档案业务培训课件

档案业务培训一、档案基础知识二、行政管理三、基础业务四、室库设施五、开发利用内容一、档案基础知识（一）、档案的概念（二）、档案的种类（三）、档案工作的内容（一）、档案的概念档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、电子数字、图表、声像等形成的历史记录。”（一）、档案的概念档案的概念应从四个方面来分析和理解：档案是历史记录。（历史记录并不一定都是档案）档案直接形成于人类社会的实践活动。档案的物质载体和记录形式是多种多样的。（一）、档案的概念档案是文件材料转化而成的。（人类社会的实践活动中，所产生的文件原稿，著作手稿，会议记录，实验数据等真实原件，通称为文件材料。文件转化为档案的条件为三条：使用完毕或办理完毕的；有保存价值的；按照规定集中保存好的。）（一）、档案的概念档案与文件的区别：文件是现行的，没有归档前叫文件。文件是机关办事的工具，档案是机关备查和供后人研究的历史材料。档案是归档后经过筛选的文件，没有查考价值的文件不是档案。未经系统整理的文件不是档案。（一）、档案的概念档案与图书资料的区别：档案不可再生，具有原始性；图书资料可以再生，没有原始性，只有记录性。（二）、档案的种类档案的分类：以历史时期为标准，我国的档案可分为历史档案和现行档案。以档案内容为标准，可分为文书档案、科技档案和专门档案。（二）、档案的种类以记录信息的文件为标准，可分为汉文档案、蒙文档案、藏文档案、满文档案、维文档案等等。以记录载体为标准，可分为甲骨档案、金石档案、竹简档案、绵帛档案、纸质档案、音像档案和电子档案等。（二）、档案的种类文书档案文书档案与文件的关系：一方面，文书档案来源于文件；另一方面，文书档案是文件的一种归宿。从实质上来讲，文件与文书档案是同一事物的不同阶段。（二）、档案的种类文件：是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中里，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。文书：是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。（二）、档案的种类科技档案科技档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。一个单位的科技档案可以有基建档案、设备档案、产品档案、科研档案。（二）、档案的种类专门档案是指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自的整理和管理办法的各种门类档案的总称。会计档案、人事档案、审计档案、艺术档案、教学档案等。（三）、档案工作的内容1、档案工作的定义广义：是指国家规模的档案事业。狭义：是指围绕档案的收集、整理、鉴定、保管、保护、统计、编研、利用而形成的一系列具体业务工作。2、档案工作现代化的主要内容：档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、干部知识化。二、行政管理（一）成立综合档案室，归口办公室管理（二）成立档案工作领导小组（三）档案工作计划和总结（四）建立本单位档案工作网络三、基础业务（一）档案的整理归档（二）档案的保管（三）档案的统计（四）档案的鉴定（一）档案的整理归档合同档案项目档案人事档案公司档案

案件档案声像档案文书档案业务档案实物档案其他档案基建、设备、会计档案等1.文书档案整理（重点）（1）收集①收集范围一是上级下发的文件；二是政府发来的文件；（主要收集单位关须贯彻执行的文件）三是公司自身形成的文件（归档重点）

参见《文书档案归档范围和保管期限表》、《文件材料不归档范围参考表》1.文书档案整理②归档要求一是原件（一般应红头文件加盖公章，复印件不归）。二是齐全完整，A4、数量；三是一般文件一式一份，专题汇编收集两份，一份归档，一份编制专题汇编（如果只有一件，复印件做汇编）。③移交手续编制一式两份的移交清单1.文书档案整理（2）分类①分年度一般文件材料按形成年度归档；计划、总结、报表等按文件内容针对的年度归档；跨年的总结报告按最后一年归档②分保管期限永久、30年、10年1.文书档案整理（3）装订以件为单位装订，用不锈钢和线在文件左侧装订（呈批表排在文件正文之后）；编制页码（除单页文件外），用页码机在文件正面的右下角、背面的左下角打页码。（4）著录采用专业的档案系统进行著录。1.文书档案整理（5）盖归档章逐件编号，在每份文件首页上端空白位置盖归档章（6）装盒按年度-保管期限顺序装盒填写背脊和备考表1.文书档案整理（7）编制文书档案目录编写归档说明打印、装订和编制档案目录归档文件目录1.文书档案整理（8）档案排架同一保管期限中，按年度顺序从左到右，从上到下排列2.声像档案的整理纸质照片的整理①挑选（一般事件挑选1-5张，重要事件挑选6-8张，尽量详尽）②冲洗2.声像档案的整理③编号取消事由分类，同一年度的照片按时间顺序编流水号2.声像档案的整理④编写总说明和分说明单张照片说明/组合照片的分说明：填写在照片底部照片说明尽量详尽具体，如列明会议内容、考察内容等2.声像档案的整理⑤编制卷内目录一式两份，分别置于照片档案册和档案目录中。2.声像档案的整理⑥编制照片册背脊2.声像档案的整理⑦编制照片档案目录2.声像档案的整理⑧编制照片档案目录封面和背脊

2.声像档案的整理

（2）数码照片的整理按时间-事件顺序建立数码照片文件夹挑选入册数码照片编写数码照片文件夹说明和单张照片说明编写光盘说明（一定年限）刻录（一式两份）

2.声像档案的整理2.声像档案的整理（3）光盘/磁盘档案的整理①内容：电子文件、数码照片等②编号：2.声像档案的整理③编写光盘档案说明（册内）④编写光盘册背脊、光盘档案目录（一式两份，一份放于光盘册内，一份制作光盘档案目录）、光盘档案目录封面和背脊

3.实物档案的整理（1）收集荣誉品（H1）：证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗纪念品(H2)题词、字画类(H3)废止印章(H4)3.实物档案的整理（2）分类和编号（3）粘贴实物档案标签（一般贴于实物档案正面右下角）3.实物档案的整理（4）编制档案目录3.实物档案的整理（5）编制档案目录封面和背脊标签参见《实物档案目录》及示例、《实物档案标签》、《实物档案目录封面和背脊标签》4.合同档案的整理

统一归口办公室保管，移交手续要齐全完备，移交清单一式两份。采用单件归档整理方法进行归档，文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。以件为单位进行整理，是指整理的对象与整理的结果都是件。

4.合同档案的整理（1）分类：按年度——期限进行分类；（2）盖章：在文件上方空白处加盖档号章。就是在对归档文件进行分类及排序的基础上，依照归档文件档号编制规则，对每件文件编制档号，用以确定文件的分类、排序位置。4.合同档案的整理档号的组成：全宗号+类别号+保管期限代号+年度+（机构代号）+件号。注意：单位档案室集中统一进行归档的不编机构代号。档号章式样：4.合同档案的整理（3）编码：采用号码机，对有效文件进行编制页码，编制一位，正面右下角，反面左下角。（4）著录：采用专用档案系统进行著录。（5）装盒按年度-保管期限顺序装盒填写背脊和备考表4.合同档案的整理（6）编制档案目录编写归档说明打印、装订和编制档案目录5.人事、案件档案的整理（1）立卷（一案一卷或一人一卷）（2）分类5.人事、案件档案的整理（3）打页码（没页码的要打页码，正面右上角、背面左上角）（4）编制卷内目录（原本有卷内文件目录的，保持不变；原本没有卷内文件目录的，按照要求制作卷内文件目录）5.人事、案件档案的整理（5）装订（去除档案上生锈部分）采用三孔一线法进行装订（排列顺序：封面、卷内目录、文件、封底）（6）装盒

案件档案盒的背脊要注明行政处罚决定书文号的信息5.人事、案件档案的整理

（7）编制档案目录按目录号制作档案目录（案卷目录及卷内文件目录）（8）编制档案目录封面和背脊

（二）档案的保管1.档案保管与库房管理档案安全保管定期检查记录表库房温湿度记录表库房示意图（上墙）库房密集架标签2.全宗卷（1）内容①全宗指南、大事记②档案收集③档案整理④档案鉴定⑤档案保管⑥档案统计⑦档案利用⑧档案管理新技术的应用2.全宗卷（2）装订、打页码（3）编号（4）入全宗卷盒（可以一卷一盒也可以数卷装一盒）（三）档案的统计档案机构、人员情况统计表室藏档案统计表文书档案统计表声像档案统计表（照片档案）声像档案统计表（光盘/磁盘档案）业务档案统计表实物档案统计表档案编研资料统计表档案检索工具统计表档案资料利用情况登记表档案室设备装具情况统计表

参见《档案统计表》（四）档案的鉴定档案鉴定销毁制度成立档案鉴定小组

《关于成立XX档案鉴定小组的通知》四、室库设施（一）库房、办公、阅览三分开（二）统一规范的档案箱柜

（整洁、无杂物，编号指引规范）（三）温湿度控制设施

（温湿度适宜）（四）其他（防光窗帘、灭火器等）五、开发利用（一）档案资料检索

1、各类档案目