立供应商管理制度，对通用商品采用比价方式确定供应商；对特殊商品，公司相关人员根据经验从符合条件的供应商中选择几家进行邀标，从中选择中标的供应商。供应商管理制度不健全，有可能让一些失信的供应商进入企业采购名单；公司采购请购制度不健全容易导致公司采购量不合理，采购量小影响企业生产，采购量大容易导致存货积压占用企业资金。（二）出入库管理不完善。入库作业目前我国大多数中小型制造企业无存货管理制度或存货管理制度不完善，存货制度不完善具体现在：企业出入库审核制度，出入库登记制度、月末存货盘点制度不完善。有的企业虽然制订了完善的存货管理制度，但在因执行过程中因为人员素质，职业素养等原因执行不到位。如质检人员的舞弊、库管员职业水平低等。（三）存货管理存在漏洞通过对DH公司管理层深度访谈发现企业经理层对存货管理意识不强，把对企业关注的重点放在销售和顾客方面，认为销售是产生利润的根源，存货只要不直接影响销售，能保障正常供货就可以了。另外由于管理层不关注企业存货管理，也是导致DH公司存货管理比较混乱的原因之一。事实上，存货积压及存货浪费本身就直接影响企业利润。企业存货管理是企业经营管理重要的一部分，企业管理层应强化存货管理意识，制定切实可行的存货管理制度并贯彻执行。（四）存货数据与财务核算不统一目前我国中小型制造企业存货管理信息化程度不高，销售、生产、库房财务部各部门数据信息不能实时共享，存货、生产、销售相互协调信息传递不畅，从而影响生产和销售，存货数据与财务部数据不统一也影响财务核算。DH公司业务比较复杂，涉及生产，研发与销售，存货产品种类多，存货量大，程序复杂，要全面实行信息化管理成本高，且对操作人员素质水平要求高，而DH公司成立时间早，历史长，企业存货管理人员及财务人员素质水平整体不高，虽然使用了存货管理软件及财务核算软件，但并没有实行ERP管理系统，整体信息化水平不高。四、小型制造企业加强仓储管理的对策通过对DH公司存货管理存在的问题及原因进行分析，制订了以下几种解决存货管理问题的对策。（一）供应商管理请购管理制度是指采购部进行采购必须依据审批通过的请购单据进行采购。DH公司可依据原材料清单设置请购审批权限，通用原材料设立库存预警线，当库存数量低于预警线时由库管员提出申请，生产分管领导审批后比价采购，专用原材料由材料使用部门提出申请，材料请购部、生产部、财务部、销售部联签审批后采购。供应商管理管理可定期采用招标方式确定指定供应商名单及供应原材料价格，供应商名单及供应商品价格一经确定，不得随意变更，采购部采购商品只能在确定的供应商名单之外的供应商处采购。采购部每季度比入围供应商进行信用及财务状况评估，如发现对方有信用欺诈及财务状况恶化的情形，及时将其从供应商名单中清除。设立采购监督制度，采购部、财务部、审计部对公司采购过程进行如下监督和检查：是否按照规定采购过程进行采购，是否有规定的供应商处采购，采购合同是否规范及其执行情况，供应商评价是否按照程序进行，采购价格是否合理，采购人员在采购活动中是否廉洁等。（二）加强材料出库管理建立适合企业经营特点的存货管理制度，具体包括原材料入库制度、原材料及产成品出库管理制度、月末盘点制度、对账制度。DF可制订制度规定原材料入库需与对方清单，请购审批、及购货合同进行核对，发现不符合入库条件的材料，一律不与入库。另外原材料及产成品入库前必须经质检部门检验合格，对质量检验不合格的商品一律不予入库。原材料出库前必须有用料部门主管级以上领导审批，发出商品须经领料人签字确认。材料出库遵循先进先出法，防止出现因原材料过时产生积压的风险。制度还应规定每月末库房进行盘点，出现账实不符及时查明原因，报相关领导处理，并做好盘点数据保管工作，以备随时查阅。另外规定库房每月与财务部数据进行核对，做到账账相符。（三）材料发票的特点公司规范财务核算，建立定时对账制度，规定每季度和有业务往来的供应商核对账目。对于暂估入库部分分析暂估入库原因，及时催采购部门开具材料发票。加强企业出、入库财务核算管理，材料会计在收到库管员开具的入库单后及时登记，避免因为重复出入库、产品成本归集不合理造成存货产品核算不准确，出库单也要及时入账，每月底和库存数据进行核对，保证账实相符、账账相符。对于在途物资、暂估入库物资等特殊产品更要注重其核算的正确性与准确性，严格按照会计准则的规定进行财务核算。（四）现金管理模块企业应充分利用现代信息技术，规范企业经营过程，先进的ERP软件贯穿企业整个经营活动，是保证制造企业存货产品成本核算、财务核算准确性的有力工具，该软件应包含供应商管理、采购管理、存货管理、成本核算管理、销售管理以及总账管理等模块。先进的核算核件将各模块有机的结合在一起，各个模块之间实现有机对接，其中一个模块的工作未完成下一个模块的工作就不能往下执行；其他工作模块的工作能有效监督本模块工作的准确性；现代的财务核算软件有网络签批功能，避免个别领导因出差等原因不能审批的局限性。ERP软件将制造企业整个业务流程有机的结合在一起，销售部门、生产部门、采购部门、财务部门均可实时关注企业存货数据，销售部门对有过时倾向的产品积极组织销售，生产部门可对销售部门的销售出库数据进行分析，合理安排生产，财务部门采购发票，应付账款，应收账款的管理与财务核算软件里面的出、入库数据有机结合，避免了重复计算应收、应付款项以及应收应付款项客商对账，本公司账目存在错误等情况。（五）提高企业存货管理意识强化存货管理意识尤其是企业管理层强化存货意识是制造企业加强存货管理的根本，企业应定期组织存货管理的各个岗位学习存货管理知识，及公司相关控制度，强调存货管理的重要性，明确存货管理对公司长期良性发展的重要性，强化各个岗位库存管理意识，明确各个岗位权利与责任。（六）