文档管理制度

文档管理制度XXXX有限公司正式发布文档管理办法，旨在加强公司文件的标准化管理，完善公司的质量管理制度，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。本文档适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。质量负责人应负责本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管，以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。各部门负责人应负责本部门管理制度文件的具体执行，在评审意见分歧较大时，通过传阅或会审提供意见和建议。总经理应负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。文档版本管理是本文档的重要内容。项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。文档的版本号规则与文档的状态相关。处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9。Y为次版本号，取值范围为0~9。文档第一次成为“正式”文件时，版本号为V1.0。如果文档的升级幅度较小，版本号Y值可适量增加，Y值增加一定程度，X值将适量增加。文档升级幅度较大时，才允许直接增大X值。处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为，增加X.Y值。项目所产生的文档都有唯一、特定的编码，其构成如下：项目标识-文档类型-日期标号-版本号/序号。其中，项目标志表明本项目是“XXXX”，文档类型分为商务文档00，项目管理文档01，项目开发文档02，日期编号指文档创建日期。版本号：本文档的版本号为何？未给出。序号：四位数字编码，指明该文档在项目文档库的总序号。未给出。项目文档管理制度项目文档分为商务、开发和管理三类。商务文档包括合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等。开发文档包括需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测）、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档。管理文档包括项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，可划分为三个保密级别。Ⅰ级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意，包括各种项目商务类文档、各类软件授权许可。Ⅱ级：限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档，包括需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档等开发文档及项目成本相关管理文档，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发。Ⅲ级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档，包括项目计划、项目进度等。项目文档归档项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。项目组文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。项目文档调阅公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》（见附件一），经所在项目组经理批准后提交各项目组文档管理员，经本组项目经理审核后，开放调阅权限。调阅的权限统一设置为只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。第十条规定了项目文档保存方式，包括电子和纸质两种方式，建议使用电子方式并将文件转换成PDF格式，并设置为“不能修改”和“不能打印”模式，同时确保文件没有病毒感染。第十一条规定了项目组文档管理员的职责，包括对项目文档进行清点和接收移交的电子文档和纸质文档，并确保符合归档规范。如果发现不符合规范的情况，文档管理员有权要求重新编制和完善。第十二条规定了项目组文档管理员的职责，包括对项目文档进行统一保管和定期进行刻盘备份，以确保归档项目文档的安全可靠。在档案日常管理方面，第一条规定了借阅手续，包括出示书面借阅条和在借阅登记表上签字。借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，也不得在文件上圈点、画线和涂改。如果需要复印文件或摘抄文件，需要经过部门负责人书面请示并经办公室主任批准。第二条规定了销毁档案的程序，包括编制《档案销毁清册》并报公司负责人审核批准。销毁前需要清点，销毁后需要在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。保管期限已满但仍不能销毁的档案需要单独抽出立卷。第三条规定了移交档案的程序，需要编制《档案移交登记表》并报公司负责人审核批准。移交前需要指定监交人，移交后需要在登记表上签名盖章。2、在移交档案前，需要按照清册进行清点；在移交完成后，需要在清册上签字，并填写《档案移交登记表》，一式两份，移交方和接收方各保留一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。未经许可，任何无关人员不得进入档案室。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为利用者提供档案资料。3、所有设施设备均需爱护，未经许可不得使用或随意翻动。附件一：项目管理文档借阅单项目文档借阅单编号：借阅日期：借阅事由：序号文件编号及名称媒质密级实际归还日期计划归还日期12345679项目负责人签字：借阅人