公司各项公章使用管理制度

公司各项公章使用管理制度1.引言公章是公司在日常经营活动中非常重要的法定印章之一，合理规范公章的使用和管理对维护公司的合法权益具有重要意义。为了加强公司公章的管理，规范公章使用流程，特制定本《公司各项公章使用管理制度》。2.公章管理责任2.1公章保管人的职责公章保管人负责妥善保管公司的各项公章，并保证公司公章的安全，防止丢失、损毁或被盗用。公章保管人应将公司各项公章存放在指定的保险柜中，并定期进行盘点和检查。公章保管人不得私自移交、出借、丢失或损坏公司的公章，如有违反将承担相应法律责任。2.2公章使用人的职责公章使用人需按照公司规定的权限和程序使用公章，并遵守相关使用规定。公章使用人不得私自出借、乱用或盗用公司的公章，一旦发现，公司将追究相应的责任。公章使用人应妥善保管好使用证明、相关凭证和文书，确保公司公章不被非法使用。3.公章使用审批流程公司公章的使用必须经过严格的审批程序，以下是公章使用审批流程的细化描述：3.1公章使用申请当需要使用公司公章时，公章使用人应填写《公章使用申请单》，申请单内容应包含使用目的、时间、地点等必要信息，并附上相关证明材料。公章使用人应将填写完整的申请单提交至主管部门审批。3.2审批流程主管部门收到公章使用申请后，将对申请进行审核，确认申请内容是否属实，是否符合公司规定。主管部门审核通过后，将申请单移交给法务部门进行法律审查，确保申请符合相关法律法规。经法务部门审核无误后，申请单将转交给财务部门进行预算审核，确保使用公章的费用符合公司规定。最后，经过以上各个部门的审核通过后，主管部门批准公章使用，并予以盖章授权。3.3公章使用登记在公司公章使用之前，公章使用人应填写《公章使用登记簿》。登记簿中应详细记录公章使用的时间、地点、使用人、用途等信息，并由公章使用人和主管部门负责人签字确认。4.公章使用风险控制为了有效控制公章使用过程中的风险，公司在制定管理制度时，考虑到以下几个方面：4.1权限控制根据职位和岗位的权限不同，公司将公章的使用权限进行明确划分。不同权限级别的公章应由不同的保管人保管，并严格限制公章的调用和使用权限。4.2申请材料核实公章使用人在申请公章使用时，应提供充分的申请材料，并对申请材料进行认真核实。主管部门在审核公章使用申请时，必须对申请材料进行仔细审查，确保申请的真实性和合法性。4.3监控和追踪公司应建立公章使用的监控和追踪机制，记录公章使用的时间、地点和使用人等必要信息，便于后期的跟踪和核查。如发现公章使用违规行为，公司将根据情节轻重，对相关人员进行相应的纪律处分或法律诉讼。5.公章遗失、损毁和盗用处理公章属于公司重要的财务和合同印章，一旦遗失、损毁或盗用，将对公司的合法权益造成严重影响。公司制定了以下处理措施：5.1公章遗失、损毁的报告公章保管人在发现公章遗失、损毁时，应立即向主管部门进行书面报告，并说明遗失、损毁的情况和可能产生的后果。主管部门收到报告后，应立即启动公章的挂失、追查和更换程序，确保公司的合法权益不受损害。5.2公章盗用的处理公章保管人在确认公章被盗用后，应尽快向公安机关报案，并将案件发生经过、可能涉嫌人员等相关信息提供给公安机关。公司应积极配合公安机关的调查工作，并根据调查结果采取相应的法律手段维护公司的合法权益。5.3再次申请和使用在公章遗失、损毁或盗用后，公章保管人应立即补办新的公章，并确保相关流程的合规性和安全性。6.阶段性检查和评估为了确保《公司各项公章使用管理制度》的有效性和可行性，公司将进行阶段性的检查和评估，调查公章管理的整体情况，及时发现问题并采取相应措施进行改进。结论公司各项公章使用管理制度的出台旨在规范