公司外来访客接待制度全VIP

公司外来访客接待制度一、目的：健全接待管理，合理利用接待室，减少会见时间重复，杜绝损害公司利益的行为发生，特制定此制度。二、适用范围全公司的会客室、接待室、会议室等。三、定义●外来访客：指来访的客户、与我司的业务往来人员、政府职能部门人员、供应商送货人员等；应聘人员；以及一些拜访公司高层管理的人员等。四、职责●本司客户或与我司的业务往来人员由业务部接待，并陪同领入公司接待会客室。担当人员负责接待来访的客人，如是重要客户来访时，人事行政部协助业务部制作好欢迎牌和客户铭牌，并准备好饮料或茶水等。●本司供应商送货人员由采购或仓库进行引导至指定区域（仓库及相关区域），不得随意进入车间或其他区域。如须进入其他区域须经过部门经理级人员的许可方可领入，相关人员应陪同在场。●政府职能部门相关人员来访由人事行政部接待，担当人陪同领入公司接待会客室，再通知相关人员进行接待处理。●来拜访本司高层管理的人员，由接待文员通知公司高层，经允许后领入接待会客室；或由高层管理自己领入指定位置。●公司的接待会客室，由人事行政部接待文员负责安排调配使用，原则上先满足会见客户的使用。接待人员负责整理好接待室的物品，清洗用具及督促清洁工打扫好接待室的卫生。五、接待规定●各部门如需会见访客，必须提前填写会客申请单，交部门经理级批准后交人事行政部统筹安排。●人事行政部在收到各部门的申请单后，会就申请事项审核后安排具体的会客室，并以电子信息的形式通知相关部门和个人。●会客及接待管理●会客时必须按申请单所填写的内容严格执行，不得利用工作之名办理私事。●对未预约的客人来访时，约见人可临时提出申请，经部门经理级审批，报人事行政部安排后可接见。●接待室在安排会客室应按人事行政部登记的会客一览表进行，原则上按预约时间先后作安排，如临时有重要客人来访时可改变原计划安排，重新进行调整。●接待访客时应尽量按申请的时间进行，如不能按时完成约见的，应通知接待文员，以便对需要安排在本会客室内会客的部门和个人重新进行调整，尽量减少会客时间和会客室使用的重复性。●接待文员应尽量控制会客室的使用，如发现各部门的约见申请时间有冲突较多现象时应同申请部门进行协商，重新调整约见时间以缓解会客室的使用。●当客人到来时接待文员应按会客安排表引见客人进入安排之会客室后电话知会约见部门和个人，以便及时会客。●会客完成后接待文员应及时知会清洁工打扫会客室和整理好相关用具及器具，以便下批会客时能及时使用。●当接待文员发现会客室设备、用品损坏时应及时知会维修组进行维修，如接待用品将用完时及时填写请购单申购。●接待文员在发现违反接待规定的行为发生时应及时制止，如不听劝阻的上报人事行政部负责人进行处理。●一般情况下，客人不得进入除接待室以外的其它区域。如需进入公司其它区域的可事前提出申请（在会客申请单上注明）经接待部门经理级以上领导批准后才能进入其它区域，否则不准带客进入。●供应商送货、收货人员收货、施工人员施工或修机人员修理机械，进入公司时只能在公司规定区域如车场、仓库及施工修理地点活动，不准进入公司其它区域，相关区域人员要做好监督和管控。●接待文员在客人提出参观公司各部门时应同客人解释公司的接待制度，要求约见部门按程序申请办理参观事宜。●除业务例会、管理例会、质量例会等公司性会议外，任何部门使用会议室开会都需提前半天向人事行政部提出申请，经人事行政部批准并安排好会议室后才能使用。●违规处理规定●如部门和个人不按照权限和规定执行的，第一次记警告一次处分，第二次记小过一次处分，第三次记大过一次处分。●凡没提前申请而临时会见客人又没有知会人事行政部作安排的，每次记警告一次处分。●各部门