XX保险公司单证管理暂行办法

XX保险股份有限公司单证管理暂行办法总则第一条根据《中华人民共和国保险法》、《公司法》、《保险公司管理规定》和《XX保险股份有限公司单证管理办法（试行）》等规定，为了建立科学规范的保险单证管理体制，防范经营风险，保证业务的健康、稳定和持续发展，特制定本管理细则（以下简称本细则）。第二条本细则所称保险单证包括有价单证和非有价单证（以下简称单证）。有价单证是指印有固定面额的定额保单或在填写金额后具支付效力的票据，它通常印有流水号。包括各类发票、收据、定额单和其他重要单据等。非有价单证是指除有价单证以外的财务业务用单证，包括各种条款、产品说明书、投保单、各种收费通知单、业务手册、培训资料、宣传彩页等。本细则管理的重点是有价单证。第三条单证管理是指单证的印制、领用、回销、存档、检查等方面的管理。它是促进公司业务发展，提升公司形象，增强市场竞争力，防范和化解金融风险的一项重要基础工作。第四条单证管理遵循“统一管理、规范操作、责任随单、防范风险”的原则。单证管理职能部门和管理体系第五条单证管理的职能部门财务部为本单位的单证管理部门，负责单证的需求提出、验收、保管、发放、回销、存档、监督检查和除总公司统一规定的其他印刷品的印制等。各职能部门负责相关单证的领用、保管和修改建议的提出等。单证的设计、修改和印制第六条单证的设计权和修改权归属于总公司，各职能部门在使用过程中如发现有不当之处，或有好的建议，可以用书面形式向总公司相关部门反映。第七条单证的印制应遵循“准确、美观、利于保存、体现公司形象”的原则。第八条单证印制实行计划管理制度。单证管理员在每月4日前上报总公司单证的需求计划。各部门如预计有较大的单证需求量，应写出书面的需求申请，经本部门负责人签字后，提前20天通知单证管理员，以便组织调配。第四章单证的验收、领用和保管第九条单证的验收入库（一）单证发运到机构，财务部单证管理员要仔细核对送货单（或发货清单）中相关项目及数量、起讫号码与实际是否完全一致，同时还要与征订单核对。（二）单证核对无误入库时，要分品种按号码顺序堆放。（三）根据送货单将数据录入单证管理系统。（四）如征订单与送货单项目不符，单证管理员应在2日内与总公司财务部联系，确认追加或退回。第十条单证的领用管理（一）各部门或支公司必须指定一名单证管理员，负责本单位的单证领用和保管。（二）部门单证管理员领取非有价单证时，必须填写《单证领用单》，并由本部门领导签字。（三）财务部单证管理员要认真使用单证领用登记簿。对单证的领用人和单证的名称、数量、时间须详细记载；严格控制领用单证的数量；（四）有价单证领用人必须亲笔签名，不得由他人代领；（五）领用有价单证时，在征订数量范围内可多次领用。（六）个人保管的有价单证累计不超过十张。（七）对领用时间超过一个月仍未使用回销的有价单证，必须办理交回核对和重新领用的手续。第十一条单证的存放（一）有价单证与非有价单证应分开存放，摆放整齐、有序。（二）对过期不用单证和作废单证要每月进行清理，另行存放，并与有效使用的单证明确区分。（三）单证管理员负责保存库房钥匙，不得交予他人。（四）单证存放要注意安全，库房要求有防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等安全措施。第十二条单证的库存盘点（一）单证的出入库登记必须做到日清日结：（二）对库存单证每月要盘点一次，日期为每月的25日。（三）盘点实际数应与台帐和单证管理系统中的数据保持一致。如有出入，应立即核查，找出原因。如果是非有价单证发生差异，必须填写《单证盘存差异表》，报本级机构财务部经理。如果是有价单证发生差异，必须书面报告本级机构财务部经理及总经理室，对短缺的单证要在三日内登报挂失。短缺数量较大的（超过20张），要在三日内书面上报总公司计财部。第十三条当单证管理员发生变更时，必须办理交接手续，认真做好交接记录。交接时，必须有财务负责人监交。单证的清收和销毁第十四条过期不用的或保存期满的有价单证，分公司单证管理员于年末清理后，编制《单证销毁审批单》，报总公司财务部，待批准后，由分公司财务部负责销毁。销毁时，必须由财务部负责人监销。第十五条过期不用的非有价单证，单证管理员应及时清理，编制《单证销毁审批单》，报财务部负责人，由分公司总经理室批准后，由单证管理员负责销毁。第十六条分公司在启用新的单证的同时，必须做好旧的空白单证的清收工作。单证回销应严格按照公司的单证回销要求集中进行，不得遗失。（一）对使用中作废的有价单证（包括正本、副本）不得擅自销毁，应在该单证的正本、副本上加盖“作废”印章，与已签发的有效单证一同按顺序号码归档，不允许缺号、跳号。同时必须在单证管理系统中进行作废单证处理。作废有价单证必须联数齐全回销。（二）有价单证的遗失处理。有价单证中的任何一联遗失都视同为遗失。遗失责任人应书面写明遗失的原因，由本部门领导和财务部经理签署意见后，交给单证管理员；同时，必须马上（三日内）在当地指定的报纸上刊登作废声明，并将报刊交给单证管理员用于存档。（三）有价单证遗失的处罚。税务空白发票的遗失按地税局规定；其他有价单证遗失对相关责任人罚款每份人民币50－500元。如果给公司造成损失，要追究相关责任人的责任，并给与相应处分或处罚。（四）税务发票的销毁必须按税务机关发票管理办法执行。第六