公司档案管理制度

公司档案管理制度一、目的为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司经营管理和各项工作服务,特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司范围内的所有档案的生成、转移、归档、借阅和销毁的活动。三、管理原则（一）归档范围本制度所称档案指我公司从经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑磁盘、光盘、声像、胶卷、照片、荣誉实物、资质证件、各种证照等不同形式的历史记录，及相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影音资料等)。具体归档范围见文件资料归档范围及时限表（附件一）。（二）归档要求1、各部门、各项目事业部在移交档案前均须根据公司相关制度进行密级鉴定，并按保密制度规定的程序与要求进行移交。2、归档文件原则上一律为复印件，不能以复印件归档。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。3、文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏传真纸、复写纸原则上不能直接归档，需追加原件。4、声像档案需清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。5、各部门、各项目事业部移交档案时，应办理相关移交登记手续（批量移交时需提交纸质及电子目录），档案接收人员与移交人员共同清点。移交前，按照移交清单清点；移交后，交接双方在清单上签字，档案移交清单（附件二）一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。6、对于应予归档的资料，必须按照规定时限及时移交，任何部门和个人不得无故拖延或拒绝移交。7、证照等取得后必须及时归档，如有需要则另行借用，不允许未归档之前先行使用。（三）保存期限公司档案保管期限分永久、长期两种。确定档案保管期限的原则是：凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，长期保存。（四）档案管理1、档案的收集（1）行政管理部负责公司档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。（2）各部门、各项目事业部根据管理办法定期不定期将需归档文件交行政管理部统一立卷归档，任何部门和个人不得自行留存。（3）需归档入档案室的资料由各部门/各事业部档案管理员整体移交至公司档案室。2、档案的整理档案必须分门别类进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜，按照档案类别的编码及排列顺序，建立档案管理台账。3、档案的保管（1）档案管理员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。（2）借阅档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。（3）用科学的方法保存和维护，最大限度地延迟档案使用寿命。（4）档案柜和档案室要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和有害物品。（5）每年要进行一次全面、彻底地清查整理工作，做到账、卡、物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修补和复制。（6）认真做好档案统计工作。对档案的收集、调借、利用、整理、鉴定、保管等情况要严格登记，所有统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。4、档案的借阅（1）因工作需要查阅档案的借阅人（需为公司正式员工），应填制《档案查阅单》（附件三），经借阅人部门负责人和行政管理部经理审核后方可查阅，查阅只限定在档案室阅读，一般不外借；确因工作需要的，须经行政管理部经理核准后方可外借；原则上，未转正员工不得借阅档案原件，如确因工作需要，需部门经理、项目事业部负责人予以授权，并按照相应程序借阅。（2）档案室不直接受理外单位的档案借阅申请，确因工作需要，须由公司相关部门办理档案借阅审批手续，并指定专人代办。（3）会计档案的查借阅，需经过财务管理部经理审核后方可办理查借阅手续。（4）借阅时间一般不超过5个工作日。阅档人对所借档案必须妥善保管，不得私自复印、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免丢失。逾期借阅必须走续借手续。（5）借阅人员应严格遵守保密制度，不得转借他人，不准擅自带出公司，档案用后要及时归还。如若丢失，借阅人应写出书面报告，经相关部门负责人审批后交档案室存档备查。（6）实物档案、声像档案原则上以复制件提供利用。（7）各部门、各项目事业部自行保管的档案，由各部门、各项目事业部总经理审批后办理借阅手续。（8）借阅流程图注意事项：①公司规定的机密档案，必须要董事长审批后方可查阅；一般文件档案经行政总监审批后即可查阅。②借阅者应严格遵守保密制度，妥善保管所借阅档案，做到不丢失不泄密。涉密档案严禁私自转借、摘抄、复制。5、档案的归还（1）借出档案必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。所借档案一旦发生损坏、丢失、必须立即向上级领导报告并向行政管理部报备。（2）借出档案必须按时归还，确因工作需要逾期无法归还应提前1天办理延期使用审批手续。（3）调动、离职等人员，办理调离手续前必须清还档案，否则人事部门不得办理调离手续。（4）国家法定长假前，所借证照等重要档案资料原则上应予归还以保障档案安全。6、档案鉴定及销毁（1）结合公司档案保管期限，档案管理员定期对档案进行检查并对到期档案提出处理意见，送档案鉴定组最终鉴定（档案鉴定组由董事长、行政管理部及相关部门负责人和档案管理员组成），档案的鉴定工作应在行政管理部领导的指导下，由有关业务人员鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并由档案管理员填写《档案销毁清册》（附件四），经董事长批准后方可销毁。（2）档案销毁的具体工作由行政管理部承办，由行政管理部和档案涉及部门负责人监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与《档案销毁清册》是否一致；销毁完毕后，监销人要在销毁清册上写明销毁方法和日期，并签名。（3）档案销毁后，应将销毁清册、鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。各部门、各项目事业部可自行销毁的档案由行政管理部档案管理员按以上程序呈行政管理部经理批准后，自行办理并留存处理记录。四、档案管理人员职责（一）行政管理部档案管理员1、负责收集、整理、保管和统计全公司形成的各种门类和不同载体的档案；2、逐步完善档案管理体系，确保档案及时、安全、完整和方便的使用；3、督促协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作；4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，要把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光灯措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新文件索引，以便查找。（二）各部门、各项目事业部档案管理员职责1、部门负责人需指定专人负责本部门的档案管理工作，负责资料的收集整理、档案的预立卷和保管的监督工作；2、部门负责人对本部门档案资料的完整性、合格性负责；3、保管好部门归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。4、按要求实时移交公司一级档案，对公司二级、三级档案进行入档前的保管；各部门、各项目可自行入档的资料，做好标注入档案室。五、附表（一）附件一：《各类文件资料归档范围及归档时限表》（二）附件二：《档案移交清单》（三）附件三：《档案查/借阅单》（四）附件四：《档案销毁清册》六、奖罚原则（一）未能按时归档资料的部门/项目事业部处以****元扣薪，归档后取消年度评优资格。（二）借阅资料人员未能按期归还且未办理续借手续的，处以个人***元的扣薪，并限期归还。（三）资