新公文写作培训课件

湖南省烟草专卖局（公司）瞿红兵2007.08.公文写作中的一些做法和体会湖南省烟草公司公文写作培训1湖南省烟草专卖局（公司）瞿红兵2007.08.公文写作中一、公文的概念及常用公文公文即“公务文书”，是各个社会政治集团表达自己意志的文字载体。在现阶段，它泛指党政机关、社会团体、部队和企事业单位在政治、经济、军事和科学研究中形成并使用的全部文字材料。2一、公文的概念及常用公文2从广义上讲，公文分为通用公文、专用公文、经济公文、科技公文。“通用公文”指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、按一定程序表述的书面文字，通常叫“法定公文”；同时“通用公文”也包括工作计划、工作总结、调查报告、领导讲话稿、便函等常用应用文。从狭义上讲，公文专指中共中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种常用公文（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要）和国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的13种主要公文[命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要]，即法定公文。国家局也以国烟办[2001]259号印发了国家局机关公文处理办法，明确了13种常有公文[命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要]。3从广义上讲，公文分为通用公文、专用公文、经济公文、科技公文。

法定公文的一般概念：中办“条例”和国务院“办法”分别对其内涵作了最明确、最简洁、最生动的表述。44

《中国共产党机关公文处理条例》第一章第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”

55二、公文的特点及作用：（一）五个特性

1、特定的作者

2、特定的读者

3、特定的属性

4、特定的体式

5、特定的权威

6二、公文的特点及作用：61、特定的作者。公文作者的特定性即它的法定性，必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人。党和国家的各级机关都是依照法律、条例、章程而建立的，都可以依据自身的职能和权限范围制发文件，因而都是法定的作者。公文的作者主要是以机关的名义，但有时也用机关首长的名义，这种情况并非以首长个人身份出现，而是以其所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。71、特定的作者。公文作者的特定性即它的法定性，必须是依法成立2、特定的读者。公文的阅知者是定向的，从开始起草就确定了读者是谁，要求做什么，怎么做。82、特定的读者。公文的阅知者是定向的，从开始起草就确定了读者3、特定的属性。这是公文鲜明的政治性和强烈的政策性。因为它是处理党务、管理国家的重要工具之一，必然体现党和国家的意志，服务于党和国家机关的特殊需要；因为它是党和国家机关方针政策的重要载体之一，必然负有传达党和国家机关方针政策、指导下级机关开展活动的职能。

93、特定的属性。这是公文鲜明的政治性和强烈的政策性。因为它是4、特定的体式。公文特定的体式是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的，包括统一的文种、结构、用纸、文面格式以及文书处理的程序和制度等。任何机关和单位都不得违背统一规定的原则和要求各行其是。104、特定的体式。公文特定的体式是从维护党政机关文件的严肃性和5、特定的权威。公文体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就具有约束力，有的还具有和法律同等的权威，任何组织和个人必须严格遵守，不得违背。

115、特定的权威。公文体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就

（二）五大作用1、确保政令畅通2、载传领导决策3、实施组织协调4、沟通上下联系5、开展宣传教育12121、确保政令畅通。党和国家机关的公文，如公布的法律、规定、条例、决定、通告等，有相当大的一部分内容对阅知对象起着严格的规范和准绳作用，要求人们只能这样做，不能那样做，从而保证政令畅通。131、确保政令畅通。党和国家机关的公文，如公布的法律、规定、条2、载传领导决策。党和国家机关实施管理职能的一项重要手段就是确定工作目标，安排工作任务并对重大问题做出决策，而由此产生的公文就起着决策载体和传递工具作用。如计划、规划、工作要点、会议纪要、决议、办法等。142、载传领导决策。党和国家机关实施管理职能的一项重要手段就是3、实施组织协调。党和国家机关的计划、决策制定后，必须通过下级组织及各相关部门付诸实施、贯彻落实，而在具体的组织活动中，必然存在大量协调任务。在从事组织协调的过程中产生的公文，就具有这方面的作用。如通过发布决议、决定来统一人们的思想认识，实现步调一致；通过发通知、通报、通告来总结肯定计划、决策在执行过程中好的方面，纠正不良倾向，保证工作部署健康、顺利实施等。153、实施组织协调。党和国家机关的计划、决策制定后，必须通过下4、沟通上下联系。上情下达、下情上达、此情彼知、彼情此知是党和国家机关对管理活动的进程和结果实行监控的必要途径和重要手段，而在沟通上下联系方面，公文就起着十分重要的作用。如请示、批复、报告、通报等。164、沟通上下联系。上情下达、下情上达、此情彼知、彼情此知是党5、开展宣传教育。为保证党和国家的路线、方针、政策得以贯彻，本地区、本单位的工作部署得以推进，各级党政机关经常针对干部群众的思想实际，针对工作推进过程中出现的一些问题，针对发现的一些突出典型，发通知、通报、通告等公文，以其起宣传教育和导向作用。175、开展宣传教育。为保证党和国家的路线、方针、政策得以贯彻，三、公文的规范要求：作为“法定”公文，在写作的过程中有内在的程式和法定的规范，通常有以下七种。18181、制发规范2、名称规范3、数字规范4、计量规范5、标点规范6、用字规范7、格式规范19191、制发规范。也就是说制发一种完整的公文，必须遵循一定的工作程序，而每道工作程序都有其特定的工作要求：拟稿核稿签发制作发送归卷，这六个环节都有明确的规定和操作要点。201、制发规范。也就是说制发一种完整的公文，必须遵循一定的工作2、名称规范。公文写作中运用名称必须严肃认真，一丝不苟，其特点是地名、人名、单位名、事物名等的表述必须规范。具体使用时应注意以下几点：同一名称在同一篇文章中多次出现时，要求表述词一致；要根据名称的变化而变化，不要因循旧名不变；运用同类名称时，要注意次序的排列；外国国名、地名、人名、党派名、机构名、报刊名、著作名等译名，要用国家有关部门明确统一的、通用的名称，不能自以为是，标新立异；地区名、单位名在文稿中第一次出现时，要写明其所在省、市、县；使用简称时，要按照约定俗成的规范简称，而不能随意生硬编造；各类事物名称排列使用时，要注意相互间的逻辑联系；使用局部地区或系统内的熟语或行话应慎重，尽量不用。212、名称规范。公文写作中运用名称必须严肃认真，一丝不苟，其特3、数字规范。阿拉伯数字在公文中凡是可以使用而且得体的地方均应使用，如在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，一律使用阿拉伯数字。阿拉伯数字在文件中排行时十位数以上的不能移行。汉字数字在公文中的特殊用法有表达成文时间时、有表述结构层次时、有作为词素出现时、有邻近两个数字并列连用以表述概数时。要正确运用一些容易误用的数字，如“二”与“两”的运用，“倍”用运用，“以上”、“以下”与其前面数字的连用等。223、数字规范。阿拉伯数字在公文中凡是可以使用而且得体的地方均4、计量规范。公文必须使用国家法定的计量单位。我国的法定计量单位，是以国际单位制单位为基础，根据我国的情况，适当增加了一些其他单位构成的。常用的法定计量单位有：质量单位用千克或公斤、吨、克、毫米而不能用斤、市斤、两、钱；长度单位用千米或公里、米、厘米、毫米而不用里、尺、寸、公分；功率单位用千瓦、瓦而不用巴力；功、热单位用焦耳而不用卡、千卡；容量单位用升、毫升或立方米、立方厘米而不用公升、立升；电量单位用千瓦时而不用度；土地面积单位用平方米、公顷、平方公里而不用亩、分厘、平方丈；力的单位用牛、千牛而不用公斤力、千克力。234、计量规范。公文必须使用国家法定的计量单位。我国的法定计量5、标点规范。国务院、中办都有严格的规定。245、标点规范。国务院、中办都有严格的规定。246、用字规范。公文中对汉字的使用要做到：不使用繁体字；不随意简化；不滥造汉字。256、用字规范。公文中对汉字的使用要做到：不使用繁体字；不随意7、格式规范。公文格式就是公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成形式。文面每个组成部分的拟制必须符合规范化的要求，不能随意行事。形成公文格式的要素包括9个项目、8个标记。9个项目是版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、制发机关、成文日期、抄送机关。8个标记是机密等级、紧急程度、阅读范围、份号、印发记录、主题词、签发人、印章。267、格式规范。公文格式就是公文文面外形的项目、标记及其在文面四、常用公文写作要点多年的工作实践告诉我们，不管撰写哪一类公文、哪一个文种，其基本结构都是“三段式”，即说清楚“为什么”、“是什么”、“怎么做”。2727

（一）决定

（二）会议纪要

（三）通知

（四）意见

（五）请示

（六）批复

（七）通报

（八）报告（九）函

（十）命令（令）

（十一）议案

（十二）公告、通告2828（一）决定决定：适用对于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。“决定”的使用范围比较广泛，除党政军机关外，企事业单位、人民团体都可使用。具体可分为三种类型：即决策性决定、奖惩性决定、变更性决定。“决定”是权威性较强的文种，使用中必须慎重，不可小题大做。撰写“决定”要注意篇章结构，同时要把握文字详略。对重要事项（事件）作出安排决定；对重大行动作出安排决定；规定重要工作原则办法决定。29（一）决定29例如:

湖南省烟草专卖局文件

湘烟计〔2007〕240号湖南省烟草专卖局关于表彰2006年度经济运行业绩考核先进单位的决定各市州烟草专卖局(公司)：根据《湖南省烟草专卖局（公司）系统2006年度经济运行业绩考核办法》（湘烟计[2006]314号），通过对各单位经济运行业绩评价考核，经研究评审决定：授予衡阳市烟草专卖局（公司）、湘潭市烟草专卖局（公司）、永州市烟草专卖局（公司）、郴州市烟草专卖局（公司）2006年度经济运行业绩考核二等奖；授予长沙市烟草专卖局（公司）、怀化市烟草专卖局（公司）、邵阳市烟草专卖局（公司）、益阳市烟草专卖局（公司）、娄底市烟草专卖局（公司）2006年度经济运行业绩考核三等奖；授予株洲市烟草专卖局（公司）、张家界市烟草专卖局（公司）、岳阳市烟草专卖局（公司）2006年度经济运行业绩考核达标奖。希望各单位在2007年度经济运行工作中，按照国家局57号文件精神和省局党组对全省系统工作的总体部署和要求，以“完善体制机制，30例如:优化资源配置，增强竞争实力，全面提升水平”为重点，继续深化内部改革，加强企业管理，全面提升卷烟销售网建水平，更加重视烟叶基础地位，坚持依法行政，加强人才队伍建设，努力提高湖南烟草系统总体竞争实力，确保经济运行平稳健康发展。

二〇〇七年八月二日主题词：烟草经济运行表彰奖励决定分送：局领导，省局机关各处室湖南省烟草专卖局办公室2007年8月2日印发打字：黄小红校对：王进文（共印6份）31优化资源配置，增强竞争实力，全面提升水平”为重点，继续深化内（二）会议纪要会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。“会议纪要”属于综合性文种，即可下发，又可上报，也可平行使用，因此，它具有集上行、下行、平行文于一身的特征。“会议纪要”这一文种，各级党政机关、企事业单位和社会团体都能使用。其种类可分为情况型、议决型、消息型三种，使用最多的还是议决型会议纪要。撰写“会议纪要”首先要忠实于会议精神，作好会议记录，打好基础；其次是突出会议宗旨，反映倾向性意见，即以会议主持人综合性意见为主；最后是条理要清晰，文字表达要准确、精练，没有废话。结构要求：会议的基本情况、会议讨论与决定的问题、写明会议的希望、要求或发出号召（可省略）32（二）会议纪要32例如:湖南省烟草专卖局

湘烟办会纪字〔2007〕5号“烟草服务中心”项目建设协调会议纪要（二〇〇七年七月二十五日）时间：2007年7月16日地点：省局机关五楼会议室主持：程晓邵组长参会人员：唐芳盛颜玫瞿红兵谭志张伟军蔡喆邹暾郭莉莉会议记录：邹暾会议内容：根据杨局长2007年度工作思考的相关要求，围绕全省“烟草服务中心”项目建设和长沙市局（公司）试点工作，协调会上，信息中心汇报了前期准备工作和想法，与会人员进行了认真研究和讨论，程组长根据大家的意见和

33例如:33建议，提出了具体工作要求。会议就相关问题达成了共识，现纪要如下：一、按照7月5日省局党组会议精神，服务中心的建设工作应遵循“总体规划、分步实施、试点推进”的原则，重点放在市州局（公司）服务中心的建设上，首先要把长沙市局（公司）试点搞好。二、服务中心是湖南烟草管理创新的探索和尝试，各部门要高度重视，要把服务中心项目建设作为提升管理、改进服务、树立形象、提高效益的重要手段，积极推进，抓好落实。三、要尽快组成烟草服务中心项目领导小组，下设办事机构。在试点阶段由销售处牵头，相关业务部门参加，同时各部门必须明确专人参与项目建设。人员到位后尽快开展工作，落实服务中心建设任务。四、人事处要研究和考虑下一步两级服务中心机构和人员的配备，明确服务中心的职责，保证服务中心的正常运行，并真正建设成为湖南烟草的服务品牌。五、建设服务中心有一个探索的过程，应充分发挥长沙市局（公司）的主观能动性和创造性，成熟一块搞一块，先易后难，先保证这次半年工作会上成熟的部分开始运转，今后再逐步完善提高。34建议，提出了具体工作要求。会议就相关问题达成了共识，现纪要如（三）通告适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。转发文的处理，印发规章制度、办法、规定等的处理。35（三）通告35例如:

湖南省烟草专卖局文件

湘烟专〔2007〕214号湖南省烟草专卖局转发国家烟草专卖局关于进一步加强内部专卖管理监督工作有关问题的通知各市州烟草专卖局：现将《国家烟草专卖局关于进一步加强内部专卖管理监督工作有关问题的通知》（国烟专〔2007〕281号）转发给你们，为进一步抓好贯彻落实，提出如下要求，请一并遵照执行。一、各单位要按照国家局、省局关于内部专卖管理监督工作的有关工作制度和要求认真组织开展同级日常监管和定期检查工作，加强内部专卖管理监督长效工作机制建设。7月25日前，请将2007年上半年以来内部专卖管理监督工作组织开展情况、组织机构建设情况、工作制度和工作流程制定及执行情况、2007年1－6月规范生产经营情况、查出问题的整改情况以及规范生产经营内控制度建设情况以正式文件形式上报省局。二、省局将于三季度结束后，对全省不少于30％的商业、复烤企业组织进行一次实地检查；会同省工业公司法改部、有关市州局对省工业36例如:36公司有关生产经营部门、各生产点组织进行一次实地检查。三、各单位要根据实际，努力探索同级日常有效监管和定期检查的工作方法和途径，抓住监管的关键环节和切入点，特别是要充分运用信息化分析的手段，组织好市、县两级内部专卖监管工作。同级日常监管要以市级公司业务部门为基础，确定一家县级营销部作为联系单位，按照生产经营管理业务流程，明确监管流程和监管责任，制定出日常监管试点方案，探索研究、总结实现市、县两级日常有效监管规范化、制度化的方法，适时召开现场会，推广好的经验做法。同级定期检查要制定切实可行的检查方案。请各单位将确定的联系单位7月25日前上报省局，市、县两级日常有效监管的试点进展情况和定期检查方案请于8月25日前上报省局。省局将加强督促、指导，并选定一家单位作为全省内部专卖管理监督工作联系单位，在全省推广，推动内部专卖监管水平的提升。四、辖区内有卷烟工业企业及其生产点、烟叶复烤企业、烟草薄片加工企业和其他烟草专卖品生产经营企业的单位，要积极探索日常有效监管和定期检查的工作方法和途径，要结合属地专卖监管、上级管理、企业内部控制三方面，制定监管制度、确定监管模式、明确监管流程，抓住监管的关键环节和切入点，制定日常有效监管的方案和定期检查方案。省局将与各单位共同研究制定对工业企业实施监管的有效工作方案，进一步完善监管方式。各单位日常监管方案和定期检查方案请于8月25日前上报省局。五、各单位按照国家局、省局关于内部专卖管理监督工作的有关工37公司有关生产经营部门、各生产点组织进行一次实地检查。37作制度和要求组织日常监管、定期检查、对辖区内烟草专卖品生产经营企业监管、教育培训、考核考评和工作报告等情况，从今年开始，将作为省局对各单位年度目标管理专卖考核部分的一项重要内容。附件：《国家烟草专卖局关于进一步加强内部专卖管理监督工作有关问题的通知》（国烟专〔2007〕281号）二〇〇七年七月十二日主题词：烟草专卖管理通知分送：局领导，机关各有关处室湖南省烟草专卖局办公室2007年7月12日印发打字：黄小红校对：全小东（共印6份）38作制度和要求组织日常监管、定期检查、对辖区内烟草专卖品生产经（四）意见意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”的适用范围较广，需要使用“意见”的事项大体有以下四个方面：1、上级机关对有关党和国家的大政方针发表意见；2、针对突出事件或带倾向性的问题对下级提出解决办法；3、针对某项工作或局部性问题提出处理办法；4、针对下级在工作进行中遇到的新情况、新问题提出的指导性意见。“意见”等同于“指示”，“意见”是近些年才出现的文种，它是机关工作民主化的产物；“意见”的行文方向是多角度的，既可作为上级机关对下级机关的指示，也可作为下级机关的“建议”向上级机关报告，“意见”的政策性很强，撰写时需要掌握足够的素材，建议和或意见都要说到点子上。39（四）意见39（五）请示请示用于上级机关请求指示、批准。“请示”属上行文，是所有下级机关都可以对上级机关使用的文种。“请示”在一般情况下不得越级。“请示”可分为请求上级机关指示的请示和请求上级机关批准的请示两种。“请示”的结构一般分三部分：开头写缘由，简要说明背景或理由；主体定请求批示事项，要写得明确、合理、实在；结尾写希望或请求，即“请批示”。“请示”的撰写要点：一是一事一文，不要多事一文；二是强调内在逻辑联系，不论文字长短，均写明“为什么请示”、“请示什么问题”两项；三是不能多头主送；四是注意行文关系，平级机构和非隶属关系的单位用“函”而不用“请示”。40（五）请示40

例如:

中国烟草总公司湖南省公司文件

湘烟叶〔2007〕248号签发人：张志刚中国烟草总公司湖南省公司关于变更调整湖南省2006年度烟叶生产基础设施建设项目实施计划和补贴资金的请示中国烟草总公司：根据国家局（总公司）烟叶生产基础设施建设工作的有关部署，我省于2006年9月30日上报了烟叶生产基础设施建设项目实施计划和补贴资金预算，国家局于2006年12月11日予以批复下达。在项目具体实施中，部分产区根据建设的实际，在原有规划布局的基础上对项目进41例如:41行了变更调整，调整后的总投资比国家局原批复增加565.71万元，国家局补贴资金与原批复保持一致，省内烟草行业配套资金减少494.89万元，烟农自筹增加1060.60万元，调整情况详见2006年湖南省烟叶生产基础设施建设项目补贴资金调整表。现特此呈报，恳请批复。附件：2006年湖南省烟叶生产基础设施建设项目补贴资金调整表

二〇〇七年八月八日

（此件不上网）主题词：烟草烟基项目调整请示湖南省烟草公司办公室2007年8月8日印发打字：黄小红校对：陈洪浪（共印8份）42行了变更调整，调整后的总投资比国家局原批复增加565.71万（六）批复批复：适用于答复下级机关请示事项。可见，“批复”属于下行文。在公务活动中，“批复”的前提是针对下级机关的请示和主送请示的下级机关。实际操作时也常常以“批转”的形式下发请示机关并扩大发至有关单位，但其实质仍是对“请示”的批复，只不过是文种变为“通知”。“批复”意见有时也以上级机关办事机构的名义印发请示机关，其实质一样，但文种形式必须改用“复函”。“批复”的撰写一是要有很强的针对性，完全针对下级机关“请示件中提出的问题；二是要做到态度鲜明，明确回复所请示事项的行与不行，包括还要注意的问题。43（六）批复43例如:

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湘烟财〔2007〕231号中国烟草总公司湖南省公司关于株洲市烟草公司捐助株洲市纪念建军80周年晚会的批复湖南省烟草公司株洲市公司：《关于向株洲市纪念建军80周年晚会组委会捐款的请示》（株烟财〔2007〕74号）收悉。经研究，现批复如下：1、同意你单位向株洲市纪念建军80周年晚会组委会捐款。2、捐款作一次性支出处理，金额控制在20万元以内。3、请严格按捐赠程序办理手续，并做好相应的财务处理工作。二〇〇七年七月二十日（此件不上网）主题词：烟草馈赠批复分送：局领导湖南省烟草公司办公室2007年7月23日印发打字：黄小红校对：李旭怡（共印4份）44例如:44（七）通报通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。“通报“在公务活动中一般是作为下行文，但在特殊条件下（如战争环境）也可作为平行文。各级党政军机关都可使用“通报”。具体使用中可分为表彰性通报、批评性通报和传达性通报三类。45（七）通报45例如:

湖南省烟草专卖局办公室文件

湘烟办综〔2007〕120号湖南省烟草专卖局办公室关于2006年度烟叶生产基础设施建设项目检查验收情况通报各有关市州烟草专卖局（公司）：5月上旬至6月下旬，省局（公司）组织财务管理处、纪检监察处、烟叶管理处、烟叶基础办的工作人员和水利、烤房方面的技术专家及抽调的相关产区业务骨干组成验收组，先后对常德、衡阳、邵阳、株洲、郴州、湘西自治州、长沙、张家界、永州等9个烟叶产区2006年度烟叶生产基础设施建设情况进行了检查验收。现将检查验收情况通报如下：一、全省基本情况（一）验收依据、方法及内容检查验收组按照《湖南省烟草专卖局办公室关于印发〈2006年度烟叶生产基础设施建设检查验收工作方案〉的通知》（湘烟办综〔2007〕95号）的要求，依据《湖南省烟叶生产基础设施建设项目验收评价办法》、《湖南省烟叶生产基础设施项目建设技术标准（试行）》、《湖南省烟叶生产基础设施建设工程项目档案管理办法（试行）》、《湖南省烤房指导意见》和《湖南省烟叶生产基础设施建设补贴资金管理办法（试行）》等文件及规范，采取听取汇报、46例如:46查阅档案资料、实地现场验收、随机询问烟农的方式，先后实地查验了产区的档案资料、工程项目（烟水工程和密集式烤房）、资金使用（仅对常德市、衡阳市、湘西自治州产区进行了检查）和运行管护等内容。（二）抽样方法及比例按照异地随机抽样的方式和5%～10%抽样比例(每个县级产区抽取2个以上的乡镇，按不少于总项目个数5%～10%的比例，抽取一定数量的主要项目类型)，全省共抽取了9个市州的33个县、132个乡（镇）、287个村1396个项目，抽验率分别占9个市州33个县、191个乡（镇）、630个村26527个项目的100%、69%、46%和5.3%。其中，抽取水窖146个（占3%），容量4205立方米；水池244个（占5%），容量23854立方米；小塘坝134处（占12%），造价487万元；沟渠469条（占11%），长度274千米；管网42条（占12%），长度165千米；提灌站7个（占25%），造价116万元；机井3个（占12%）和烤房352座（占3.5%），并现场询问烟农260余人次。（三）检查验收情况1、项目完成情况2006年度，国家局批复我省项目实施计划和补贴资金预算为4.5497亿元，其中国家局补贴资金1.8002亿元，省内烟草行业配套2.0524亿元，计划新建水窖8648个，容量17.40万立方米；水池6100个，容量23.86万立方米；小塘坝整治580处；管网219处，长度566.13千米；沟渠2684条，长度2015.50千米；新建密集烤房3037座，普改密5598座，计划建设基本烟田烟水配套面积36.91万亩和集约化烘烤面积9.95万亩。经产区项目调整变更和省局抽验确认，截至2007年6月下旬，全省实际完成水窖5491个，容量10.96万立方米；水池4616个，容量28.97万立方米；小塘坝整治1114处；管网350处，长度1171.2千米；沟渠44520条，长度2174.2千米；新建密集烤房330147查阅档案资料、实地现场验收、随机询问烟农的方式，先后实地查验（座，普改密6913座，完成总投资4.5978亿元，其中完成国家局补贴资金投资1.8002亿元，完成省内配套补贴资金投资2.3378亿元，建成基本烟田烟水配套面积38万亩和集约化烘烤面积9.95万亩，全部完成了变更后的年度建设任务。2、组织管理及实施情况从检查验收情况看，各产区地方党委、政府和农开、水利、农业等相关部门都很重视烟叶生产基础设施建设工作，且工作支持和配合的力度较大，使产区此项工作的开展较为有序。主要表现在以下三个方面：一是思想认识有较大转变和提高，与国家局、省局保持了统一。二是组织领导机构健全，办公设施齐全，人员配备较为得力，人员分工明确具体，责任清晰；相关工作人员工作踏实，认真负责，真抓实干。三是项目实施的工作思路、工作机制以及项目管理等较以前均有较大改进和新突破，工作程序较为规范，相关手续完备，档案资料齐全。3、工程项目情况通过现场查验和查阅项目档案资料，所抽验项目真实，选址布局合理，均在基本烟田区内；项目设计科学，工程质量达到设计和有关标准要求；工程量与档案基本相符，项目档案资料齐全；产权明确，运行管护较好。二、存在的主要问题及整改要求此次查验发现的主要问题有：一是部分产区的项目档案不规范，且不完善，如缺少隐蔽工程签证、项目资金审计报告、项目申请及补贴资金公示痕迹材料；没有设计变更和项目竣工图纸；补贴合同烟农签字代签；档案资料时间顺序错乱；项目档案卡照片不规范；基本烟田规划、基础设施建设五年规划和年度计划尚未修订完成等。二是部分项目工程量计量不准确，且与档案不符。三是部分工程项目存在质量缺陷。如沟渠底板厚度较薄，渠底没有48（座，普改密6913座，完成总投资4.5978亿元，其中完成夯实，且损坏严重；沟渠断面，侧墙不符合设计要求；灌排水口、伸缩缝、人行桥、机耕桥等附属工程不完善；部分渠段渠顶压边质量较差，部分没有压边。四是项目管理较为松散。如部分产区市县两级没有对项目进行100%的验收；部分沟渠打捆严重；部分渠段土方回填不到位；部分沟渠没有按规定在起始点或关键部位设置项目标识，没有布局示意图，有些项目标识粘贴错乱，有的GPS定位不准确；运行管护不力，项目内杂草、杂物、泥土堆积。五是财务资料不齐全，部分项目款拨付使用手续不完备。如没有建立项目资金使用台帐，未填制补贴资金使用明细表和登记项目资金明细帐等；部分项目款拨付使用签收手续不全。为圆满完成年度建设任务，顺利通过国家局对我省的抽查验收，各产区务必切实加强领导，依据省局检查组整改意见限期进行整改。三、下一阶段工作要求（一）认真开展烟叶生产基础设施建设工作“回头看”，采取有效措施积极整改，圆满完成年度建设任务。各产区要根据省局检查组整改意见要求，举一反三，组织人员和力量开展项目自查自纠，查漏补缺，采取有效措施积极整改，确保圆满完成年度建设目标。（二）严格规范资金使用与管理，确保补贴资金安全和高效使用。各产区要根据国家局、省局有关补贴资金管理办法要求，进一步完善相关办法与程序，严格资金使用与管理，规范补贴资金拨付手续，并做好迎接国家局烟叶生产基础设施建设项目补贴资金专项检查的准备工作。（三）认真做好迎检准备，确保顺利通过国家局验收。国家局将于7月中旬对我省2006年烟叶生产基础设施建设项目及补贴资金使用和管理进行抽查验收，各产区要抓紧完成各项工作的整改扫尾工作，切实做好迎检准备。二〇〇七年七月二十四日主题词：烟草烟叶设施检查通报分送：局领导、省局机关有关处室湖南省烟草专卖局办公室2007年7月30日印发打字：黄小红校对：陈洪浪（共印4份）49夯实，且损坏严重；沟渠断面，侧墙不符合设计要求；灌排水口、伸（八）报告报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。可见，“报告”是所有相对下级机关都能使用的文种。通常分为汇报工作报告，反映情况报告和答复询问报告三种。“报告”属上行文，主送机关应是有隶属关系的直接上级机关，一般不允许越级上报。需要注意的是不要“报告”、“请示”，相互混杂或夹杂。“报告”事项不必批复，而“请示”事项必求批复；“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；“报告”是陈述性上行文，而“请示”是请示性上行文。“报告”的撰写必须陈述清楚，文字结构通常为“（情况）—问题（或经验、或原因）—意见（或建议、或做法）”；必须实话实说，不能遮掩，不能推诿，不能违背事实真相；必须注重时效，不能拖延甚至不报。50（八）报告50

中国烟草总公司湖南省公司文件

湘烟财〔2007〕266号签发人：吕刚中国烟草总公司湖南省公司关于2007年度财务预算编制情况的报告中国烟草总公司：根据《国家烟草专卖局办公室关于2007年度行业财务预算编报有关问题的通知》（国烟办综[2007]256号）的要求，我公司进一步规范了全省各市州公司2007年度的预算编制工作，完善了预算编制方法及标准的审定，加强了预算执行的分解与监督，突出了预算管理的在经营管理51中国烟草总公司湖南省公司文件51中的约束与激励作用。按照国家局下达的各项计划指标，依据各单位预算上报情况，现将我省2007年度财务预算的主要指标汇报如下：1、我省烟草商业系统税利预算：2007年度我省系统各市州公司预计实现主营业务收入268亿元、税利45亿元、利润总额36亿元。预计实现卷烟销量222万箱，烟叶调拨数量290万担，三项费用率控制在9%以内。2、省级公司本级费用预算：预计省级公司三项费用预算达1.66亿元，原因是新办公设施的启用及清产核资的影响，预计折旧费用、坏帐准备会比上年有一定幅度的增长。3、我省烟草商业系统资本性支出预算：资本性支出预计将达到12.2亿元，主要为：基本建设项目8.8亿元、购置固定资产1.7亿元、技术改造项目2400万元、信息化建设4600万元、无形资产支出8800万元等。上述支出主要用于卷烟物流设施、烟叶生产基础设施的建设以及部分地区办公条件的改善。附表：1、2007年度烟草商业企业税利预算表2、2007年度烟草商业企业省级公司本级费用预算表3、2007年度烟草商业企业资本性支出预算表

二〇〇七年八月十七日主题词：烟草财务预算报告分送：局领导湖南省烟草公司办公室2007年8月17日印发打字：黄小红校对：李旭怡（共印4份）52中的约束与激励作用。按照国家局下达的各项计划指标，依据各单位（九）函函：适用于不相隶机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求和答复审核事项。“函”属使用广泛的义种，属平行文，用于平行机关之间和下相隶属单位之间的往来。因此，各级机关都可使用，上下左右都可发函。“函”依据其用途，大体可分商洽函、询问函、申请函、答复函、告知函5种；依据其行文方向，分为来函、复函2种。实际工作中要特别提请注意的是，许多该用“函”的时候往往用了“请示”和“批复”，党政机关中管人、管钱的部门更为突出，似乎不用“请示”不足以表达本机关的谦恭，不用“批复”不足以体现本机关的权威。53（九）函53例如:湖南省烟草专卖局文件

湘烟专〔2007〕246号湖南省烟草专卖局关于岳阳黄金叶新技术开发有限公司有关事项的答复意见的函岳阳黄金叶新技术开发有限公司：《关于核发我公司烟叶临时收购许可证的报告》和《关于请求办理造纸法烟草薄片成品试销和烟梗、烟末准购的有关专卖手续的报告》收悉。现答复如下：1、根据《中华人民共和国烟草专卖法》的规定，烟草专卖生产企业的设立，必须经国务院烟草专卖行政主管部门批准，我局无权发放烟草专卖生产企业许可证。2、2007年3月7日，国家发展和改革委员会令第51号发布并实施了新的《烟草专卖许可证管理办法》（以下简称〈第51号令〉），该《办法》规定了烟草专卖许可证只有四类：即烟草专卖生产企业许可证、烟草专卖批发企业许可证、特种烟草专卖经营企业许可证、烟草专卖零售许可证。根据《烟草专卖法》及其《实施条例》的有关规定，烟叶由烟草公司统一收购，目前由省级局核发管理的“烟叶收购许可证”是一种资格证明，仅限于组织本省

54例如:54系统内烟叶生产经营单位依法收购烟农种植的烟叶，因此，我局不能为你公司办理“烟叶临时收购许可证”。3、《第51号令》规定“取得烟草专卖许可证的企业，不得向无烟草专卖许可证的企业或者个人提供残次烟叶或者废弃的烟叶、烟末。不能回收利用的残次烟叶或者废弃的烟叶、烟末，应当予以销毁”。2006年6月5日国家烟草专卖局下发了《国家烟草专卖局关于残次和废气烟草专卖品管理的通知》（国烟法［2006］375号），文件要求“行业内各工商企业，不得以任何名义和任何形式向行业外企业、单位提供残次、废弃烟叶、烟末。企业生产经营过程中产生的可以回收利用的残次、废弃烟叶、烟末，只能出售给行业内再造烟叶、烟草薄片等有关生产企业；不能回收利用的，必须予以销毁”。我省行业内各烟叶复烤企业属被委托复烤加工企业，未经许可不得经营烟叶、复烤烟叶，更不能向你公司销售烟叶、烟梗、烟末。4、对行业外单位和个人在烟草专卖法律法规许可范围内自主组织进行的烟草科研，我局一直予以支持。鉴于你公司是自主研发造纸法烟草薄片项目试生产，需要批量组织购进烟草专卖品原料和造纸法烟草薄片成品试销，我局原支持你公司因造纸法烟草薄片研发工作调试设备需要购进了少量的烟梗、烟末，其组织管理方式不再适用现有的专卖管理规定。5、你公司自主研发造纸法烟草薄片项目，请按照《国家烟草专卖局关于对九届全国人大五次会议第3954号建议的答复》（国烟办综［2002］42号）和我局2002年9月25日《关于答复常宁市黄金叶公司〈请求批准造纸法烟草薄片项目试生产报告〉的函》的答复意见办理。6、任何单位和个人未按国家计划并取得行政许可擅自组织生产、经营烟草专卖品，均属于非法生产经营行为。55系统内烟叶生产经营单位依法收购烟农种植的烟叶，因此，我局不能（此件不上网）二〇〇七年八月八日主题词：烟草专卖意见函分送：局领导、办公室（外事办）、综合计划处（经济运行处）、专卖监督管理处（稽查总队）、政策法规与体制改革处、烟叶管理处(科技处)湖南省烟草专卖局办公室2007年8月8日印发打字：黄小红校对：全小东(共印4份）56（此件不上网）56（十）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。57（十）命令（令）57（十一）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议的事项。建议和提案的回复要引起重视。58（十一）议案58（十二）公告、通告公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“公告”、“通告”都属于发布性公文，但在使用时既要注意共性，也要注意个性。其共同特点是公开性、广泛性、计重性。不同点在于从告知的事项者，公告重于通告；从告知的范围看，公告大于通告；从发布机关看，公告高于通告；从发布方式看，公告广于通告。“公告”的标题只有制文机关和文种两个部分，不标事由。“公告”的内容一是缘由（背景、依据、目的），二是事项。公告使用非常少，一般是中央、国务院，省委都很少用，行业和单位更少。“通告”分知照性通告和法规性通告两种。“通告”的撰写要注意的是：篇幅要短，文字要简；表述明确，谨访歧议；文种准确，不能滥用。59（十二）公告、通告59五、常见的错误及问题(一)公文格式中常出现的不规范现象

1、发文字号标注不规范2、公文的标题不规范。3、引用文号不规范。4、结构层次序数使用不规范5、成文日期标识不规范6、印章加盖不规范。7、附件标注不规范。8、附注标注不规范9、抄送机关标识域不规范。10、公文中的表格不规范。11、版记不规范。12、发文名称标识不规范。60601、发文字号标注不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《公文格式》规定，“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“[]”，对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位（即1不编为001）、不加“第”字的规定，出现“×发[×××]00×号”、“×发[×××]第×号”等不规范格式。611、发文字号标注不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、2、公文的标题不规范。按照《办法规定》：“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”有些单位不规范的做法是：一是标题中不标明发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符合，较多的是使用逗号、顿号和书名号等。622、公文的标题不规范。按照《办法规定》：“公文标题由发文机关3、引用文号不规范。《办法》规定“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。按要求，引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整，并注意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必然将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如，“据××办发[2005]12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的办法就是不符合规定的，正确的引用方法应为“据《关于×××通知》（××办发[2005]12号）。”633、引用文号不规范。《办法》规定“引用公文应当先引标题，后引4、结构层次序数使用不规范。依照《办法》第二十五条第（九）项规定：“公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”规范的结构层次序数要求，第一层为“一”，第二层为“（一）“，第三层为“1”，第四层次为“（1）”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠例，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳跃，或在“（一）、”“（1）”后加顿号，写成“一”、或“（1）”等。644、结构层次序数使用不规范。依照《办法》第二十五条第（九）项5、成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未用汉字将年、月、日标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2005年2月1日”，或把“Ο”写为“0”或“零”，或将“二○○五年”写为二00五年。二是年份写成两位，没有写足四位，比如，把“二○○五年”写成“○五年”或把“2005年”写成“05年”等。三是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作为成文日期。655、成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未用汉字将年、月、6、印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用，但常出现不规范现象：一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上。666、印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须7、附件标注不规范。主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，附件顶格标识。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩小。四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符合。五是附件跟附注区分为清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。677、附件标注不规范。主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小，8、附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中的其他区域不便说明的各项事项。大多数单位对这个格式内容不了解，因而用起来常常放在正文后。按照要求应在成立日期下一行空2个字加括号标注此项。688、附注标注不规范。附注主要用以注释和说明公文中的其他区域不9、抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。699、抄送机关标识域不规范。抄送机关标识域用来标识除主送机关外10、公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混合于文字页的页码位置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。但在实际工作中常常混淆。7010、公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混合于文字页的11、版记不规范。常出现不规范的做法是：一是没有版记。有的部门公文其他格式相当规范，但就是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转化、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是不画版记内的三条黑色反线，有的只画主题词下的一条。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。7111、版记不规范。常出现不规范的做法是：一是没有版记。有的部12、发文名称标识不规范。《公文格式》规定，发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后为加‘文件’组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。“但有些机关发文机关标识不统一，不规范。一是上行文没留批示域，或批示域不符合规定。二是平行文、下行文用上行文的版头。三是未使用”红头“的正式发文形式，用白纸制公文。如此种种，严重削弱了公文的权威性和严肃性。7212、发文名称标识不规范。《公文格式》规定，发文机关标识“由（二）文种的选用错误2000年8月23日国务院布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定国家行政机关公文为十三种：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。《办法》不仅规定了行政公文的名称和种类，还规定了各文种的使用情况，使每一文种在使用上都有内容、职权范围、行文关系、行文目的限定。73（二）文种的选用错误73一是将“请示”误用为“报告”。《办法》明确指出：“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。而现实工作中，人们常常将“请示”“报告”混为一谈，或误以为“报告”亦能承担“请示”功能：下级报告请求上级机关解决某一问题，上级领导常谓“写一份报告来”，其实应当用“请示”。《××市烟草局关于固定资产处理事项报告》、《××市烟草局关于向灾区捐赠款的报告》等文稿也并不少见，事实上从其标题的事由就可以看出它们旨在请求上级机关指示或批准，文种应用“请示”而非“报告”。74一是将“请示”误用为“报告”。《办法》明确指出：“请示”适用二是将“函”误用为“请示”。如果说将“请示”误用为“报告”一般是人们不甚知晓所致，将“函”误用为“请示”则常常是人们明知故错，有意为之。××市烟草局关于申请减（免）更换营业执照登记费的请示；××市烟草局关于免征部分商税的请示……如此等等，对照《办法》，我们可以知道，以上两例文种的选用是错误的，误将“函”用成了“请示”。《办法》规定：向上级机关请求指示、批准用“请示”，向不相隶属机关询问问题、请求批准用“函”。也就是说，虽然“请示”和“函”均可用于请求解答问题或请求批准事项，但它们的受文机关（及其与受文机关的关系）截然不同：“请示”的受文机关是发文机关的上级机关，“函”的受文机关是不相隶属机关。上述“病例”的受文机关是不相隶属机关，因此该用“函”行文。区别很简单，但普遍地并且一而再、再而三出错，理由也很简单：受文机关收受“请示”，倍感发文机关对本机关的“尊重”，自然“心情”见好；发文机关故作低态，博得受文机关的同情与好感，则能较为顺利地达到目的。75二是将“函”误用为“请示”。如果说将“请示”误用为“报告”一三是将“意见”误用为“请示”或“报告”。《办法》规定：“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。而工作中常见的《关于我局对×××处理情况的的请示》、《关于妥善解决烟叶富余人员相关问题的请示》、《关于进一步做好取消县级公司法人资格后相关工作的报告》等，不论从其标题的事由还是从其文稿内容，都能明显读出其目的不是向上级机关请求批示、批准，也不是向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，而是借文稿提出该机关的见解和处理方法，因此不该用“请示”或“报告”，应该用“意见”。之所以误将“意见”用作“报告”，主要是犯了经验主义错误（2000年8月以前的《办法》未将“意见”纳入正式公文，“向上级机关提出意见或者建议”用“报告”），加上“请示”“报告”常常被混淆使用所致。76三是将“意见”误用为“请示”或“报告”。《办法》规定：“意见五、起草公文中需要注意的几个问题拟稿人在起草公文时，一般按照以下5个步骤进行：

一是拟稿人接受领导交办起草公文的任务；

二是拟稿人根据起草公文的内容选择确定起草公文的文种；

三是拟稿人根据起草公文的内容选择确定起草公文的种类（纸质或电子）；

四是拟稿人填写或选择发文稿纸的“公文要素”；

五是拟稿人撰写起草公文的内容。

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（一）接受起草公文任务时需要注意的问题

拟稿人在接受领导交办起草公文的任务时，需要注意以下问题：

1．要全面了解起草公文的情况。如前期是否在有关会议上讨论、有关部门的意见、有关领导的指示等。

2．要收集齐与起草公文有关的材料。如请示件的附件是否齐全

3．要根据起草公文的内容确定是否要先签报局领导。如起草召开计划外会议的通知，要先签报局领导批准后再起草公文。78

（一）接受起草公文任务时需要注意的问题78（二）选择确定起草公文文种时需要注意的问题

拟稿人在这个步骤中需要注意的问题有以下几个：

1．拟稿人在选择确定起草公文的文种时，要在规定的范围内选择确定，以避免发生错误使用不是公文文种的现象。

烟草行业的公文文种在《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》（国烟办[2001]256号，以下简称《机关公文处理办法》）中规定了13个。拟稿人一定要根据起草公文的内容在这13个文种中选择1个，而且只能在这13个文种里面选择，13个文种以外的“文种”是不能作为公文文种的。如有的拟稿人错误的选择了“申请”、“建议”等《机关公文处理办法》规定以外的不是公文文种的“文种”。

2．在选择确定公文文种时，一定要根据起草公文的内容来选择使用上行文的文种、平行文的文种、下行文的文种，以避免发生公文文种使用错误的现象。

在《机关公文处理办法》规定的13个文种中，常使用的是上行文的文种有“报告”、“请示”、“意见”等3种；平行文的文种有“函”、“意见”2种；下行文的文种有“命令（令）”、“决定”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”、“会议纪要”等7种。注意一定要根据起草公文的内容来分别选择，否则容易出现文种使用错误的现象。如有的拟稿人需要起草的公文是上行文的文种“请示”时，错误的选择了平行文的文种“意见”或下行文的文种“通知”。

3．“决定”、“通知”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”等11种常用的公文文种的定义、特点、结构、撰写要求详见国家局办公室编发的《烟草行业公文写作实用指南》一书。79（二）选择确定起草公文文种时需要注意的问题79（三）选择确定起草公文种类时需要注意的问题

拟稿人在选择确定起草公文的种类时，需要注意的问题有以下几个：

1．要根据起草公文的内容选择使用纸质或电子公文。

目前，机关公文分为纸质和电子两种。纸质公文是指在文件起草过程使用纸质发文稿纸拟稿、运转过程由纸直接运行形成的文件。电子公文是指在文件起草过程、运转过程都在办公自动化系统中完成形成的文件。纸质公文和电子公文具有同等法律效力，拟稿人要根据起草文件的内容，选择确定使用哪类公文。当文件内容涉及需要保密的是国家秘密、机密或行业机密时，要选择使用纸质公文；文件内容涉及需要保密的是行业秘密或不需要保密时，要选择使用电子公文。

提示：带国家“秘密”、“机密”和“行业机密”级文件一定要使用纸质公文，不许使用电子公文；其他文件要一律使用电子公文。80（三）选择确定起草公文种类时需要注意的问题80

2．使用纸质公文需要注意的问题。

一是拟稿人在起草纸质公文时要根据文件的内容选择发文稿纸。目前，我省有局发文、公司发文、党组发文、局办公室发文、公司办公室发文等几种发文稿纸供拟稿人选择（地方有关部门联合发文除外，下同）。

二是国家对需要归档公文拟稿时使用的笔有明确规定，拟稿人一定要使用符合规定的签字笔或钢笔进行起草。

三是要按《机关公文处理办法》规定，在发文稿纸“公文要素”中的“密级”处标明“秘密”或“机密”或“行业机密”字样。

四是文件在完成部门运转后改动比较大的，在送局办公室核稿前要进行清稿。

五是文件要按有关保密规定进行运转和管理。81

2．使用纸质公文需要注意的问题。813．使用电子公文需要注意的问题。

一是拟稿人在起草电子公文时一定要根据文件的内容选择发文稿纸。拟稿人在办公自动化系统中起草公文时，也有局发文、公司发文、党组发文、局办公室发文稿纸等多种发文稿纸供拟稿人选择。拟稿人一定要按照要求选择发文稿纸，当拟稿人错误的选择了发文稿纸后，由于办公自动化系统中不同发文稿纸运行的路径不同，后面的流程无法进行相应的处理，只有退回拟稿人重新选择正确的发文稿纸再重新起草。

二是要根据起草公文的内容，在发文稿纸“公文要素”中的“密级”处选择“行业秘密”或“无”字样。

三是拟稿人完成拟稿后，要按不同发文流程的规定进行文件运转。

四是部门（单位）的文书管理员也要按不同发文流程的规定进行文件运转。823．使用电子公文需要注意的问题。82（四）选择发文类型选择时需注意的问题1、正确选择局或公司发文。按照国家局的要求，行业的固定资产投资、处置，两烟生产经营的具体工作，以公司的名义行文；行业的宏观管理、专卖执法、行政审批、政策法规、体制改革等原则上以专卖局名义行文。2、正确使用局办发文和公司办发文。具体事务工作如会议通知、培训通知、检查通知、活动通知以局办发文或公司办发文。3、正确使用函件。目前办公自动化系统中分别有局发函、公司发函、党组发函和部门发函。与外单位的业务联系原则上以函件形式办理，根据内容进行选择局函头、公司函头、党组函头，可编函号也可不编函号。编号规则为湘烟办函[2007]××号。同时应区别部门发函。4、正确使用部门发函和部门通知。此两种的设置主要是为了方便工作，并且要求只能部门对部门，不能部门对单位。部门发函只在机关内部使用，部门通知可在系统内使用（省局目前的使用权限只有办公室、信息中心、烟叶、安全、食堂、销售、人事等七部门使用），内容主要是部门分线间的工作安排、材料收集等。5、正确使用汇报材料和签呈。汇报材料是为了减少纸质文稿的流转、留痕备查、方便工作而设计的一个流程、只在机关内部使用，大的方面可以相当于上下单位“报告”文种内容；签呈也只在内部使用，相当于上下单位的“请示”文种内容。83（四）选择发文类型选择时需注意的问题83（五）在填写发文稿纸“公文要素”时需要注意的问题

在发文稿纸上需要拟稿人填写或选择（电子公文中有的是选择）的“公文要素”中，有12项内容由于拟稿人对其中的项目的含义不明白或对有关规定不清楚，经常在填写或选择时出现了一些错误。下面按12项内容在发文稿纸从上至下的顺序，分别提出在填写或选择时需要注意的问题。84（五）在填写发文稿纸“公文要素”时需要注意的问题84

1．“缓急”：指文件的紧急程度，分为“普通”、“急件”、“特急”。需要注意的问题：

要根据文件内容的紧急程度，正确的选择或填写。不同的文件内容，决定不同的紧急程度。当文件的内容可以按正常的时间运转时，要选择“普通”；当文件的内容比较急，运转时间需要快一点时，要选择“急件”；当文件的内容特别急，需要局领导马上签发时，要选择“特急”。但有的拟稿人对此理解不清楚，如，有的无论文件内容急不急，一概错误选择“特急”；有的文件的内容比较急，反而错误选择“普通”。

2．“密级”：指文件的密级程度，分为国家“秘密”、“机密”和“行业机密”、“行业秘密”及“无”。需要注意的问题：

一是纸质文件的密级已在《机关公文处理办法》中规定，拟稿人要根据起草文件的内容按规定标注。

二是“行业机密”、“行业秘密”的范围已在《国家烟草专卖局办公室关于国家局（总公司）机关实行文件加密制度有关问题的通知》（国烟办文[2005]490号）中明确规定，拟稿人要根据起草文件的内容按规定标注或选择。

三是由于所有带国家“机密”、“秘密”的文件和“行业机密”级的文件都要按纸质文件运行不许进入办公自动化系统，在办公自动化系统中只有选择“行业秘密”、“无”字样。

四是“行业秘密”级文件在办公自动化系统中运行时，拟稿人、部门（单位）文书管理员、部门（单位）领导签发人、局办公室核稿人、局领导秘书等各环节经办人在办理完毕后，在自己的“已办公文”中只显示标题，不再显示正文，亦不能查阅打印85

1．“缓急”：指文件的紧急程度，分为“普通”、“急件”、“

3．“会签”：指文件需要会签的部门。如何确定会签部门：

一是当起草的文件内容涉及到其他有关部门（单位）的职责范围时，要送有关部门（单位）会签。

二是起草的有关规定、制度、规则、办法及合同、章程批复等规范性文件时，要送法规部门会签以确保文件不出现违法、违规问题。

三是局领导交办或局办公会议确定的事项，牵头部门起草文件后要送有关协办部门会签。

需要注意的问题：

一是会签部门（单位）要及时会签，当部门（单位）有关领导外出时，要由按照部门（单位）《工作规则》委托的人员会签，会签部门必须明确表态“同意”、“不同意”或提出相关的建议意见。二是主办部门对会签部门（单位）会签意见的处理情况要写在“办理意见”中，不予采纳的要说明原因，以便与文件一起报局领导。8686

4．“主送”：指文件的主要受理机关（需要发往的单位）。需要注意的问题（包括下面的“抄送”、“分送”）：一是在填写单位名称时，一定要根据发往单位的不同，分别填写。二是单位名称使用简称时，一定要使用规范的简称。

三是当主送单位比较多时，可以先将市州依次写完后再写统一的具体名称。如，“长沙市烟草专卖局（公司）、湘潭市烟草专卖局（公司）、岳阳市烟草专卖局（公司），可以写为“长沙、湘潭、岳阳市烟草专卖局（公司）”；“长沙市烟草专卖局（公司）、湘西自治州烟草专卖局（公司）”可以写为“长沙、湘西市州烟草专卖局（公司）”。

四是一般情况下不越级发文，机关只向行业各直属单位发文。87

4．“主送”：指文件的主要受理机关（需要发往的单位）。需五是当主送是“各有关单位”（在主送单位太多时减少文字数量）时，拟稿人要将各有关单位的具体名称另外附纸或在电子公文的“办文说明”中依次列出，以便文件打印出来后的发送。

六是当不同单位之间不是并列关系时，单位名称之间要使用逗号，不要使用顿号。如，象国家局发文中，有的拟稿人将“北京市烟草专卖局（公司），河北中烟工业公司”错写成“北京市烟草专卖局（公司）、河北中烟工业公司”；有的拟稿人将“北京市烟草专卖局（公司），中国卷烟销售公司”错写成“北京市烟草专卖局（公司）、中国卷烟销售公司”。

七是要注意填写顺序。一般情况下，行业单位在前、机关的单位在后。88五是当主送是“各有关单位”（在主送单位太多时减少文字数量）时

5.“抄报”：指文件除主送机关外的需要执行或知晓的其他机关。需要注意的问题：

需要抄报的单位，一般是上级单位。如以局办公室名义转发国务院有关部门文件时，要抄报有关部门。89

5.“抄报”：指文件除主送机关外的需要执行或知晓的其他机关

6.“抄送”：指文件除主送机关外的需要知晓的其他机关。需要注意的问题：

一是需要抄送的单位，可以是上级单位或下级单位，有时是个人（离任审计通知）。

二是在向上级机关转报下属单位请示事项时，不可以抄送下属单位。90

6.“抄送”：指文件除主送机关外的需要知晓的其他机关。需要7.“分送”：指文件需要分送的单位。需要注意的问题：

一是机关发的所有文件都要分送局、公司领导。

二是由于局办公室是机关的综合协调部门，机关所有的局发文、公司发文、局党组发文都要分送局办公室。

三是要分送所有会签的部门。917.“分送”：