有效会议的组织培训教材PPT课件讲义

有效会议的组织

据权威统计，在我国，一个单位的领导一年80%的时间在开会，（约有40%的参加上级部门领导会议，40%参加本部门会议，我国每天召开的会议在240万个，全国的每年的会议经费达到35亿元！会议就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策会议功能……讨论和交换意见分析和解决问题传达讯息激励士气流程图选址确定起草会议通知会议预算设备准备预定会议室，房间，用餐，娱乐车辆安排会议主持与记录议程PPT制作食品采买指导服务员工作场所布置与熟悉会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作人员离会车辆安排退房设备整理结帐返回公司设备归还报销会务总结结束确认议题及参会人员范围开始人员确认（住宿，交通）NY会务细节表No.工作项目责任人核查No.核查责任人核查1选择会议地点

11服务员指导工作

2会议项目

12会间摆放（点心、水果）

3会议时间

13PPT提示，指引牌提示

4活动负责人

14娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球

5活动作业分工明细

15会议通知

6会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）

16预算申批、借支票

7确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）

17会务通知

8用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）

18购买用品、水果

9车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）

19房间安排

10借还设备--

20接听电话、安排事情

投影机（1）

21文件发送、传递信息

投影幕（1）

22会场应急

无线麦（1）

23会后结帐

电子白板（1）

24设备整理

激光笔（1）

25费用报销

白板笔（1）、白板擦（1）

26会务总结

笔记本（1）

打印机（1）

照相机（1）、摄像机（1）

插线板（1）

剪刀（1）、订书机（1）

会议前问题1.这次的会议真的有必要吗？问题2.是否有其他方法取代这次的会议？明确的目标会议时间、长度、地点若非紧急会议，早上9点到10点，下午2点到3点，是最佳开会时间，此段时间是一天中精神最好，工作最佳时间；除非有必要，开会时间尽量不要超过1小时；会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇出的地方，否则很容易分散注意力。当大家都清楚为什么要开这个会议...更好的准备与配合讨论更加集中讨论更容易控制问题3.谁应该出席会议？问题4.谁做什么？明确的对象与任务会前准备工作

（按顺序）议题及参会人员范围的确定会议场所的选定会议通知的起草申报会议预算人员确认（主持人、记录人）设备准备预定会议室车辆安排会务通知议程PPT制作食品的采买指导服务员工作会议场地布置与熟悉会议议程何时、何地举行谁会出席议题的先后次序议题的时间分配具体的工作分配会议中会中工作

（按顺序）会议室保障汇报人员的保障用餐的保障娱乐的保障住宿的保障原则1：如果你是会议参加者；要准时到场原则2：如果你是主持会议，不仅自己要准时到场，还要按时开会给与会者建议1、发言要组织2、适时发言3、一次只讨论一个问题4、口齿清晰，陈述有力5、让证据说话6、仔细倾听他人的发言7、避免不当的肢体语言原则3：在会议上，只有一个人有权随时发言原则4：由会议主持人决定由谁来发言一般会议进行程序。a.主持人介绍出席者与拟定规则b.复准与检讨前期议案c.报告事项d.讨论事项e.其他事项主持人的任务-安排好记录后开始会议并进入议程-如果有必要，介绍与会者-订立规则-鼓励与会者发表意见主持人的任务-确保讨论不偏离论题以及掌控时间-必要时清楚的总结会议-做最终发言并提炼出结论错误的位置分配：错误的位置分配：正确的位置会后中工作

（按顺序）离会车辆安排退房设备整理结帐设备归还费用报销会务总结会议总结应具备的项目：a.会议名称及会次b.会议时间、地点c.出席姓名及人数d.列席人、请假人、主席、记录者姓名e.报告事项f.讨论事项，表决方法及结果

g.其他事项h.下次会议时间会议总结必须是。

准确的客观的简洁的可理解的有条理的

会间的组织服务

1、

签到

2、

安排就座

3、

做好会议记录和录音

4、

会场服务会场服务

转接电话突发状况

建议休息

协助上司掌握、控制会议进程

会议的善后处理

1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作会场清理

安排与会人员的离会会议文件的回收、立卷、归档

会议的几大问题1、不守时，2、离题，闲聊3、无结论4、缺乏议程设计5、低效率的主持人6、与会者心不在焉7、与会者未注备开会资料8、会议无记录会议的分类有：A.联络型会议B.汇报型C.解决问题型和达成协议型D.问答式E.教育，演讲型富于实效的会议之一闭塞的见解新观点、新希望结束语会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。切记：会议成败的关键不在于那几十分钟，而在于会前准备和会后落实。

一案例分析

案例1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？案例2：一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。案例3：某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题？小组讨论：案例二FOXCONNidpbg事业群，准备召开一次人力资源菁英沙龙大会，分享人资工作成功经验，届时将邀请集团中央人资张副总，IE学院李院长，中央人资李经理，本事业群汤协理和王课长（做报告），邀请其他9个事业群人力资源部课长与会学习，但各事业群不能超过5个人。请草拟一份会议通知和会议议程表？（其他未知事项可虚构）谢谢聆听^^

有效会议技巧主要内容单元一 会议和企业管理单元二 会议准备单元三 会议技巧单元四 棘手情况和问题人物的处理学习目标经过本课程一天的学习，学员能够：认识工作会议是管理沟通的重要方式掌握会议中的角色及任务掌握会议三维图要素及内容运用5W1H技巧准备会议运用会议任务、程序及人际技巧主持会议处理会议中棘手问题课堂纪律休息时间安排守时关闭干扰源OPENYOURMIND!先开一个会

ThingsinCommon议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立课前热身回顾是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情单元一概述

单元二会议准备

单元三会议技巧

单元四会议棘手情况和问题人物处理

行动计划

摘

要单元一概述

对低效率会议的报怨

低效率会议的高成本

工作会议是管理方式的体现

会议的三维立体图

会议角色及任务对低效率会议的抱怨

美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有：跑题： 83%准备不足： 77%低效率： 74%缺乏倾听： 68%会议长度： 60%缺乏参与： 51%低效率会议的高成本研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%低效率会议掠夺你的时间每个会议均耗时X年均开会数量X会议有效率＝？你主持的低效率会议掠夺别人的时间低效率会议＝“犯罪”会议评估表

请用以下评估表测评你经常主持的会议，并在符合你情况的描述项前打勾界定“会议”三人以上聚在一起展开有组织的讨论有效达到明确目的会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈可以利用现场气氛双向沟通面子作用传达范围有限会议集思广益可当场看到对方的身体语言须事先准备有可能出现混乱局面电话沟通方便双向沟通可能误解看不到非语言的反馈电子邮件费用低廉传播范围广看不见非语言信息反馈慢正式文件完整全面可以事前充分准备须多重审核不能及时获取反馈简报/短片/海报/展架生动形象，视觉冲击力强，印象深内容伸缩性强，可重复使用制作时间及成本相对高需要专业人员协助会议的独特优势在有效沟通中，所传递的信息55%

是通过身体语言传达的38％通过语调完成的7％是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势

会议的作用发放消息型

PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解决问题型Problem-solvingMeeting做出决定型Decision-makingMeeting

信息沟通类决策讨论类会议的作用会议是由哪些要素组成的？

会议三维立体图

会议任务

会议程序

会议成员

会议成员--会议角色会议要素--会议三维立体图会议任务Task会议程序Process会议成员People会议要素--会议任务完成会议既定的目标会议要素--会议程序有完整的会议过程，以便有效完成会议任务会议要素--会议成员充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛会议要素--会议角色主持人完成会议讨论任务确保会议达到预期目的确保高质量讨论内容协助人监控会议程序贯彻会议规则/纪律确保与会者平等参与记录人笔录会议决议备份会议记录会议要素--会议角色经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！会议要素--会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：主持人的任务协助人的任务记录人的任务单元一概述

单元二会议准备

单元三会议技巧

单元四会议棘手情况和问题人物处理

行动计划

摘

要单元二会议准备

录像分析5W1H准备技巧

会议规则

会议类型比较

会议准备演练案例讨论

一家中国最大的泵业生产制造集团公司，公司老板一直要求并采用公司“高回报”的方式召开高层会议，总经理例会一般在星期一下午6:00点召开，每次开会前总经理办公室秘书都会发出会议通知（会议通知见后），讨论议题有常规汇报和交流计划；在这个例会上通常会有话题分享，部门协调，策略制定，政策回顾，问题分析，突发情况通报等议程出现。

随着时间的推移，总经理发现下面在会议结束后的执行层面我行我素；任务拖延甚至不了了之。部分经理对会议已经产生明显的恐惧感和无奈的感觉。。。问题：为什么会发生这样的状况？这样的状况给企业带来哪些后果？如何改进？会议准备5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情况，开会是种资源的浪费主持人没有时间为会议作充分准备与会者没有时间为会议作充分准备必要人物不能出席会议没有时间对问题展开讨论书面形式比开会更有效你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。

WHY：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题≠会议目的！会议目的：通过开会预期达到的结果会议主题：会议讨论的核心议题信息沟通类会议目的练习请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。时间：5分钟1．公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓。会议主题：会议目的：2．我小组对哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议，需向销售部及服务部汇报。会议主题：会议目的：决策讨论类会议目的练习请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。时间：5分钟1．部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。会议主题：会议目的：2．基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。会议主题：会议目的：WHO：谁？WHO：关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”

考虑因素：职位会议中发挥的作用会后发挥的作用WHEN&WHERE：何时何地？WHEN，WHERE

“何时开会最有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”WHEN&WHERE：何时何地？避免：在用餐时间开讨论决策型会议在临近下班时间仓促开会在刚上班时间开会在大家疲劳时间开会没有及时提前通知会议时间与地点在嘈杂地点开会信息沟通类会议场地布置活页纸架投影屏幕活页纸架投影屏幕活页纸架决策讨论类会议场地布置活页纸架活页纸架活页纸架活页纸架WHAT：议什么？WHAT：议程

“会议讨论什么主题？”

“议程有哪些？”

“每项议题的时间分配？”

制订议程注意事项议程应提前分发，使与会者有备而来与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题重要议题应留有充分时间常规议题先讨论(时间简短)重要议题之间应穿插一些简单议题一次会议不要安排太多重要议题会前合理划分每个议题的讨论时间HOW：怎么议？HOW用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”会议规则会议规则规范每一位与会者行为严格执行作为纪律宣布张帖在会场会议规则举例你主持或参加的会议中，哪些会议规则非常有效？会议类型比较要素信息型会议决策型会议与会人数不定小型会议，不超过12人与会者需要知道信息的人负责人及能贡献想法的人交流方式单向，有提问机会双向讨论会议室布置与会者面向前坐与会者面对面坐主持风格主导式交互式会议重点信息内容讨论过程，解决问题成功关键会前准备充足的信息会议气氛开放、民主会议准备综合检测单检测单会议准备场景练习会议准备综合检查单练习案例某国际品牌体育用品生产商在华设立分公司后，业务发展迅猛。公司西区市场及销售总监决定将总公司今年新推出的一系列春秋两季最新服装及鞋类产品在第二季度到来之前迅速抢占西安市场。从而为公司下半年拓展西部地区奠定良好的根基。

你是此次会议的主持人，华西市场销售总监。作为市场总监，你希望以市场为重，抢占市场，为公司以后的发展打下基础。同时你要来协调美国产品研发部，国内的厂房，物流配送等多个环节，你很清楚目前大中华地区的产品物流部门正在安装一套能够适应今后市场需求的产品物流配送系统，但要等到系统全部安装完成已经接近2季度末了。如果要加快西安市场的新产品铺货，就要在现有配送系统的支持下完成此次铺货和新产品亮相的任务。作为主持人，你已意识到此次会议讨论的项目带有一定的争议性。开会时各部门可能会有不同的立场和意见。由于这个项目对于公司的发展具有重大意义，必须得到各部门积极配合。你希望通过此次会议，能够协调与会的各个部门的意见，促使他们最终达成一个可行的方案。单元一概述

单元二会议准备

单元三会议技巧

单元四会议棘手情况和问题人物处理

行动计划

摘

要单元三会议技巧

程序技巧

任务技巧

人际技巧程序技巧开始：欢迎目的议程时间规矩分享话题及目标交换信息产生主意、做出决定、确认行动小结或总结控制：议程一：议程二：议程三：总结制订行动计划及设立标准安排下次会议结束：行动计划及会后跟进措施会议程序自我检测单会议程序自我检测单任务技巧提供信息与建议提供有关会议主题的信息或提出个人看法、建议提问技巧征询事实与看法 补充拓展他人想法补充他人发言或在他人发言的基础上提出拓展性建议澄清，复述任务技巧概览与练习概览自我检测单提问技巧练习复述、澄清技巧练习人际技巧言辞鼓励鼓励性身体语言体恤情绪

人际技巧练习体恤情绪

中立性地对对方的情绪给予关注，但不要表示是否同意步骤说明事实细节认可对方情绪举例你的提议没有得到及时的反馈，看得出来你很焦急练习人际技巧概览与自我检测概览自我检测单技巧评点一：集思广益技巧步骤：1. 一人负责记录2. 每人依次、每次贡献一个想法3. 跳过暂时没有想法的成员4. 对贡献的想法不加评判5. 允许重复6. 进行到有足够量的想法时为止

技巧评点二：小组决策技巧步骤：1. 集思广益活动后，小组成员就达成的标准给各想法排序2. 累加各成员的排序结果，算出每个想法的得分3. 排除最低得分的一个或几个想法4. 对剩余想法用上述方法继续排序5. 最后剩下的想法即是最后决定

有效会议准则会议目的要清楚明确，议题三个最适宜与会人员要精选，四至十人最理想会前有资料，以免空口讲白话避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受会议务必达成决议会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士追踪会后各项决议的行动及结果单元一概述

单元二会议准备

单元三会议技巧

单元四会议棘手情况和问题人物处理

行动计划

摘

要单元四会议棘手情况和问题人物处理

问题人物处理

棘手情况处理问题人物

事不关己者

夸夸其谈者

挑起争论者

连粉带刺者

问题人物预测练习刺问题人物--事不关己者解决措施：直接提问多作口头鼓励会后给予实际工作问题人物—夸夸其谈者解决措施：适时插入，直接提问他人时间有限会议原则会后交流

问题人物—挑起争论者解决措施：体恤情绪明确讨论主题适时总结，直接提问他人会议原则

问题人物—连粉带刺者解决措施：直接提问客观事实、数据提问简短、客观，不容主观发挥不要介入负面情绪问题人物—预测练习预测案例中的问题人物并考虑解决措施棘手情况与会者陷入僵局或手足无措与会者陷入缄默与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排