excel函数在人力资源管理中的运用

excel函数在人力资源管理中的运用

在人力资源管理的实践中，excel电子表格的强大功能可以应用，这将起到一半的作用，从而提高工作效率，甚至提高数十倍。以下就是笔者根据自己在企业人力资源管理中的实践和研究,对EXCEL函数在人力资源管理中的运用进行的实例介绍。身份相同的函数在成百上千的员工姓名中筛选同名同姓之人或删除重复姓名,用手工操作将是一件十分麻烦之事,而运用EXCEL函数可以快速准确地解决此问题。如图1:众所周知,每个人的身份证号是唯一的,身份证号相同,则表明是同一人,身份证号不同,姓名相同,则表明是同名同姓的两个人。因此,在图中的C列用函数验证姓名是否有重复,在图中的D列验证身份证号是否有重复,然后,用菜单中的“自动筛选”功能,就可以轻易筛选出姓名相同、身份证号也相同的行,然后将之选中,“删除行”则可。函数释义:COUNTIF函数意为条件计数。C2单元格中的函数意义为:以A2单元格到A列中的目标单元格为查找范围,统计目标单元格的值在查找范围中出现的次数,如果次数大于1,则显示为“重复”,否则,则显示为空格。需查找的起始单元格A2中的“$”符号(在纯英文状态下用“SHIFT+4”键输入)表示绝对地址引用,它不随单元格的向下填充而发生改变,其在函数应用中具有举足轻重的作用。D列中的函数运用同理,只需将A2改为B2即可。生成解析文本编码表身份证号码中隐藏着出生年月信息。在建立员工电子文档时,利用函数自动提取出生年月,可省去大量输入时间,并可做到准确无误。如图2:函数释义:LEN函数,统计文本中的字符个数;MID函数,从文本字符串中的指定位置始,返回指定长度的字符;“&”符号(在纯英文状态下用“SHIFT+7”输入)的作用为连接文本字符。B2单元格中的函数意义为:判断C2单元格中身份证号的位数,如果等于18位,则从C2单元格中身份证号的第7位开始,提取4位字符,然后用“-”符号连接,再从第11位开始,提取2位字符,然后用“-”符号连接,最后从第13位开始,提取2位字符;如果身份证号为15位,其意义依此类推;如果既不是18位,也不是15位,则在B2中标注符号“?”。如果出现了“?”号,则表示其对应的身份证号输错了,提示操作者检查重输。求日期和时间。请引号如图3:函数释义:DATEDIF函数返回两个日期间的年数、月数、天数(均为整数),引号中“y”表示求年数,“m”表示求月数,“d”表示求天数;NOW()表示返回当前的日期和时间。D2单元格的函数意义为:从B2单元格中的日期始,到当前日期止,求两个日期间的周年数。利用第二条件发放慰问金和启示二IF函数具有强大的逻辑判断功能,前面的例子中已将此函数配合其它函数套用,显示了此函数的一些巧妙用法。只要读者举一反三,定能在实践中找到此函数的更多巧妙用法。下面,再举个简单而实用的例子:某公司在春节前准备给普通员工发放慰问金,进行了如下规定:凡进入本司后工龄在5年及以上的,发放慰问金500元;工龄在2年以上5年以下的,发放300元;1年以上2年以下的,发放200元;1年以下的,发放100元。要求人力资源部据此打印花名册。只要用IF函数,即使有成千上万的员工,也能在一二十分钟内,迅速准确地完成。如图4:高级筛选功能举个例子:公司需要抽调部分员工作为机动人员,在多个车间进行顶岗,所在的车间负责核算这部分机动人员的考勤和工资。次月初,各车间将员工工资和考勤报到了人力资源部,要求人力资源部进行汇总统计。看似杂乱无章的原始资料,只要借助于高级筛选功能和SUMIF函数,此问题就能迎刃而解。首先,进行如下操作:将光标移动到A列→点击菜单上的“数据”→“筛选”→“高级筛选”,出现了高级筛选界面,选择“将筛选结果复制到其他位置”,并在“选择不重复的记录”前打勾,然后在“列表区域”中选择从A2到A15,在“复制到”中选择从H2到H16,点击确定,所有不重复的员工姓名就复制到了目标单元区域。如图5:然后在I2中输入SUMIF函数,向下填充即可。如图6:函数释义:SUMIF函数格式为:“=SUMIF(需进行计算的单元格区域,条件,实际求和的单元格区域)”。hlokup函数在人力资源管理中,经常会遇到批量查找工作,如查找某些员工的工资额、身份证号、员工档案编号、年龄等。若只采用编辑菜单中的查找复制功能,在任务较多时,则显得相当繁琐。用VLOOKUP或HLOOKUP函数,则简易多了。如图7:函数释义:VLOOKUP函数以列的方式查找,HLOOKUP函数以行的方式查找。其格式为:=VLOOKUP(需查找的值,查找区域,查找到目标后需返回的查找区域中对应的列的序号,参数)。说明:目标值所在的列的起始序号为1;参数FALSE表示精确匹配,即查找值与目标值完全一致。pla常用函数人力资源管理中,经常需要统计诸如公司共有大专文化的员工多少人、40岁以上的员工有多少人、月工资2000元以上的有多少人等等,只要请出COUNTIF函数,这些都是极其简单的工作。COUNTIF函数格式为:=COUNTIF(统计的区域范围,条件)。如图8:在企业管理中,许多工作都可以形成EXCEL电子文档,借助函