大厦接待管理办法

--接待管理办法修订记录日期修订内容修订人审核人批准一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，不断加强公司竞争力，本着“规范化、标准化、统一管理、对口接待、厉行节约、细致周到”的原则，形成标准化接待工作流程，特制定本办法。二、适用范围公司及所属企业上级单位检查工作、相关单位交流考察，以及建立在谈判或合作基础上的来访交流等对外接待活动均适用本办法。三、术语与定义公司：XX大厦运营管理有限公司；所属企业（项目）：XX大厦运营管理有限公司所属企业。公司各（相关）部室：XX大厦运营管理有限公司、XX大厦运营管理有限公司妇儿大厦分公司各相关部室。四、职责（一）公司综合部统筹公司接待管理工作，负责拟定公司接待管理工作相关标准和流程，原则上主责一级接待工作，负责接待的后勤保障服务工作。（二）公司各部室、所属企业（项目）负责业务对口的政府、集团相关职能部门和相关业务，以及其他业务相关单位的接待安排工作；根据部门职责按照接待方案分工要求协助做好相关接待工作。五、接待级别分类（一）以XX方为接待主体1.一级一类一级一类上报上级公司，公司董事长/总经理/经营班子其中一人接待。（1）国部级领导、省委省政府、市委市政府、市妇联转发、区委区政府、市国资委领导、市政府相关职能部门、市属国企领导班子带队来访；（2）XX系统内所属二级企业领导班子、正在经营的异地项目或近期意向拓展及投资项目所在地辖区党政主要领导带队来访；2.一级二类上报上级公司，由公司总经理/经营班子其中一人接待（按序选择）。（1）市妇联各部门、区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门主要领导，XX集团部门负责人及以上领导，集团二级企业主要负责人带队来访；（2）重要市场合作伙伴/央国企、民企的主要负责人带队来访；其他与上述相同级别来访。3.二类经营班子其中一人/由业务对口部门负责人接待（按序选择）（1）区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门副职、XX集团部门、二级企业副职带队来访；（2）重要市场合作伙伴/央国企、民企的副职带队来访其他与上述级别相同来访。4.三类业务对口部门负责人/业务骨干负责接待其他根据经营工作需要，正处于联络接洽过程中的前期来访（二）以市妇联为接待主体1.市妇联一级公司董事长/总经理/经营班子其中一人接待2.市妇联二级经营班子其中一人/业务部门负责人接待3.市妇联三级由业务对口部门负责人/业务骨干接待六、接待工作处理流程（一）接待申请综合部负责接收来访函或接待需求，由来访单位或公司业务对口部室、所属企业（项目）至少提前三个工作日（大型会务类接待需提前两周）填写接待申请表（详见附件1），并经部门负责人及分管领导审批，根据工作职责由综合部或公司业务对口部室、所属企业（项目）根据申请需求拟定接待安排方案。儿童探索馆入馆参观时间：周一：9：30——18：00（全天）周二——周五：9：30——10：00营业时间及周末、节假日原则上不设入馆参观，如确需入场参观，原则上进馆参观人数不超过4人（二）拟定接待安排方案一级接待原则由综合部负责拟定接待安排方案（如是商务业务相关接待可由对口部室或所属企业负责）；二级、三级接待由业务对口部室或所属企业负责拟定接待安排方案。接待安排方案应至少包括以下信息，即:时间、地点、参会领导及部门、来访人员名单、议程、主持、车辆安排、餐饮住宿等。如有现场考察和参观需求，需同步拟定现场考察或参观方案，方案应至少包括:参观时间、参观地点、参观线路及责任部门和责任人。（接待安排方案模板详见附件2）（三）接待方案制定与报备接待安排方案统一由综合部牵头制定，并按照附件一、二的分级分类原则，通知对应主接待人参加，并报备分管领导、公司总经理、董事长确认。（四）接待方案执行及统计提前3天制定好接待方案，并通知相关主接待人员，提前1天提醒主接待人员，提前10分钟到场接待，过程如有变动，请及时通知执行人员，接待结束当天及时做好接待台账登记。（五）接待费用报销根据工作职责由公司业务对口接待相关部室、所属企业（项目）负责费用预算及报销。费用标准按照公司《业务招待费管理细则》执行。（六）接待复盘由综合部牵头、定期对接待工作进行总结复盘，提出改进、优化措施，并通知讲解员、各对口部门进行完善。七、其他1.讲解团队由综合部统一招聘、管理、考评，公共服务部客服组协助讲解，各部室、所属企业协助接待。2.参与接待人员应着正装，面容清洁、衣着得体、举止礼貌、稳重端庄。3.参与接待人员应按照接待安排方案的要求，提前10分钟到达接待场地。4.负责接待部室、所属企业需按照接待工作需要做好领导发言稿、主持词、新闻稿件等文件的撰写工作。5.接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，严守公司商业机密，对不宜拍照摄像的场合，应向相关人员说明。6.公司各部室、所属企业须严格按照接待安排方案工作分工执行相关职责，并承担相关责任。7.所属企业参照此办法制定相关接待管理制度，规范接待工作。八、附则1.本制度由综合部负责修改、解释，自发布之日起生效。九、支持文件《业务招待费管理细则》、《会议管理制度》十、相关附件1.《接待工作指引》2.《分级分类接待安排表（XX方为接待主体）》3.《分级分类接待安排表（市妇联为接待主体）》4.《接待台账》附件1接待申请表填表日期：申请部门申请人/电话来访单位来访日期、时间来访主要人员(单位、姓名、职务)(可附后)接待级别一级一类□一级二类□二级□三级□会务需求参会人数：预约会议室：会议时间：茶水服务：是□否□茶歇服务：是□否□人均标准：欢迎词内容：会议设备需求：笔记本电脑□投影□麦克风□无线麦□翻页笔□激光笔□其他：拍照：是□否□摄像：是□否□参观需求参观时间：参观地点：来访车辆信息车牌：停放地点：摄影需求？请补充摄影人员：工作餐需求用餐人数：餐标：用餐地点：住宿需求房间标准：费用标准：酒店地点：领导审批部门负责人：分管领导：注：初次来访请提供来访单位介绍、来访主要人员介绍附件2*******到访接待行程单（模板，供参考）一、时间：月日（星期）上/下午**：**—**：**二、对方来访人员（人数）姓名1单位职务姓名2单位职务对方联系人及电话：三、我方接待人员：集团领导：上级公司领导：公司领导：相关部（室）：所属企业（项目）：四、参观路线路线安排：***********：**—**：**参观*****：**—**：**参观*****：**—**：**参观*****：**—**：**参观***五、其他需求（如有）1、停车安排（车牌号）：2、工作餐安排（费用自付）：3、住宿安排（费用自付）：4、其他附件4接待工作指引为更加规范、标准、细致、周到的做好接待服务工作，根据接待工作流程对相关具体工作内容做如下指引（供参考）：一、筹备实施（一）了解接待需求，填写接待申请表，拟定接待安排方案，通知公司拟参会和会务执行相关人员。（二）接待安排方案经领导批准后，应主动与来访单位联系人对接，做好后续接待活动安排，确定联络人、通知参会部门、申请会议室等。各相关部门主要做好以下筹备工作：1.通知各相关部门安排接待活动现场的布置及讲解工作，同时通知综合部安排保障车辆及现场拍摄人员；2.接待相关部室准备好汇报或交流材料、主持词、新闻稿等文字材料。3.与来访单位确认会务需求，包括:投影仪、汇报文稿打印等，需求一经确认应及时协助设备调试、制作确认、文稿打印校对等工作。5.联系来访单位告知接待活动具体时间和地点，并了解来访单位行程信息，确定是否停车安排。6.若来访单位自行安排车辆到访，需提前掌握来访车辆情况，包括:车型、数量、车牌号等信息，当到访车辆不止一台时，需区分领导车和随行车，以便安排驻车迎接。7.到访车辆信息应提前通报大厦管理处，或其他到访场地的相应停车管理单位，并要求预留充足停车位保障来访车辆停放安排。针对首次来访或异地到访单位，应联系提供详细明确的地址和路线指引，必要时应提供行车路线图等支持材料。8.如来访单位需要协助预定酒店，应与对方明确住宿标准，并按标准协助预定。9.如需安排工作餐，按照相关标准落实用餐地点、菜单等服务工作。二、会场布置（一）摆放名位牌、会议材料打印等将来访人员名单及我方参会领导、部门名单确认无误后，制作名位牌，并按要求打印双方人员名单和会议议程；名位牌和纸质名单、议程应与配套的纸夹板一并按位摆放，同时按位摆放茶杯及矿泉水等会务保障物品。注:来访单位名位牌需使用姓名，我方名位牌除公司领导使用姓名外，其余均使用部门简称；如遇外事活动，则需另外考虑。（二）名位牌摆放1.一般接待活动名位牌（1）主席台必须排座次、放名位牌，以便领导同志对号入座。（2）主席台座次排列。领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。（3）同级单位来访的座次排列。主人面对正门，客方背对正门；座次上按照双方各自的职级顺序排列。（4）上级单位考察调研，客方面对正门，主人背对正门，然后再明确双方名自1号领导居中，并按照上述左右渐次原则，依次按序排列。2.外事接待活动名位牌外事接待活动的名位牌应使用中文、英文/拼音双语分面制作，来访人员中、英文姓名及职务，均需要由来访单位联系人提供并确认无误。名位牌摆放时，中文姓名均应朝向我方，英文姓名均朝向客方。（三）其他1.会议通知及涉及的必要资料，需尽早提供给参会领导，原则上应至少提前一个工作日。2.做好会场欢迎词PPT的准备。3.应注意会议配备的其他书面材料，应按位整齐摆放在纸夹板左侧等细节。4.若涉及签约仪式，需提前准备签约桌及签约见证投影，并标识签约见证站位。（四）设施设备保障1.会议室的设备设施调试和查验工作，应根据会议需要反复确认。重点关注包括桌椅、汇报电脑、投影仪、投影幕、音响、话简、灯光、空调等在内的各类会议必需设施设备，并根据会谈实际情况，提前准备茶歇等辅助保障。2.重要接待活动现场，至少应安排熟悉会场设备情况的信息和弱电技术人员各一名备勤，必要时须即刻到位解决会场突发问题;一般公务活动可视情况安排相应备勤人员协助现场保障。3.会议现场应准备录音笔和至少三支激光翻页笔，会议双方主位领导各一支,汇报席一支。三、来访迎接（一）根据接待级别，公司领导和相关部室负责人应提前15分钟到来访人员停车附近迎接。（二）提前将行车指引和入场停车路线图提供给来访单位对接人。来访当天应随时与来访单位对接人保持联系，确定对方出发及行径情况，并复核到访车辆信息；同时，确认我司停车位保障、物业入场指引、专用电梯保障、大厦入口路况等事宜。四、接待礼仪要求（一）接待人员在岗要求文明用语、表达清晰、热情大方、微笑服务，着商务正装、戴工卡、将手机调至振动状态。（二）会务人员在岗要求热情大方、微笑服务，着统一工装、画淡妆，禁止将移动通信装备带进会场。（三）专梯操控工程师在岗要求技术娴熟、热情大方、微笑服务，着工装，对讲机音量调到最小、将手机调至振动状态。附件5分级分类接待安排表（XX方为接待主体）接待等级对方来访人员项目公司主接待人员讲解人员一级一类①国部级领导、省委省政府、市委市政府、市妇联、区委区政府、市国资委领导、市政府相关职能部门、市属国企领导班子带队来访；②XX系统内所属二级企业领导班子、正在经营的异地项目或近期意向拓展及投资项目所在地辖区党政主要领导带队来访；上报上级公司，公司董事长/总经理/经营班子其中一人接待（按序选择）讲解员（拍摄、配稿）一级二类①市妇联各部门、区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门主要领导，XX集团部门负责人及以上领导，集团二级企业主要负责人带队来访；②重要市场合作伙伴/央国企、民企的主要负责人带队来访；③其他与上述相同级别来访。上报上级公司，由公司总经理/经营班子其中一人接待（按序选择）讲解员/客服（拍摄、酌情配稿）二级①区委区政府相关职能部门、市国资委相关职能部门副职、XX集团部门、二级企业副职带队来访；②重要市场合作伙伴/央国企、民企的副职带队来访③其他与上述级别相同来访。经营班子其中一人/由业务对口部门负责人接待（按序选择）讲解