公文管理规定

公文管理规定第一章总

则为使广西XX水泥有限责任公司（以下简称公司）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本规定。企业公文（包括电传，以下简称公文），是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文管理指公文的格式、行文、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、保密、集中。公文管理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。公文处理公司的公文处理工作，就是公司相关部门为制发、传递、办理和保管公文所做的全部组织与处置工作，公文处理的基本任务是：及时、准确、安全地制发、传递、办理和保管公文，充分发挥公文的作用，为公司的生产经营和管理服务。这些任务，具体来说，就是公文制发、传递、办理和保管。1、公文制发。包括拟稿、核稿（会签、审查）、签发、登记、缮印、校对、用印、分发等具体任务。2、公文传递。公司内部的公文传递形式目前主要直接分发、挂号寄发、传真送发、电子邮件发送等形式。3、公文办理。包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办等基本任务。4、公文保管。公文发出后，其定稿、存本以及重要公文的历次修改稿进入保管阶段；收文在阅办结束之后，也应进入保管阶段。草拟公文应当做到：1、符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

7、应当使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。收文办理指对收到送达本机关公文后，在内部实施文件运行的全过程，包括签收、登记、批办、承办、催办等程序。

现将收文处理重点提示如下：1、签收与登记对用邮政系统、机要系统传递的文件，存在签收程序。应当注意的是拆封时不要破坏信封，不要破坏信内材料，同时要注意将信内的文件取清。寄往各公司字样的信函，由各子公司办公室指定专人拆封，私人信件或标有直寄负责人拆封的信件，一般在未得到授权时不得擅自拆封。拆封后的空封筒一般不立即销毁，保存一定时间，以便查找或核对。收到文件或传真后，应对收到的材料进行登记，对文件的来源、存在、去向、密级、编号、内容、处理、运转过程进行记录。登记时应注意不能漏登、省略，不得重复或跳号，字迹要工整、清楚，登记后的文件一般加盖收文编号章，以示区分。2、批办文件在登记并填写“文电处理标签”后，由工作人员送至办公室负责人。办公室负责人根据文电的主要内容，制定相应的处理办法。3、承办办公室文秘工作人员根据批办意见进行处理。对领导批阅后，要求相关部门或个人进行办理的，办公室要及时将文件内容送达，必要时可提供复印件。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿；紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。文件办理结束后，相关的承办部门或个人要在文件办理情况一栏中，详细记录办理情况，办公室要负责将办理情况及时反馈给相关领导。发文主要包括拟稿、审核、会签、签发、编号、缮印（印刷）、用印、分发等环节。现将发文过程中的重点提示如下：1、拟稿。拟稿一般的原则是：业务类文稿，一般由相关业务部门撰拟；综合性文稿，由办公室起草。重要文稿，也可由领导指定专人草拟。2、审核。在文件未进入会签程序或签发程序前，一般由办公室负责人对文稿的内容、体式等进行全面的审核检查。审核要把握以下几点：①注意本单位的文件内容是否符合国家及集团公司相关的规章制度和政策；是否切实可行是衡量文件质量效能的重要标准；文字表达是否准确、简练。文件的行文一定要平实，要注意语体。②要达意。文件的政策性、操作性很强，因此文字把关的选择首先要考虑达意，然后再考虑修辞。后者要服从前者，不能以文害意。③要尽可能保留文件原来的风格。3、签发。文件签发的一般原则是：涉及全局性的重要文件由主要负责人签发；涉及某一方面问题的文件，可由负责人或授权分管领导签发；一般事务性的文件，可视情况请分管领导签发。签发人的意见要明确具体，必须签署自己的姓名和签发日期。文件中的成文日期原则上以签发日期为准。4、分发。印制好的公文按发放范围进行发放，发放范围一般由文件起草部门的负责人拟定，重大事项文件发放范围应由主要领导审定。文件分发要有记录，以便事后查找方便。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公文格式公司常用公文文种分成了三大类：文件、通报（工程简报、治保通报、考核通报）、会议纪要（办公会纪要、专题会议纪要、协调会纪要）。公司文件排版要求：1、纸张要求：大小为210mm×297mm，即A4纸。2、页面要求：由版心和页边构成，文件的天、地头为37mm+1mm，左右两边为27mm+1mm。3、眉首要求：①发文机关标识：发文机关标识即人们通常所称的“红头”，用红色标识，应由发文机关全称或规范化简称后加“文件”（指公司文件）或“文”组成：发文机关标识推荐使用小标宋体字，因为小标宋体字显得庄重。标识位置应在版心顶格位置，红字部分大约距上页边45mm。发文机关标识的字号，应以22mm×15mm为限，现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。各单位应以醒目美观为原则确定字体的大小。②发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成，居中排列，位置在红色反线大约4mm之上，为三号仿宋字体，颜色为黑色（一般由公文主管部门统一编号，复印机或打印机打上去的）发文机关代字一般由两个层次。第一层是发文机关代字，第二层是发文机关主办文件的部门代字，如“XX政”就代表广西XX水泥有限责任公司文件。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，“[]”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。③反线，规定反线距上页边和版心上边距离为91±1mm、59±1mm，线体为1.75磅，长度同版心，为156mm，颜色为红色。④秘密等级，秘密等级是标识公文保密的一种标志。对涉及国家和企业秘密的公文应当按照国家规定秘密及其密级具体范围，分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级标识。位置在版心右上角。用3号黑体字，两字间空1字距离。4、正文要求：①公文标题：红色反线下空1行，用2号黑体（不要再加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。回行时不把完整的词拆开。②主送机关：标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行仍须顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。同类型机关的统称如“公司各相关单位”。③公文正文：主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件：一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是细节规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是位置，附件要与正文空l行，左空2字；用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。⑤成文日期：成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。印章要盖在成文日期上，成文日期要依印章的大小而定。⑥公文生效标识即印章：一般需加盖在成文日期上，要求端正、居中下压成方日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅对以下弧压在成文日期上（公司法人章）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上（如董事会章、部门印章）。5、版记要求：①主题词，用三号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号黑体字，词目之间空1字，不得用顿号。②抄送机关：在主题词下1行，左空一格，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号，不再有“抄报”，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，结尾要标句号。③印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关时位于主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字，左空一格写。印发日期以公文付印日期为准。印发机关不是公文的发文机关，而是公文印制的主管部门，一般为办公室。④版记中的反线：版记中各要素均要加一条反线，长度同版心。⑤版记的位置：版记位于公文最后一面，版记的最后一个置于最后一行。⑥页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置；意的是：首页也一并编号（如文件仅一页可不页码），页码格式为：-1-，-2-。附件页码按正文页码顺序编号。公司通报排版要求:（一）工程简报1、格式要求：工程简报也分为眉首、导读、正文三个部分。①眉首部分首先是XX标记加标题—“XX简报”六个字，采用插入艺术字形式，样式为方正式，字体为华文行楷字，填充、线条颜色均为大红色，版式为浮于文字上方、居中，大小为高3厘米、宽14厘米，XX标记等比例缩放，同标题等宽。按流水号编期号，采用二号楷体。然后是简报发放机构和发文日期，分列两边，字样用小三号宋体，一条反线，长度同版心。=2\*GB3②导读，介绍本期简报目录，“本期导读”四个字，采用楷体二号字，内容为楷体三号字，前加“☆”序号。③正文：使用页眉、页脚、正文标题可使用艺术字、艺术格式，形式可多样，内容不作格式要求，要求排版与内容相协调，整齐大方。2、装订要求：采用骑马装订，段落间距要视页数作相应调节，一般应为4n、4n-1页，订眼距页面上下各1/4的距离，允许误差4mm。3、页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置（首页不显示号码）。（二）通报（治保通报、考核通报、备忘录等）1、格式要求：通报分为眉首、主体、版记三个部分。①眉首部分首先是标题—“XX考核通报”或“XX治安通报”、“XX备忘录”，采用艺术字形式，样式为方正式，字体为华文楷体字，填充、线条颜色均为黑色，版式为浮于文字上方、居中，大小为高2.5厘米、宽14厘米。向下空0.8厘米后，标记发文号，格式为[××××]×号，中括号为成文年号，后为流水号编号，采用三号楷体。然后是通报发放机构（三号仿宋字体）以及成文日期或内部资料，请勿外传（三号仿宋字体），分别顶两端，一条反线（4.5磅双线），长度同版心。②正文前是按语，介绍情况背景，“按”字应在反线下第二行，顶格，按语部分采用三号楷体字，按语可不写。正文部分通报情况内容，采用三号仿宋字，字符间距设置为标准。按语与正文部分应空开一行。③版记：应标明印发单位（左顶格）和印发日期（右顶格），采用三号仿宋字体，上下反格线。2、装订要求：情况通报页数大于8页以上应采用骑马装订，段落间距要视页数作相应调节，一般应为4n、4n-1页，订眼距页面上下各1/4的距离，允许误差4mm，低于8页以下，应使用平订。3、页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置（首页显示号码，附件号码从“1”计起）。公司会议纪要排版要求：（一）专题会议纪要1、格式要求：专题会纪要分为眉首、主体、版记三个部分。①眉首：首先是标题—“XX专题会纪要”字样，采用艺术字形式，样式为方正式，字体为华文楷体字，填充、线条颜色均为黑色，版式为浮于文字上方、居中，大小为高2.5厘米、宽14厘米。向下空0.8厘米后，标记发文号，格式为[××××]×号，中括号为成文年号，后为流水号编号，采用三号楷体。然后是专题会纪要形成机构（三号仿宋字体）及形成日期（三号仿宋字体），分列顶两端，一条反线（4.5磅双线），长度同版心。②正文部分——排版要求：同情况通报，采用三号仿宋字，段落间距大约28磅。——印章：正文后应注明日期，附印鉴。——版记：应标明印发单位（左顶格）和印发日期（右顶格），采用三号仿宋字体，上下反格线。2、装订要求：骑马装订或平订，要求同文件和情况通报。3、页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置（首页显示号码，附件号码从“1”计起）。（二）办公会纪要1、格式要求：办公会纪要分为眉首、主体、版记三个部分。①眉首：首先是标题——“XX办公会纪要”几个字，采用艺术字形式，样式为方正式，字体为华文楷体字，填充、线条颜色均为黑色，版式为浮于文字上方、居中，大小为高2.5厘米、宽14厘米。向下空0.8厘米后，标记发文号，格式为[××××]×号，中括号为成文年号，后为流水号编号，采用三号楷体。然后是办公会纪要形成机构（三号仿宋字体）及形成日期（三号仿宋字体），分列顶两端，一条反线（4②正文部分——排版要求：同办公会纪要，采用三号仿宋字，段落间距大约28磅。——印章：正文后应注明日期，附印鉴。——版记：应标明印发单位（左顶格）和印发日期（右顶格），采用三号仿宋字体，上下反格线。2、装订要求：骑马装订或平订，要求同办公会纪要。3、页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置（首页显示号码，附件号码从“1”计起）。（三）协调会纪要1、格式要求：协调会纪要分为眉首、主体、版记三个部分。①眉首：首先是标题——“XX××协调会纪要”几个字，采用艺术字形式，样式为方正式，字体为华文中宋字，填充、线条颜色均为黑色，版式为浮于文字上方、居中，大小为高2.5厘米、宽15厘米。向下空0.8厘米后，标记发文号，格式为[××××]×号，中括号为成文年号，后为流水号编号，采用三号楷体。然后是专题会纪要形成机构（三号仿宋字体）及形成日期（三号仿宋字体），分列顶两端，一条反线（4.5磅双线），长度同版心。②正文部分——排版要求：同办公会纪要，采用三号仿宋字，段落间距大约28磅。——印章：正文后应注明日期，附印鉴。——版记：应标明印发单位（左顶格）和印发日期（右顶格），采用三号仿宋字体，上下反格线。2、装订要求：骑马装订或平订。3、页码：用4号仿宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中放置（首页显示号码，附件号码从“1”计起）。公文用纸为A4纸(2l0mm×297mm)或A3纸(297mm×420mm)，淘汰16开纸。公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。公文用纸的主要技术和质量指标要求：1、公文用纸一般使用纸张定量为60g／m2～80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。一般公文用纸采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。2、纸张白度为85～90％：纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，对视力影响很大，所以国家标准对纸的白度作了规定。3、横向耐折度≥15次：公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。4、不透明度≥85％，不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。5、pH值为7.5～9.5。根据公文存档的要求，有的公文需存200年以上，此时就对纸张的酸碱度作要求，公文用纸的pH值应为7.5～9.5。目前，市场上销售的公文用纸都符合国家标准要求。印刷装订要求:1、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。2、装订要求：公文应左侧或骑马装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。公文中图文的颜色一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。结合实际情况，规定公司文件（董事会文件、公司行政文件等有专用的文头的）按国家规定执行，（即发文机关标识、眉首反线、印章为红色外，其余部分为黑色）由于我