体系认证文件编写培训39张课件

文件编写文件编写1一、认证标准A、GB/T19001—2019/ISO9001:2019质量管理体系要求B、GB/24001—2019/ISO14001：2019环境管理体系要求C、GB/T28001-2019职业健康安全管理体系要求一、认证标准A、GB/T19001—2019/ISO2标准说明1、世界通用管理工具，强调过程管理，所以在认证审核时，要求现场审核，而不是办公室审核看资料，这样才能审核到组织的管理全过程，而不是象申报资质那样进行书面文件的审核；2、在本标准中使用如下助动词：“应”表示要求；“宜”表示建议；“可以”表示允许；“能”表示可能或能够。

为了方便使用这个工具，国际标准化组织在编写标准时用“为了满足本标准的要求，组织应、宜、可以、能等”语言，目的是指导组织如何使用这个管理工具，所以在学习时进行关注。标准说明1、世界通用管理工具，强调过程管理，所以在认证3P-D-C-AP-D-C-A4PDCA简要描述PDCA循环可以简要描述如下：策划：建立体系及其过程的目标、配备所需的资源,以实现与顾客要求和组织方针相一致的结果；实施：实施所做的策划；检查：根据方针、目标和要求对过程以及产品和服务进行监视和测量（适用时），并报告结果；处置：必要时，采取措施提高绩效。

组织管理是一个不断发现问题,循环往复,持续改进的过程,所以不要以为一次体系建立就可以达到目标,在组织运作中发现问题能够不断的改进才能实现预期目的.PDCA简要描述PDCA循环可以简要描述如下：5环境管理体系PDCA环境管理体系PDCA6基于风险的思维为了满足本标准的要求,组织需策划和实施应对风险和利用机遇的措施。应对风险和利用机遇可为提高质量管理体系有效性、实现改进结果以及防止不利影响奠定基础。机遇的出现可能意味着某种有利于实现预期结果的局面，例如：有利于组织吸引顾客、开发新产品

利用机遇也可能需要考虑相关风险。风险是不确定性的影响,不确定性可能是正面或负面的影响。风险的正面影响可能提供改进机遇，但并非所有的正面影响均可提供改进机遇基于风险的思维为了满足本标准的要求,组织需策划和实施应对风7管理原则质量管理原则包括：——以顾客为关注焦点；——领导作用；GB/T19001—2019III——全员参与；——过程方法；——改进；——循证决策；——关系管理。

注：环境和职业健康安全管理也一样管理原则质量管理原则包括：8了解组织内外部环境1、善于观察外部环境有句话这么说:傍大款,走正道.想活得好,除了埋头做事,还要抬头看看,看看行业老大是怎么玩的,这才是最重要的生存技巧之一.

还要了解政策导向，例：

2、发展壮大内部环境

有这么句话：老板是买米的，员工是做饭的，怎么样发展内功，是企业管理努力的方向。了解组织内外部环境1、善于观察外部环境9相关方的需求和期望组织应确定：

a)与质量管理体系有关的相关方

b)相关方的要求

组织应更新以上确定的结果，以便于理解和满足影响顾客要求和顾客满意度的需求和期望。组织应考虑以下相关方：

a)直接顾客

b)最终使用者

c)供应链中的供方、分销商、零售商及其他

d)立法机构

e)其他

注：应对当前的和预期的未来需求可导致改进和变革机会的识别。相关方的需求和期望组织应确定：

a)与质量管理体系有关10合规性义务经营管理要符合法律法规，所以学习了解相关的政策法规。文件化信息之一就是收集有效政策法规，并按规定实施。合规性义务经营管理要符合法律法规，所以学习了解相关的政策法规11标准框架标准框架12文件化信息建立１、领导支持，主控部门负责，相关部门配合，要全员参与２、建立职能分配表：对照标准条款，明确各部门职能，并明确主控部门和协作部门３、建立管理方针：体现经营愿境、体现社会使命、促进组织向心力４、建立管理目标：总目标要符合本行业特点，各部门目标要跟自身职责相对应，并经过努力可实现５、编写各层次文件，如：管理手册、程序文件、管理制度、法规清单、危险源识别评价清单、环境因素识别评价清单、以及对应的各种记录等。６、文件可以是各种媒体的形式存在，如：纸张、电子版、照片等７、体系的运行状态以文件化信息作为支撑，文件化信息以简约为主，以适合组织运行需要为主，避免繁冗无序的文件化信息。文件化信息建立１、领导支持，主控部门负责，相关部门配合，要全13形成文件的信息（文件清单）

标准描述的“保持形成文件的信息”咱们俗称“文件”。“保持形成文件的信息”咱们俗称“记录”；“文件”和“记录”统称“文件化信息”，这个大家在学习标准时加以关注，文件层级大致分三个层级１、高层文件（俗称一级文件），要体现以下内容：管理体系范围、管理方针、管理目标，以及支持过程运行所需的信息，一般以管理手册的形式存在，但是不要求必须建立管理手册２、特定文件：组织机构图、职能分配表、各过程或部门经营流程图，程序文件、规章制度、内外部法规清单（包括房地产经营所相关的质量、环境和和职业健康安全管理的适用的验收规范、法律法规等），相关方规定或通知、各过程或各部门的环境因素危险源识别与评价清单等３、各项记录：对应以上特定文件所要留存的各项记录形成文件的信息（文件清单）

标准描述的“保持形成文件的信息”14文件格式建立文件管理控制程序文件格式建立文件管理控制程序15文件建立（－）１、管理方针由领导层决定，主控部门配合，大家献计献策，体现经营愿景、社会使命，并能够增加组织向心力为好目前咱们网站显示：

“益通置业”，秉承“广筑博益，通达万家”的战略发展方针，坚持“产品以质取胜、工作以效取胜、管理以人取胜、服务以诚取胜”的经营服务宗旨和“专业化、区域化、品牌化”的发展策略，公司不断的进行着“绩效考核制度+人性化的管理措施”现代特色企业管理制度的完善和规范，努力提升“开发、营销、建设、物业服务”四位一体模式的运营水平，致力于精益求精的品质塑造和产品创新，逐步实现向专业化、品牌化的房地产开发公司的战略转型。可以思索优化作为管理方针２、管理目标目标要可实现。并要建立考核方法。

文件建立（－）１、管理方针16文件建立（二）职能分配

打开职能分配表，细说，各部门图标，主控部门收集定稿文件建立（二）17文件编写（三）职责描述各部门职责描述，主控部门归纳明示例：文件编写（三）职责描述各部门职责描述，主控部门归纳明示18文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述19文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述20文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述21文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述22文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述23文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述24文件编写（三）职责描述文件编写（三）职责描述25文件编写（四）相关方要求各部门明确工作流程涉及的相关方，并收集相关方法规、政策、通知、要求等文件，建立清单，必要时归纳相关方要求。简言之：建立适用的规范、法规、通知、要求清单，并标注适用条款，必要时建立实施措施。比如：工程部项目管理的环境和安全管理的扬尘、固污水管理的控制方案及检查方法。文件编写（四）相关方要求各部门明确工作流程涉及的相关方，并收26文件编写（五）目标建立各部门根据自身职责建立本部门工作目标，包括：质量管理、环境管理、职业健康安全管理的目标文件编写（五）目标建立各部门根据自身职责建立本部门工作目标，27文件编写（五）部门管理制度１各部门根据自身职责建立工作制度财务部：财务制度管理要求的制度及清单融资理财部：协助审计部：合同管理（合同清单、合同评审管理控制程序及合同评审记录）、审计要求的内部规章制度文件编写（五）部门管理制度１各部门根据自身职责建立工作制度28文件编写（五）部门管理制度２产品研发部、工程部、成本控制部：明确以下管理规程（根据公司实际情况进行优化并建立记录），并建立各规程的检查制度，格式自定。工程变更及结预算工作规程设备采购工作规程供方考察工作规程（确定合格供方如：设备方、原材料方、施工总承包单位、分包单位、勘查单位、监理单位、设计单位，建立供方名录、建立供方评定记录）开工前准备工作规程、工程会议操作规程、工程质量管理工作规程、工程进度管理工作规程、工程材料管理工作规程、工程质量检查工作规程、项目竣工验收工作规程、工程质量评定工作规程、等，详见计划清单文件编写（五）部门管理制度２产品研发部、工程部、成本控制部：29文件编写（五）部门管理制度３销售部建立顾客满意度控制管理程序，对顾客满意/不满意信息进行统计，进行主动的顾客满意度调查，提交调查记录进行潜在客户需求的调查，提交调查记录文件编写（五）部门管理制度３销售部30文件编写（五）部门管理制度４招商部对商户需求进行调查；提交调查记录建立合理的招商方案，并及时修改对出租客户进行顾客满意信息管理，提交顾客满意信息记录文件编写（五）部门管理制度４招商部31文件编写（五）部门管理制度５行政人事部１）建立培训计划２）建立人力资源发展规划３）建立公司办公能源节约计划4）建立办公过程环境因素和危险源识别及评价记录，并提交办公过程的重大危险源和重要环境因素清单。文件编写（五）部门管理制度５行政人事部32工作流程图建立各部门优化本部门工作流程参考附件事例流程图例工作流程图建立各部门优化本部门工作流程33管理手册建立参照附件管理手册建立参照附件34程序文件建立参照附件程序文件建立参照附件35编后语1、标准是个好工具，否则也不会推行2、但是标准仅是个工具，用好才有用，其