办公设备、文具管理办法

ACOACO【办公设备、办公文具治理方法】26页ACO办公设备、办公文具治理方法一、合理治理及节约公司办公本钱，特制定本方法。二、本方法适用于公司办公设备的使用、维护与办公文具的领用及选购的治理。修改、废止的核准。本方法由行政部实施和治理。四、办公设备的治理方法〔一〕的治理：1、将治理予以合理化以利业务进展，充分发挥的最大效力，节约本钱。、凡隶属使用本公司的国内外长途及市内〔含公私事依本标准所标准的体制治理。3、治理方法总机接外线至分机时，一般铃声响五次没人接听即挂线。办公人员上班时间不得与人在中闲聊，不得偷听或泄露公务机密。不得在总机拨挂，非相关人员不得在总机上操作。10洽谈内容稍加构思记录。门名称。凡外来，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由、留言转告。长途使用①IP严禁用公司处理私人事务。③每月初治理部应将上月《长途使用登记表》与电信局的《长途清资中扣除，情节严峻者依奖惩惩罚相关条例处理。〔二〕机的治理1、机的使用申请、登记、修理等作业依本标准的规定办理。2、机设置于行政区内，由行政秘书负责收发、登记、统计、报告等到作业。3、机的使用，仅限定业务上的连接，非业务〔私用〕一律制止文件的收发〔传真〕事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。4及说明理由，经行政总监批示后，送行政秘书办理。5、行政秘书凭“文件传出申请单”之核定后，才得办理对外传送作业，作业完毕应登记于“文件传出登记簿”内，原稿发复原申请人。6、文件对外传送后，在“文件出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、时间、事由、收文人姓名、收文〔电传〕日〔下班前〕送总治理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。、凡外来公务文件〔含内部传入并记明来文编号，来文者姓名，日期、时间、事由、经办〔收文〕人姓名等，于每月底影印一份后次月一日〔下班前〕呈行政总监核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。8、行政秘书因公外出或下班时，由其他行政人员暂代行其职务，并确实作好开关机作业〔节假日、休假日一律关机。9、行政秘书应随时留意纸张及机器的维护。〔三〕复印机的治理1、为有效使用复印机，掌握复印内容及数量，特制定此制度。2、本公司复印机操作人员及全部需复印者，依本制度执行。3废止的核准。4、治理方法复印机由行政部秘书使用及保管，其他人员未经允许不得自行开机。复印机治理人员核对无误前方可予以复印。〔。5、维护复印机治理人员应严格遵照操作手册进展操作。寻常顺手保养，保持复印清洁。〕请专业公司进展维护。五、办公用具的治理方法〔一〕文具的分类：本公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品等到三种。1、消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标内贴、使用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等。2、管制消耗品：名片、签书笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、美工刀、邮票、笔筒等。3、管制品：钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等。〔二〕领用治理原则：依文具用品的分类不同而异1一选购。2经部门主管签认后，送交选购部申购。如制作数码名片需凭免费生产单交制作中心或金亮冲印部生产。3、在职及进员工由该部门主管提出文具申请单，向行政部申领文具。人员离职时，应将剩余文具一并缴交至所属部门交接人，并由行政部督办。4、印刷品领用〔如名片、信封、便用笺、表格〕的印刷、申购、保管均由库房负责，各部门特别用途的表单及印刷品则自行保管。统一选购。六、办公用具选购原则急措施需用时，可经总经理或人力资源中心总监同意授权各部门自行选购。七、本方法由行政部负责制订修改，解释权归属行政部，自下文之日起执行。2：文件申请单5：复印文件登记表6：文具领用申请表1：长途使用登记表长途使用登记表————————日————————日期 使用人号码通话事由——————————通话时间 确认批准说明：1、不得使用长途处理私人业务；2、使用长途，事前应做好通话内容预备。2：文件申请单文件传出申请单申请〔发文〕申请〔发文〕单 位收单文位发文时间年月日时分事由收文〔FAX〕号码收文姓名核准行政经理主管申请人3：传出登记簿

传出登记簿发出日期发出日期发出时间传真内容收文单位收件人发出部门经手人核准人4：传入登记簿

传入登记簿接收日期接收日期接收时间传真内容发文单位发件人收文部门收件人经手人5：复印文件登记表

复印文件登记表序号日期序号日期原稿页数A3份数A4 B5使用部门使用人备注6：文具领用申请表

文具领用申请表部 门：年 月 日类工程别剪刀管美工刀制钉书机品打孔机类米达尺白板笔荧光笔管 修正液制补充液消印台〔泥〕耗右上弹簧夹品类 中间弹簧夹右上